دستور کار مجمع OIAA در ۲۹ ژوئیه ۲۰۲۳

خوشامدگویی و اعلام حد نصاب

صورتجلسه مجمع ژوئن ۲۰۲۳

گزارش خزانه‌دار

گزارش رئیس

کسب و کار جدید
الف. خزانه‌دار فرآیند پیشنهادی فروشنده را به این صورت ارائه خواهد کرد:

فرآیند فروشنده OIAA:

1. تعیین کنید که می‌خواهید از کدام فروشنده استفاده کنید و از آنها بخواهید قراردادی ارائه دهند. اگر فروشنده قرارداد خود را ارائه نمی‌دهد، لطفاً فرم را دانلود کرده و برای فروشنده ارسال کنید.
2. قرارداد امضا شده را به chair@aa-intergroup.org ارسال کنید.
3. پس از دریافت تأیید رئیس OIAA، از فروشنده (اگر شخص حقیقی و شهروند ایالات متحده است) بخواهید https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf را پر کند و فروشنده آن را به treasurer@aa-intergroup.org ارسال کند.
4. اطمینان حاصل کنید که پولی که قرار است خرج شود، از قبل در بودجه وجود داشته باشد. در غیر این صورت، لطفاً فرم درخواست خارج از بودجه را دانلود و به treasurer@aa-intergroup.org ارسال کنید.
5. اگر در بودجه باشد، می‌توان خدمات را قرارداد بست. در غیر این صورت، اگر مبلغ زیر ۵۰۰ دلار باشد، درخواست خارج از بودجه ممکن است توسط هیئت مدیره تأیید شود. اگر مبلغ زیر ۵۰۰ دلار باشد، هیئت مدیره این اختیار را دارد که در صورت اعتقاد به اینکه نیاز به وجدان گروهی کامل است، هزینه را برای رأی‌گیری در مجمع مطرح کند. اگر مبلغ بیش از ۵۰۰ دلار باشد، برای تأیید/عدم تأیید باید به مجمع ارائه شود. پس از تأیید هزینه خارج از بودجه، می‌توان خدمات را قرارداد بست.
6. پس از ارائه خدمات، فروشنده باید فاکتوری را برای درخواست‌کننده ارسال کند. پس از بررسی، درخواست‌کننده فاکتور را به treasurer@aa-intergroup.org ارسال می‌کند. این به خزانه‌دار اطلاع می‌دهد که خدمات ارائه شده و باید پرداخت شود.
7. خزانه‌دار پرداخت را انجام می‌دهد.

خزانه‌دار هزینه‌های خارج از بودجه را برای تأیید توسط مجمع ارائه می‌کند:

ب. هیئت مدیره سیاستی را اتخاذ می‌کند که هر گونه هزینه خارج از بودجه بیش از ۵۰۰.۰۰ دلار در جلسه عادی بعدی مجمع به تصویب برسد.

خزانه‌دار خاطرنشان می‌کند:

کمیته‌های دائمی و عملیات عمومی OIAA در حال حاضر در حال تجربه یک منحنی یادگیری سریع و شیب‌دار در توسعه ارتباطات آنلاین و بین‌المللی خود هستند. خزانه‌دار از رؤسای کمیته‌های دائمی OIAA خواست تا ایده‌های خود را برای گسترش کار ۱۲ قدمی خود ارائه دهند.

ج. درخواست‌های هزینه خارج از بودجه زیر برای رأی‌گیری به مجمع ارائه می‌شود:

1. درخواست بودجه خارج از بودجه – دبیر

این هزینه مربوط به حضور نفر دوم در کنفرانس ICOAA در سینسیناتی است. این یک کنفرانس سالانه مهم بین تمام گروه‌های بین‌المللی محلی در ایالات متحده/کانادا و GSO/Grapevine است که در آن می‌توان تماس‌های خوبی برای کمک به گروه‌های بین‌المللی محلی در مسائل مربوط به گروه‌های آنلاین برقرار کرد.

کل درخواست برای دبیر برای هزینه‌های کنفرانس: ۱۵۰۰ دلار

لینک فرم درخواست بودجه خارج از بودجه برای دبیر

2. درخواست بودجه خارج از بودجه: فناوری

میزبانی/مدیریت وب

حفظ و مدیریت سرویس میزبانی وب محیط Google Cloud. آغاز و مدیریت هر گونه مورد پشتیبانی ارسالی به خدمات پشتیبانی Google Cloud. انجام به‌روزرسانی‌ها و اصلاحات مداوم برای: صفحه لیست داغ IGR، مجامع، انجمن‌ها، کارگاه‌ها – قبل و بعد از رویداد (بایگانی‌ها). حفظ و به‌روزرسانی افزونه‌های وردپرس.

OIAA قبلاً هزینه‌ای برای خدمات مدیریت/مدیر وب‌سایت شخص ثالث پرداخت نکرده است. رشد OIAA و تکامل و پیشرفت در استفاده از فناوری در سال گذشته چشمگیر بوده است. در این رشد، انتشار وب‌سایت جدید OIAA نیز وجود دارد که برای ارائه اطلاعات و افزایش همکاری به روش‌های گسترده‌تر طراحی شده است. در حالی که بسیاری از جنبه‌های وب‌سایت توسط داوطلبان کمیته فناوری مدیریت و به‌روزرسانی می‌شود و توسط خود کمیته‌های OIAA به صورت خودکار ارائه می‌شود، پلتفرم اصلی وب‌سایت نیاز به پشتیبانی و نگهداری اختصاصی فراتر از دامنه کار و تعهدات داوطلبانه دارد. وب‌سایت OIAA با ترافیک بیش از ۸۰۰,۰۰۰ بازدیدکننده در ماه، به طور موثر به عنوان دفتر مرکزی ما عمل می‌کند و حفظ عملکرد و کارایی آن ضروری است. فراهم کردن خدمات پولی در خارج از کشور به OIAA بهترین فرصت را برای دستیابی به این هدف می‌دهد.

