Back to: Assemblea OIAA 16 settembre 2023

Verbale dell’assemblea dell’OIAA del 29 luglio 2023

L’assemblea è stata aperta dalla presidente dell’OIAA, Susan R., alle 14:05 EST (11:05 PT, 7:07 UK/Portogallo) con un momento di silenzio seguito dalla Preghiera della Serenità. Ha quindi presentato il nuovo membro del consiglio, il vicepresidente, Nona C. Nona ha detto di avere uno sponsor di servizio, una data di sobrietà del 15 novembre 1990, un amore per gli alcolisti anonimi e l’OIAA, e il suo gruppo di appartenenza è una riunione online. Ha fatto parte di diversi comitati di servizio nell’OIAA.

Annuncio del quorum

Mark M, responsabile della tecnologia, ha annunciato che avevamo il quorum.

Verbale di

Verbale di giugno 17^a, assemblea del 2023

Il verbale non è ancora disponibile, ma la trascrizione è sul sito web.

Relazione del presidente – Susan R., presidente dell’OIAA

Il presidente ha fornito la sua relazione all’Assemblea. Clicca qui per la relazione del presidente

Relazione del tesoriere – Jennifer b., tesoriere

Variazione di bilancio. La nostra 7a tradizione per il mese è stata circa la metà di maggio, poco più di 4.700 $. Molti gruppi tendono a dare trimestralmente. Quindi, vedrete degli aumenti a gennaio, aprile, luglio e ottobre.
Le spese includevano la tassa organizzativa, l’ultimo elemento. Si trattava di una registrazione presso la registrazione di beneficenza del New Jersey. Le nostre commissioni PayPal sono associate all’afflusso di entrate. Le spese professionali sono il nostro sistema di contabilità. Le spese per la conferenza erano per la partecipazione al National Alcoholics Anonymous Technology Workshop (NAATW). I costi della convention sono ripartiti per l’imminente convention internazionale del 2025 che stiamo accumulando nel tempo. La spesa per la manutenzione quotidiana del database ha a che fare con l’analisi del nostro nuovo sito web. I servizi di traduzione erano per la nostra Assemblea e la nostra festa di compleanno. Altre tecnologie erano per i nostri costi di Google, videoconferenza, una tariffa Zoom mensile. Ci permette di avere fino a 500 persone in questa stanza. La spesa più grande è far funzionare il sito web.
L’utile netto per il mese è stato negativo di 3.000 $.
Nel bilancio abbiamo una liquidità di 86.000 $. La spesa maturata ha a che fare con quel piccolo accantonamento di 143 $ al mese per la Convention Internazionale nel 2025.
I nostri guadagni correnti per l’anno in corso sono negativi di 1.500 $, il che è dovuto ai 22.000 $ delle distribuzioni dell’anno precedente che si sono verificate quest’anno.
La terza relazione è la nostra relazione sui contributi. Questo è il nostro contributo da parte di gruppi e individui per il mese. Ciò che è importante qui è che gli IGR si assicurino che il loro gruppo sia riconosciuto. A volte, quando un individuo invia denaro, il denaro è in realtà per il suo gruppo. Si prega di contattare treasurer@aa-intergroup.org e questo sarà corretto.
Questo mese abbiamo avuto 63 diversi gruppi e individui che hanno contribuito all’OIAA.
A dicembre, voteremo il bilancio 2024 all’assemblea annuale. Come parte del processo di bilancio, determiniamo cosa fare con i fondi oltre la nostra Riserva Prudente e poi distribuiamo i fondi in eccesso all’inizio del 2024. Deteniamo un anno di fondi per il bilancio e poi distribuiamo qualsiasi fondo in eccesso oltre a quello. Quest’anno abbiamo distribuito 21.209 $.
Per quanto riguarda la distribuzione di Grapevine, ha coperto 160 abbonamenti per le persone che si rivolgono a Grapevine, per lo più persone incarcerate. Abbiamo contribuito per il 20% al Fondo Internazionale per la Letteratura, la cui missione è tradurre il Grande Libro in altre lingue. Possiamo contribuire solo a entità 501c3 riconosciute negli Stati Uniti.

