Procès-verbal de l’assemblée de l’OIAA du 03 décembre 2022

L’assemblée a été ouverte par la présidente, Gwen W., avec la Prière de la Sérénité.

Gwen a souhaité la bienvenue aux participants et les a remerciés pour leur présence. Elle a ensuite abordé plusieurs points relatifs à l’ordre du jour :

En tant qu’organisation basée sur l’adhésion, nous sommes tenus de produire un registre des présences pour vérifier que nous avons atteint le quorum et que nous pouvons mener nos activités.
Si vous êtes un membre votant, il y a un lien dans le chat sur lequel vous devez cliquer et remplir les informations nécessaires. Si vous êtes un membre non-votant, vous n’avez pas besoin de fournir ces informations.
Les points suivants seront à l’ordre du jour :
- Examen du procès-verbal de l’assemblée de septembre
- Une mise à jour sur notre statut d’organisme à but non lucratif
- Dans les nouvelles affaires, il y aura un vote sur le budget 2023
- Il y aura une pause de 10 minutes suivie du vote pour les nouveaux officiers
Gwen a fait quelques annonces en attendant de déterminer si nous avons le quorum :
- Il y aura un Forum IGR dans l’année à venir en janvier. Le comité du Forum IGR recherche des bénévoles.
- Nous poursuivrons également notre série sur la sécurité l’année prochaine pour aider les groupes à s’assurer qu’ils peuvent se réunir en toute sécurité
Mary, la présidente des Steppers, a informé Gwen qu’il y avait un quorum présent à l’Assemblée.

Acceptation du procès-verbal de l’assemblée du 10^e septembre

Les procès-verbaux ont été envoyés avant l’Assemblée
Gwen a rappelé aux participants que seul un membre votant peut faire une motion ou appuyer une motion
Suzanne M., de Westside Agnostics, a proposé d’accepter le procès-verbal tel que présenté et Charlotte, IGR suppléante du groupe Why Not de Queens, New York, a appuyé la motion.
Gwen a demandé aux membres votants présents de cliquer sur le lien du bulletin de vote dans le chat pour voter sur l’approbation du procès-verbal.
Le procès-verbal a été approuvé

Annonce du secrétaire de l’OIAA, Barry M.

Barry a déclaré qu’en 2018, l’OIAA a commencé un projet pour retrouver son statut d’organisme à but non lucratif auprès de l’État du New Jersey et regagner son statut 501c3 auprès de l’IRS.
En novembre, après des années de travail acharné de la part de nombreuses personnes, nous avons reçu notre lettre de détermination indiquant que ces statuts avaient été rétablis. Il a également remercié notre associée pro bono, Alexander Kilduff, pour son assistance.

Approbation du budget 2023 – Brian R., Trésorier

Brian R., le Trésorier, a expliqué comment le budget a été préparé en examinant nos chiffres réels et en demandant des demandes budgétaires à chaque comité.
Le budget contient les chiffres réels jusqu’à novembre sur la gauche et le budget 2023 sur la droite
Brian a passé en revue les différentes composantes du budget. Il a mentionné que le budget a été approuvé à la fois par le comité des finances et par le conseil d’administration.
Spencer R., le président des finances, a proposé d’accepter le budget tel que présenté par Brian R. Doug C., un IGR, a appuyé la motion.
Jon H. a demandé s’il existe un BSG international et si une allocation de 20 % est la seule option internationale qui s’offre à nous. Brian a répondu que le conseil d’administration examine cette question et qu’il y a des recherches à faire concernant les problèmes liés à notre 501c3 pour faire des contributions en dehors des États-Unis, y compris l’OFAC et le blanchiment d’argent qui nous limitent.
Michah du groupe Into Action de Floride a demandé s’il y avait d’autres moyens de faire des contributions autres que Paypal qui a des frais élevés. Brian a répondu que nous explorons d’autres options, y compris l’utilisation de cartes de crédit.
Andy du groupe New Leaf a posé des questions sur les distributions prévues au-delà de la réserve prudente et si elles étaient une augmentation, les distributions augmenteraient-elles. Brian a répondu que c’est correct.
Mary Ann F. du groupe Maryland Better with Age a demandé si nous étions vraiment un groupe international et voulait en savoir plus sur nos dépenses de traduction. Brian a répondu que nous sommes une organisation internationale mais que nos mains sont quelque peu liées pour faire des contributions en dehors des États-Unis. Brian a expliqué l’utilisation de nos dollars de traduction.
Shannon du groupe On Awakening a posé des questions sur notre responsabilité fiscale envers l’IRS et si ils nous informeront que nous sommes en règle. Brian a répondu que nous devrions savoir dans la première moitié de l’année prochaine si l’IRS nous reviendra, mais on ne peut jamais savoir avec l’IRS.
Hugh H., IGR, a mentionné qu’il n’y a pas de BSG international, seulement des BSG spécifiques à chaque pays. Il a demandé ce que nous approuvons exactement aujourd’hui. Brian a répondu que les participants approuvent des dépenses jusqu’aux montants budgétaires dans le budget et que les distributions seraient décidées par le comité des finances au fil du temps
Chris du groupe Sunday Step Sister avait plusieurs questions. Elle voulait savoir comment les chiffres de revenus ont été dérivés et comment les travailleurs spéciaux ont été sélectionnés. Les revenus étaient basés sur la couverture du budget des dépenses. Les travailleurs spéciaux n’ont pas été sélectionnés par des appels d’offres concurrentiels, mais nous cherchons à trouver le meilleur prix pour le service.
Jennifer du groupe Recovery in the House a mentionné que l’Intergroupe en ligne fonctionne de manière très économe par rapport à d’autres Intergroupes et a demandé si l’OIAA demande une répartition différente aux groupes. Brian a répondu que nous n’avons pas de point de vue sur ce que les groupes devraient donner, mais nous envisageons de leur faire savoir quand nous aurons suffisamment d’argent pour faire fonctionner l’organisation.

