Type de comité :

X Comité de service permanent ____ Comité de service ad hoc

____ Comité permanent du conseil ____ Comité ad hoc du conseil

Mission et objectif :

Ce comité se concentre sur le Congrès International des Alcooliques Anonymes. Le Congrès se tient tous les 5 ans dans différents lieux et l’OIAA y est représentée en organisant une Suite d’Accueil pour les participants. Cela peut être la première introduction de l’OIAA aux participants et offre un esprit de fraternité aux membres actuels de l’OIAA participant au congrès. Ce comité peut également choisir d’organiser un événement tel qu’une célébration de la Journée des Fondateurs, selon ce que déterminent le comité et les membres.

Rôles :

Président du comité

Responsabilités : Planifie et dirige les réunions du comité selon les besoins. Coordonne la salle d’accueil pour le Congrès International des Alcooliques Anonymes en présentiel. Collabore avec le Trésorier du Comité pour gérer et respecter le budget accumulé. Fournit des mises à jour sur le site Web de l’OIAA. Assiste aux réunions du Comité des Présidents de l’OIAA.

Qualifications : 5 ans de sobriété de préférence. Capacité à partager les responsabilités déléguées et compétences de suivi. Compréhension et expérience du travail avec la diversité culturelle. Une expérience préalable dans une salle d’accueil de congrès est un plus.

Président suppléant

Responsabilités : Participe aux réunions du comité de congrès et dirige les réunions en l’absence du Président. Aide aux opérations et à la planification de la Suite d’Accueil. Assiste aux réunions du Comité des Présidents de l’OIAA.

Qualifications : 5 ans de sobriété de préférence. Une expérience préalable dans une salle d’accueil de congrès est un plus.

Trésorier

Responsabilités : Suit les dépenses financières pour s’assurer que toutes les dépenses respectent le budget et les fonds accumulés. Cela peut inclure les épinglettes, l’équipement, le café, etc.

Qualifications : 3 ans de sobriété de préférence. Expérience avec Excel ou tableur similaire.

Secrétaire

Responsabilités : Collabore avec le Président et le Suppléant pour tenir les procès-verbaux et informer les membres. Maintient une liste des membres actifs du comité, leurs adresses e-mail et leur présence aux réunions et événements du comité. Fournit les procès-verbaux pour approbation par les membres du comité lors des réunions régulières en utilisant les enregistrements et transcriptions si nécessaire. Place les documents dans le Google Drive du Comité pour référence actuelle et future.

Qualifications : 3 ans de sobriété de préférence. Capacité administrative de base pour utiliser Google Drive et archiver des documents. Capacité d’écoute et aptitude à saisir le contenu de la réunion.

Membres du comité

Responsabilités : Assiste aux réunions. Fournit son e-mail pour la liste des membres du comité. Partage ses réflexions et idées sur la suite d’accueil.

Qualifications : Un membre des Alcooliques anonymes avec un an de sobriété ou ayant un Parrain de Service.

Certains membres du comité et de la fraternité OIAA seront nécessaires pour tenir la salle d’accueil, mais ce n’est pas une obligation pour participer au comité.

Ce que nous faisons/tâches :

• Sécuriser une salle d’accueil au Congrès International des Alcooliques Anonymes en présentiel
• Assurer la permanence de la salle d’accueil
• Déterminer ce qu’il faut fournir et quel équipement doit être disponible, ce qui peut inclure des épinglettes, des dépliants, du café, des bannières, des activités événementielles, etc. tout en restant dans les limites du budget des fonds accumulés alloués
• Éventuellement coordonner un événement en ligne pour la Journée des Fondateurs. Cet événement pourrait être organisé annuellement et se concentrer sur notre fraternité. L’événement de la Journée des Fondateurs pourrait inclure des jeux et divertissements A.A., l’histoire de l’OIAA, etc. à déterminer par le comité.

Date d’approbation du Comité : 8/3/24

Date d’approbation du Conseil : 10/3/24

Date d’approbation des Membres Votants : ____________________

Instructions :

L’étendue des responsabilités et de l’autorité de chaque comité est décrite dans une charte de comité à examiner tous les deux ans ou selon les besoins. Bien que chaque comité puisse avoir des rôles différents, beaucoup auront des rôles similaires. Par exemple, chaque comité aura très probablement un président de comité et un secrétaire avec des responsabilités et des qualifications similaires. Chaque comité aura certains rôles uniques à la mission qu’il doit accomplir.

Les Statuts de l’OIAA, Article 5, fournissent des détails supplémentaires sur les comités, y compris les définitions concernant leur durée, leur création, leur dissolution, la tenue des registres et les exigences en matière de rapports.