Nuovi affari

A. Il Tesoriere ha presentato il processo del fornitore proposto come segue:

Processo del fornitore OIAA:

Determina quale fornitore vorresti utilizzare e chiedigli di fornire un contratto. Se il fornitore non produce il proprio contratto, scarica il nostro modulo di contratto e invialo al fornitore.
Invia il contratto firmato a chair@aa-intergroup.org.
Dopo aver ricevuto l’approvazione del presidente di OIAA, chiedi al fornitore (se è una persona fisica e un cittadino statunitense) di compilare https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf e chiedi al fornitore di inviarlo a treasurer@aa-intergroup.org.
Assicurati che il denaro che verrà speso sia già nel bilancio. In caso contrario, scarica e invia un modulo di richiesta non preventivato a treasurer@aa-intergroup.org.
Se è nel bilancio, i servizi possono essere contrattati. In caso contrario, la richiesta non preventivata può essere approvata dal Consiglio se è inferiore a 500 $. Se è inferiore a 500 $, il consiglio ha la discrezione di portare la spesa per un voto dell’assemblea se ritiene che abbia bisogno di una piena coscienza di gruppo. Se è superiore a 500 $, dovrà essere sottoposta all’approvazione/disapprovazione dell’Assemblea. Dopo che la spesa non preventivata è stata approvata, i servizi possono essere contrattati.
Dopo che i servizi sono stati resi, il fornitore deve inviare una fattura al richiedente. Dopo la revisione, il richiedente inoltra la fattura a treasurer@aa-intergroup.org. Questo informa il tesoriere che i servizi sono stati resi e devono essere pagati.
Il tesoriere effettua il pagamento.

Il Tesoriere presenta all’Assemblea le richieste di spesa non preventivate per l’approvazione.

B. Il Consiglio ha adottato una politica secondo cui qualsiasi spesa non preventivata superiore a 500,00 $ sarà approvata dall’Assemblea alla sua prossima Assemblea regolarmente programmata.

Il tesoriere osserva:

I comitati permanenti e le operazioni generali di OIAA stanno attualmente vivendo una curva di apprendimento rapida e ripida nello sviluppo delle sue comunicazioni online e internazionali. Il tesoriere ha chiesto ai presidenti dei comitati permanenti di OIAA di presentare idee che hanno per espandere il loro lavoro in 12 fasi.

Mozione: La mozione è stata presentata e approvata in seconda istanza che un la richiesta non preventivata può essere approvata dal Consiglio se è inferiore a 500 $. Se è superiore a 500 $, deve essere approvata dall’Assemblea.

La discussione includeva: Diversi presidenti di commissione hanno fornito esempi di richieste che potrebbero essere presentate ai membri per l’approvazione.Il voto è stato di 52 sì e 3 no. Poiché non è stata espressa alcuna opinione di minoranza, la mozione è stata approvata.

C. Le seguenti richieste di spesa non preventivate sono state presentate all’Assemblea per un voto di approvazione:

1. Richiesta di fondi non preventivati – Jeff b., Segretario dell’OIAA

Questo è il costo per una seconda persona per partecipare alla Conferenza ICOAA a Cincinnati. Questa è un’importante conferenza annuale tra tutti gli Intergruppi locali negli Stati Uniti/Canada e GSO/Grapevine dove si possono stabilire molti buoni contatti per aiutare gli Intergruppi locali con questioni relative ai gruppi online.

La mozione è stata presentata e approvata in seconda istanza affinché il Segretario partecipi alla Conferenza ICOAA a Cincinnati, per coprire le spese della Conferenza di registrazione, biglietto aereo, alloggio e diaria per il cibo di 1.500 $.