N’ayant plus de questions de l’assemblée, Gwen a appelé au vote.
Gwen a annoncé que le budget a été adopté.

Élection des officiers – Barry M., Secrétaire

Barry a mentionné que le processus d’élection pour les 6 postes à pourvoir sera le même. La personne occupant actuellement ce poste lira la description du poste, suivie des nominations, puis d’un vote utilisant la procédure du 3^e Legs.
Les postes à pourvoir comprennent le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, le président de la technologie et le président des finances.
Une majorité des 2/3 est requise pour l’élection même si une seule personne se présente à un poste, donc un vote sera toujours nécessaire. Si personne ne se présente à un poste, le conseil d’administration nommera quelqu’un au poste jusqu’à la prochaine élection
Seuls les membres votants peuvent voter et il n’y a qu’un seul vote par groupe. L’IGR suppléant ne peut voter que si son IGR n’est pas présent. Les officiers et les présidents de comité peuvent également voter.
Les candidats se nommeront eux-mêmes en levant la main après la lecture de la description du poste. Chaque candidat aura 2 minutes pour présenter son curriculum vitae de service.
Chaque élection sera vérifiée dans un processus post-électoral

Élection du président

Gwen Mc., l’actuelle présidente de l’OIAA, a lu le rôle et les responsabilités du président de l’OIAA
Barry a demandé à tous ceux qui sont prêts à se présenter comme président de l’OIAA de s’identifier.
Jane G. a levé la main pour se proposer comme candidate au poste de présidente de l’OIAA. Jane a présenté son curriculum vitae de service.
Il n’y avait pas d’autres candidats.
Un vote a été pris et Jane G. a reçu 54 votes, ce qui représentait une majorité de plus de 2/3. Jane G. sera la nouvelle présidente de l’OIAA à partir du 1^er janvier.

Élection du vice-président

Jane G., l’actuelle vice-présidente de l’OIAA, a lu le rôle et les responsabilités du vice-président de l’OIAA
Barry a demandé à tous ceux qui sont prêts à se présenter comme vice-président de l’OIAA de s’identifier.
Il n’y avait pas de candidats pour ce poste. Le conseil d’administration nommera un vice-président de l’OIAA lors de sa prochaine réunion.

Élection du secrétaire

Barry M., l’actuel secrétaire de l’OIAA, a lu le rôle et les responsabilités du secrétaire de l’OIAA
Barry a demandé à tous ceux qui sont prêts à se présenter comme secrétaire de l’OIAA de s’identifier.
Jeff B. a levé la main pour se proposer comme candidat au poste de secrétaire de l’OIAA. Jeff a présenté son curriculum vitae de service.
Il n’y avait pas d’autres candidats.
Un vote a été pris et Jeff B. a reçu plus de 2/3 de majorité. Jeff B. sera le nouveau secrétaire de l’OIAA à partir du 1^er janvier.

Élection du trésorier

Brian R., l’actuel trésorier de l’OIAA, a lu le rôle et les responsabilités du trésorier de l’OIAA.
Barry a demandé à tous ceux qui sont prêts à se présenter comme trésorier de l’OIAA de s’identifier.
Brian R. a levé la main pour se proposer comme candidat au poste de trésorier de l’OIAA. Brian a présenté son curriculum vitae de service.
Il n’y avait pas d’autres candidats.
Un vote a été pris et Brian R. a reçu plus de 2/3 de majorité (98,8 % des votes exprimés). Brian R. a été réélu comme trésorier de l’OIAA et il continuera dans ce rôle.

Élection du président de la technologie

Mark M., l’actuel président de la technologie de l’OIAA, a lu le rôle et les responsabilités du président de la technologie de l’OIAA.
Barry a demandé à tous ceux qui sont prêts à se présenter comme président de la technologie de l’OIAA de s’identifier.
Mark M. a levé la main pour se proposer comme candidat au poste de président de la technologie de l’OIAA. Mark a présenté son curriculum vitae de service.
Il n’y avait pas d’autres candidats.
Un vote a été pris et Mark M. a reçu plus de 2/3 de majorité (98,2 % des votes exprimés). Mark M. a été réélu comme président de la technologie de l’OIAA et il continuera dans ce rôle.

