2023年6月の集会議題

歓迎の挨拶と定足数の発表

議長報告

2023年3月の集会議事録

ウェブサイト報告

会計報告

***新規事項は総会中に保留され、より多くの議論を優先することになりました。すべての新規事項は7月29日の総会で議論され、採決されます。

新規議題

OIAAの会計担当者は、これらの財務ガイドラインについて総会の承認を求めます：

A. 会計担当者は、提案されたベンダープロセスについて以下のとおり提示し、承認を求めます：

OIAAベンダープロセス

1. 使用したい独立契約業者ベンダーを決定し、契約書を提供してもらってください。ベンダーが独自の契約書を作成しない場合は、OIAAベンダー契約テンプレート.docxをご使用ください。フォームをダウンロードしてベンダーに送付してください。
2. ベンダーが署名した契約書をchair@aa-intergroup.orgに提出してください。OIAA議長が契約書に副署します。
3. OIAA議長の承認を受けた後、ベンダー（個人かつ米国市民の場合）にhttps://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdfの記入を依頼し、ベンダーからtreasurer@aa-intergroup.orgに送付してもらってください。
4. 支出予定の資金が既に予算に含まれていることを確認してください。含まれていない場合は、予算外申請フォームunbudgeted request.xlsxをダウンロードしてtreasurer@aa-intergroup.orgに提出してください。
5. 予算に含まれている場合は、サービスを契約できます。含まれていない場合、予算外のリクエストが500ドル未満であれば、理事会が承認することがあります。500ドル未満の場合、理事会は必要と判断した場合、アセンブリーでの投票にかける裁量を持ちます。500ドルを超える場合は、アセンブリーでの承認/不承認が必要です。予算外の支出が承認された後、サービスを契約できます。
6. サービス提供後、ベンダーは申請者に請求書を送付する必要があります。確認後、申請者は請求書をtreasurer@aa-intergroup.orgに転送します。これにより、会計担当者にサービスが提供され、支払いが必要であることが通知されます。
7. 会計係が支払いを行います。

B. 予算外費用申請のプロセス。予算外費用は予算年度中いつでも発生する可能性があります。提案されたフォームは、予算年度開始後に判明したニーズに対する資金申請に使用されます。

予算外費用フォームへのリンク

C. 理事会は、500.00ドルを超える予算外支出は、次回定期総会で総会の承認を得るという方針を採択します。

OIAAの常設委員会と一般業務は、オンラインおよび国際的なコミュニケーションの開発において急速かつ急激な学習曲線を経験しています。会計係は、OIAAの常設委員会の議長に、12ステップ活動を拡大するためのアイデアを提出するよう求めました。

以下の予算外費用申請が承認投票のため総会に提出されます：

D. アーカイブ予算外費用申請

2023年9月、カナダ・オンタリオ州サドベリーでのNAATW参加 $1000.00

アーキビスト業務完了のための作業用ノートパソコン $1000.00

アーカイブ予算外費用合計 $2000.00

アーカイブ予算外費用フォームへのリンク

E. 専門職コミュニティとの協力 / 広報

OIAAのCPC委員会は、様々な分野で実績のある専門家であるメンバーのパネルを集めました。彼らは、AAへの紹介が必要な可能性のあるクライアントにサービスを提供するAA外の専門家の聴衆とコミュニケーションを取りたいと考えています。これらの専門家は、AAが利用可能であることを一般に伝えるための最も効率的で効果的なメッセージとプレゼンテーション資料を作成するために、専門的なコミュニケーターの相談を受ける価値があります。これらの委員会は、アウトリーチで取り上げるべき多くのトピックがあります。すぐに作成すべきトピック：AAとは何か、AAでないもの；私たちの第三の遺産であるサービス；AAミーティングの紹介、その他。計画では、CPCとPIがこれらの重要なメッセージの開発でパートナーシップを組むことです。開発されれば、これらの動画は英語以外の言語に翻訳することができます。

申請された総額は、プロジェクトが開発可能になった際に資金を確保するためのものです。動画が：1. 作成されない場合、または2. 2023年末までに完成できない場合、資金は支出されません。

動画制作 $2000.00

公共サービス告知（PSA）および情報・教育動画を制作するための専門サービス。申請額は、プロジェクトの進展に応じて資金を確保するためのものです。

翻訳サービス $1000.00

国際コミュニティにサービスを提供するため、OIAAの動画は英語で制作し、その後専門家による翻訳を行い、専門家へのアウトリーチに活用できます。

CPC委員会の総申請額 $3000.00

予算外費用申請フォームへのリンク

定款変更

I. 動議：財務委員長をOIAA役員会から除名し、定款第4.01条役員を変更する：

第4.01条. 役員. 議決権を有するメンバーは以下の役員を選出するものとする：会長（以下「議長」と称する）、副会長（以下「副議長」と称する）、書記、会計、財務委員長、および技術委員長。選挙は毎年実施される。

背景：財務委員長を上記の条項から除名すべき理由は、会計担当者が既に財務職として取締役会の地位を保持しているためです。財務から追加の理事会メンバーを置くことは不要であり、財務的観点から決定を偏らせる可能性があります。これによりシンプルに保たれます。

II. 動議：財務委員長のサービス職を除名し、定款の小項目4.01(d)：会計担当者を以下の変更を反映するよう変更する。会計担当者と代理会計担当者が財務委員会を率い、OIAAは財務委員長または代理委員長の職を置かないものとする。

小項目4.01(d)：会計担当者. 会計担当者は、インターグループの法人財務記録、税務申告書、収入と支出の詳細な会計を維持し、少なくとも四半期ごとにインターグループに要約と報告を提供する。会計担当者は財務委員会の議長を務める。会計担当者は財務委員会と協力して年次予算を準備し、メンバー総会に投票のため提示する。会計担当者は寄付を受け取り、インターグループ名義の口座でインターグループの資金を維持する。理事会の承認を得て、会計担当者は財務専門サービスを監督し維持する。

背景：

財務委員長を会計係の選出役職に変更することは、OIAA内の他の委員会と一致しています。例えば、技術委員会では技術担当者が委員長を務めます。これにより、財務問題に関して明確な単一の担当者がいるという考えが強化されます。会計係は委員会ではなく、予算を提供する受託責任を持っています。会計係は委員会からの意見を受け取りますが、予算は最終的に会計係の責任です。