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Procès-verbal de l’assemblée de l’OIAA du 29 juillet 2023

L’Assemblée a été ouverte par la Présidente de l’OIAA, Susan R., à 14h05 EST (11h05 PT, 19h07 UK/Portugal) avec un moment de silence suivi de la Prière de la Sérénité. Elle a ensuite présenté le nouveau membre du Conseil, la Vice-présidente, Nona C. Nona a indiqué qu’elle a un parrain de service, une date de sobriété du 15 novembre 1990, qu’elle aime les alcooliques anonymes et l’OIAA, et que son groupe d’attache est une réunion en ligne. Elle a servi dans plusieurs comités de service au sein de l’OIAA.

Annonce du quorum

Mark M, Président du Comité Technologique, a annoncé que nous avions le quorum.

Procès-verbal du

Procès-verbal du 17 juin²⁰²³

Le procès-verbal n’est pas encore disponible mais la transcription est sur le site web.

Rapport de la Présidente – Susan R., Présidente de l’OIAA

La Présidente a présenté son rapport à l’Assemblée. Cliquez ici pour le rapport de la Présidente

Rapport du trésorier – Jennifer B., Trésorière

Écart budgétaire. Notre 7e tradition pour le mois représentait environ la moitié de mai, un peu plus de 4 700 $. Beaucoup de groupes ont tendance à donner trimestriellement. Vous verrez donc des hausses en janvier, avril, juillet et octobre.
Les dépenses comprenaient les frais d’organisation, le dernier élément. C’était un enregistrement auprès de l’organisme de bienfaisance du New Jersey. Nos frais PayPal sont associés à l’afflux de revenus. Les frais professionnels concernent notre système comptable. Les dépenses de conférence étaient pour la participation au National Alcoholics Anonymous Technology Workshop (NAATW). Les coûts de la convention sont calculés au prorata pour la convention internationale 2025 à venir, que nous accumulons au fil du temps. Les dépenses pour la maintenance quotidienne de la base de données concernent l’analyse de notre nouveau site web. Les services de traduction étaient pour notre Assemblée et notre célébration d’anniversaire. Les autres technologies concernaient nos coûts Google, la vidéoconférence, un abonnement mensuel Zoom. Cela nous permet d’avoir jusqu’à 500 personnes dans cette salle. La plus grande dépense est la mise en place et le fonctionnement du site web.
Le revenu net pour le mois était négatif de 3 000 $.
Sur le bilan, nous avons des liquidités de 86 000 $. Les charges à payer concernent cette petite accumulation de 143 $ par mois pour la Convention Internationale de 2025.
Nos bénéfices actuels pour l’année à ce jour sont négatifs de 1 500 $ en raison des 22 000 $ de distributions de l’année précédente qui ont eu lieu cette année.
Le troisième rapport est notre rapport des contributions. Il s’agit de nos contributions par groupes et individus pour le mois. Ce qui est important ici est que les RIG s’assurent que leur groupe est bien reconnu. Parfois, quand un individu envoie de l’argent, l’argent est en fait pour leur groupe. Veuillez contacter treasurer@aa-intergroup.org et cela sera corrigé.
Ce mois-ci, 63 groupes et individus différents ont contribué à l’OIAA.
En décembre, nous voterons le budget 2024 lors de l’Assemblée annuelle. Dans le cadre du processus budgétaire, nous déterminons quoi faire avec les fonds dépassant notre Réserve prudente et distribuons ensuite les fonds excédentaires au début de 2024. Nous conservons une année de fonds pour le budget et distribuons ensuite tout excédent au-delà. Nous avons distribué 21 209 $ cette année.
Concernant la distribution du Grapevine, elle a couvert plus de 160 abonnements pour les personnes qui contactent Grapevine, principalement des personnes incarcérées. Nous avons contribué à hauteur de 20 % au Fonds International de Littérature, dont la mission est de traduire le Big Book dans d’autres langues. Nous ne pouvons contribuer qu’aux entités 501c3 reconnues aux États-Unis.

