Back to: مجمع OIAA، ۱۶ سپتامبر ۲۰۲۳
صورتجلسه مجمع OIAA در تاریخ ۲۹ ژوئیه ۲۰۲۳
مجمع توسط رئیس OIAA، سوزان آر، در ساعت ۲:۰۵ بعد از ظهر به وقت EST (۱۱:۰۵ صبح به وقت PT، ۷:۰۷ به وقت انگلستان/پرتغال) با لحظهای سکوت و به دنبال آن دعای آرامش آغاز شد. سپس او جدیدترین عضو هیئت مدیره، معاون رئیس، نونا سی را معرفی کرد. نونا گفت که او یک حامی خدماتی دارد، تاریخ هوشیاری او ۱۵ نوامبر ۱۹۹۰ است، به الکلیهای گمنام و OIAA علاقه دارد و گروه خانگی او یک جلسه آنلاین است. او در چندین کمیته خدماتی در OIAA خدمت کرده است.
اعلام حد نصاب
- مارک ام، رئیس فناوری، اعلام کرد که ما حد نصاب لازم را داریم.
صورتجلسه
صورتجلسه ژوئن ۱۷th، مجمع ۲۰۲۳
- صورتجلسه هنوز در دسترس نیست، اما رونوشت در وبسایت موجود است.
گزارش رئیس – سوزان آر، رئیس OIAA
- رئیس گزارش خود را به مجمع ارائه داد. برای گزارش رئیس اینجا کلیک کنید
گزارش خزانهدار – جنیفر بی، خزانهدار
- تغییرات بودجه. سنت هفتم ما برای این ماه تقریباً نیمی از ماه مه بود، کمی بیش از ۴۷۰۰ دلار. بسیاری از گروهها تمایل دارند به صورت فصلی کمک کنند. بنابراین، شاهد افزایش در ژانویه، آوریل، ژوئیه و اکتبر خواهید بود.
- هزینهها شامل هزینه سازمانی، آخرین مورد بود. این ثبت نام در ثبت خیریه نیوجرسی بود. هزینههای پیپال ما مربوط به هجوم درآمد است. هزینههای حرفهای سیستم حسابداری ما است. هزینههای کنفرانس مربوط به حضور در کارگاه ملی فناوری الکلیهای گمنام (NAATW) بود. هزینههای همایش برای همایش بینالمللی ۲۰۲۵ آینده است که ما به مرور زمان در حال جمعآوری آن هستیم. هزینه نگهداری روزانه پایگاه داده مربوط به تجزیه و تحلیل وبسایت جدید ما است. خدمات ترجمه برای مجمع و جشن تولد ما بود. سایر فناوریها مربوط به هزینههای گوگل، کنفرانس ویدیویی، هزینه ماهانه زوم ما بود. این به ما امکان میدهد تا ۵۰۰ نفر در این اتاق داشته باشیم. بزرگترین هزینه راهاندازی و اجرای وبسایت است.
- درآمد خالص ماه منفی ۳۰۰۰ دلار بود.
- در ترازنامه، ما ۸۶۰۰۰ دلار وجه نقد داریم. هزینه تعهدی که مربوط به آن تعهد کوچک ۱۴۳ دلاری در ماه برای همایش بینالمللی در سال ۲۰۲۵ است.
- درآمد فعلی ما برای سال جاری منفی ۱۵۰۰ دلار است که به دلیل ۲۲۰۰۰ دلار از توزیعهای سال قبل است که در این سال رخ داده است.
- گزارش سوم، گزارش کمکهای ما است. این کمکهای ما توسط گروهها و افراد برای این ماه است. نکته مهم در اینجا این است که IGRها اطمینان حاصل کنند که گروه آنها شناخته شده است. گاهی اوقات وقتی یک فرد پول میفرستد، پول در واقع برای گروه آنها است. لطفاً با treasurer@aa-intergroup.org تماس بگیرید و این موضوع اصلاح خواهد شد.
- در این ماه ۶۳ گروه و فرد مختلف به OIAA کمک کردند.
