Pauta da assembleia da OIAA de 29 de julho de 2023

Boas-vindas e anúncio do quórum

Ata da assembleia de junho de 2023

Relatório do Tesoureiro

Relatório da presidência

Novos negócios
A. O Tesoureiro apresentará o Processo de Fornecedores proposto, como segue:

Processo de fornecedor da OIAA:

1. Determine qual fornecedor você gostaria de usar e peça que ele forneça um contrato. Se o fornecedor não tiver o próprio contrato, por favor, baixe o formulário e envie-o ao fornecedor.
2. Submeta o contrato assinado para chair@aa-intergroup.org.
3. Após receber a aprovação da presidente da OIAA, solicite ao fornecedor (se for um indivíduo e cidadão americano) que preencha https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf e peça ao fornecedor que o envie para treasurer@aa-intergroup.org.
4. Certifique-se de que o dinheiro a ser gasto já está no orçamento. Caso contrário, por favor, baixe e envie o formulário de solicitação não orçada para treasurer@aa-intergroup.org.
5. Se estiver no orçamento, os serviços podem ser contratados. Caso contrário, a solicitação não orçada pode ser aprovada pela diretoria se for inferior a 500 $. Se for inferior a 500 $, a diretoria tem a discrição de levar a despesa para votação em assembleia, caso acredite que necessita de uma consciência de grupo completa. Se for superior a 500 $, precisará ser submetida à assembleia para aprovação/reprovação. Após a aprovação da despesa não orçada, os serviços podem ser contratados.
6. Após os serviços serem prestados, o fornecedor deve enviar uma fatura ao solicitante. Após revisão, o solicitante encaminha a fatura para treasurer@aa-intergroup.org. Isto informa ao tesoureiro que os serviços foram prestados e devem ser pagos.
7. O tesoureiro faz o pagamento.

O Tesoureiro apresenta a despesa não orçada para aprovação pela assembleia:

B. A Diretoria adota uma política de que qualquer despesa não orçada superior a 500,00 $ será aprovada pela Assembleia em sua próxima reunião regularmente agendada.

O Tesoureiro nota:

As comissões permanentes da OIAA e operações gerais estão atualmente a passar por uma curva de aprendizagem rápida e acentuada no desenvolvimento das suas comunicações online e internacionais. O Tesoureiro pediu aos presidentes das comissões permanentes da OIAA que submetam ideias que tenham para expandir seu trabalho do 12º Passo.

C. As seguintes Solicitações de Despesas Não Orçadas são submetidas à Assembleia para votação de aprovação:

1. Solicitação de fundos não orçados – Secretário

Este é o custo para uma 2ª pessoa participar na Conferência ICOAA em Cincinnati. Esta é uma Conferência anual importante entre todos os Intergrupos locais nos EUA/Canadá e GSO/Grapevine onde muitos bons contactos podem ser feitos para ajudar Intergrupos locais com questões relacionadas com grupos online.

O Pedido total para o Secretário será para despesas da Conferência: 1.500 $

Link para o formulário de solicitação de fundos não orçados para o Secretário

2. Solicitação de fundos não orçados: tecnologia

Hospedagem/gestão web

Manter e gerenciar o serviço de hospedagem web do ambiente Google Cloud. Iniciar e gerenciar quaisquer casos de suporte enviados aos Serviços de Suporte do Google Cloud. Realizar atualizações e modificações contínuas para: Página de Hotlist IGR, Assembleias, Fóruns, Workshops – pré e pós-evento (arquivos). Manter e atualizar plugins do WordPress.

A OIAA não pagou anteriormente por serviços de Administração/Gerenciamento de Sites de terceiros. O crescimento da OIAA e a evolução e aprimoramentos em seu uso de tecnologia foram significativos no último ano. Incluído neste crescimento está o lançamento de um novo Site da OIAA, projetado para fornecer informações e aumentar a colaboração de maneiras expandidas. Embora muitos aspectos do site sejam administrados e atualizados por voluntários do Comitê de Tecnologia e sejam autoatendidos pelos próprios Comitês da OIAA, a plataforma central do site requer suporte e manutenção dedicados que vão além do escopo do trabalho e compromissos voluntários. Com um tráfego de mais de 800.000 visitantes por mês, o site da OIAA serve efetivamente como nosso Escritório Central, e manter seu desempenho e funcionalidade é essencial. A contratação de um serviço externo pago oferece à OIAA a melhor oportunidade para alcançar este objetivo.