Discussione: La partecipazione del Presidente faceva parte del bilancio approvato a dicembre. L’OIAA ha inviato un membro del Consiglio per diversi anni. Al Presidente e al Segretario è stato chiesto di presentare un seminario sull’OIAA. Il Presidente farà una relazione ai membri in seguito. Jeff ha sviluppato una relazione con ICOAA, un’organizzazione che non è sempre stata accogliente per l’intergruppo online. L’obiettivo è lavorare con altri Intergruppi e GSO & Grapevine per fornire informazioni sui problemi con i gruppi online.

Link per il modulo di richiesta di fondi non preventivati per il Segretario

Voto: Ci sono stati diversi voti, tra cui l’emendamento della mozione per includere il nome di Jeff B. Il voto finale è stato di 52 voti con 41 Sì (76,9%) e 11 No (23,1%).

2. Richiesta di fondi non preventivati: tecnologia

Web hosting/gestione

Mantenere e gestire il servizio di webhosting dell’ambiente Google Cloud. Avviare e gestire qualsiasi caso di supporto inviato ai servizi di supporto di Google Cloud. Eseguire aggiornamenti e modifiche continue per: Pagina della Hotlist IGR, Assemblee, Forum, Workshop – pre e post evento (archivi). Mantenere e aggiornare i plugin di WordPress.

L’OIAA non ha precedentemente pagato per servizi di amministrazione/gestione del sito web di terzi. La crescita dell’OIAA e l’evoluzione e i miglioramenti nel suo utilizzo della tecnologia sono stati significativi nell’ultimo anno. Inclusa in questa crescita c’è il rilascio di un nuovo sito web dell’OIAA, progettato per fornire informazioni e aumentare la collaborazione in modi ampliati. Mentre molti aspetti del sito web saranno amministrati e aggiornati dai volontari del comitato tecnologico e saranno auto-gestiti dagli stessi comitati dell’OIAA, la piattaforma principale del sito web richiede supporto e manutenzione dedicati al di là della portata del lavoro e degli impegni dei volontari. Con un traffico di oltre 800.000 visitatori al mese, il sito web dell’OIAA funge efficacemente da nostro Ufficio Centrale e il mantenimento delle sue prestazioni e funzionalità è essenziale. Fornire un servizio esterno a pagamento offre all’OIAA la migliore opportunità per raggiungere questo obiettivo.

Questa sarà una spesa ricorrente.

“57 $/ora per 10 ore a settimana per 17 settimane. Inizierà il 1° settembre 2023 e terminerà il 31 dicembre 2023.

Mozione – Che la richiesta totale per la tecnologia sarà di 9.600 $ per assumere un professionista esterno dal 1° settembre al 31 dicembre per mantenere e gestire il servizio di webhosting dell’ambiente Google Cloud.

Link per il modulo di richiesta di fondi non preventivati per la tecnologia

Discussione: 57 $ è molto ragionevole. Riconosciuto il valore del sito web.

Voto: Ci sono stati 52 voti con 51 Sì {98%} e 1 No (2%). Non c’è stata alcuna opinione di minoranza, quindi la mozione è stata approvata.

3. Richiesta di fondi non preventivati – Unità

Il Comitato Unità, il Comitato Finanze e il Consiglio hanno votato per sostenere l’evento sponsorizzato dall’OIAA dal 13 al 15 ottobre, la 2a Convention Internazionale per i Gruppi Online. Il Consiglio approva questo evento per i nostri membri internazionali. Ci impegniamo a sostenerli con finanze e servizi. Unity ha richiesto 5.070 $ per i servizi di traduzione per questo evento: 65 $ x 2 persone x 2 lingue x 12 ore per 3.120 $ e 3 lingue per l’altra sezione di condivisione di 5 ore: 65 $ x 3 lingue x 2 persone x 5 ore = 1950 $ per un totale di 5.070 $.

Mozione: Approvare la richiesta del Comitato Unità per i servizi di traduzione di 5.070 $ totali.

