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Acta de la asamblea de la OIAA del 29 de julio de 2023

La presidenta de la OIAA, Susan R., inauguró la asamblea a las 14:05 EST (11:05 PT, 19:07 Reino Unido/Portugal) con un momento de silencio seguido de la Oración de la Serenidad. A continuación, presentó a la nueva miembro de la Junta Directiva, la vicepresidenta, Nona C. Nona dijo que tiene un patrocinador de servicio, una fecha de sobriedad del 15 de noviembre de 1990, siente un gran afecto por Alcohólicos Anónimos y la OIAA, y su grupo de origen es una reunión en línea. Ha prestado servicio en varios comités de servicio de la OIAA.

Anuncio del quórum

Mark M, presidente de Tecnología, anunció que teníamos quórum.

Actas de

Actas de la asamblea del 17^th, de junio de 2023

Las actas aún no están disponibles, pero la transcripción está en el sitio web.

Informe de la presidenta – Susan R., presidenta de la OIAA

La presidenta presentó su informe a la Asamblea. Haga clic aquí para ver el informe de la presidenta

Informe del tesorero – Jennifer b., tesorera

Variación del presupuesto. Nuestra 7ª tradición para el mes fue aproximadamente la mitad de mayo, un poco más de 4.700 $. Muchos grupos tienden a dar trimestralmente. Por lo tanto, verá repuntes en enero, abril, julio y octubre.
Los gastos incluyeron la cuota de organización, el último elemento. Fue un registro en el registro de organizaciones benéficas de Nueva Jersey. Nuestras tarifas de PayPal están asociadas con la afluencia de ingresos. Las tarifas profesionales son nuestro sistema de contabilidad. Los gastos de la conferencia fueron para la asistencia al Taller Nacional de Tecnología de Alcohólicos Anónimos (NAATW). Los costes de la convención se prorratean para la próxima convención internacional de 2025, que estamos acumulando con el tiempo. El gasto para el mantenimiento diario de la base de datos tiene que ver con el análisis de nuestro nuevo sitio web. Los servicios de traducción fueron para nuestra Asamblea y nuestra celebración de cumpleaños. Otras tecnologías fueron para nuestros costes de Google, videoconferencias, una cuota mensual de Zoom. Nos permite tener hasta 500 personas en esta sala. El mayor gasto es poner en marcha el sitio web.
Los ingresos netos del mes fueron negativos en 3.000 $.
En el balance tenemos 86.000 $ en efectivo. El gasto acumulado tiene que ver con esa pequeña acumulación de 143 $ al mes para la Convención Internacional de 2025.
Nuestros ingresos corrientes en lo que va de año son negativos en 1.500 $, lo que se debe a los 22.000 $ de las distribuciones del año anterior que se produjeron en este año.
El tercer informe es nuestro informe de contribuciones. Se trata de nuestras contribuciones por parte de grupos e individuos para el mes. Lo importante aquí es que los RGI se aseguren de que su grupo está siendo reconocido. A veces, cuando un individuo envía dinero, el dinero es en realidad para su grupo. Póngase en contacto con treasurer@aa-intergroup.org y esto se corregirá.
Este mes tuvimos 63 grupos e individuos diferentes que contribuyeron a la OIAA.
En diciembre, votaremos el presupuesto de 2024 en la reunión anual. Como parte del proceso presupuestario, determinamos qué hacer con los fondos que superan nuestra Reserva Prudente y luego distribuimos los fondos excedentes a principios de 2024. Mantenemos fondos equivalentes a un año para el presupuesto y luego distribuimos cualquier fondo excedente más allá de eso. Distribuimos 21.209 $ este año.
En cuanto a la distribución de Grapevine, cubrió más de 160 suscripciones para personas que se ponen en contacto con Grapevine, principalmente personas que están encarceladas. Contribuimos con el 20% al Fondo Internacional de Literatura, cuya misión es traducir el Libro Grande a otros idiomas. Solo podemos contribuir a entidades 501c3 reconocidas en los Estados Unidos.

