Ordine del giorno dell’assemblea di giugno 2023

Benvenuto e annuncio del quorum

Relazione del presidente

Verbale dell’assemblea di marzo 2023

Rapporto sul sito web

Relazione del Tesoriere

***Le nuove proposte sono state accantonate durante l’Assemblea in favore di una maggiore discussione. Tutte le nuove proposte saranno discusse e votate all’Assemblea del 29 luglio.

Nuovi affari

Il Tesoriere dell’OIAA chiederà all’Assemblea l’approvazione su queste linee guida finanziarie:

A. Il Tesoriere presenterà e chiederà l’approvazione sulla procedura proposta per i fornitori come segue:

Procedura fornitori OIAA

1. Determina quale fornitore/appaltatore indipendente desideri utilizzare e chiedi loro di fornire un contratto. Se il fornitore non produce un proprio contratto, utilizza OIAA vendor contract template.docx. Scarica il modulo e invialo al fornitore.
2. Invia il contratto firmato dal fornitore a chair@aa-intergroup.org. Il presidente dell’OIAA controfirmerà il contratto.
3. Dopo aver ricevuto l’approvazione del presidente dell’OIAA, chiedi al fornitore (se è un individuo e un cittadino statunitense) di compilare https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf e di inviarlo a treasurer@aa-intergroup.org.
4. Assicurati che il denaro che verrà speso sia già a bilancio. In caso contrario, scarica e invia il modulo di richiesta non preventivata unbudgeted request.xlsx a treasurer@aa-intergroup.org.
5. Se è nel budget, i servizi possono essere contrattati. In caso contrario, la richiesta non бюджетирана può essere approvata dal consiglio se è inferiore a $ 500. Se è inferiore a $ 500, il consiglio ha la facoltà di portare la spesa per una votazione dell’assemblea se ritiene che abbia bisogno di una piena coscienza di gruppo. Se supera i $ 500, dovrà essere sottoposto all’assemblea per l’approvazione/disapprovazione. Dopo che la spesa non бюджетирана è stata approvata, i servizi possono essere contrattati.
6. Dopo che i servizi sono stati forniti, il fornitore dovrebbe inviare una fattura al richiedente. Dopo la revisione, il richiedente inoltra la fattura a treasurer@aa-intergroup.org. Ciò informa il tesoriere che i servizi sono stati forniti e devono essere pagati.
7. Il tesoriere effettua il pagamento.

B. Una procedura per le richieste di spese non preventivate. Le spese non preventivate possono verificarsi in qualsiasi momento durante un anno fiscale. Il modulo proposto sarà utilizzato per richiedere fondi per esigenze che si manifestano dopo l’inizio dell’anno fiscale.

Link al modulo di richiesta spese non preventivate

C. Il Consiglio adotta una politica secondo cui qualsiasi spesa non preventivata superiore a 500,00 $ sarà approvata dall’Assemblea nella sua prossima riunione regolarmente programmata.

I comitati permanenti e le operazioni generali di OIAA stanno attualmente vivendo una curva di apprendimento rapida e ripida nello sviluppo delle sue comunicazioni online e internazionali. Il tesoriere ha chiesto ai presidenti dei comitati permanenti di OIAA di presentare idee che hanno per espandere il loro lavoro in 12 fasi.

Le seguenti richieste di spese non preventivate sono sottoposte all’Assemblea per un voto di approvazione:

D. Richiesta di spesa non preventivata per gli archivi

Partecipare al NAATW a Sudbury, Ontario, Canada, a settembre 2023 1.000,00 $

Laptop per il lavoro di completamento del servizio degli Archivisti 1.000,00 $

Spesa totale non preventivata per gli archivi 2.000,00 $

Link al modulo di richiesta spese non preventivate per gli archivi

E. Cooperazione con la comunità professionale / informazione pubblica

Il Comitato CPC dell’OIAA ha riunito un gruppo di membri che sono professionisti comprovati in una varietà di discipline. Vogliono comunicare a un pubblico di professionisti al di fuori dell’AA che servono una clientela che potrebbe aver bisogno di essere indirizzata all’AA. Questi professionisti meritano la consulenza di comunicatori professionisti al fine di creare i messaggi e i materiali di presentazione più efficienti ed efficaci per trasmettere al pubblico il messaggio che l’AA è disponibile. Questi comitati hanno molti argomenti da trattare nella loro attività di sensibilizzazione. Argomenti da creare immediatamente: Cos’è l’AA e cosa non è l’AA; La nostra Terza Eredità di Servizio; Un’introduzione alle riunioni dell’AA e altri. Il piano prevede che CPC e PI collaborino allo sviluppo di questi importanti messaggi. Una volta sviluppati, questi video potranno essere tradotti in lingue diverse dall’inglese.

L’importo totale richiesto è per garantire che i fondi siano disponibili per i progetti man mano che diventano disponibili per lo sviluppo. I fondi non saranno spesi se i video: 1. Non vengono creati; o 2. Non possono essere completati entro la fine del 2023.

Creazione video 2.000,00 $

Servizi professionali per creare Annunci di servizio pubblico (PSA) e video informativi ed educativi. L’importo richiesto è per garantire che i fondi siano disponibili per i progetti man mano che si sviluppano.

Servizi di traduzione 1.000,00 $

Al fine di servire una comunità internazionale, il video dell’OIAA può essere creato in inglese e poi tradotto da professionisti per la sensibilizzazione verso altri professionisti.

La richiesta totale per il Comitato CPC è di 3.000,00 $

Link al modulo di richiesta spese non preventivate

Modifiche allo Statuto

I. Mozione: Rimuovere il Presidente delle Finanze dal Consiglio Direttivo dell’OIAA e modificare la Sezione 4.01 dello Statuto – Dirigenti:

Sezione 4.01. Dirigenti. I Membri Votanti eleggeranno i seguenti Dirigenti: un Presidente (d’ora in poi denominato “Presidente”), un Vicepresidente (d’ora in poi denominato “Vicepresidente”), Segretario, Tesoriere, Presidente delle Finanze e Presidente della Tecnologia. Le elezioni si terranno annualmente.

Contesto: Il motivo per cui il Presidente delle Finanze dovrebbe essere rimosso dalla sezione sopra è che il Tesoriere detiene già una posizione nel consiglio di amministrazione per una funzione finanziaria. Avere un membro aggiuntivo del consiglio proveniente dalle finanze è superfluo e potrebbe distorcere le decisioni da una prospettiva finanziaria. Ciò semplifica le cose.

II. Mozione: Rimuovere la posizione di servizio di Presidente delle Finanze e modificare la sottosezione 4.01(d): Tesoriere dello Statuto per riflettere le modifiche seguenti. Il Tesoriere e il Tesoriere Supplente guideranno il Comitato Finanziario e l’OIAA non avrà più le posizioni di Presidente delle Finanze o Presidente Supplente.

Sottosezione 4.01(d): Tesoriere. Il Tesoriere mantiene i registri finanziari aziendali dell’Intergruppo, le dichiarazioni dei redditi, una contabilità dettagliata delle entrate e delle uscite; e fornisce riepiloghi e rapporti all’Intergruppo almeno trimestralmente. Il Tesoriere presiede il Comitato Finanziario. Il Tesoriere collabora con il Comitato Finanziario per preparare il bilancio annuale e lo presenta all’Assemblea dei Membri per un voto. Il Tesoriere riceve i contributi e mantiene i fondi dell’Intergruppo in un conto a nome dell’Intergruppo. Con l’approvazione del Consiglio, il Tesoriere supervisiona e mantiene tutti i servizi professionali finanziari.

Contesto:

Cambiare il presidente delle finanze nella posizione eletta del tesoriere è in linea con altri comitati all’interno di OIAA, come il comitato tecnico che ha l’ufficiale tecnico che funge da presidente del comitato. Consolida l’idea che ci sia una persona di riferimento singolare definita per le questioni finanziarie. Il tesoriere ha anche la responsabilità fiduciaria, non il comitato, di fornire il budget. Il tesoriere riceverà input dal comitato, ma il budget è in definitiva responsabilità del tesoriere.