- در ماه دسامبر، ما در جلسه سالانه به بودجه ۲۰۲۴ رای خواهیم داد. به عنوان بخشی از فرآیند بودجه، ما تعیین میکنیم که با وجوه مازاد بر ذخیره احتیاطی خود چه کنیم و سپس وجوه مازاد را در ابتدای سال ۲۰۲۴ توزیع میکنیم. ما ارزش یک سال وجوه را برای بودجه نگه میداریم و سپس هرگونه وجوه مازاد بر آن را توزیع میکنیم. ما امسال ۲۱۲۹ دلار توزیع کردیم.
- در مورد توزیع گریپواین، این توزیع بیش از ۱۶۰ اشتراک را برای افرادی که با گریپواین تماس میگیرند، عمدتاً افرادی که زندانی هستند، پوشش میدهد. ما ۲۰٪ به صندوق بینالمللی ادبیات کمک کردیم، مأموریت آنها ترجمه کتاب بزرگ به زبانهای دیگر است. ما فقط میتوانیم به نهادهای 501c3 که در ایالات متحده به رسمیت شناخته شدهاند، کمک کنیم.
کسب و کار جدید
الف. خزانهدار فرآیند فروشنده پیشنهادی را به شرح زیر ارائه کرد:
فرآیند فروشنده OIAA:
- تعیین کنید که از کدام فروشنده میخواهید استفاده کنید و از آنها بخواهید قراردادی ارائه دهند. اگر فروشنده قرارداد خود را تولید نمیکند، لطفاً فرم قرارداد ما را دانلود کرده و برای فروشنده ارسال کنید.
- قرارداد امضا شده را به chair@aa-intergroup.org ارسال کنید.
- پس از دریافت تأیید رئیس OIAA، از فروشنده (اگر شخص حقیقی و شهروند ایالات متحده است) بخواهید https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf را پر کند و فروشنده آن را به treasurer@aa-intergroup.org ارسال کند.
- اطمینان حاصل کنید که پولی که قرار است خرج شود، از قبل در بودجه وجود دارد. اگر اینطور نیست، لطفاً یک فرم درخواست خارج از بودجه را دانلود و به treasurer@aa-intergroup.org ارسال کنید.
- اگر در بودجه باشد، میتوان خدمات را قرارداد بست. اگر اینطور نیست، درخواست خارج از بودجه ممکن است توسط هیئت مدیره در صورتی که زیر ۵۰۰ دلار باشد، تأیید شود. اگر زیر ۵۰۰ دلار باشد، هیئت مدیره این اختیار را دارد که در صورت اعتقاد به اینکه نیاز به وجدان گروهی کامل دارد، هزینه را برای رایگیری در مجمع مطرح کند. اگر بیش از ۵۰۰ دلار باشد، برای تأیید/عدم تأیید باید به مجمع ارائه شود. پس از تأیید هزینه خارج از بودجه، میتوان خدمات را قرارداد بست.
- پس از ارائه خدمات، فروشنده باید فاکتوری را برای درخواستکننده ارسال کند. پس از بررسی، درخواستکننده فاکتور را به treasurer@aa-intergroup.org ارسال میکند. این به خزانهدار اطلاع میدهد که خدمات ارائه شده و باید پرداخت شود.
- خزانهدار پرداخت را انجام میدهد.
خزانهدار هرگونه درخواست هزینه خارج از بودجه را برای تأیید به مجمع ارائه میکند.
ب. هیئت مدیره سیاستی را تصویب کرد که هرگونه هزینه خارج از بودجه بیش از ۵۰۰.۰۰ دلار در مجمع در مجمع برنامهریزی شده بعدی خود تأیید شود.
خزانهدار خاطرنشان میکند:
کمیتههای دائمی و عملیات عمومی OIAA در حال حاضر در حال تجربه یک منحنی یادگیری سریع و شیبدار در توسعه ارتباطات آنلاین و بینالمللی خود هستند. خزانهدار از رؤسای کمیتههای دائمی OIAA خواست تا ایدههای خود را برای گسترش کار ۱۲ قدمی خود ارائه دهند.
