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Procès-verbal de l’assemblée de l’OIAA du 16 septembre 2023

L’assemblée a été ouverte par la présidente de l’OIAA, Susan R., à 14h03 EST (11h03 PT, 19h03 UK/Portugal).

Examen du procès-verbal de l’assemblée – Jeff B., Secrétaire

Jeff a décrit le processus d’établissement du quorum. Il a expliqué que lors du sondage annuel de l’année dernière, il y avait eu 182 réponses et que le quorum est de 25 % de ce nombre, arrondi à 46. Une fois que nous aurons 46 membres inscrits, nous pourrons mener les affaires.
Jeff a examiné le procès-verbal de l’assemblée du 17 juin.
Jeff a ensuite examiné le procès-verbal de l’assemblée du 29 juillet.
Mark M., président du comité technologique, a annoncé qu’il y avait maintenant un quorum de 51 personnes
Jeff a demandé une motion pour approuver le procès-verbal du 17 juin. Jules, le RIG de Keep on Trudging, a proposé d’accepter le procès-verbal du 17 juin tel que présenté, motion appuyée par Mark T., le RIG du groupe Dawn Patrol. La motion a été adoptée à l’unanimité par un vote de 56 – 0.
Jeff a demandé une motion pour approuver le procès-verbal du 29 juillet. Eric A., le RIG du groupe Came To & Believe, a proposé d’accepter le procès-verbal du 29 juillet tel que présenté, motion appuyée par Stormy, la présidente du CCP. La motion a été adoptée à l’unanimité par un vote de 46 – 0.
Jeff a annoncé que nous avons maintenant une secrétaire adjointe, Amelia L. Il a remercié Amelia, qui l’a aidé pendant ses récentes maladies, pour sa préparation des deux procès-verbaux d’assemblée que nous avons examinés aujourd’hui.

Rapport du trésorier – Jennifer B., Trésorière

Jennifer a mentionné qu’elle recherche des bénévoles ayant une expérience financière qui seraient intéressés à participer à un examen financier. Jennifer et le conseil d’administration ont décidé de ne pas faire effectuer un audit coûteux par un cabinet comptable externe en raison du coût, mais ont plutôt décidé de procéder à un examen interne avec des membres autres que la trésorière et le comité des finances. Elle a demandé que toute personne intéressée puisse lui envoyer un courriel à treasurer@aa-intergroup.org.
Jennifer a examiné le rapport des écarts budgétaires pour août. Nos contributions de la 7e tradition pour le mois s’élevaient à environ 8 700 $. Elle a passé en revue plusieurs des dépenses du rapport. Le résultat net d’exploitation était d’un peu plus de 6 000 $.
Sur le bilan, nous avons un solde de trésorerie de près de 99 000 $ dont un peu moins de 5 000 $ sont réservés pour la Convention internationale de 2025. Les fonds disponibles sont d’un peu moins de 94 000 $.
Le troisième rapport examiné était notre rapport des contributions. Ce rapport montre les contributions des groupes et des individus pour le mois. Jennifer a déclaré qu’il est important ici que les RIG s’assurent que leur groupe est bien reconnu. Parfois, lorsqu’un individu envoie de l’argent, l’argent est en fait destiné à leur groupe. Veuillez contacter treasurer@aa-intergroup.org pour toute correction de ce type.
Pour août, 75 groupes et individus différents ont contribué à l’OIAA, dont un groupe nommé Sober in China.

Rapport de la vice-présidente – Nona C.

Nona a mentionné que le prochain Forum des RIG en octobre comprendra une orientation pour les nouveaux RIG qui fera partie des Forums des RIG à l’avenir. Elle a indiqué qu’il y aura des présentations de deux comités, les comités Steppers et PAC (Politique & Admissions). Il y aura également deux présentations : une sur la façon dont les RIG servent leurs groupes et une autre sur le travail avec les nouveaux venus. Il y aura aussi une corbeille à questions, alors n’hésitez pas à envoyer vos questions.
Nona a déclaré qu’elle a passé du temps à assister aux réunions des comités de l’Unité, de la Communication et des Finances.
Nona a également mentionné qu’elle a pu assister à la conférence NAATW en ligne.

Rapport du président du comité technologique – Mark M., Président du comité technologique

Mark a encouragé les participants à assister aux réunions du comité technologique les 1er et 3e lundis du mois.
Mark a déclaré que le comité s’améliorera dans l’utilisation des Nouvelles et Événements sur la page d’accueil, alors veuillez soumettre vos événements pour qu’ils y soient placés.
Il y a également sur le site web un nouveau bouton Obtenir de l’aide maintenant pour aider votre groupe avec tout problème rencontré.
Les comités de l’OIAA ont commencé à utiliser leurs pages sur le site web, alors consultez ces pages si vous recherchez des informations sur un comité.
Il y a également maintenant un endroit où les groupes peuvent ajouter leurs rapports de groupe sur le site web.
Mark a annoncé qu’il y a plusieurs vidéos sur la chaîne YouTube aa-intergroup, y compris plusieurs du comité technologique sur l’utilisation du site web. Plusieurs comités, comme le comité des communications, ont également des projets de création de vidéos.

