Ordine del giorno dell’assemblea OIAA del 29 luglio 2023

Benvenuto e annuncio del quorum

Verbale dell’assemblea di giugno 2023

Relazione del Tesoriere

Relazione del presidente

Nuovi affari
A. Il tesoriere presenterà il processo del fornitore proposto come:

Processo del fornitore OIAA:

1. Determina quale fornitore desideri utilizzare e chiedigli di fornire un contratto. Se il fornitore non produce un proprio contratto, scarica il modulo e invialo al fornitore.
2. Invia il contratto firmato a chair@aa-intergroup.org.
3. Dopo aver ricevuto l’approvazione del presidente di OIAA, chiedi al fornitore (se è una persona fisica e un cittadino statunitense) di compilare https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf e chiedi al fornitore di inviarlo a treasurer@aa-intergroup.org.
4. Assicurati che il denaro che verrà speso sia già nel budget. In caso contrario, scarica e invia il modulo di richiesta non бюджетata a treasurer@aa-intergroup.org.
5. Se è nel budget, i servizi possono essere contrattati. In caso contrario, la richiesta non бюджетирана può essere approvata dal consiglio se è inferiore a $ 500. Se è inferiore a $ 500, il consiglio ha la facoltà di portare la spesa per una votazione dell’assemblea se ritiene che abbia bisogno di una piena coscienza di gruppo. Se supera i $ 500, dovrà essere sottoposto all’assemblea per l’approvazione/disapprovazione. Dopo che la spesa non бюджетирана è stata approvata, i servizi possono essere contrattati.
6. Dopo che i servizi sono stati resi, il fornitore deve inviare una fattura al richiedente. Dopo la revisione, il richiedente inoltra la fattura a treasurer@aa-intergroup.org. Questo informa il tesoriere che i servizi sono stati resi e devono essere pagati.
7. Il tesoriere effettua il pagamento.

Il tesoriere presenta la spesa non бюджетирана per l’approvazione da parte dell’assemblea:

B. Il consiglio adotta una politica secondo cui qualsiasi spesa non бюджетирана superiore a $ 500,00 sarà approvata dall’assemblea alla sua prossima riunione programmata regolarmente.

Il tesoriere osserva:

I comitati permanenti e le operazioni generali di OIAA stanno attualmente vivendo una curva di apprendimento rapida e ripida nello sviluppo delle sue comunicazioni online e internazionali. Il tesoriere ha chiesto ai presidenti dei comitati permanenti di OIAA di presentare idee che hanno per espandere il loro lavoro in 12 fasi.

C. Le seguenti richieste di spesa non бюджетирана sono presentate all’assemblea per un voto di approvazione:

1. Richiesta di fondi non бюджетирани – Segretario

Questo è il costo per una seconda persona per partecipare alla Conferenza ICOAA a Cincinnati. Questa è un’importante Conferenza annuale tra tutti gli Intergruppi locali negli Stati Uniti/Canada e GSO/Grapevine, dove si possono stabilire molti buoni contatti per assistere gli Intergruppi locali con questioni relative ai gruppi online.

La richiesta totale per il Segretario sarà per le spese della conferenza: $ 1.500

Link per il modulo di richiesta di fondi non бюджетирани per il Segretario

2. Richiesta di fondi non бюджетирани: tecnologia

Web hosting/gestione

Mantenere e gestire il servizio di web hosting dell’ambiente Google Cloud. Avviare e gestire eventuali casi di supporto inviati ai servizi di supporto di Google Cloud. Eseguire aggiornamenti e modifiche continui per: Pagina IGR Hotlist, Assemblee, Forum, Workshop – pre e post evento (archivi). Mantenere e aggiornare i plugin di WordPress.

OIAA non ha precedentemente pagato per servizi di amministrazione/gestione di siti Web di terze parti. La crescita di OIAA e l’evoluzione e i miglioramenti nel suo utilizzo della tecnologia sono stati significativi nell’ultimo anno. Inclusa in questa crescita c’è il rilascio di un nuovo sito Web OIAA, progettato per fornire informazioni e aumentare la collaborazione in modi ampliati. Mentre molti aspetti del sito Web saranno amministrati e aggiornati dai volontari del Comitato tecnico e saranno auto-gestiti dagli stessi comitati OIAA, la piattaforma del sito Web principale richiede supporto e manutenzione dedicati al di là della portata del lavoro e degli impegni dei volontari. Con un traffico di oltre 800.000 visitatori al mese, il sito Web OIAA funge efficacemente da nostro ufficio centrale e il mantenimento delle sue prestazioni e funzionalità è essenziale. Fornire un servizio esterno a pagamento offre a OIAA la migliore opportunità per raggiungere questo obiettivo.