Esta será uma despesa recorrente.

“57 $/h por 10 horas por semana durante 17 semanas. Começará em 1º de setembro de 2023 e terminará em 31 de dezembro de 2023.

O pedido total para Tecnologia será de 9.600 $.

Link para o formulário de solicitação de fundos não orçados para tecnologia

3. Solicitação de fundos não orçados – Unidade

O Comitê de Unidade, o Comitê de Finanças e a Diretoria votaram para apoiar o evento
patrocinado pela OIAA de 13 a 15 de outubro, a 2ª Convenção Internacional para Grupos Online. A Diretoria
apoia este evento para nossos membros internacionais. Estamos comprometidos em apoiá-los
com finanças e serviços. A Unidade solicitou 5.070 $ para serviços de tradução para este evento: 65 $ X
2 pessoas X2 idiomas X12 horas por 3.120 $ e 3 idiomas para a outra seção de compartilhamento de 5
horas: 65 $ X 3 idiomas X2 pessoas X 5 horas = 1.950 $ para um total de 5.070 $.

O Pedido total para a Unidade para serviços de tradução: 5.070 $ no total

Link para o formulário de solicitação de fundos não orçados para a Unidade

D. Alterações nos Estatutos – apresentadas pelo tesoureiro da OIAA

1. 1. 1. Moção: Remover o Presidente de Finanças do Conselho de Oficiais da OIAA e alterar a Seção 4.01 dos Estatutos – Oficiais:

Seção 4.01. Oficiais. Os Membros Votantes elegerão os seguintes Oficiais: um Presidente (doravante denominado “Presidente”), um Vice-Presidente (doravante denominado “Vice-Presidente”), Secretário, Tesoureiro, Presidente Financeiro e Presidente de Tecnologia. As eleições serão realizadas anualmente.

Contexto: A razão pela qual o Presidente Financeiro deve ser removido da seção acima é que o Tesoureiro já ocupa uma posição no conselho de diretores para um cargo financeiro. Ter um membro adicional do conselho da área financeira é desnecessário e pode distorcer as decisões de uma perspectiva financeira. Isso simplifica o processo.

1. 1. 2. Moção: Remover o cargo de serviço de Presidente Financeiro e alterar a subseção 4.01(d): Tesoureiro dos Estatutos para refletir as alterações abaixo. O Tesoureiro e o Tesoureiro Suplente liderarão o Comitê Financeiro e a OIAA não terá mais os cargos de Presidente Financeiro ou Presidente Suplente.

Subseção 4.01(d): Tesoureiro. O Tesoureiro mantém os registros financeiros corporativos do Intergrupo, declarações de impostos, contabilidade detalhada de receitas e despesas; e fornece resumos e relatórios ao Intergrupo pelo menos trimestralmente. O Tesoureiro preside o Comitê Financeiro. O Tesoureiro trabalha com o Comitê Financeiro para preparar o orçamento anual e o apresenta à Assembleia de Membros para votação. O Tesoureiro recebe contribuições e mantém os fundos do Intergrupo em uma conta em nome do Intergrupo. Com a aprovação do Conselho, o Tesoureiro supervisiona e mantém quaisquer serviços profissionais financeiros.

Contexto:

Alterar o cargo de Presidente Financeiro para a posição eleita de Tesoureiro está em alinhamento com outros comitês dentro da OIAA, como o Comitê de Tecnologia tem o Oficial de Tecnologia atuando como presidente do comitê. Isso solidifica a ideia de que há uma pessoa de contato singular e definida para assuntos financeiros. O Tesoureiro também tem a responsabilidade fiduciária, e não o comitê, de fornecer o orçamento. O Tesoureiro receberá informações do comitê, mas o orçamento é, em última análise, responsabilidade do Tesoureiro.

Encerramento