Rapport de la présidente – Susan R., Présidente

Susan a rapporté que les comités de l’OIAA ont soumis leurs budgets, et les membres voteront sur le budget 2024 en décembre.
Elle a déclaré que nous avons envoyé 12 membres à l’atelier NAATW où nous étions également à l’ordre du jour en tant que présentateurs.
Susan a mentionné que notre secrétaire, Jeff B., a fait une présentation à l’Assemblée australienne et que nous sommes prévus pour présenter à l’ICOAA. Elle a également informé les membres que le secrétaire a informé le conseil que, pour des raisons de santé, il ne pourra pas assister à la réunion de l’ICOAA à Cincinnati.
Susan a déclaré que la trésorière a retiré sa motion de l’assemblée du 29 juillet, donc cette motion ne sera pas à l’ordre du jour aujourd’hui.
Susan a rapporté que le conseil d’administration a pris la décision d’élargir le conseil pour inclure deux nouveaux administrateurs non-officiers, un administrateur général et un administrateur international, ce que les statuts autorisent le conseil à faire. Les descriptions et qualifications pour ces administrateurs ont été développées en collaboration avec le comité ad hoc des directives.
Susan a demandé que toute personne intéressée par ces postes fournisse son curriculum vitae de service au conseil d’administration avant le 1er novembre. L’élection de ces deux nouveaux administrateurs aura lieu lors de l’assemblée électorale du 16 décembre.
Susan a également mentionné que plusieurs des officiers actuellement en fonction, y compris elle-même, la vice-présidente, Nona C., et la trésorière, Jennifer B., ont été nommés à leurs postes. Ces postes d’officiers seront également inclus dans l’assemblée électorale du 16 décembre. Toute personne souhaitant se présenter à l’un de ces postes d’officier doit soumettre son curriculum vitae de service avant le 1er novembre.
Susan a mentionné que deux comités ad hoc, les comités Get Into Action et Grapevine, La Vina et Magazine, ont décidé de ne pas continuer en tant que partie de l’OIAA et ont quitté l’organisation. Elle a également déclaré que la décision a été prise de ne pas poursuivre le soutien à la 2e convention espagnole annuelle en raison de plusieurs problèmes qui sont apparus.

Nouvelles affaires

Susan a présenté la motion suivante concernant la présence de notre secrétaire à la conférence ICOAA. Sa présence avait été approuvée lors de l’assemblée du 29/7, mais le secrétaire a informé la présidente qu’il ne pourrait pas y assister pour des raisons de santé. Lesliee A. a proposé d’envoyer la vice-présidente à la conférence ICOAA en remplacement du secrétaire. Tamara a appuyé la motion. Il y a eu une discussion sur la motion, y compris le rôle de l’ICOAA qui a été clarifié par Jeff B., le secrétaire. Le vote était de 44 – 2. Il n’y a pas eu d’opinion minoritaire.
Nona C., la vice-présidente, a fourni aux participants des informations sur les administrateurs supplémentaires ajoutés au conseil d’administration conformément à la section 3.02 des statuts qu’elle a lue. Nona a lu les qualifications pour les administrateurs qui ont été développées en collaboration avec le comité ad hoc des directives. Nona a ensuite lu les descriptions pour le nouveau poste d’administrateur, un pour l’administrateur général et un pour un administrateur international. L’assemblée s’est terminée à 15h31 EST (12h31 PT, 20h31 UK/Portugal) avec la déclaration de responsabilité.

Résumé des motions

Jules, le RIG de Keep on Trudging, a proposé d’accepter le procès-verbal du 17 juin tel que présenté, motion appuyée par Mark T., le RIG du groupe Dawn Patrol. La motion a été adoptée à l’unanimité par un vote de 56 – 0.
Eric A., le RIG du groupe Came To & Believe, a proposé d’accepter le procès-verbal du 29 juillet tel que présenté, motion appuyée par Stormy S., la présidente du CCP. La motion a été adoptée à l’unanimité par un vote de 46 – 0.
Lesliee A. a proposé d’envoyer la vice-présidente à la conférence ICOAA en remplacement du secrétaire. Tamara a appuyé la motion. Le vote était de 44 – 2. Il n’y a pas eu d’opinion minoritaire. Humblement soumis, Jeff B., Secrétaire de l’OIAA.