پیشنهاد: این پیشنهاد مطرح و تصویب شد که یک درخواست خارج از بودجه ممکن است توسط هیئت مدیره در صورتی که زیر ۵۰۰ دلار باشد، تأیید شود. اگر بیش از ۵۰۰ دلار باشد، باید توسط مجمع تأیید شود.
بحث شامل: چندین رئیس کمیته نمونههایی از درخواستهایی را ارائه دادند که ممکن است برای تأیید به عضویت ارائه شود.رای ۵۲ رای مثبت و ۳ رای منفی بود. از آنجایی که هیچ نظر اقلیتی بیان نشد، این پیشنهاد تصویب شد.
ج. درخواستهای هزینه خارج از بودجه زیر برای رایگیری برای تأیید به مجمع ارائه شد:
۱. درخواست وجوه خارج از بودجه – جف ب.، دبیر OIAA
این هزینه مربوط به حضور نفر دوم در کنفرانس ICOAA در سینسیناتی است. این یک کنفرانس سالانه مهم بین تمام گروههای بینالمللی محلی در ایالات متحده/کانادا و GSO/Grapevine است که در آن میتوان تماسهای خوبی برای کمک به گروههای بینالمللی محلی در مسائل مربوط به گروههای آنلاین برقرار کرد.
پیشنهاد مطرح و تصویب شد که دبیر در کنفرانس ICOAA در سینسیناتی شرکت کند تا هزینههای کنفرانس شامل ثبت نام، بلیط هواپیما، اقامت و هزینه روزانه غذا به مبلغ ۱۵۰۰ دلار را پوشش دهد.
بحث: حضور رئیس بخشی از بودجهای بود که در ماه دسامبر تصویب شد. OIAA سالهاست که یک عضو هیئت مدیره را میفرستد. از رئیس و دبیر خواسته شده است که یک کارگاه آموزشی در مورد OIAA ارائه دهند. رئیس پس از آن گزارشی به عضویت ارائه خواهد داد. جف با ICOAA، سازمانی که همیشه از گروههای بینالمللی آنلاین استقبال نکرده است، رابطه برقرار کرده است. هدف این است که با سایر گروههای بینالمللی و GSO & Grapevine همکاری کنیم تا اطلاعاتی در مورد مسائل مربوط به گروههای آنلاین ارائه دهیم.
لینک فرم درخواست وجوه خارج از بودجه برای دبیر
رای: چندین رای وجود داشت از جمله اصلاح پیشنهاد برای درج نام جف ب. رای نهایی ۵۲ رای با ۴۱ رای مثبت (۷۶.۹٪) و ۱۱ رای منفی (۲۳.۱٪) بود.
۲. درخواست وجوه خارج از بودجه: فناوری
میزبانی/مدیریت وب
حفظ و مدیریت سرویس میزبانی وب محیط ابری گوگل. شروع و مدیریت هرگونه مورد پشتیبانی ارسال شده به خدمات پشتیبانی ابری گوگل. انجام بهروزرسانیها و اصلاحات مداوم برای: صفحه لیست داغ IGR، مجامع، انجمنها، کارگاهها – قبل و بعد از رویداد (بایگانی). حفظ و بهروزرسانی افزونههای وردپرس.
OIAA قبلاً برای خدمات مدیریت/مدیریت وبسایت شخص ثالث هزینه پرداخت نکرده است. رشد OIAA و تکامل و پیشرفت در استفاده از فناوری در سال گذشته قابل توجه بوده است. از جمله این رشد، انتشار وبسایت جدید OIAA است که برای ارائه اطلاعات و افزایش همکاری به روشهای گستردهتر طراحی شده است. در حالی که بسیاری از جنبههای وبسایت توسط داوطلبان کمیته فناوری مدیریت و بهروزرسانی میشود و توسط خود کمیتههای OIAA به صورت خودکار ارائه میشود، پلتفرم اصلی وبسایت نیاز به پشتیبانی و نگهداری اختصاصی فراتر از دامنه کار و تعهدات داوطلبانه دارد. با ترافیک بیش از ۸۰۰۰۰۰ بازدیدکننده در ماه، وبسایت OIAA به طور موثر به عنوان دفتر مرکزی ما عمل میکند و حفظ عملکرد و کارایی آن ضروری است. ارائه خدمات پولی خارجی به OIAA بهترین فرصت را برای دستیابی به این هدف میدهد.