Élection du président des finances

Spencer R., l’actuel président des finances de l’OIAA, a lu le rôle et les responsabilités du président des finances de l’OIAA.
Barry a demandé à tous ceux qui sont prêts à se présenter comme président des finances de l’OIAA de s’identifier.
Jennifer du groupe Recovery in the House a levé la main pour se proposer comme candidate au poste de présidente des finances de l’OIAA. Jennifer a présenté son curriculum vitae de service.
Il n’y avait pas d’autres candidats.
Un vote a été pris et Jennifer a reçu plus de 2/3 de majorité (100 % des votes exprimés). Jennifer sera la nouvelle présidente des finances de l’OIAA à partir du 1^er janvier. Brian a annoncé la conclusion des élections des officiers et a rendu la réunion à la présidente, Gwen.

Problème avec l’élection du président des finances

Gwen a déclaré qu’elle avait reçu un message dans le chat demandant si Jennifer était qualifiée pour se présenter et si elle avait une expérience de service au sein de l’OIAA
Gwen a demandé à Jennifer si elle était IGR. Jennifer a indiqué qu’elle ne l’était pas mais qu’elle était la RSG de son groupe. Elle a également déclaré qu’elle était nouvelle à l’OIAA.
Lorsque Jane G. lui a demandé si elle avait servi l’OIAA à quelque titre que ce soit, Jennifer a répondu que non.
Gwen a déclaré que l’élection de Jennifer doit être rétractée car elle n’était pas éligible pour se présenter selon nos directives
Jon H., président du PIC, a proposé que nous renoncions aux exigences d’éligibilité pour Jennifer et que nous lui permettions de se présenter comme présidente des finances de l’OIAA. Lesliee a appuyé la motion.
La discussion a été ouverte sur la motion. Micah a lu les conditions d’éligibilité publiées dans le chat à partir de nos statuts, qui semblaient indiquer qu’elle était éligible. Amelia a déclaré qu’elle pense que cela doit être reporté car les statuts contiennent les conditions d’éligibilité. Elle a également exprimé son inquiétude quant au fait que nous nommons un président de comité comme administrateur, mais pas les autres présidents des autres comités. Amelia a déclaré qu’elle pense que cela « doit être revu » car lors des discussions sur les statuts, nous avons parlé d’avoir d’autres administrateurs. Mary M., présidente de Steppers, a déclaré qu’elle n’était pas d’accord avec les remarques que venait de faire Amelia car les statuts approuvés identifient clairement le président de la Technologie et le président des Finances comme des dirigeants et des administrateurs, ce qui signifie que c’est réglé. Mary a dit qu’elle était d’accord avec les commentaires de Jon H. Hugh H. a déclaré qu’il pensait avoir entendu une motion de report qu’il a appuyée. Joe a demandé si la motion de Jon qui a lancé cette discussion avait préséance sur la motion de report. Gwen s’est arrêtée et a demandé conseil. Jeff B. a mentionné que les directives actuelles ne prévoient pas de motion de report, mais seulement une motion d’ajournement. Les directives actuelles ne s’appliquent qu’à l’Assemblée par e-mail, il a donc recommandé que nous utilisions la motion de report qui ne nécessite qu’un appui, remplace les autres motions et ne requiert qu’une majorité simple.
Jennifer s’est excusée d’avoir créé une quelconque controverse et a demandé que son nom soit retiré en tant que présidente des Finances. Elle a déclaré que « nous cessons de nous battre contre quiconque ou quoi que ce soit ». Jennifer a déclaré qu’elle aimerait s’impliquer et aider au sein du comité des Finances.
Barry a précisé que puisque nous n’avons pas élu de président des Finances, le Conseil nommera un président des Finances.

Gwen a remercié Barry d’avoir facilité les élections et a présenté la nouvelle liste des dirigeants. Les participants ont été encouragés à réactiver leur micro et à féliciter les dirigeants élus. Gwen a clôturé la réunion avec la déclaration de responsabilité.

Résumé des motions

Suzanne M., de Westside Agnostics, a proposé une motion pour accepter le procès-verbal tel que présenté et Charlotte, représentante intergroupes suppléante du groupe Why Not de Queens, New York, a appuyé la motion. Le procès-verbal a été approuvé.
Spencer R., le président des Finances, a proposé une motion pour accepter le budget tel que présenté par Brian R. Doug C., un représentant intergroupes, a appuyé la motion. Le budget a été approuvé.
Jon H., président du PIC, a proposé une motion pour que nous renoncions aux conditions d’éligibilité pour Jennifer et lui permettions de se présenter comme présidente des Finances de l’OIAA. Lesliee a appuyé la motion. [Note : Cette motion n’a jamais été soumise au vote car la présidente des Finances élue, Jennifer, a retiré son nom de la candidature.]
[Note : Il n’est pas clair s’il y a eu effectivement une motion pour reporter la motion de Jon visant à renoncer aux conditions d’éligibilité. Amelia a déclaré qu’elle pensait que nous devrions reporter la motion de Jon, mais n’a jamais réellement dit « Je propose une motion de report ». Il aurait été utile de clarifier ses intentions.]