Nuevos asuntos

A. El tesorero presentó el proceso de proveedores propuesto de la siguiente manera:

Proceso de proveedores de la OIAA:

Determine qué proveedor le gustaría utilizar y haga que le proporcione un contrato. Si el proveedor no elabora su propio contrato, descargue nuestro formulario de contrato y envíelo al proveedor.
Envíe el contrato firmado a chair@aa-intergroup.org.
Después de recibir la aprobación del presidente de la OIAA, solicite al proveedor (si es un individuo y ciudadano estadounidense) que rellene https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf y haga que el proveedor lo envíe a treasurer@aa-intergroup.org.
Asegúrese de que el dinero que se va a gastar ya está en el presupuesto. Si no es así, descargue y envíe un formulario de solicitud no presupuestada a treasurer@aa-intergroup.org.
Si está en el presupuesto, los servicios pueden ser contratados. Si no es así, la solicitud no presupuestada puede ser aprobada por la Junta si es inferior a 500 $. Si es inferior a 500 $, la junta tiene la discreción de llevar el gasto a una votación de la asamblea si cree que necesita una conciencia de grupo completa. Si es superior a 500 $, tendrá que ser presentado a la Asamblea para su aprobación/desaprobación. Una vez aprobado el gasto no presupuestado, se pueden contratar los servicios.
Una vez prestados los servicios, el proveedor debe enviar una factura al solicitante. Después de la revisión, el solicitante reenvía la factura a treasurer@aa-intergroup.org. Esto le indica al tesorero que los servicios han sido prestados y deben ser pagados.
El tesorero realiza el pago.

El tesorero presenta cualquier solicitud de gasto no presupuestado a la Asamblea para su aprobación.

B. La Junta adoptó una política según la cual cualquier gasto no presupuestado que exceda los 500,00 $ será aprobado por la Asamblea en su próxima Asamblea programada regularmente.

El tesorero señala:

Los comités permanentes y las operaciones generales de la OIAA están experimentando actualmente una curva de aprendizaje rápida y pronunciada en el desarrollo de sus comunicaciones en línea e internacionales. El tesorero pidió a los presidentes de los comités permanentes de la OIAA que presentaran ideas que tuvieran para ampliar su trabajo de 12 pasos.

Moción: Se presentó y secundó la moción de que una solicitud no presupuestada puede ser aprobada por la Junta si es inferior a 500 $. Si supera los 500 $, tiene que ser aprobada por la Asamblea.

El debate incluyó: Varios presidentes de comité dieron ejemplos de solicitudes que pueden llegar a los miembros para su aprobación.La votación fue de 52 sí y 3 no. Dado que no se expresó ninguna opinión minoritaria, la moción fue aprobada.

C. Las siguientes solicitudes de gastos no presupuestados se presentaron a la Asamblea para una votación de aprobación:

1. Solicitud de fondos no presupuestados: Jeff b., secretario de la OIAA

Este es el coste para que una segunda persona asista a la Conferencia ICOAA en Cincinnati. Esta es una importante conferencia anual entre todos los Intergrupos locales en los EE. UU./Canadá y GSO/Grapevine, donde se pueden establecer muchos contactos buenos para ayudar a los Intergrupos locales con problemas relacionados con los grupos en línea.

Se presentó y secundó una moción para que el secretario asistiera a la Conferencia ICOAA en Cincinnati, para cubrir los gastos de la conferencia de inscripción, billete de avión, alojamiento y dietas para comida de 1.500 $.

Debate: La asistencia del presidente formaba parte del presupuesto aprobado en diciembre. La OIAA ha enviado a un miembro de la Junta Directiva durante varios años. Se ha pedido al presidente y al secretario que presenten un taller sobre la OIAA. El presidente hará un informe a los miembros posteriormente. Jeff ha desarrollado una relación con ICOAA, una organización que no siempre ha sido acogedora con el intergrupo en línea. El objetivo es trabajar con otros intergrupos y GSO & Grapevine para proporcionar información sobre los problemas con los grupos en línea.

Enlace para el formulario de solicitud de fondos no presupuestados para el secretario

Votación: Hubo varias votaciones, incluyendo la enmienda de la moción para incluir el nombre de Jeff B. La votación final fue de 52 votos con 41 sí (76,9%) y 11 no (23,1%).

2. Solicitud de fondos no presupuestados: tecnología

Alojamiento/gestión web

Mantener y gestionar el servicio de alojamiento web del entorno de Google Cloud. Iniciar y gestionar cualquier caso de soporte enviado a los servicios de soporte de Google Cloud. Realizar actualizaciones y modificaciones continuas para: Página de la lista de contactos de IGR, Asambleas, Foros, Talleres – pre y post evento (archivos). Mantener y actualizar los plugins de WordPress.

La OIAA no ha pagado previamente por servicios de administración/gestión de sitios web de terceros. El crecimiento de la OIAA y la evolución y las mejoras en su uso de la tecnología han sido significativas en el último año. Incluido en este crecimiento está el lanzamiento de un nuevo sitio web de la OIAA, diseñado para proporcionar información y aumentar la colaboración de forma ampliada. Si bien muchos aspectos del sitio web serán administrados y actualizados por voluntarios del comité de Tecnología y serán auto-servidos por los propios comités de la OIAA, la plataforma central del sitio web requiere soporte y mantenimiento dedicados más allá del alcance del trabajo y los compromisos de los voluntarios. Con un tráfico de más de 800.000 visitantes al mes, el sitio web de la OIAA sirve eficazmente como nuestra Oficina Central, y mantener su rendimiento y funcionalidad es esencial. Proporcionar un servicio externo pagado da a la OIAA la mejor oportunidad de lograr este objetivo.

