دستور کار مجمع ژوئن ۲۰۲۳

خوشامدگویی و اعلام حد نصاب

گزارش رئیس

صورتجلسه مجمع مارس ۲۰۲۳

گزارش وب‌سایت

گزارش خزانه‌دار

موضوع کسب و کار جدید در مجمع به نفع بحث بیشتر به تعویق افتاد. همه موضوعات کسب و کار جدید در مجمع ۲۹ جولای مورد بحث و رای گیری قرار خواهند گرفت.

کسب و کار جدید

خزانه‌دار OIAA از مجمع برای تأیید این دستورالعمل‌های مالی درخواست خواهد کرد:

الف. خزانه‌دار فرآیند پیشنهادی فروشنده را ارائه می‌دهد و درخواست تأیید آن را به شرح زیر دارد:

فرآیند فروشنده OIAA

1. تعیین کنید که از کدام پیمانکار مستقل می‌خواهید استفاده کنید و از آنها بخواهید قراردادی ارائه دهند. اگر فروشنده قرارداد خود را ارائه نمی‌دهد، لطفاً از الگوی قرارداد فروشنده OIAA.docx استفاده کنید. فرم را دانلود کرده و برای فروشنده ارسال کنید.
2. قرارداد امضا شده توسط فروشنده را به chair@aa-intergroup.org ارسال کنید. رئیس OIAA قرارداد را امضا خواهد کرد.
3. پس از دریافت تأیید رئیس OIAA، از فروشنده (اگر شخص حقیقی و شهروند ایالات متحده است) بخواهید https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf را پر کند و از فروشنده بخواهید آن را به treasurer@aa-intergroup.org ارسال کند.
4. اطمینان حاصل کنید که پولی که قرار است خرج شود، از قبل در بودجه وجود داشته باشد. در غیر این صورت، لطفاً فرم درخواست خارج از بودجه unbudgeted request.xlsx را دانلود و به treasurer@aa-intergroup.org ارسال کنید.
5. اگر در بودجه باشد، می‌توان خدمات را قرارداد بست. در غیر این صورت، اگر مبلغ زیر ۵۰۰ دلار باشد، درخواست خارج از بودجه ممکن است توسط هیئت مدیره تأیید شود. اگر مبلغ زیر ۵۰۰ دلار باشد، هیئت مدیره این اختیار را دارد که در صورت اعتقاد به اینکه نیاز به وجدان گروهی کامل است، هزینه را برای رأی‌گیری در مجمع مطرح کند. اگر مبلغ بیش از ۵۰۰ دلار باشد، برای تأیید/عدم تأیید باید به مجمع ارائه شود. پس از تأیید هزینه خارج از بودجه، می‌توان خدمات را قرارداد بست.
6. پس از ارائه خدمات، فروشنده باید فاکتوری را برای درخواست‌کننده ارسال کند. پس از بررسی، درخواست‌کننده فاکتور را به treasurer@aa-intergroup.org ارسال می‌کند. این به خزانه‌دار اطلاع می‌دهد که خدمات ارائه شده و باید پرداخت شود.
7. خزانه‌دار پرداخت را انجام می‌دهد.

ب. فرآیندی برای درخواست‌های هزینه خارج از بودجه. هزینه‌های خارج از بودجه می‌تواند در هر زمان در یک سال بودجه رخ دهد. فرم پیشنهادی برای درخواست بودجه برای نیازهایی استفاده می‌شود که پس از شروع سال بودجه مشخص می‌شوند.

لینک به فرم هزینه خارج از بودجه

ج. هیئت مدیره سیاستی را اتخاذ می‌کند که هرگونه هزینه خارج از بودجه بیش از ۵۰۰.۰۰ دلار باید در جلسه منظم بعدی خود توسط مجمع تأیید شود.

کمیته‌های دائمی و عملیات عمومی OIAA در حال حاضر در حال تجربه یک منحنی یادگیری سریع و شیب‌دار در توسعه ارتباطات آنلاین و بین‌المللی خود هستند. خزانه‌دار از رؤسای کمیته‌های دائمی OIAA خواست تا ایده‌های خود را برای گسترش کار ۱۲ قدمی خود ارائه دهند.

درخواست‌های هزینه خارج از بودجه زیر برای رای گیری جهت تأیید به مجمع ارائه می‌شود:

