Orden del día de la asamblea de OIAA del 29 de julio de 2023

Bienvenida y anuncio del quorum

Acta de la asamblea de junio de 2023

Informe del tesorero

Informe de la presidencia

Nuevos asuntos
A. El tesorero presentará el proceso de proveedores propuesto de la siguiente manera:

Proceso de proveedores de la OIAA:

1. Determine qué proveedor le gustaría utilizar y haga que le proporcione un contrato. Si el proveedor no elabora su propio contrato, descargue el formulario y envíelo al proveedor.
2. Envíe el contrato firmado a chair@aa-intergroup.org.
3. Después de recibir la aprobación del presidente de la OIAA, solicite al proveedor (si es un individuo y ciudadano estadounidense) que rellene https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf y haga que el proveedor lo envíe a treasurer@aa-intergroup.org.
4. Asegúrese de que el dinero que se va a gastar ya esté en el presupuesto. Si no es así, descargue y envíe el formulario de solicitud no presupuestada a treasurer@aa-intergroup.org.
5. Si está en el presupuesto, se pueden contratar los servicios. Si no es así, la junta puede aprobar la solicitud no presupuestada si es inferior a 500 $. Si es inferior a 500 $, la junta tiene la discreción de someter el gasto a votación de la asamblea si considera que necesita una conciencia de grupo completa. Si supera los 500 $, deberá presentarse ante la asamblea para su aprobación/desaprobación. Una vez aprobados los gastos no presupuestados, se pueden contratar los servicios.
6. Una vez prestados los servicios, el proveedor debe enviar una factura al solicitante. Después de la revisión, el solicitante reenvía la factura a treasurer@aa-intergroup.org. Esto le indica al tesorero que los servicios han sido prestados y deben ser pagados.
7. El tesorero realiza el pago.

El tesorero presenta el gasto no presupuestado para su aprobación por la asamblea:

B. La Junta adopta una política según la cual cualquier gasto no presupuestado que supere los 500,00 $ será aprobado por la Asamblea en su próxima reunión ordinaria.

El tesorero señala:

Los comités permanentes y las operaciones generales de la OIAA están experimentando actualmente una curva de aprendizaje rápida y pronunciada en el desarrollo de sus comunicaciones en línea e internacionales. El tesorero pidió a los presidentes de los comités permanentes de la OIAA que presentaran ideas que tuvieran para ampliar su trabajo de 12 pasos.

C. Las siguientes solicitudes de gastos no presupuestados se presentan a la Asamblea para su votación de aprobación:

1. Solicitud de fondos no presupuestados: secretario

Este es el coste para que una segunda persona asista a la Conferencia ICOAA en Cincinnati. Esta es una importante conferencia anual entre todos los Intergrupos locales en los EE. UU./Canadá y GSO/Grapevine, donde se pueden establecer muchos contactos buenos para ayudar a los Intergrupos locales con problemas relacionados con los grupos en línea.

La solicitud total para el secretario será para gastos de conferencia: 1.500 $

Enlace para el formulario de solicitud de fondos no presupuestados para el secretario

2. Solicitud de fondos no presupuestados: tecnología

Alojamiento/gestión web

Mantener y administrar el servicio de alojamiento web del entorno de Google Cloud. Iniciar y gestionar cualquier caso de soporte técnico enviado a los servicios de soporte de Google Cloud. Realizar actualizaciones y modificaciones continuas para: Página de la lista de contactos de IGR, Asambleas, Foros, Talleres: pre y post evento (archivos). Mantener y actualizar los plugins de WordPress.

OIAA no ha pagado previamente por servicios de administración/gestión de sitios web de terceros. El crecimiento de OIAA y la evolución y las mejoras en su uso de la tecnología han sido significativas en el último año. Incluido en este crecimiento está el lanzamiento de un nuevo sitio web de OIAA, diseñado para proporcionar información y aumentar la colaboración de forma ampliada. Si bien muchos aspectos del sitio web serán administrados y actualizados por voluntarios del Comité de Tecnología y serán auto-gestionados por los propios Comités de OIAA, la plataforma central del sitio web requiere soporte y mantenimiento dedicados que van más allá del alcance del trabajo y los compromisos de los voluntarios. Con un tráfico de más de 800.000 visitantes al mes, el sitio web de OIAA sirve eficazmente como nuestra Oficina Central, y mantener su rendimiento y funcionalidad es esencial. Proporcionar un servicio externo remunerado ofrece a OIAA la mejor oportunidad para lograr este objetivo.

