Back to: Assemblée de juin 2023 de l'OIAA

Ordre du jour de l’assemblée de juin 2023

Accueil et annonce du quorum

Rapport du président

Procès-verbal de l’assemblée de mars 2023

Rapport sur le site web

Rapport du trésorier

***Les nouvelles affaires ont été reportées lors de l’Assemblée en faveur de plus de discussions. Toutes les nouvelles affaires seront discutées et soumises au vote lors de l’Assemblée du 29 juillet.

Nouvelles affaires

Le Trésorier d’OIAA demandera l’approbation de l’Assemblée sur ces directives financières :

A. Le Trésorier présentera et demandera l’approbation du processus de fournisseur proposé comme suit :

Processus de fournisseur d’OIAA

1. Déterminez quel fournisseur contractuel indépendant vous souhaitez utiliser et demandez-lui de fournir un contrat. Si le fournisseur ne produit pas son propre contrat, veuillez utiliser OIAA vendor contract template.docx. Téléchargez le formulaire et envoyez-le au fournisseur.
2. Soumettez le contrat signé par le fournisseur à chair@aa-intergroup.org. Le président d’OIAA contresignera le contrat.
3. Après avoir reçu l’approbation du président d’OIAA, demandez au fournisseur (s’il s’agit d’un individu et d’un citoyen américain) de remplir https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf et demandez au fournisseur de l’envoyer à treasurer@aa-intergroup.org.
4. Assurez-vous que l’argent qui va être dépensé est déjà dans le budget. Si ce n’est pas le cas, veuillez télécharger et soumettre le formulaire de demande non budgétée unbudgeted request.xlsx à treasurer@aa-intergroup.org.
5. Si c’est dans le budget, les services peuvent être contractés. Si ce n’est pas le cas, la demande non budgétée peut être approuvée par le conseil si elle est inférieure à 500 $. Si elle est inférieure à 500 $, le conseil a la discrétion de soumettre la dépense à un vote de l’assemblée s’il estime qu’elle nécessite une conscience de groupe complète. Si elle est supérieure à 500 $, elle devra être soumise à l’assemblée pour approbation/désapprobation. Après que la dépense non budgétée soit approuvée, les services peuvent être contractés.
6. Après que les services soient rendus, le fournisseur devrait envoyer une facture au demandeur. Après examen, le demandeur transmet la facture à treasurer@aa-intergroup.org. Cela permet au trésorier de savoir que les services ont été rendus et doivent être payés.
7. Le Trésorier effectue le paiement.

B. Un processus pour les demandes de dépenses non budgétées. Les dépenses non budgétées peuvent survenir à tout moment dans une année budgétaire. Le formulaire proposé sera utilisé pour demander des fonds pour des besoins qui deviennent connus après le début de l’année budgétaire.

Lien vers le formulaire de dépense non budgétée

C. Le Conseil adopte une politique selon laquelle toute dépense non budgétée dépassant 500,00 $ sera approuvée par l’Assemblée lors de sa prochaine réunion régulièrement programmée.

Les comités permanents et les opérations générales de l’OIAA connaissent actuellement une courbe d’apprentissage rapide et abrupte dans le développement de leurs communications en ligne et internationales. Le Trésorier a demandé aux présidents des comités permanents de l’OIAA de soumettre leurs idées pour l’expansion de leur travail de 12e Étape.

Les demandes de dépenses non budgétées suivantes sont soumises à l’Assemblée pour un vote d’approbation :

D. Demande de dépense non budgétée des archives

Assister à NAATW à Sudbury, Ontario, Canada en septembre 2023 1 000,00 $

Ordinateur portable pour le travail d’achèvement du service d’archiviste 1 000,00 $