این یک هزینه مکرر خواهد بود.
«۵۷ دلار در ساعت برای ۱۰ ساعت در هفته به مدت ۱۷ هفته. از ۱ سپتامبر ۲۰۲۳ شروع میشود و در ۳۱ دسامبر ۲۰۲۳ به پایان میرسد.
پیشنهاد – اینکه کل درخواست برای فناوری ۹۶۰۰ دلار برای استخدام یک متخصص خارجی از ۱ سپتامبر تا ۳۱ دسامبر برای حفظ و مدیریت سرویس میزبانی وب محیط ابری گوگل باشد.
لینک فرم درخواست وجوه خارج از بودجه برای فناوری
بحث: ۵۷ دلار بسیار معقول است. ارزش وبسایت را تشخیص داد.
رای: ۵۲ رای با ۵۱ رای مثبت {۹۸٪} و ۱ رای منفی (۲٪) وجود داشت. هیچ نظر اقلیتی وجود نداشت، بنابراین این پیشنهاد تصویب شد.
۳. درخواست وجوه خارج از بودجه – وحدت
کمیته وحدت، کمیته مالی و هیئت مدیره به حمایت از رویداد حمایت شده OIAA در ۱۳ تا ۱۵ اکتبر، دومین همایش بینالمللی گروههای آنلاین رای دادند. هیئت مدیره این رویداد را برای عضویت بینالمللی ما تأیید میکند. ما متعهد به حمایت از آنها با امور مالی و خدمات هستیم. وحدت ۵۰۷۰ دلار برای خدمات ترجمه برای این رویداد درخواست کرد: ۶۵ دلار x ۲ نفر x ۲ زبان x ۱۲ ساعت برای ۳۱۲۰۰ دلار و ۳ زبان برای بخش اشتراکگذاری دیگر به مدت ۵ ساعت: ۶۵ دلار x ۳ زبان x ۲ نفر x ۵ ساعت = ۱۹۵۰ دلار برای مجموع ۵۰۷۰ دلار.
پیشنهاد: برای تأیید درخواست کمیته وحدت برای خدمات ترجمه به مبلغ ۵۰۷۰ دلار.
لینک فرم درخواست وجوه خارج از بودجه برای وحدت
بحث: کارلوس دی، رئیس کمیته وحدت، اظهار داشت که این دومین سال از یک همایش ۳ روزه است که به طور کامل توسط الکلیهای در حال بهبودی از آمریکای لاتین، به ویژه آمریکای جنوبی سازماندهی شده است. ما در کمیته سازماندهی (پرتغال، برزیل، آرژانتین، کلمبیا، بولیوی، هندوراس و ایالات متحده و کانادا) مشارکت داشتهایم. سال گذشته حدود ۹۰۰ نفر داشتیم. ما از هیئت مدیره و عضویت خواستهایم که از رویداد همایش بینالمللی آنلاین از جمله مترجمان برای سه زبان گفتاری: انگلیسی، پرتغالی و اسپانیایی حمایت کنند. شرکت کنندگان در سراسر جهان مورد استقبال قرار خواهند گرفت. ترجمه ASL دشوار است زیرا هر کشور زبان اشاره متفاوتی دارد
رای: ۴۷ رای با ۴۳ رای مثبت {۹۱.۵٪} و ۴ رای منفی {۸.۵٪} وجود داشت. هیچ نظر اقلیتی بیان نشد، بنابراین این پیشنهاد تصویب شد.