Nouvelles affaires

A. Le Trésorier a présenté le processus proposé pour les fournisseurs comme suit :

Processus fournisseur de l’OIAA :

Déterminez quel fournisseur vous souhaitez utiliser et demandez-lui de fournir un contrat. Si le fournisseur ne produit pas son propre contrat, veuillez télécharger notre formulaire de contrat et l’envoyer au fournisseur.
Soumettez le contrat signé à chair@aa-intergroup.org.
Après avoir reçu l’approbation du président de l’OIAA, demandez au fournisseur (s’il s’agit d’un individu et d’un citoyen américain) de remplir https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf et de l’envoyer à treasurer@aa-intergroup.org.
Assurez-vous que l’argent qui va être dépensé est déjà dans le budget. Si non, veuillez télécharger et soumettre un formulaire de demande non budgétée à treasurer@aa-intergroup.org.
Si c’est dans le budget, les services peuvent être contractés. Si non, la demande non budgétée peut être approuvée par le Conseil si elle est inférieure à 500 $. Si elle est inférieure à 500 $, le conseil a le pouvoir de soumettre la dépense au vote de l’assemblée s’il estime qu’elle nécessite une conscience de groupe complète. Si elle est supérieure à 500 $, elle devra être soumise à l’Assemblée pour approbation/désapprobation. Une fois la dépense non budgétée approuvée, les services peuvent être contractés.
Une fois les services rendus, le fournisseur doit envoyer une facture au demandeur. Après examen, le demandeur transmet la facture à treasurer@aa-intergroup.org. Cela permet au trésorier de savoir que les services ont été rendus et doivent être payés.
Le Trésorier effectue le paiement.

Le Trésorier présente toute demande de dépense non budgétée à l’Assemblée pour approbation.

B. Le Conseil a adopté une politique selon laquelle toute dépense non budgétée dépassant 500,00 $ sera approuvée par l’Assemblée lors de sa prochaine assemblée régulière.

Le Trésorier note :

Les comités permanents et les opérations générales de l’OIAA connaissent actuellement une courbe d’apprentissage rapide et abrupte dans le développement de leurs communications en ligne et internationales. Le Trésorier a demandé aux présidents des comités permanents de l’OIAA de soumettre leurs idées pour l’expansion de leur travail de 12e Étape.

Motion : La motion a été proposée et appuyée qu’une demande non budgétée puisse être approuvée par le Conseil si elle est inférieure à 500 $. Si elle est supérieure à 500 $, elle doit être approuvée par l’Assemblée.

La discussion a inclus : Plusieurs présidents de comité ont donné des exemples de demandes qui pourraient être soumises aux membres pour approbation. Le vote était de 52 oui et 3 non. Comme aucune opinion minoritaire n’a été exprimée, la motion a été adoptée.

C. Les demandes de dépenses non budgétées suivantes ont été soumises à l’Assemblée pour un vote d’approbation :

1. Demande de fonds non budgétés – Jeff B., Secrétaire de l’OIAA

Il s’agit du coût pour qu’une 2e personne assiste à la Conférence ICOAA à Cincinnati. C’est une importante conférence annuelle entre tous les Intergroupes locaux des États-Unis/Canada et BSG/Grapevine où de nombreux bons contacts peuvent être établis pour aider les Intergroupes locaux avec les questions relatives aux groupes en ligne.

La motion a été proposée et appuyée pour que le Secrétaire assiste à la Conférence ICOAA à Cincinnati, pour couvrir les frais de conférence d’inscription, de billet d’avion, d’hébergement et d’indemnité journalière pour la nourriture de 1 500 $.

Discussion : La participation de la Présidente faisait partie du budget approuvé en décembre. L’OIAA a envoyé un membre du Conseil pendant plusieurs années. La Présidente et le Secrétaire ont été invités à présenter un atelier sur l’OIAA. La Présidente fera ensuite un rapport aux membres. Jeff a développé une relation avec l’ICOAA, une organisation qui n’a pas toujours été accueillante envers l’intergroupe en ligne. L’objectif est de travailler avec d’autres Intergroupes et le BSG & Grapevine pour fournir des informations sur les problèmes des groupes en ligne.

Lien pour le formulaire de demande de fonds non budgétés pour le Secrétaire

Vote : Il y a eu plusieurs votes, y compris l’amendement de la motion pour inclure le nom de Jeff B. Le vote final était de 52 votes avec 41 Oui (76,9 %) et 11 Non (23,1 %).

2. Demande de fonds non budgétés : technologie

Hébergement/gestion web

Maintenir et gérer l’environnement d’hébergement web Google Cloud. Initier et gérer tous les cas de support soumis aux Services de support Google Cloud. Effectuer des mises à jour et modifications continues pour : Page de la liste des RIG, Assemblées, Forums, Ateliers – avant et après l’événement (archives). Maintenir et mettre à jour les plugins WordPress.

L’OIAA n’a pas précédemment payé pour des services d’administration/gestion de site Web tiers. La croissance de l’OIAA et l’évolution et les améliorations dans son utilisation de la technologie ont été significatives au cours de l’année écoulée. Cette croissance inclut le lancement d’un nouveau site Web OIAA, conçu pour fournir des informations et accroître la collaboration de manière élargie. Bien que de nombreux aspects du site web seront administrés et mis à jour par des bénévoles du comité technologique et seront auto-gérés par les comités OIAA eux-mêmes, la plateforme centrale du site web nécessite un support et une maintenance dédiés au-delà de la portée du travail et des engagements bénévoles. Avec un trafic de plus de 800 000 visiteurs par mois, le site web de l’OIAA sert effectivement de Bureau Central, et maintenir sa performance et sa fonctionnalité est essentiel. Fournir un service externe rémunéré donne à l’OIAA la meilleure opportunité d’atteindre cet objectif.