Questa sarà una spesa ricorrente.

“$ 57/ora per 10 ore a settimana per 17 settimane. Inizierà il 1° settembre 2023 e terminerà il 31 dicembre 2023.

La richiesta totale per Tech sarà di $ 9.600.

Link per il modulo di richiesta di fondi non бюджетирани per la tecnologia

3. Richiesta di fondi non бюджетирани – Unità

Il Comitato per l’unità, il Comitato finanziario e il Consiglio hanno votato per sostenere l’evento sponsorizzato da OIAA
il 13-15 ottobre, la 2a Convenzione internazionale per i gruppi online. Il Consiglio
approva questo evento per i nostri membri internazionali. Ci impegniamo a sostenerli
con finanze e servizi. Unity ha richiesto $ 5070 per i servizi di traduzione per questo evento: $ 65 X
2 persone X2 lingue X12 ore per $ 3120 e 3 lingue per l’altra sezione di condivisione di 5
ore: $ 65X 3 lingue X2 persone X 5 ore = $ 1950 per un totale di $ 5070.

La richiesta totale per Unity per i servizi di traduzione: $ 5070 totali

Link per il modulo di richiesta di fondi non бюджетирани per Unity

D. Modifiche allo statuto – presentato dal tesoriere di OIAA

1. 1. 1. Mozione: rimuovere il presidente delle finanze dal consiglio degli ufficiali di OIAA e modificare la sezione 4.01 dello statuto Ufficiali:

Sezione 4.01. Ufficiali. I membri votanti eleggeranno i seguenti ufficiali: un presidente (di seguito denominato “presidente”), un vicepresidente (di seguito denominato “vicepresidente”), segretario, tesoriere, presidente delle finanze e presidente della tecnologia. Le elezioni si terranno ogni anno.

Contesto: la ragione per cui il presidente delle finanze dovrebbe essere rimosso dalla sezione sopra è che il tesoriere ha già una posizione nel consiglio di amministrazione per una posizione finanziaria. Avere un ulteriore membro del consiglio di amministrazione dalla finanza è inutile e può distorcere le decisioni da una prospettiva finanziaria. Lo mantiene semplice.

1. 1. 2. Mozione: rimuovere la posizione di servizio di presidente delle finanze e modificare la sottosezione 4.01(d): Tesoriere dello statuto per riflettere le modifiche di seguito. Il tesoriere e il tesoriere supplente guideranno il comitato finanziario e OIAA non avrà più le posizioni di presidente delle finanze o presidente supplente.

Sottosezione 4.01(d): Tesoriere. Il tesoriere mantiene i registri finanziari aziendali dell’Intergruppo, le dichiarazioni dei redditi, la contabilità dettagliata delle entrate e delle uscite; e fornisce riepiloghi e relazioni all’Intergruppo almeno trimestralmente. Il tesoriere presiede il comitato finanziario. Il tesoriere collabora con il comitato finanziario per preparare il budget annuale e lo presenta all’assemblea dei membri per una votazione. Il tesoriere riceve i contributi e mantiene i fondi dell’Intergruppo in un conto a nome dell’Intergruppo. Con l’approvazione del consiglio, il tesoriere supervisiona e mantiene eventuali servizi professionali finanziari.

Contesto:

Cambiare il presidente delle finanze nella posizione eletta del tesoriere è in linea con altri comitati all’interno di OIAA, come il comitato tecnico che ha l’ufficiale tecnico che funge da presidente del comitato. Consolida l’idea che ci sia una persona di riferimento singolare definita per le questioni finanziarie. Il tesoriere ha anche la responsabilità fiduciaria, non il comitato, di fornire il budget. Il tesoriere riceverà input dal comitato, ma il budget è in definitiva responsabilità del tesoriere.

Chiusura