Ordre du jour de l’assemblée OIAA du 29 juillet 2023

Accueil et annonce du quorum

Procès-verbal de l’assemblée de juin 2023

Rapport du trésorier

Rapport du président

Nouvelles affaires
A. Le trésorier présentera le processus de fournisseur proposé comme suit :

Processus de fournisseur OIAA :

1. Déterminez quel fournisseur vous souhaitez utiliser et demandez-lui de fournir un contrat. Si le fournisseur ne produit pas son propre contrat, veuillez télécharger le formulaire et l’envoyer au fournisseur.
2. Soumettez le contrat signé à chair@aa-intergroup.org.
3. Après avoir reçu l’approbation du président d’OIAA, demandez au fournisseur (s’il s’agit d’un particulier et d’un citoyen américain) de remplir https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf et demandez au fournisseur de l’envoyer à treasurer@aa-intergroup.org.
4. Assurez-vous que l’argent qui va être dépensé est déjà dans le budget. Si ce n’est pas le cas, veuillez télécharger et soumettre le formulaire de demande non budgétée à treasurer@aa-intergroup.org.
5. Si c’est dans le budget, les services peuvent être contractés. Si ce n’est pas le cas, la demande non budgétée peut être approuvée par le conseil si elle est inférieure à 500 $. Si elle est inférieure à 500 $, le conseil a la discrétion de soumettre la dépense à un vote de l’assemblée s’il estime qu’elle nécessite une conscience de groupe complète. Si elle dépasse 500 $, elle devra être soumise à l’assemblée pour approbation/désapprobation. Après l’approbation de la dépense non budgétée, les services peuvent être contractés.
6. Après que les services ont été rendus, le fournisseur doit envoyer une facture au demandeur. Après examen, le demandeur transmet la facture à treasurer@aa-intergroup.org. Cela permet au trésorier de savoir que les services ont été rendus et doivent être payés.
7. Le trésorier effectue le paiement.

Le trésorier présente la dépense non budgétée pour approbation par l’assemblée :

B. Le conseil adopte une politique selon laquelle toute dépense non budgétée dépassant 500,00 $ sera approuvée par l’assemblée lors de sa prochaine réunion régulièrement programmée.

Le trésorier note :

Les comités permanents d’OIAA et les opérations générales connaissent actuellement une courbe d’apprentissage rapide et abrupte dans le développement de ses communications en ligne et internationales. Le trésorier a demandé aux présidents des comités permanents d’OIAA de soumettre des idées qu’ils ont pour étendre leur travail des 12 Étapes.

C. Les demandes de dépenses non budgétées suivantes sont soumises à l’assemblée pour un vote d’approbation :

1. Demande de fonds non budgétés – Secrétaire

Il s’agit du coût pour qu’une 2e personne assiste à la conférence ICOAA à Cincinnati. Il s’agit d’une conférence annuelle importante entre tous les intergroupes locaux aux États-Unis/Canada et GSO/Grapevine où de nombreux bons contacts peuvent être établis pour aider les intergroupes locaux avec les questions relatives aux groupes en ligne.

Demande totale pour le secrétaire sera pour les frais de conférence : 1 500 $

Lien pour le formulaire de demande de fonds non budgétés pour le secrétaire

2. Demande de fonds non budgétés : technologie

Hébergement/gestion web

Maintenir et gérer l’environnement d’hébergement web Google Cloud. Initier et gérer tous les cas de support soumis aux services de support Google Cloud. Effectuer des mises à jour et modifications continues pour : page de liste IGR, assemblées, forums, ateliers – avant et après événement (archives). Maintenir et mettre à jour les plugins WordPress.