د. تغییرات اساسنامه – ارائه شده توسط خزانهدار OIAA
- پیشنهاد: حذف رئیس امور مالی از هیئت مدیره OIAA و تغییر بخش ۴.۰۱ اساسنامه: افسران:
بخش ۴.۰۱. افسران. اعضای دارای حق رای افسران زیر را انتخاب میکنند: یک رئیس (که از این پس به عنوان «رئیس» نامیده میشود)، یک معاون رئیس (که از این پس به عنوان «معاون رئیس» نامیده میشود)، دبیر، خزانهدار،
سابقه: دلیل اینکه رئیس امور مالی باید از بخش فوق حذف شود این است که خزانهدار قبلاً در یک موقعیت مالی در هیئت مدیره قرار دارد. داشتن یک عضو هیئت مدیره اضافی از امور مالی غیرضروری است و ممکن است تصمیمات را از منظر مالی منحرف کند.بحث: این نیاز به دو سوم آرا دارد. از نظر تاریخی، رئیس امور مالی در هیئت مدیره نیست، اما ریاست کمیته مالی را بر عهده دارد و با سایر روسای کمیته در مورد بودجه همکاری میکند.
رای: ۴۸ رای با ۴۰ رای مثبت (۸۳٪) و ۸ رای منفی (۱۷٪) وجود داشت. نظر اقلیت شنیده شد، اما پیشنهاد تجدید نظر تصویب نشد (۴۴٪ رای مثبت). رای اصلی پابرجاست. بنابراین، این بخش از اساسنامه اکنون به این صورت خوانده میشود:
«بخش ۴.۰۱. افسران. اعضای دارای حق رای افسران زیر را انتخاب میکنند: یک رئیس (که از این پس به عنوان «رئیس» نامیده میشود)، یک معاون رئیس (که از این پس به عنوان «معاون رئیس» نامیده میشود)، دبیر، خزانهدار و رئیس فناوری. انتخابات سالانه برگزار خواهد شد.
- پیشنهاد: تغییر زیربخش ۴.۰۱(د) اساسنامه: خزانهدار اساسنامه و اضافه کردن: خزانهدار و خزانهدار جایگزین کمیته مالی را رهبری خواهند کرد.
بخش ۴.۰۱(د): خزانهدار. خزانهدار سوابق مالی شرکت بینگروهی، اظهارنامههای مالیاتی، حسابداری دقیق دریافتها و پرداختها را نگهداری میکند. و خلاصهها و گزارشها را حداقل به صورت فصلی به بینگروه ارائه میدهد. خزانهدار و خزانهدار جایگزین کمیته مالی را رهبری میکنند. خزانهدار با کمیته مالی برای تهیه بودجه سالانه همکاری میکند و آن را برای رایگیری به مجمع اعضا ارائه میدهد. خزانهدار کمکها را دریافت میکند و وجوه بینگروه را در حسابی به نام بینگروه نگهداری میکند. خزانهدار با تأیید هیئت مدیره، بر هرگونه خدمات حرفهای مالی نظارت و نگهداری میکند.
سابقه:
تغییر رئیس امور مالی به سمت منتخب خزانهدار با سایر کمیتههای داخل OIAA، مانند کمیته فناوری که در آن افسر فناوری به عنوان رئیس کمیته خدمت میکند، همسو است. این ایده را تقویت میکند که یک فرد قطعی و منفرد برای امور مالی وجود دارد. خزانهدار همچنین مسئولیت امانتداری را بر عهده دارد، نه کمیته، برای ارائه بودجه. خزانهدار از کمیته ورودی دریافت خواهد کرد، اما بودجه در نهایت مسئولیت خزانهدار است.
بحث: ریاست یک کمیته و خزانهدار بودن کار بسیار بزرگی است. در حال حاضر یک خزانهدار جایگزین وجود دارد که مراقب امور مالی است و به طور مشترک امضا میکند. در حال حاضر، تمام تصمیمات خزانهدار توسط کل هیئت امنا بررسی میشود. تجربه در AA نشان میدهد که بررسی و تعادل بیشتر بهتر است.