Total des dépenses non budgétées pour les archives 2 000,00 $

Lien vers le formulaire de dépense non budgétée des archives

E. Coopération avec la communauté professionnelle / information publique

Le Comité CPC d’OIAA a rassemblé un panel de membres qui sont des professionnels éprouvés dans diverses disciplines. Ils souhaitent communiquer à des audiences de professionnels extérieurs à AA qui servent une clientèle qui pourrait avoir besoin de références vers AA. Ces professionnels méritent la consultation de communicateurs professionnels afin de créer les messages et matériels de présentation les plus efficaces et efficients pour transmettre au public le message qu’AA est disponible. Ces comités ont de nombreux sujets à couvrir dans leur sensibilisation. Sujets à créer immédiatement : Ce qu’est AA et ce qu’AA n’est pas ; Notre Troisième Héritage de Service ; Une Introduction aux Réunions AA, et autres. Le plan est que CPC et PI s’associent pour le développement de ces messages importants. Une fois développées, ces vidéos peuvent être traduites dans d’autres langues que l’anglais.

Le montant total demandé est de s’assurer que les fonds sont disponibles pour les projets au fur et à mesure qu’ils deviennent disponibles pour être développés. Les fonds ne seront pas dépensés si les vidéos : 1. Ne sont pas créées ; ou 2. Ne peuvent pas être terminées avant la fin de 2023.

Création de vidéo 2 000,00 $

Services professionnels pour créer des annonces d’intérêt public (PSA) et des vidéos d’information et éducatives. Le montant demandé vise à garantir que des fonds sont disponibles pour les projets au fur et à mesure de leur développement.

Services de traduction 1 000,00 $

Afin de servir une communauté internationale, la vidéo d’OIAA peut être créée en anglais puis traduite par des professionnels pour la sensibilisation aux professionnels.

La demande totale est pour le Comité CPC 3 000,00 $

Lien vers le formulaire de demande de dépense non budgétée

Modifications des statuts

I. Motion : Retirer le Président des Finances du Conseil d’Administration d’OIAA et modifier la Section 4.01 Dirigeants des Statuts :

Section 4.01. Dirigeants. Les Membres Votants éliront les Dirigeants suivants : un Président (ci-après dénommé « Président »), un Vice-Président (ci-après dénommé « Vice-Président »), Secrétaire, Trésorier, Président des Finances, et Président de la Technologie. Les élections auront lieu annuellement.

Contexte : La raison pour laquelle le Président des Finances devrait être retiré de la section ci-dessus est que le Trésorier occupe déjà un poste au conseil d’administration pour un poste financier. Avoir un membre supplémentaire du conseil des finances est inutile et peut biaiser les décisions d’un point de vue financier. Cela garde les choses simples.

II. Motion : Retirer le poste de service de Président des Finances et modifier la sous-section 4.01(d) : Trésorier des Statuts pour refléter les changements ci-dessous. Le Trésorier et le Trésorier Suppléant dirigeront le Comité des Finances et OIAA n’aura plus les postes de Président des Finances ou de Président Suppléant.

Sous-section 4.01(d) : Trésorier. Le Trésorier maintient les dossiers financiers corporatifs de l’Intergroupe, les déclarations fiscales, la comptabilité détaillée des recettes et des décaissements ; et fournit des résumés et rapports à l’Intergroupe au moins trimestriellement. Le Trésorier préside le Comité des Finances. Le Trésorier travaille avec le Comité des Finances pour préparer le budget annuel et le présente à l’Assemblée des Membres pour un vote. Le Trésorier reçoit les contributions et maintient les fonds de l’Intergroupe dans un compte au nom de l’Intergroupe. Avec l’approbation du Conseil, le Trésorier supervise et maintient tous les services professionnels financiers.

Contexte :

Changer le président des finances au poste élu de trésorier est en alignement avec d’autres comités au sein d’OIAA, comme le comité technique a l’officier technique qui sert de président du comité. Cela solidifie l’idée qu’il y a une personne de contact singulière définie pour les questions financières. Le trésorier a également la responsabilité fiduciaire, pas le comité, de fournir le budget. Le trésorier recevra des contributions du comité, mais le budget est ultimement la responsabilité du trésorier.