Ce sera une dépense récurrente.

57 $/h pour 10 heures par semaine pendant 17 semaines. Cela commencera le 1er septembre 2023 et se terminera le 31 décembre 2023.

Motion – Que la demande totale pour la Technologie sera de 9 600 $ pour embaucher un professionnel externe du 1er septembre au 31 décembre pour maintenir et gérer le service d’hébergement web de l’environnement Google Cloud.

Lien pour le formulaire de demande de fonds non budgétés pour la technologie

Discussion : 57 $ est très raisonnable. A reconnu la valeur du site web.

Vote : Il y a eu 52 votes avec 51 Oui (98 %) et 1 Non (2 %). Il n’y a pas eu d’opinion minoritaire donc la motion a été adoptée.

3. Demande de fonds non budgétés – Unité

Le Comité d’Unité, le Comité des Finances et le Conseil ont voté pour soutenir l’événement parrainé par l’OIAA du 13 au 15 octobre, la 2e Convention Internationale pour les Groupes en Ligne. Le Conseil approuve cet événement pour nos membres internationaux. Nous nous engageons à les soutenir avec des finances et des services. L’Unité a demandé 5 070 $ pour les services de traduction pour cet événement : 65 $ x 2 personnes x 2 langues x 12 heures pour 3 120 $ et 3 langues pour l’autre section de partage de 5 heures : 65 $ x 3 langues x 2 personnes x 5 heures = 1 950 $ pour un total de 5 070 $.

Motion : Approuver la demande du Comité d’Unité pour des services de traduction de 5 070 $ au total.

Lien pour le formulaire de demande de fonds non budgétés pour l’Unité

Discussion : Carlos D, Président du Comité d’Unité, a déclaré que c’est la deuxième année d’une convention de 3 jours qui a été organisée entièrement par des alcooliques en rétablissement d’Amérique latine, en particulier d’Amérique du Sud. Nous avons été impliqués avec le comité organisateur (Portugal, Brésil, Argentine, Colombie, Bolivie, Honduras, et États-Unis et Canada). Nous avions environ 900 personnes l’année dernière. Nous avons demandé au Conseil et aux Membres de soutenir la Convention Internationale en Ligne, y compris les traducteurs pour trois langues parlées : anglais, portugais et espagnol. Les participants seront les bienvenus du monde entier. La traduction en ASL est difficile car chaque pays a une langue des signes différente.

Vote : Il y a eu 47 votes avec 43 Oui (91,5 %) et 4 Non (8,5 %). Aucune opinion minoritaire n’a été exprimée donc la motion a été adoptée.

D. Modifications des Statuts – présentées par le Trésorier de l’OIAA

Motion : Retirer le Président des Finances du Conseil d’Administration de l’OIAA et modifier la Section 4.01 des Statuts concernant les Dirigeants :

Section 4.01. Dirigeants. Les Membres Votants éliront les Dirigeants suivants : un Président (ci-après dénommé « Président »), un Vice-président (ci-après dénommé « Vice-président »), Secrétaire, Trésorier, ~~Président des Finances~~, et Président de la Technologie. Les élections auront lieu annuellement.

Contexte : La raison pour laquelle le Président des Finances devrait être retiré de la section ci-dessus est que le Trésorier occupe déjà un poste au Conseil d’Administration dans une position financière. Avoir un membre supplémentaire du Conseil issu des Finances est inutile et pourrait fausser les décisions d’un point de vue financier.Discussion : Cela nécessite un vote aux deux tiers. Historiquement, le Président des Finances n’est pas au Conseil mais préside le Comité des Finances et travaille avec d’autres présidents de comité concernant le budget.

Vote : Il y a eu 48 votes avec 40 Oui (83 %) et 8 Non (17 %). L’opinion minoritaire a été entendue mais une Motion de Reconsidération n’a pas été adoptée (44 % Oui). Le vote original est maintenu. Par conséquent, cette section des Statuts se lit maintenant comme suit :

« Section 4.01. Dirigeants. Les Membres Votants éliront les Dirigeants suivants : un Président (ci-après dénommé « Président »), un Vice-président (ci-après dénommé « Vice-président »), Secrétaire, Trésorier, et Président de la Technologie. Les élections auront lieu annuellement.