Link per il modulo di richiesta di fondi non preventivati per Unity

Discussione: Carlos D, Presidente del Comitato Unità, ha affermato che questo è il secondo anno di una convention di 3 giorni che è stata organizzata interamente da alcolisti in recupero dall’America Latina, in particolare dal Sud America. Siamo stati coinvolti con il comitato organizzatore (Portogallo, Brasile, Argentina, Colombia, Bolivia, Honduras e Stati Uniti e Canada). Abbiamo avuto circa 900 persone l’anno scorso. Abbiamo chiesto al Consiglio e ai membri di sostenere l’evento della Convention Internazionale Online, compresi i traduttori per tre lingue parlate: inglese, portoghese e spagnolo. I partecipanti saranno i benvenuti in tutto il mondo. La traduzione in ASL è difficile perché ogni paese ha una lingua dei segni diversa

Voto: Ci sono stati 47 voti con 43 Sì {91,5%) e 4 No {8,5%}. Non è stata espressa alcuna opinione di minoranza, quindi la mozione è stata approvata.

D. Modifiche allo Statuto – presentato dal Tesoriere dell’OIAA

Mozione: Rimuovere il Presidente delle Finanze dal Consiglio degli Ufficiali dell’OIAA e modificare la Sezione 4.01 dello Statuto Ufficiali:

Sezione 4.01. Ufficiali. I membri votanti eleggeranno i seguenti ufficiali: un presidente (di seguito denominato “presidente”), un vicepresidente (di seguito denominato “vicepresidente”), segretario, tesoriere, ~~presidente delle finanze~~ e presidente della tecnologia. Le elezioni si terranno annualmente.

Premessa: La ragione per cui il Presidente delle Finanze dovrebbe essere rimosso dalla sezione di cui sopra è che il Tesoriere ha già una posizione nel Consiglio di Amministrazione in una posizione finanziaria. Avere un ulteriore membro del Consiglio proveniente dalla Finanza è inutile e può distorcere le decisioni da una prospettiva finanziaria.Discussione: Ciò richiede un voto dei due terzi. Storicamente, il Presidente delle Finanze non fa parte del Consiglio, ma presiede il Comitato Finanze e lavora con altri presidenti di comitato per quanto riguarda il bilancio.

Voto: Ci sono stati 48 voti con 40 Sì (83%) e 8 No (17%). L’opinione di minoranza è stata ascoltata, ma una Mozione di Riconsiderazione non è stata approvata (44% Sì). Il voto originale rimane valido. Pertanto, questa sezione dello Statuto ora recita:

“Sezione 4.01. Ufficiali. I membri votanti eleggeranno i seguenti ufficiali: un presidente (di seguito denominato “presidente”), un vicepresidente (di seguito denominato “vicepresidente”), segretario, tesoriere e presidente della tecnologia. Le elezioni si terranno annualmente.

Mozione: Modificare il sottoparagrafo 4.01(d) dello Statuto: Tesoriere dello Statuto e aggiungere: Il Tesoriere e il Tesoriere Supplente guideranno il Comitato Finanze.

Sezione 4.01(d): Tesoriere. Il Tesoriere mantiene i registri finanziari aziendali dell’Intergruppo, le dichiarazioni dei redditi, la contabilità dettagliata delle entrate e delle uscite; e fornisce riepiloghi e relazioni all’Intergruppo almeno trimestralmente. Il Tesoriere e il Tesoriere Supplente guidano il Comitato Finanze. Il Tesoriere collabora con il Comitato Finanze per preparare il bilancio annuale e lo presenta all’Assemblea dei Membri per una votazione. Il Tesoriere riceve i contributi e mantiene i fondi dell’Intergruppo in un conto a nome dell’Intergruppo. Con l’approvazione del Consiglio, il Tesoriere supervisiona e mantiene qualsiasi servizio professionale finanziario.