Este será un gasto recurrente.

“57 $/hora durante 10 horas a la semana durante 17 semanas. Comenzará el 1 de septiembre de 2023 y finalizará el 31 de diciembre de 2023.

Moción – Que la solicitud total para Tecnología sea de 9.600 $ para contratar a un profesional externo desde el 1 de septiembre hasta el 31 de diciembre para mantener y gestionar el servicio de alojamiento web del entorno de Google Cloud.

Enlace para el formulario de solicitud de fondos no presupuestados para tecnología

Debate: 57 $ es muy razonable. Se reconoció el valor del sitio web.

Votación: Hubo 52 votos con 51 sí {98%} y 1 no (2%). No hubo opinión minoritaria, por lo que la moción fue aprobada.

3. Solicitud de fondos no presupuestados: Unidad

El Comité de Unidad, el Comité de Finanzas y la Junta votaron a favor de apoyar el evento patrocinado por la OIAA del 13 al 15 de octubre, la 2ª Convención Internacional para Grupos en Línea. La Junta respalda este evento para nuestros miembros internacionales. Estamos comprometidos a apoyarlos con finanzas y servicios. Unity solicitó 5.070 $ para servicios de traducción para este evento: 65 $ x 2 personas x 2 idiomas x 12 horas por 3.120 $ y 3 idiomas para la otra sección de intercambio de 5 horas: 65 $ x 3 idiomas x 2 personas x 5 horas = 1.950 $ para un total de 5.070 $.

Moción: Aprobar la solicitud del Comité de Unidad para los servicios de traducción de 5.070 $ en total.

Enlace para el formulario de solicitud de fondos no presupuestados para Unity

Debate: Carlos D, presidente del Comité de Unidad, declaró que este es el segundo año de una convención de 3 días que fue organizada en su totalidad por alcohólicos en recuperación de América Latina, especialmente de América del Sur. Hemos estado involucrados con el comité organizador (Portugal, Brasil, Argentina, Colombia, Bolivia, Honduras y los EE. UU. y Canadá). Tuvimos alrededor de 900 personas el año pasado. Hemos pedido a la Junta y a los Miembros que apoyen el evento de la Convención Internacional en Línea, incluyendo traductores para tres idiomas hablados: inglés, portugués y español. Los participantes serán bienvenidos en todo el mundo. La traducción ASL es difícil porque cada país tiene un lenguaje de signos diferente

Votación: Hubo 47 votos con 43 sí {91,5%) y 4 no {8,5%}. No se expresó ninguna opinión minoritaria, por lo que la moción fue aprobada.

D. Cambios en los estatutos: presentados por el tesorero de la OIAA

Moción: Eliminar al presidente de Finanzas de la Junta de Oficiales de la OIAA y cambiar la Sección 4.01 de los Estatutos Oficiales:

Sección 4.01. Oficiales. Los miembros con derecho a voto elegirán a los siguientes oficiales: un presidente (en adelante, “presidente”), un vicepresidente (en adelante, “vicepresidente”), secretario, tesorero, ~~presidente de finanzas~~ y presidente de tecnología. Las elecciones se celebrarán anualmente.

Antecedentes: La razón por la que el presidente de Finanzas debe ser eliminado de la sección anterior es que el tesorero ya ocupa un puesto en la Junta Directiva en una posición financiera. Tener un miembro adicional de la Junta Directiva de Finanzas es innecesario y puede sesgar las decisiones desde una perspectiva financiera.Debate: Esto requiere una votación de dos tercios. Históricamente, el presidente de Finanzas no está en la Junta, sino que preside el Comité de Finanzas y trabaja con otros presidentes de comité en relación con el presupuesto.

Votación: Hubo 48 votos con 40 sí (83%) y 8 no (17%). Se escuchó la opinión minoritaria, pero una moción para reconsiderar no fue aprobada (44% sí). La votación original se mantiene. Por lo tanto, esta sección de los Estatutos ahora dice:

“Sección 4.01. Oficiales. Los miembros con derecho a voto elegirán a los siguientes oficiales: un presidente (en adelante, “presidente”), un vicepresidente (en adelante, “vicepresidente”), secretario, tesorero y presidente de tecnología. Las elecciones se celebrarán anualmente.