Este será un gasto recurrente.

“57 $/hora durante 10 horas a la semana durante 17 semanas. Comenzará el 1 de septiembre de 2023 y finalizará el 31 de diciembre de 2023.

La solicitud total para tecnología será de 9.600 $.

Enlace para el formulario de solicitud de fondos no presupuestados para tecnología

3. Solicitud de fondos no presupuestados: Unidad

El Comité de Unidad, el Comité de Finanzas y la Junta votaron a favor de apoyar el evento patrocinado por OIAA
que tendrá lugar del 13 al 15 de octubre, la 2ª Convención Internacional para Grupos en Línea. La Junta
respalda este evento para nuestros miembros internacionales. Nos comprometemos a apoyarles
con finanzas y servicios. Unidad solicitó 5070 $ para servicios de traducción para este evento: 65 $ X
2 personas X 2 idiomas X 12 horas por 3120 $ y 3 idiomas para la otra sección de compartimiento de 5
horas: 65 $ X 3 idiomas X 2 personas X 5 horas = 1950 $ para un total de 5070 $.

La solicitud total para Unidad para servicios de traducción: 5070 $ en total

Enlace para el formulario de solicitud de fondos no presupuestados para Unidad

D. Cambios en los estatutos, presentados por el tesorero de OIAA

1. 1. 1. Moción: Eliminar al Presidente de Finanzas de la Junta de Directores de OIAA y cambiar la Sección 4.01 de los Estatutos, Directores:

Sección 4.01. Oficiales. Los Miembros con Derecho a Voto elegirán a los siguientes Oficiales: un Presidente (en adelante denominado “Presidente”), un Vicepresidente (en adelante denominado “Vicepresidente”), un Secretario, un Tesorero, un Presidente de Finanzas y un Presidente de Tecnología. Las elecciones se celebrarán anualmente.

Antecedentes: La razón por la que el Presidente de Finanzas debe ser eliminado de la sección anterior es que el Tesorero ya ocupa un puesto en la junta directiva para un puesto financiero. Tener un miembro adicional de la junta directiva de finanzas es innecesario y puede sesgar las decisiones desde una perspectiva financiera. Lo mantiene simple.

1. 1. 2. Moción: Eliminar el puesto de servicio de Presidente de Finanzas y cambiar la subsección 4.01(d): Tesorero de los Estatutos para reflejar los cambios a continuación. El Tesorero y el Tesorero Suplente dirigirán el Comité de Finanzas y OIAA ya no tendrá los puestos de Presidente de Finanzas o Presidente Suplente.

Subsección 4.01(d): Tesorero. El Tesorero mantiene los registros financieros corporativos del Intergrupo, las declaraciones de impuestos, la contabilidad detallada de los ingresos y egresos; y proporciona resúmenes e informes al Intergrupo al menos trimestralmente. El Tesorero preside el Comité de Finanzas. El Tesorero trabaja con el Comité de Finanzas para preparar el presupuesto anual y lo presenta a la Asamblea de Miembros para su votación. El Tesorero recibe las contribuciones y mantiene los fondos del Intergrupo en una cuenta a nombre del Intergrupo. Con la aprobación de la Junta, el Tesorero supervisa y mantiene cualquier servicio profesional financiero.

Antecedentes:

Cambiar el presidente de Finanzas al puesto electo de Tesorero está en consonancia con otros comités dentro de OIAA, como el Comité de Tecnología que tiene al Oficial de Tecnología como presidente del comité. Consolida la idea de que existe una persona de contacto singular y definida para asuntos financieros. El Tesorero también tiene la responsabilidad fiduciaria, no el comité, de proporcionar el presupuesto. El Tesorero recibirá información del comité, pero el presupuesto es en última instancia responsabilidad del Tesorero.

Clausura