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OIAA 2023年7月29日総会議事録
総会は、OIAA議長のスーザン・R.により、東部標準時午後2時05分（太平洋時間午前11時05分、英国/ポルトガル時間午後7時07分）に黙祷とその後のセレニティの祈りをもって開会されました。その後、最新の理事会メンバーである副議長のノナ・C.を紹介しました。ノナは、サービススポンサーがおり、1990年11月15日にソブラエティを取得し、アルコホーリクス・アノニマスとOIAAに対する愛情があり、所属グループはオンラインミーティングであると述べました。OIAAの複数のサービス委員会で奉仕したことがあります。
定足数の発表
- テクノロジー委員長のマーク・M.が、定足数に達したことを発表しました。
議事録
6月の議事録 17日、2023年総会
- 議事録はまだ利用できませんが、議事録はウェブサイトに掲載されています。
議長報告 – スーザン・R.、OIAA議長
- 議長は総会に報告を行いました。 議長報告はこちらをクリック
会計報告 – ジェニファーB.、会計
- 予算差異。 今月の第7伝統は、5月の約半分で、4,700ドル強でした。多くのグループは四半期ごとに献金する傾向があります。そのため、1月、4月、7月、10月に増加が見られます。
- 支出には、組織費、最後の項目が含まれています。これはニュージャージー州慈善団体登録への登録でした。PayPal手数料は収入の流入に関連しています。専門費用は会計システムです。会議費用は全米アルコホーリクス・アノニマステクノロジーワークショップ（NAATW）への参加費でした。大会費用は、開催予定の2025年国際大会の按分費用で、時間をかけて積み立てています。日々のデータベースメンテナンス費用は、新しいウェブサイトの分析に関連しています。翻訳サービスは、総会と誕生日のお祝いのためでした。その他のテクノロジー費用は、Google費用、ビデオ会議、月額Zoom料金でした。これにより、この会議室に最大500人まで参加できます。最大の支出は、ウェブサイトの立ち上げと運営です。
- 月の純収入はマイナス3,000ドルでした。
- 貸借対照表では、現金86,000ドルがあります。2025年の国際大会のために月額143ドルの小規模な積立に関連する未払費用があります。
- 今年度の累計収益は、マイナス1,500ドルです。これは、今年に発生した前年度の配分22,000ドルによるものです。
- 3番目の報告は、献金報告です。これは月間のグループと個人による献金です。ここで重要なのは、IGRが自分のグループが認識されていることを確認することです。個人が寄付を送る場合、実際にはそのグループのための寄付である場合があります。treasurer@aa-intergroup.orgまでご連絡いただけば、修正いたします。
- 今月は、63の異なるグループと個人がOIAAに献金しました。
- 12月には、年次会議で2024年予算に投票します。予算プロセスの一環として、慎重な積立を超えた資金をどうするかを決定し、2024年初頭に余剰資金を配分します。1年分の予算資金を保持し、それを超える余剰資金を配分します。今年は21,209ドルを配分しました。
- グレープバイン配布について、主に収監されている人々を中心にグレープバインに連絡する人々のために160以上の購読をカバーしました。国際文献基金に20%を献金しました。同基金の使命は、ビッグブックを他の言語に翻訳することです。米国で認められた501c3団体にのみ献金できます。
新規議題
A. 会計係は、以下のとおり提案されたベンダープロセスを発表しました：
OIAAベンダープロセス：
- 使用したいベンダーを決定し、契約書を提供してもらいます。ベンダーが独自の契約書を作成しない場合は、契約書フォームをダウンロードしてベンダーに送付してください。
- 署名された契約書をchair@aa-intergroup.orgに提出してください。
- OIAA議長の承認を受けた後、ベンダー（個人で米国市民の場合）にhttps://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdfを記入してもらい、treasurer@aa-intergroup.orgに送付してもらいます。
- 支出予定の資金がすでに予算に含まれていることを確認してください。含まれていない場合は、予算外要求フォームをダウンロードして、treasurer@aa-intergroup.orgに提出してください。
- 予算に含まれている場合、サービスを契約できます。含まれていない場合、予算外要求は500ドル未満であれば理事会が承認できます。500ドル未満の場合、理事会は、完全なグループの良心が必要であると判断した場合、総会での投票に持ち込む裁量権があります。500ドルを超える場合、承認/否認のために総会に提出される必要があります。予算外費用が承認された後、サービスを契約できます。
- サービスが提供された後、ベンダーは要求者に請求書を送付する必要があります。検討後、要求者は請求書をtreasurer@aa-intergroup.orgに転送します。これにより、会計係にサービスが提供されたことが通知され、支払いが行われます。