Motion : Modifier la sous-section 4.01(d) : Trésorier des Statuts et ajouter : Le Trésorier et le Trésorier Suppléant dirigeront le Comité des Finances.

Section 4.01(d) : Trésorier. Le Trésorier maintient les registres financiers de l’Intergroupe, les déclarations fiscales, la comptabilité détaillée des recettes et des débours ; et fournit des résumés et des rapports à l’Intergroupe au moins trimestriellement. Le Trésorier et le Trésorier Suppléant dirigent le Comité des Finances. Le Trésorier travaille avec le Comité des Finances pour préparer le budget annuel et le présente à l’Assemblée des Membres pour un vote. Le Trésorier reçoit les contributions et maintient les fonds de l’Intergroupe dans un compte au nom de l’Intergroupe. Avec l’approbation du Conseil, le Trésorier supervise et maintient tous les services financiers professionnels.

Contexte :

Changer le président des finances pour le poste élu de Trésorier est en accord avec d’autres comités au sein de l’OIAA, comme le Comité de Technologie où le Responsable de la Technologie sert de président du comité. Cela solidifie l’idée qu’il y a un point de contact unique défini pour les questions financières. Le Trésorier a aussi la responsabilité fiduciaire, pas le comité, de fournir le budget. Le Trésorier recevra les contributions du comité, mais le budget est ultimement la responsabilité du Trésorier.

Discussion : Présider un comité et être Trésorier est une tâche trop importante. Il y a déjà un Trésorier Suppléant qui surveille les finances et co-signe. Actuellement, toutes les décisions du Trésorier sont examinées par l’ensemble du Conseil d’Administration. L’expérience dans AA montre que plus de contrôles et d’équilibres est préférable.

Motion de report de la motion d’ajouter Le Trésorier et le Trésorier Suppléant dirigent le Comité des Finances. La motion de report a été adoptée avec 43 votes dont 32 ont voté Oui (72,1 %) et 12 ont voté Non (27,9 %).

La motion d’ajournement a été proposée et appuyée. L’Assemblée s’est terminée à 16h14 EST (13h14 PT, 21h14 UK/Portugal)

Résumé des motions

La motion a été proposée et appuyée qu’une demande non budgétée puisse être approuvée par le Conseil si elle est inférieure à 500 $. Si elle est supérieure à 500 $, elle doit être approuvée par l’Assemblée. Le vote était de 52 oui et 3 non. Il n’y a pas eu d’opinion minoritaire donc la motion a été adoptée.
La motion a été proposée, appuyée et approuvée pour que le Secrétaire assiste à la Conférence ICOAA à Cincinnati pour couvrir les frais de conférence d’inscription, de billet d’avion, d’hébergement et d’indemnité journalière pour la nourriture de 1 500 $. Il y a eu plusieurs votes, y compris l’amendement de la motion pour inclure le nom de Jeff B. Le vote final était de 52 votes avec 41 Oui (76,9 %) et 11 Non (23,1 %).
La motion a été proposée et appuyée pour approuver la demande non budgétée de Technologie pour que le comité de Technologie embauche un professionnel externe du 1er septembre au 31 décembre pour maintenir et gérer le service d’hébergement web de l’environnement Google Cloud pour un total de 9 690 $. Il y a eu 52 votes avec 51 Oui (98 %) et 1 Non (2 %). Il n’y a pas eu d’opinion minoritaire donc la motion a été adoptée.
La motion a été proposée et appuyée pour approuver la demande non budgétée du Comité d’Unité pour des services de traduction de 5 070 $ au total. Il y a eu 47 votes avec 43 Oui (91,5 %) et 4 Non (8,5 %). Aucune opinion minoritaire n’a été exprimée donc la motion a été adoptée.
La motion a été proposée et appuyée pour approuver une modification de la Section 4.01 des Statuts concernant les Dirigeants pour retirer le Président des Finances du Conseil d’Administration de l’OIAA. La Section 4.01 des Statuts concernant les Dirigeants se lit maintenant comme suit :
- Article 4.01. Dirigeants. Les membres votants élisent les dirigeants suivants : un président (ci-après dénommé « président »), un vice-président (ci-après dénommé « vice-président »), un secrétaire, un trésorier et un président de la technologie. Les élections auront lieu chaque année.
Il y a eu une motion d’ajournement de l’ajout de « Le trésorier et le trésorier suppléant dirigent le comité des finances » à l’article 4.01(d) des statuts : Trésorier. La motion d’ajournement a été adoptée avec 43 voix, dont 32 ont voté oui (72,1 %) et 12 ont voté non (27,9 %).

Respectueusement soumis,
Amelia L., Secrétaire suppléante de l’OIAA
Jeff B., Secrétaire de l’OIAA