د. درخواست هزینه خارج از بودجه آرشیو

شرکت در NAATW در سادبری، انتاریو، کانادا در سپتامبر ۲۰۲۳ به مبلغ ۱۰۰۰.۰۰ دلار

لپ تاپ برای کار در تکمیل خدمات آرشیویست به مبلغ ۱۰۰۰.۰۰ دلار

کل هزینه خارج از بودجه برای آرشیو به مبلغ ۲۰۰۰.۰۰ دلار

لینک به فرم هزینه خارج از بودجه آرشیو

ه. همکاری با جامعه حرفه‌ای / اطلاع رسانی عمومی

کمیته CPC OIAA پانلی از اعضایی را جمع آوری کرده است که متخصصان اثبات شده در زمینه‌های مختلف هستند. آنها می‌خواهند با مخاطبان متخصصان خارج از AA که به مشتریانی خدمات می‌دهند که ممکن است نیاز به ارجاع به AA داشته باشند، ارتباط برقرار کنند. این متخصصان شایسته مشاوره ارتباط‌گران حرفه‌ای هستند تا کارآمدترین و مؤثرترین پیام‌ها و مطالب ارائه را برای رساندن این پیام به عموم مردم ایجاد کنند که AA در دسترس است. این کمیته‌ها موضوعات زیادی برای پوشش در فعالیت‌های خود دارند. موضوعاتی که باید فوراً ایجاد شوند: AA چیست و AA چه نیست. میراث سوم ما از خدمت؛ مقدمه‌ای بر جلسات AA و موارد دیگر. برنامه این است که CPC و PI در توسعه این پیام‌های مهم با هم همکاری کنند. پس از توسعه، این فیلم‌ها می‌توانند به زبان‌های غیر از انگلیسی ترجمه شوند.

مبلغ کل درخواست شده برای اطمینان از در دسترس بودن بودجه برای پروژه‌ها با در دسترس قرار گرفتن آنها برای توسعه است. اگر فیلم‌ها: ۱. ایجاد نشوند؛ یا ۲. تا پایان سال ۲۰۲۳ تکمیل نشوند، این بودجه صرف نخواهد شد.

ایجاد ویدیو به مبلغ ۲۰۰۰.۰۰ دلار

خدمات حرفه‌ای برای ایجاد اطلاعیه‌های خدمات عمومی (PSA) و فیلم‌های اطلاع‌رسانی و آموزشی. مبلغ درخواست شده برای اطمینان از در دسترس بودن بودجه برای پروژه‌ها با توسعه آنها است.

خدمات ترجمه به مبلغ ۱۰۰۰.۰۰ دلار

به منظور خدمت رسانی به یک جامعه بین المللی، ویدیوی OIAA می‌تواند به زبان انگلیسی ایجاد شود و سپس توسط متخصصان برای اطلاع رسانی به متخصصان ترجمه شود.

کل درخواست برای کمیته CPC به مبلغ ۳۰۰۰.۰۰ دلار است

لینک به فرم درخواست هزینه خارج از بودجه

تغییرات آیین نامه

I. پیشنهاد: حذف رئیس امور مالی از هیئت مدیره OIAA و تغییر بخش ۴.۰۱ آیین نامه، افسران:

بخش ۴.۰۱. افسران. اعضای دارای حق رای باید افسران زیر را انتخاب کنند: رئیس (که از این پس به عنوان “رئیس هیئت مدیره”)، معاون رئیس (که از این پس به عنوان “معاون رئیس”)، دبیر، خزانه دار، رئیس امور مالی و رئیس فناوری. انتخابات سالانه برگزار خواهد شد.

سابقه: دلیل اینکه رئیس امور مالی باید از بخش فوق حذف شود این است که خزانه دار قبلاً یک سمت در هیئت مدیره برای یک موقعیت مالی دارد. داشتن یک عضو هیئت مدیره اضافی از امور مالی غیر ضروری است و ممکن است تصمیمات را از منظر مالی منحرف کند. این موضوع را ساده نگه می‌دارد.

II. پیشنهاد: حذف سمت خدماتی رئیس امور مالی و تغییر زیربخش ۴.۰۱(د): خزانه دار آیین نامه برای انعکاس تغییرات زیر. خزانه دار و خزانه دار علی البدل کمیته مالی را رهبری خواهند کرد و OIAA دیگر سمت‌های رئیس امور مالی یا رئیس علی البدل را نخواهد داشت.

زیربخش ۴.۰۱(د): خزانه دار. خزانه دار سوابق مالی شرکت، اظهارنامه های مالیاتی، حسابداری دقیق دریافت ها و پرداخت های گروه بین گروهی را نگهداری می‌کند. و خلاصه ها و گزارش ها را حداقل به صورت فصلی به گروه بین گروهی ارائه می‌دهد. خزانه دار ریاست کمیته مالی را بر عهده دارد. خزانه دار با کمیته مالی برای تهیه بودجه سالانه همکاری می‌کند و آن را برای رای گیری به مجمع اعضا ارائه می‌دهد. خزانه دار کمک ها را دریافت می‌کند و بودجه گروه بین گروهی را در حسابی به نام گروه بین گروهی نگهداری می‌کند. با تأیید هیئت مدیره، خزانه دار بر هرگونه خدمات حرفه‌ای مالی نظارت و نگهداری می‌کند.

سابقه:

تغییر رئیس امور مالی به موقعیت انتخابی خزانه‌دار، همسو با سایر کمیته‌های داخل OIAA است، مانند کمیته فناوری که افسر فناوری به عنوان رئیس کمیته خدمت می‌کند. این ایده را تثبیت می‌کند که یک فرد مشخص و واحد برای امور مالی وجود دارد. خزانه‌دار همچنین مسئولیت امانتداری دارد، نه کمیته، برای ارائه بودجه. خزانه‌دار از کمیته ورودی دریافت خواهد کرد، اما بودجه در نهایت مسئولیت خزانه‌دار است.