Moción: Cambiar el subapartado 4.01(d) de los Estatutos: Tesorero de los Estatutos y añadir: El Tesorero y el Tesorero Suplente dirigirán el Comité de Finanzas.

Sección 4.01(d): Tesorero. El tesorero mantiene los registros financieros corporativos de la Intergrupo, las declaraciones de impuestos, la contabilidad detallada de los ingresos y egresos; y proporciona resúmenes e informes a la Intergrupo al menos trimestralmente. El tesorero y el tesorero suplente dirigen el Comité de Finanzas. El tesorero trabaja con el Comité de Finanzas para preparar el presupuesto anual y lo presenta a la Asamblea de Miembros para su votación. El tesorero recibe las contribuciones y mantiene los fondos de la Intergrupo en una cuenta a nombre de la Intergrupo. Con la aprobación de la Junta, el tesorero supervisa y mantiene cualquier servicio profesional financiero.

Antecedentes:

Cambiar el presidente de Finanzas a la posición electa del Tesorero está en consonancia con otros comités dentro de la OIAA, como el Comité de Tecnología donde el Oficial de Tecnología sirve como presidente del comité. Consolida la idea de que hay una persona singular definida para los asuntos financieros. El tesorero también tiene la responsabilidad fiduciaria, no el comité, de proporcionar el presupuesto. El tesorero recibirá la opinión del comité, pero el presupuesto es en última instancia responsabilidad del tesorero.

Debate: Presidir un comité y ser tesorero es un trabajo demasiado grande. Ya hay un tesorero suplente vigilando las finanzas y cofirmando. Actualmente, todas las decisiones del tesorero son revisadas por toda la Junta de Fideicomisarios. La experiencia en AA muestra que más controles y equilibrios es mejor.

Moción para posponer la moción para añadir El Tesorero y el Tesorero Suplente dirigen el Comité de Finanzas. La moción para posponer fue aprobada con 43 votos de los cuales 32 votaron sí (72,1%) y 12 votaron no (27,9%).

Se presentó y secundó una moción para levantar la sesión. La Asamblea se cerró a las 16:14 EST (13:14 PT. 21:14 Reino Unido/Portugal)

Resumen de mociones

Se presentó y secundó la moción de que una solicitud no presupuestada puede ser aprobada por la Junta si es inferior a 500 $. Si supera los 500 $, tiene que ser aprobada por la Asamblea. La votación fue de 52 sí y 3 no. No hubo opinión minoritaria, por lo que la moción fue aprobada.
Se presentó, secundó y aprobó una moción para que el secretario asistiera a la Conferencia ICOAA en Cincinnati para cubrir los gastos de la conferencia de inscripción, billete de avión, alojamiento y dietas para comida de 1.500 $. Hubo varias votaciones, incluyendo la enmienda de la moción para incluir el nombre de Jeff B. La votación final fue de 52 votos con 41 sí (76,9%) y 11 no (23,1%).
Se presentó y secundó una moción para aprobar la solicitud no presupuestada de Tecnología para que el comité de Tecnología contratara a un profesional externo desde el 1 de septiembre hasta el 31 de diciembre para mantener y gestionar el servicio de alojamiento web del entorno de Google Cloud por un total de 9.690 $. Hubo 52 votos con 51 sí {98%} y 1 no (2%). No hubo opinión minoritaria, por lo que la moción fue aprobada.
Se presentó y secundó una moción para aprobar la solicitud no presupuestada del Comité de Unidad para los servicios de traducción de 5.070 $ en total. Hubo 47 votos con 43 sí {91,5%) y 4 no {8,5%}. No se expresó ninguna opinión minoritaria, por lo que la moción fue aprobada.
Se presentó y secundó una moción para aprobar un cambio en la Sección 4.01 de los Estatutos Oficiales para eliminar al presidente de Finanzas de la Junta de Oficiales de la OIAA. La Sección 4.01 de los Estatutos Oficiales ahora dice:
- Sección 4.01. Oficiales. Los miembros con derecho a voto elegirán a los siguientes oficiales: un presidente (en adelante, “presidente”), un vicepresidente (en adelante, “vicepresidente”), secretario, tesorero y presidente de tecnología. Las elecciones se celebrarán anualmente.
Hubo una moción para posponer la adición de “El Tesorero y el Tesorero Suplente dirigen el Comité de Finanzas” a la Sección 4.01(d) de los Estatutos: Tesorero. La moción para posponer se aprobó con 43 votos, de los cuales 32 votaron Sí (72,1%) y 12 votaron No (27,9%).

Humildemente presentado,
Amelia L., Secretaria suplente de la OIAA
Jeff B., Secretario de la OIAA