Procès-verbal de l’assemblée OIAA du 18 mars 2023

Approbation du procès-verbal de l’assemblée du 3 décembre

• Le procès-verbal de l’assemblée du 3 décembre a été présenté aux participants pour examen
• Il y a eu plusieurs questions et corrections au procès-verbal
• Une motion a été présentée pour accepter le procès-verbal de l’assemblée du 3 décembre par Jeanine
• et a été appuyée par Betty Ann. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.

Rapport de la présidente – Jane G., présidente OIAA

• Jane a présenté son rapport de présidente.
• Dans son rapport, Jane a souligné qu’OIAA subit des changements importants et a fourni un contexte historique
• Elle a expliqué que nous aurions un rapport du trésorier, un rapport technologique et une session de partage ouvert.
• Jane G. a mentionné qu’à la suite de l’approbation des statuts en septembre 2022, qui était nécessaire pour restaurer notre statut d’organisme sans but lucratif, plusieurs problèmes sont survenus avec les statuts qui ont été adoptés et plusieurs motions sont envoyées au conseil d’administration pour examen. Plutôt que d’apporter ces changements de manière fragmentaire, un comité ad hoc de révision des statuts sera probablement requis.
• Jane a demandé aux RIG de lire les rapports mensuels de la présidente pour février et mars qu’elle a distribués

Rapport du trésorier – Brian R., trésorier OIAA

• Brian a d’abord mentionné que le comité des finances recherche des bénévoles supplémentaires. Si vous êtes intéressé, veuillez contacter le trésorier à treasurer@aa-intergroup.org.
• Brian a examiné sa présentation de mise à jour du trésorier OIAA avec les participants.
  Une copie de la présentation de Brian peut être téléchargée depuis la page d’information de l’assemblée de mars sur le site web OIAA (aa-intergroup.org//march-assembly-2023/)
• Brian a mentionné que nous avons maintenant une trésorière suppléante, Jennifer B.
• Questions pour le trésorier
  • Q : Il y avait plusieurs abréviations, TIAA et NAATW, qui n’étaient pas familières
    • R : TIAA est l’organisation « Technology in AA » et NAATW est le « National AA Technology Workshop ».
  • Q : J’ai eu des difficultés à faire une contribution à OIAA depuis le Japon
    • R : Cela ne devrait pas être un problème car le Japon n’est pas un pays restreint. Brian va enquêter.
  • Q : Les paiements aux entités au-dessus de notre réserve prudente sont-ils des paiements annuels
    • R : Oui, ils le sont.
  • Q : Quelles dépenses OIAA a-t-elle régulièrement ?
    • R : Les dépenses d’OIAA pour l’année sont définies dans notre budget annuel
      qui a été approuvé pour 2023 en décembre. Il existe également un processus pour les dépenses non budgétées.
  • Q : Où peut-on trouver les budgets pour chaque comité ?
    • R : Il n’y a actuellement aucun processus de budgétisation au niveau des comités, bien qu’il y ait eu des discussions sur la préparation du budget de cette manière.
  • Q : Quel pourcentage des fonds d’un groupe OIAA au-dessus de la réserve prudente devrait être envoyé à OIAA en tant qu’intergroupe ?
    • R : Chaque groupe est indépendant et devrait prendre cette décision basée sur sa propre conscience de groupe selon l’entité de service qu’il croit avoir le plus besoin de l’argent.

Rapport technologique – Mark M., président du comité technologique

• Mark a examiné son rapport technologique OIAA avec les participants.
• Une copie de la présentation de Mark peut être téléchargée depuis la page d’information de l’assemblée de mars
  sur le site web OIAA
• Mark a mentionné que lorsqu’il a pris la relève, le comité technologique comptait 5 personnes et a maintenant grandi à 35 à 40 membres. Ces membres sont maintenant organisés en 3 domaines de service : Services aux membres, Services cloud et Services web.
• Toute question pour le comité technologique peut être envoyée à questions@aa-intergroup.org
• Questions pour le président du comité technologique
  • • Q : Les statistiques du site web que vous avez mentionnées n’étaient pas dans la présentation PowerPoint. Pourraient-elles être ajoutées ?
      • R : Oui… elles seront ajoutées
    • Q : Comment le nombre de réunions dans notre répertoire, environ 6 600, se compare-t-il à celles dans l’application Meeting Guide
      • R : Mark n’était pas sûr
    • Q : Comment les réunions listées dans le répertoire sont-elles vérifiées pour s’assurer qu’elles sont toujours actives ?
      • R : Nous ne le faisons pas actuellement. Avec une mise à niveau de la technologie et la mise en œuvre d’un processus de vérification simple, nous serons en meilleure position pour vérifier ces réunions.
  • Q : Quand le nouveau site web sera prêt, y aura-t-il un délai quand il sera mis en ligne ou le site web sera-t-il hors service ?
    • R : La mise en œuvre du nouveau site web sera transparente sans temps d’arrêt
  • Q : Le pied de page du nouveau site web a un certain nombre d’abréviations. Peuvent-elles être développées ?
    • R : L’équipe du site web va examiner mais il n’y a pas beaucoup d’espace d’écran avec lequel travailler
  • Q : La section Événements sera-t-elle remplacée par le calendrier Google dans le nouveau site web ?
    • R : Oui
  • Q : Y a-t-il un moyen de soumettre des témoignages de membres ?
    • R : Pas actuellement mais il y en aura un sur le nouveau site web