پیشنهاد به تعویق انداختن پیشنهاد اضافه کردن خزانهدار و خزانهدار جایگزین کمیته مالی را رهبری میکنند. پیشنهاد به تعویق انداختن با ۴۳ رای تصویب شد که از این تعداد ۳۲ رای مثبت (۷۲.۱٪) و ۱۲ رای منفی (۲۷.۹٪) بود.
پیشنهاد به تعویق انداختن جلسه مطرح و تصویب شد. مجمع در ساعت ۴:۱۴ بعد از ظهر به وقت EST (۱:۱۴ به وقت PT. ۹:۱۴ بعد از ظهر به وقت انگلستان/پرتغال) بسته شد
خلاصه مصوبات
- این پیشنهاد مطرح و تصویب شد که یک درخواست خارج از بودجه ممکن است توسط هیئت مدیره در صورتی که زیر ۵۰۰ دلار باشد، تأیید شود. اگر بیش از ۵۰۰ دلار باشد، باید توسط مجمع تأیید شود. رای ۵۲ رای مثبت و ۳ رای منفی بود. هیچ نظر اقلیتی وجود نداشت، بنابراین این پیشنهاد تصویب شد.
- پیشنهاد مطرح، تصویب و تأیید شد که دبیر در کنفرانس ICOAA در سینسیناتی شرکت کند تا هزینههای کنفرانس شامل ثبت نام، بلیط هواپیما، اقامت و هزینه روزانه غذا به مبلغ ۱۵۰۰ دلار را پوشش دهد. چندین رای وجود داشت از جمله اصلاح پیشنهاد برای درج نام جف ب. رای نهایی ۵۲ رای با ۴۱ رای مثبت (۷۶.۹٪) و ۱۱ رای منفی (۲۳.۱٪) بود.
- پیشنهاد مطرح و تصویب شد که درخواست خارج از بودجه فناوری برای کمیته فناوری برای استخدام یک متخصص خارجی از ۱ سپتامبر تا ۳۱ دسامبر برای حفظ و مدیریت سرویس میزبانی وب محیط ابری گوگل به مبلغ ۹۶۹۰ دلار تأیید شود. ۵۲ رای با ۵۱ رای مثبت {۹۸٪} و ۱ رای منفی (۲٪) وجود داشت. هیچ نظر اقلیتی وجود نداشت، بنابراین این پیشنهاد تصویب شد.
- پیشنهاد مطرح و تصویب شد که درخواست خارج از بودجه کمیته وحدت برای خدمات ترجمه به مبلغ ۵۰۷۰ دلار تأیید شود. ۴۷ رای با ۴۳ رای مثبت {۹۱.۵٪} و ۴ رای منفی {۸.۵٪} وجود داشت. هیچ نظر اقلیتی بیان نشد، بنابراین این پیشنهاد تصویب شد.
- پیشنهاد مطرح و تصویب شد که تغییری در بخش ۴.۰۱ اساسنامه: افسران برای حذف رئیس امور مالی از هیئت مدیره OIAA ایجاد شود. بخش ۴.۰۱ اساسنامه: افسران اکنون به این صورت خوانده میشود:
- بخش ۴.۰۱. افسران. اعضای دارای حق رای افسران زیر را انتخاب میکنند: یک رئیس (که از این پس به عنوان «رئیس» نامیده میشود)، یک معاون رئیس (که از این پس به عنوان «معاون رئیس» نامیده میشود)، دبیر، خزانهدار و رئیس فناوری. انتخابات سالانه برگزار خواهد شد.
- یک پیشنهاد برای به تعویق انداختن اضافه کردن «خزانهدار و خزانهدار جایگزین کمیته مالی را رهبری میکنند» به بخش ۴.۰۱(د) اساسنامه: خزانهدار وجود داشت. پیشنهاد به تعویق انداختن با ۴۳ رای تصویب شد که از این تعداد ۳۲ رای مثبت (۷۲.۱٪) و ۱۲ رای منفی (۲۷.۹٪) بود.
با فروتنی تقدیم شد،
آملیا ال.، دبیر جایگزین OIAA
جف بی.، دبیر OIAA