- 会計係が支払いを行います。
会計係は、承認のために予算外支出要求を総会に提出します。
B. 理事会は、500.00ドルを超える予算外支出は、次回の定期総会で総会が承認するという方針を採用しました。
会計係の注記：
OIAAの常任委員会と一般業務は現在、オンラインおよび国際的なコミュニケーションの開発において急速で急な学習曲線を経験しています。会計係は、OIAAの常任委員会委員長に、12ステップワークを拡張するためのアイデアを提出するよう求めました。
動議： 以下の動議が提出され、賛成されました： 予算外要求は、500ドル未満であれば理事会が承認できます。500ドルを超える場合は、総会の承認が必要です。
討議には以下が含まれました：複数の委員会委員長が、会員の承認を受ける可能性のある要求の例を示しました。投票は賛成52票、反対3票でした。少数意見が表明されなかったため、動議は可決されました。
C. 以下の予算外費用要求が、承認投票のために総会に提出されました：
1. 予算外資金要求 – ジェフ・B.、OIAA書記
これは、シンシナティでのICOAA会議に2人目が参加する費用です。これは、米国/カナダのすべての地元インターグループとGSO/グレープバイン間の重要な年次会議で、オンライングループに関する問題について地元インターグループを支援するための多くの良い接触を築くことができます。
動議が提出され、書記がシンシナティでのICOAA会議に参加し、登録、航空運賃、宿泊、食事手当1,500ドルの会議費用を負担することが賛成されました。
討議：議長の出席は、12月に承認された予算の一部でした。OIAAは何年間も理事会メンバー1人を派遣してきました。議長と書記は、OIAAについてのワークショップを発表するよう求められています。議長は後で会員に報告します。ジェフはICOAAとの関係を築きました。ICOAAは、オンラインインターグループを必ずしも歓迎してこなかった組織です。目標は、他のインターグループやGSO & グレープバインと協力して、オンライングループの問題に関する情報を提供することです。
投票：ジェフ・B.の名前を含む動議の修正を含む複数の投票がありました。最終投票は52票で、賛成41票（76.9%）、反対11票（23.1%）でした。
2. 予算外資金要求：テクノロジー
ウェブホスティング/管理
Google Cloud環境ウェブホスティングサービスの保守・管理。Google Cloudサポートサービスに提出されたサポートケースの開始・管理。IGRホットリストページ、総会、フォーラム、ワークショップ（イベント前後のアーカイブ）の継続的な更新・修正の実行。WordPress プラグインの保守・更新。
OIAAは以前、サードパーティのウェブサイト管理/運営サービスに対して支払いを行ったことがありません。OIAAの成長と、そのテクノロジー利用の進歩と拡張は、過去1年間で大幅なものでした。この成長には、情報提供と拡張された方法での協力促進を目的として設計された新しいOIAAウェブサイトのリリースが含まれています。ウェブサイトの多くの側面は、テクノロジー委員会のボランティアによって管理・更新され、OIAA委員会自身によってセルフサービスされますが、コアウェブサイトプラットフォームには、ボランティア作業と責任の範囲を超えた専用のサポートと保守が必要です。月間80万人を超える訪問者数により、OIAAウェブサイトは事実上セントラルオフィスとしての役割を果たしており、そのパフォーマンスと機能の維持は不可欠です。有償の外部サービスの提供により、OIAAはこの目標を達成する最良の機会を得ることができます。
これは継続的な費用となります。
「週10時間、時給57ドルで17週間。2023年9月1日に開始し、2023年12月31日に終了します。
動議 – テクノロジーの総要求額は、9月1日から12月31日までGoogle Cloud環境ウェブホスティングサービスの保守・管理のために外部専門家を雇用する9,600ドルとする。
討議：57ドルは非常に妥当です。ウェブサイトの価値が認識されました。
投票：52票で、賛成51票（98%）、反対1票（2%）でした。少数意見がなかったため、動議は可決されました。
3. 予算外資金要求 – 一致
一致委員会、財務委員会、理事会は、10月13-15日のOIAA主催イベント、第2回オンライングループ国際大会を支援することを投票しました。理事会は国際会員のためにこのイベントを支持します。財政とサービスでの支援を約束しています。一致委員会は、このイベントの翻訳サービスに5,070ドルを要求しました：2人×2言語×12時間で65ドル×3,120ドル、および他の分かち合いセクションの5時間で3言語：65ドル×3言語×2人×5時間＝1,950ドルで、合計5,070ドル。
動議：一致委員会の翻訳サービス要求5,070ドル総額を承認する。
討議：一致委員会委員長のカルロス・D.は、これが主にラテンアメリカ、特に南米の回復中のアルコール依存症者によって完全に組織された3日間の大会の2年目であると述べました。組織委員会（ポルトガル、ブラジル、アルゼンチン、コロンビア、ボリビア、ホンジュラス、米国、カナダ）に参加しています。昨年は約900人が参加しました。英語、ポルトガル語、スペイン語の3つの言語の翻訳者を含む国際オンライン大会イベントを支援するよう理事会と会員に求めました。参加者は世界中から歓迎されます。ASL翻訳は、各国で異なる手話があるため困難です。
