OIAAアセンブリー 2023年7月29日議題

歓迎の挨拶と定足数の発表

2023年6月アセンブリー議事録

会計報告

議長報告

新規議題
A. 会計係が提案されたベンダープロセスを次のように提示します。

OIAAベンダープロセス：

使用したいベンダーを決定し、契約書を提供してもらいます。ベンダーが独自の契約書を作成しない場合は、フォームをダウンロードしてベンダーに送信してください。
署名済みの契約書をchair@aa-intergroup.orgに提出してください。
OIAAの議長の承認を受けた後、ベンダー（個人であり米国市民である場合）にhttps://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdfを記入してもらい、treasurer@aa-intergroup.orgに送信してもらってください。
支出される予定の金額がすでに予算に含まれていることを確認してください。含まれていない場合は、予算外のリクエストフォームをダウンロードしてtreasurer@aa-intergroup.orgに提出してください。
予算に含まれている場合は、サービスを契約できます。含まれていない場合、予算外のリクエストが500ドル未満であれば、理事会が承認することがあります。500ドル未満の場合、理事会は必要と判断した場合、アセンブリーでの投票にかける裁量を持ちます。500ドルを超える場合は、アセンブリーでの承認/不承認が必要です。予算外の支出が承認された後、サービスを契約できます。
サービスが提供された後、ベンダーは請求書を依頼者に送信する必要があります。レビュー後、依頼者は請求書をtreasurer@aa-intergroup.orgに転送します。これにより、会計係はサービスが提供され、支払いが必要であることを知ることができます。
会計係が支払いを行います。

会計係がアセンブリーでの承認を求めて予算外支出を提示します：

B. 理事会は、500ドルを超える予算外支出は次回の定例会議でアセンブリーによって承認されるという方針を採用します。

会計係の注記：

OIAAの常設委員会と一般業務は、オンラインおよび国際的なコミュニケーションの開発において急速かつ急激な学習曲線を経験しています。会計係は、OIAAの常設委員会の議長に、12ステップ活動を拡大するためのアイデアを提出するよう求めました。

C. 次の予算外支出リクエストがアセンブリーに承認投票のために提出されます：

1. 予算外資金リクエスト – 書記

これは、シンシナティで開催されるICOAA会議に2人目が参加するための費用です。これは、米国/カナダのすべての地域インターグループとGSO/グレープバインの間で行われる重要な年次会議であり、オンライングループに関連する問題で地域インターグループを支援するための多くの良い連絡先を作ることができます。

書記のための総リクエストは、会議費用として1,500ドルです。

書記のための予算外資金リクエストフォームのリンク

2. 予算外資金リクエスト：技術

ウェブホスティング/管理

Google Cloud環境のウェブホスティングサービスを維持管理します。Google Cloudサポートサービスに提出されたサポートケースを開始および管理します。IGRホットリストページ、アセンブリー、フォーラム、ワークショップ – イベント前後（アーカイブ）の継続的な更新と修正を行います。WordPressプラグインを維持および更新します。

OIAAはこれまでにサードパーティのウェブサイト管理/運営サービスに支払いを行ったことがありません。OIAAの成長と技術の使用における進化と強化は、過去1年間で顕著でした。この成長には、新しいOIAAウェブサイトのリリースが含まれており、情報を提供し、拡張された方法での協力を促進することを目的としています。ウェブサイトの多くの側面は、技術委員会のボランティアによって管理および更新され、OIAA委員会自体によって自己管理されますが、コアウェブサイトプラットフォームは、ボランティアの作業とコミットメントの範囲を超えた専用のサポートとメンテナンスを必要とします。月間80万人以上の訪問者を抱えるOIAAウェブサイトは、実質的に私たちの中央オフィスとして機能しており、そのパフォーマンスと機能を維持することが不可欠です。有料の外部サービスを提供することで、OIAAはこの目標を達成するための最良の機会を得ることができます。

これは定期的な支出となります。

“1時間あたり57ドルで、週10時間、17週間。2023年9月1日に開始し、2023年12月31日に終了します。

技術のための総リクエストは9,600ドルです。

技術のための予算外資金リクエストフォームのリンク

3. 予算外資金リクエスト – ユニティ

ユニティ委員会、財務委員会、および理事会は、10月13日から15日に開催される第2回オンライングループ国際大会をOIAAが主催するイベントとしてサポートすることに投票しました。理事会はこのイベントを国際会員のために支持しています。私たちは彼らを財政的およびサービスで支援することを約束します。ユニティはこのイベントの翻訳サービスのために5,070ドルを要求しました：65ドル×2人×2言語×12時間で3,120ドル、他の共有セクションの5時間のために3言語で65ドル×3言語×2人×5時間＝1,950ドル、合計で5,070ドルです。

翻訳サービスのためのユニティの総リクエスト：合計5,070ドル

ユニティのための予算外資金リクエストフォームのリンク

D. OIAA会計係によって提示された定款変更

1. 1. 動議：OIAA役員会から財務委員長を削除し、定款第4.01条役員を変更する：

第4.01条役員。投票メンバーは、以下の役員を選出します：会長（以下「議長」と呼ぶ）、副会長（以下「副議長」と呼ぶ）、書記、会計係、財務委員長、および技術委員長。選挙は毎年行われます。

背景：上記のセクションから財務委員長を削除する理由は、会計係がすでに財務の役職として理事会に所属しているためです。財務からの追加の理事会メンバーを持つことは不要であり、財務的な観点からの決定を歪める可能性があります。シンプルに保つことができます。

1. 1. 動議：財務委員長の役職を削除し、定款第4.01(d)項を以下の変更を反映するように変更します。会計係と代替会計係が財務委員会を率い、OIAAは財務委員長または代替委員長の役職を持たなくなります。

第4.01(d)項：会計係。会計係は、インターグループの法人財務記録、税務申告、収入と支出の詳細な会計を維持し、少なくとも四半期ごとにインターグループに要約と報告を提供します。会計係は財務委員会を主宰します。会計係は財務委員会と協力して年間予算を作成し、メンバーアセンブリーに投票のために提示します。会計係は寄付を受け取り、インターグループの名義で口座に資金を維持します。理事会の承認を得て、会計係は財務専門サービスを監督し、維持します。

背景：

財務委員長を会計係の選出役職に変更することは、OIAA内の他の委員会と一致しています。例えば、技術委員会では技術担当者が委員長を務めます。これにより、財務問題に関して明確な単一の担当者がいるという考えが強化されます。会計係は委員会ではなく、予算を提供する受託責任を持っています。会計係は委員会からの意見を受け取りますが、予算は最終的に会計係の責任です。

閉会