Contesto:

Cambiare il presidente delle finanze nella posizione eletta del Tesoriere è in linea con altri comitati all’interno dell’OIAA, come il Comitato Tecnologico dove il Responsabile Tecnologico funge da presidente del comitato. Consolida l’idea che ci sia una persona di riferimento singolare e definita per le questioni finanziarie. Il Tesoriere ha anche la responsabilità fiduciaria, non il comitato, di fornire il bilancio. Il Tesoriere riceverà input dal comitato, ma il bilancio è in definitiva responsabilità del Tesoriere.

Discussione: Presiedere un comitato ed essere Tesoriere è un lavoro troppo grande. C’è già un Tesoriere Supplente che tiene d’occhio le finanze e co-firma. Attualmente, tutte le decisioni del Tesoriere sono riviste dall’intero Consiglio di Amministrazione. L’esperienza in AA mostra che più controlli ed equilibri sono migliori.

Mozione per rinviare la mozione per aggiungere Il Tesoriere e il Tesoriere Supplente guidano il Comitato Finanze. La mozione per rinviare è stata approvata con 43 voti di cui 32 hanno votato Sì (72,1%) e 12 hanno votato No (27,9%).

La mozione per aggiornare è stata presentata e approvata in seconda istanza. L’Assemblea si è chiusa alle 16:14 EST (13:14 PT. 21:14 UK/Portogallo)

Riepilogo delle mozioni

La mozione è stata presentata e approvata in seconda istanza che un la richiesta non preventivata può essere approvata dal Consiglio se è inferiore a 500 $. Se è superiore a 500 $, deve essere approvata dall’Assemblea. Il voto è stato di 52 sì e 3 no. Non c’è stata alcuna opinione di minoranza, quindi la mozione è stata approvata.
La mozione è stata presentata, approvata in seconda istanza e approvata affinché il Segretario partecipi alla Conferenza ICOAA a Cincinnati per coprire le spese della Conferenza di registrazione, biglietto aereo, alloggio e diaria per il cibo di 1.500 $. Ci sono stati diversi voti, tra cui l’emendamento della mozione per includere il nome di Jeff B. Il voto finale è stato di 52 voti con 41 Sì (76,9%) e 11 No (23,1%).
La mozione è stata presentata e approvata in seconda istanza per approvare la richiesta non preventivata della commissione Tecnologia per assumere un professionista esterno dal 1° settembre al 31 dicembre per mantenere e gestire il servizio di webhosting dell’ambiente Google Cloud per un totale di 9.690 $. Ci sono stati 52 voti con 51 Sì {98%} e 1 No (2%). Non c’è stata alcuna opinione di minoranza, quindi la mozione è stata approvata.
La mozione è stata presentata e approvata in seconda istanza per approvare la richiesta non preventivata del Comitato Unità per i servizi di traduzione di 5.070 $ totali. Ci sono stati 47 voti con 43 Sì {91,5%) e 4 No {8,5%}. Non è stata espressa alcuna opinione di minoranza, quindi la mozione è stata approvata.
Mozione presentata e approvata in seconda istanza per approvare una modifica alla Sezione 4.01 dello Statuto Ufficiali per rimuovere il Presidente delle Finanze dal Consiglio degli Ufficiali dell’OIAA. La Sezione 4.01 dello Statuto Ufficiali ora recita:
- Sezione 4.01. Ufficiali. I membri votanti eleggeranno i seguenti ufficiali: un presidente (di seguito denominato “presidente”), un vicepresidente (di seguito denominato “vicepresidente”), segretario, tesoriere e presidente della tecnologia. Le elezioni si terranno annualmente.
C’è stata una mozione per rinviare l’aggiunta di “Il Tesoriere e il Tesoriere Supplente guidano il Comitato Finanze” alla Sezione 4.01(d) dello Statuto: Tesoriere. La mozione per rinviare è stata approvata con 43 voti di cui 32 hanno votato Sì (72,1%) e 12 hanno votato No (27,9%).

Umilmente presentato,
Amelia L., segretario supplente dell’OIAA
Jeff B., segretario dell’OIAA