OIAA n’a pas précédemment payé pour des services d’administration/gestion de site web tiers. La croissance d’OIAA et l’évolution et les améliorations dans son utilisation de la technologie ont été significatives au cours de l’année passée. Cette croissance inclut le lancement d’un nouveau site web OIAA, conçu pour fournir des informations et augmenter la collaboration de manières étendues. Bien que de nombreux aspects du site web seront administrés et mis à jour par des bénévoles du comité technique et seront auto-gérés par les comités OIAA eux-mêmes, la plateforme web principale nécessite un support et une maintenance dédiés au-delà de la portée du travail bénévole et des engagements. Avec un trafic de plus de 800 000 visiteurs par mois, le site web OIAA sert efficacement de bureau central, et maintenir sa performance et sa fonctionnalité est essentiel. Fournir un service externe payé donne à OIAA la meilleure opportunité d’accomplir cet objectif.

Il s’agira d’une dépense récurrente.

« 57 $/heure pour 10 heures par semaine pendant 17 semaines. Cela commencera le 1er septembre 2023 et se terminera le 31 décembre 2023.

La demande totale pour la technologie sera de 9 600 $.

Lien pour le formulaire de demande de fonds non budgétés pour la technologie

3. Demande de fonds non budgétés – Unité

Le comité d’unité, le comité des finances et le conseil ont voté pour soutenir l’événement
parrainé par OIAA du 13 au 15 octobre, la 2e convention internationale pour les groupes en ligne. Le conseil
approuve cet événement pour nos membres internationaux. Nous nous engageons à les soutenir
avec des finances et des services. L’unité a demandé 5 070 $ pour les services de traduction pour cet événement : 65 $ X
2 personnes X 2 langues X 12 heures pour 3 120 $ et 3 langues pour l’autre section de partage de 5
heures : 65 $ X 3 langues X 2 personnes X 5 heures = 1 950 $ pour un total de 5 070 $.

La demande totale pour l’unité pour les services de traduction : 5 070 $ au total

Lien pour le formulaire de demande de fonds non budgétés pour l’unité

D. Modifications des statuts – présentées par le trésorier d’OIAA

1. 1. 1. Motion : Retirer le président des finances du conseil d’administration d’OIAA et modifier la section 4.01 des statuts – Dirigeants :

Section 4.01. Dirigeants. Les membres votants éliront les dirigeants suivants : un président (ci-après appelé « président »), un vice-président (ci-après appelé « vice-président »), secrétaire, trésorier, président des finances et président de la technologie. Les élections auront lieu annuellement.

Contexte : La raison pour laquelle le président des finances devrait être retiré de la section ci-dessus est que le trésorier occupe déjà un poste au conseil d’administration pour un poste financier. Avoir un membre supplémentaire du conseil des finances est inutile et peut biaiser les décisions d’un point de vue financier. Cela garde les choses simples.

1. 1. 2. Motion : Supprimer le poste de service de président des finances et modifier la sous-section 4.01(d) : Trésorier des statuts pour refléter les changements ci-dessous. Le trésorier et le trésorier suppléant dirigeront le comité des finances et OIAA n’aura plus les postes de président des finances ou de président suppléant.

Sous-section 4.01(d) : Trésorier. Le trésorier maintient les dossiers financiers corporatifs de l’intergroupe, les déclarations fiscales, la comptabilité détaillée des recettes et des décaissements ; et fournit des résumés et des rapports à l’intergroupe au moins trimestriellement. Le trésorier préside le comité des finances. Le trésorier travaille avec le comité des finances pour préparer le budget annuel et le présente à l’assemblée des membres pour un vote. Le trésorier reçoit les contributions et maintient les fonds de l’intergroupe dans un compte au nom de l’intergroupe. Avec l’approbation du conseil, le trésorier supervise et maintient tous les services professionnels financiers.

Contexte :

Changer le président des finances au poste élu de trésorier est en alignement avec d’autres comités au sein d’OIAA, comme le comité technique a l’officier technique qui sert de président du comité. Cela solidifie l’idée qu’il y a une personne de contact singulière définie pour les questions financières. Le trésorier a également la responsabilité fiduciaire, pas le comité, de fournir le budget. Le trésorier recevra des contributions du comité, mais le budget est ultimement la responsabilité du trésorier.

Clôture