Orden del día de la asamblea de junio de 2023

Bienvenida y anuncio del quorum

Informe de la presidencia

Actas de la asamblea de marzo de 2023

Informe del sitio web

Informe del tesorero

 

***Se aplazaron los nuevos asuntos durante la Asamblea en favor de un mayor debate. Todos los nuevos asuntos se discutirán y votarán en la Asamblea del 29 de julio.

Nuevos asuntos

El tesorero de OIAA solicitará a la Asamblea la aprobación de estas directrices financieras:

A. El tesorero presentará y solicitará la aprobación del proceso de proveedor propuesto como:

 

Proceso de proveedor de OIAA

1. 1. Determine qué proveedor contratista independiente le gustaría utilizar y pídale que proporcione un contrato. Si el proveedor no elabora su propio contrato, utilice la plantilla de contrato de proveedor de OIAA en formato .docx. Descargue el formulario y envíelo al proveedor.
   2. Envíe el contrato firmado por el proveedor a chair@aa-intergroup.org. El presidente de OIAA refrendará el contrato.
   3. Después de recibir la aprobación del presidente de OIAA, solicite al proveedor (si es una persona física y ciudadano estadounidense) que rellene https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf y pídale que lo envíe a treasurer@aa-intergroup.org.
   4. Asegúrese de que el dinero que se va a gastar ya esté en el presupuesto. Si no es así, descargue y envíe el formulario de solicitud no presupuestada unbudgeted request.xlsx a treasurer@aa-intergroup.org.
   5. Si está en el presupuesto, se pueden contratar los servicios. Si no es así, la junta puede aprobar la solicitud no presupuestada si es inferior a 500 $. Si es inferior a 500 $, la junta tiene la discreción de someter el gasto a votación de la asamblea si considera que necesita una conciencia de grupo completa. Si supera los 500 $, deberá presentarse ante la asamblea para su aprobación/desaprobación. Una vez aprobados los gastos no presupuestados, se pueden contratar los servicios.
   6. Una vez prestados los servicios, el proveedor deberá enviar una factura al solicitante. Después de la revisión, el solicitante reenvía la factura a treasurer@aa-intergroup.org. Esto le indica al tesorero que los servicios se han prestado y deben pagarse.
   7. El tesorero realiza el pago.

 

B. Un proceso para las solicitudes de gastos no presupuestados. Los gastos no presupuestados pueden ocurrir en cualquier momento de un año presupuestario. El formulario propuesto se utilizará para solicitar fondos para necesidades que se conozcan después del comienzo del año presupuestario.

Enlace al formulario de gastos no presupuestados

C. La Junta adopta una política según la cual cualquier gasto no presupuestado que exceda los 500,00 $ será aprobado por la Asamblea en su próxima reunión ordinaria.

Los comités permanentes y las operaciones generales de la OIAA están experimentando actualmente una curva de aprendizaje rápida y pronunciada en el desarrollo de sus comunicaciones en línea e internacionales. El tesorero pidió a los presidentes de los comités permanentes de la OIAA que presentaran ideas que tuvieran para ampliar su trabajo de 12 pasos.

Las siguientes solicitudes de gastos no presupuestados se presentan a la Asamblea para una votación de aprobación:

D. Solicitud de gastos no presupuestados de los Archivos

Asistir a NAATW en Sudbury, Ontario, Canadá, en septiembre de 2023 1000,00 $

Ordenador portátil para trabajar en la finalización del servicio de archiveros 1000,00 $

Gasto total no presupuestado para los archivos 2000,00 $

 

Enlace al formulario de gastos no presupuestados de los archivos

E. Cooperación con la comunidad profesional / información pública

 

El Comité de CPC de OIAA ha reunido un panel de miembros que son profesionales probados en una variedad de disciplinas. Quieren comunicarse con audiencias de profesionales ajenos a AA que atienden a clientes que pueden necesitar ser remitidos a AA. Estos profesionales merecen la consulta de comunicadores profesionales para crear los mensajes y materiales de presentación más eficientes y eficaces para transmitir al público que AA está disponible. Estos comités tienen muchos temas que cubrir en su alcance. Temas para crear de inmediato: Qué es AA y qué no es AA; Nuestro Tercer Legado de Servicio; Una introducción a las reuniones de AA, y otros. El plan es que CPC y PI se asocien en el desarrollo de estos importantes mensajes. Una vez desarrollados, estos vídeos pueden traducirse a idiomas distintos del inglés.

La cantidad total solicitada es para asegurar que los fondos estén disponibles para los proyectos a medida que estén disponibles para ser desarrollados. Los fondos no se gastarán si los vídeos: 1. No se crean; o 2. No se pueden completar a finales de 2023.

 

Creación de vídeo 2000,00 $

Servicios profesionales para crear anuncios de servicio público (PSA) y vídeos informativos y educativos. La cantidad solicitada es para garantizar que haya fondos disponibles para los proyectos a medida que se desarrollen.

Servicios de traducción 1000,00 $

Con el fin de servir a una comunidad internacional, el vídeo de OIAA puede crearse en inglés y luego ser traducido por profesionales para el alcance a los profesionales.

La solicitud total es para el Comité de CPC 3000,00 $

 

Enlace al formulario de solicitud de gastos no presupuestados

Cambios en los estatutos

I. Moción: Eliminar al Presidente de Finanzas de la Junta de Directores de OIAA y cambiar la Sección 4.01 de los Estatutos, Directores:

 

Sección 4.01. Directores. Los Miembros con Derecho a Voto elegirán a los siguientes Directores: un Presidente (en adelante denominado “Presidente”), un Vicepresidente (en adelante denominado “Vicepresidente”), Secretario, Tesorero, Presidente de Finanzas, y Presidente de Tecnología. Las elecciones se celebrarán anualmente.

 

Antecedentes: La razón por la que el Presidente de Finanzas debe ser removido de la sección anterior es que el Tesorero ya ocupa un puesto en la junta directiva para un puesto financiero. Tener un miembro adicional de la junta de finanzas es innecesario y puede sesgar las decisiones desde una perspectiva financiera. Lo mantiene simple.

 

II. Moción: Eliminar el puesto de servicio de Presidente de Finanzas y cambiar la subsección 4.01(d): Tesorero de los Estatutos para reflejar los cambios a continuación. El Tesorero y el Tesorero Suplente dirigirán el Comité de Finanzas y OIAA ya no tendrá los puestos de Presidente de Finanzas o Presidente Suplente.

 

Subsección 4.01(d): Tesorero. El Tesorero mantiene los registros financieros corporativos del Intergrupo, las declaraciones de impuestos, la contabilidad detallada de los ingresos y egresos; y proporciona resúmenes e informes al Intergrupo al menos trimestralmente. El Tesorero preside el Comité de Finanzas. El Tesorero trabaja con el Comité de Finanzas para preparar el presupuesto anual y lo presenta a la Asamblea de Miembros para su votación. El Tesorero recibe las contribuciones y mantiene los fondos del Intergrupo en una cuenta a nombre del Intergrupo. Con la aprobación de la Junta, el Tesorero supervisa y mantiene cualquier servicio profesional financiero.

Antecedentes:

Cambiar el presidente de Finanzas al puesto electo de Tesorero está en consonancia con otros comités dentro de OIAA, como el Comité de Tecnología que tiene al Oficial de Tecnología como presidente del comité. Consolida la idea de que existe una persona de contacto singular y definida para asuntos financieros. El Tesorero también tiene la responsabilidad fiduciaria, no el comité, de proporcionar el presupuesto. El Tesorero recibirá información del comité, pero el presupuesto es en última instancia responsabilidad del Tesorero.