این یک هزینه مکرر خواهد بود.

«۵۷ دلار در ساعت برای ۱۰ ساعت در هفته به مدت ۱۷ هفته. از ۱ سپتامبر ۲۰۲۳ شروع می‌شود و در ۳۱ دسامبر ۲۰۲۳ به پایان می‌رسد.

کل درخواست برای فناوری ۹,۶۰۰ دلار خواهد بود.

لینک فرم درخواست بودجه خارج از بودجه برای فناوری

3. درخواست بودجه خارج از بودجه – وحدت

کمیته وحدت، کمیته مالی و هیئت مدیره به حمایت از رویداد
تحت حمایت OIAA در ۱۳ تا ۱۵ اکتبر، دومین کنوانسیون بین‌المللی گروه‌های آنلاین، رأی دادند. هیئت مدیره این رویداد را برای عضویت بین‌المللی ما تأیید می‌کند. ما متعهد هستیم که از آنها با امور مالی و خدمات حمایت کنیم. وحدت ۵۰۷۰ دلار برای خدمات ترجمه برای این رویداد درخواست کرد: ۶۵ دلار X
۲ نفر X ۲ زبان X ۱۲ ساعت برای ۳۱۲۰۰ دلار و ۳ زبان برای بخش اشتراک‌گذاری دیگر ۵
ساعت: ۶۵ دلار X ۳ زبان X ۲ نفر X ۵ ساعت= ۱۹۵۰ دلار برای مجموع ۵۰۷۰ دلار.

کل درخواست برای وحدت برای خدمات ترجمه: مجموع ۵۰۷۰ دلار

لینک فرم درخواست بودجه خارج از بودجه برای وحدت

د. تغییرات آیین‌نامه – ارائه شده توسط خزانه‌دار OIAA

1. 1. 1. پیشنهاد: حذف رئیس کمیته مالی از هیئت مدیره OIAA و تغییر بخش ۴.۰۱ آیین‌نامه، افسران:

بخش 4.01. افسران. اعضای دارای حق رای افسران زیر را انتخاب می‌کنند: یک رئیس (که از این پس «رئیس» نامیده می‌شود)، یک معاون رئیس (که از این پس «معاون رئیس» نامیده می‌شود)، دبیر، خزانه‌دار، رئیس امور مالی و رئیس فناوری. انتخابات به صورت سالانه برگزار خواهد شد.

سابقه: دلیل اینکه رئیس امور مالی باید از بخش فوق حذف شود این است که خزانه‌دار در حال حاضر یک موقعیت در هیئت مدیره برای یک موقعیت مالی دارد. داشتن یک عضو هیئت مدیره اضافی از امور مالی غیرضروری است و ممکن است تصمیمات را از منظر مالی منحرف کند. این موضوع را ساده نگه می‌دارد.

1. 1. 2. پیشنهاد: حذف موقعیت خدماتی رئیس امور مالی و تغییر زیربخش 4.01(d): خزانه‌دار آیین‌نامه برای انعکاس تغییرات زیر. خزانه‌دار و خزانه‌دار علی‌البدل کمیته مالی را رهبری خواهند کرد و OIAA دیگر دارای موقعیت‌های رئیس امور مالی یا رئیس علی‌البدل نخواهد بود.

زیربخش 4.01(d): خزانه‌دار. خزانه‌دار سوابق مالی شرکت، اظهارنامه‌های مالیاتی، حسابداری دقیق دریافت‌ها و پرداخت‌ها را نگهداری می‌کند؛ و خلاصه‌ها و گزارش‌ها را حداقل به صورت فصلی به اینترگروپ ارائه می‌دهد. خزانه‌دار ریاست کمیته مالی را بر عهده دارد. خزانه‌دار با کمیته مالی برای تهیه بودجه سالانه همکاری می‌کند و آن را برای رای‌گیری به مجمع اعضا ارائه می‌دهد. خزانه‌دار کمک‌ها را دریافت می‌کند و وجوه اینترگروپ را در حسابی به نام اینترگروپ نگهداری می‌کند. با تأیید هیئت مدیره، خزانه‌دار بر هرگونه خدمات حرفه‌ای مالی نظارت و نگهداری می‌کند.

سابقه:

تغییر رئیس امور مالی به موقعیت انتخابی خزانه‌دار، همسو با سایر کمیته‌های داخل OIAA است، مانند کمیته فناوری که افسر فناوری به عنوان رئیس کمیته خدمت می‌کند. این ایده را تثبیت می‌کند که یک فرد مشخص و واحد برای امور مالی وجود دارد. خزانه‌دار همچنین مسئولیت امانتداری دارد، نه کمیته، برای ارائه بودجه. خزانه‌دار از کمیته ورودی دریافت خواهد کرد، اما بودجه در نهایت مسئولیت خزانه‌دار است.

اختتامیه