投票：47票で、賛成43票（91.5%）、反対4票（8.5%）でした。少数意見が表明されなかったため、動議は可決されました。
D. 定款変更 – OIAA会計係により発表
- 動議：OIAA理事会から財務委員長を除名し、定款第4.01条役員を変更する：
第4.01条 役員。投票権を持つ会員は以下の役員を選出する：議長（以下「議長」という）、副議長（以下「副議長」という）、書記、会計、財務委員長、テクノロジー委員長。選挙は年1回実施される。
背景：財務委員長を上記の条項から除名すべき理由は、会計係がすでに財務的立場で理事会の地位を保持しているためです。財務からの理事会メンバーの追加は不要であり、財務の観点から決定を偏らせる可能性があります。討議：これには3分の2の投票が必要です。歴史的に、財務委員長は理事会のメンバーではなく、財務委員会の委員長を務め、予算に関して他の委員会委員長と協力しています。
投票：48票で、賛成40票（83%）、反対8票（17%）でした。少数意見が聞かれましたが、再審議動議は可決されませんでした（賛成44%）。元の投票が有効です。従って、定款のこの条項は次のように読まれます：
「第4.01条 役員。投票権を持つ会員は以下の役員を選出する：議長（以下「議長」という）、副議長（以下「副議長」という）、書記、会計、テクノロジー委員長。選挙は年1回実施される。
- 動議：定款第4.01条(d)：会計係の副項を変更し、以下を追加する：会計係および副会計係は財務委員会を率いる。
第4.01条(d)：会計係。会計係は、インターグループの企業財務記録、税務申告、収入と支出の詳細な会計を維持し、少なくとも四半期ごとにインターグループに要約と報告を提供します。 会計係と副会計係は財務委員会を率います。 会計係は財務委員会と協力して年間予算を準備し、投票のために会員総会に提出します。会計係は献金を受け取り、インターグループの名義の口座でインターグループの資金を維持します。理事会の承認により、会計係は財務専門サービスを監督・維持します。
背景：
財務委員長を会計係の選出職に変更することは、テクノロジー委員会のテクノロジー役員が委員会委員長を務めるなど、OIAA内の他の委員会との整合性があります。財務問題について明確に単一の担当者がいるという考えを固めます。会計係には委員会ではなく予算を提供する受託責任もあります。会計係は委員会からの意見を受け取りますが、予算は最終的に会計係の責任です。
討議：委員会の委員長と会計係を兼任することは、仕事が大きすぎます。すでに副会計係が財務を監視し、共同署名しています。現在、会計係のすべての決定は理事会全体によって検討されています。AAの経験では、より多くのチェック・アンド・バランスの方が良いことを示しています。
延期動議「会計係と副会計係は財務委員会を率いる。」を追加する動議の延期。延期動議は、43票中賛成32票（72.1%）、反対12票（27.9%）で可決されました。
休会動議が提出され、賛成されました。総会は東部標準時午後4時14分（太平洋時間午後1時14分、英国/ポルトガル時間午後9時14分）に閉会しました。
動議の要約
- 以下の動議が提出され、賛成されました： 予算外要求は、500ドル未満であれば理事会が承認できます。500ドルを超える場合は、総会の承認が必要です。投票は賛成52票、反対3票でした。少数意見がなかったため、動議は可決されました。
- 書記がシンシナティでのICOAA会議に参加し、登録、航空運賃、宿泊、食事手当1,500ドルの会議費用を負担することについて、動議が提出、賛成、承認されました。 ジェフ・B.の名前を含む動議の修正を含む複数の投票がありました。最終投票は52票で、賛成41票（76.9%）、反対11票（23.1%）でした。
- テクノロジー委員会が9月1日から12月31日まで Google Cloud環境ウェブホスティングサービスの保守・管理のために外部専門家を雇用するテクノロジーの予算外要求9,690ドル総額を承認する動議が提出され、賛成されました。52票で賛成51票（98%）、反対1票（2%）でした。少数意見がなかったため、動議は可決されました。
- 一致委員会の翻訳サービス5,070ドル総額の予算外要求を承認する動議が提出され、賛成されました。47票で賛成43票（91.5%）、反対4票（8.5%）でした。少数意見が表明されなかったため、動議は可決されました。
- OIAA理事会から財務委員長を除名する定款第4.01条役員の変更を承認する動議が提出され、賛成されました。定款第4.01条役員は次のように読まれます：
- 第4.01条 役員。議決権を有する会員は、以下の役員を選出するものとします：会長（以下「議長」と称する）、副会長（以下「副議長」と称する）、幹事、会計、および技術委員長。選挙は毎年実施されます。
- 延期動議定款第4.01条(d)「会計」に「T会計および副会計が財務委員会を率いる」を追加する動議がありました。この延期動議は43票で可決され、そのうち32票が賛成（72.1%）、12票が反対（27.9%）でした。
謹んで提出
アメリア・L.、OIAA副書記
ジェフ・B.、OIAA書記
