Agenda da assembleia de junho de 2023

Boas-vindas e anúncio do quórum

Relatório da presidência

Atas da assembleia de março de 2023

Relatório do site

Relatório do Tesoureiro

 

***Os Novos Assuntos foram adiados durante a Assembleia para mais discussão. Todos os novos assuntos serão discutidos e votados na Assembleia de 29 de julho.

Novos negócios

O Tesoureiro da OIAA pedirá à Assembleia aprovação destas diretrizes financeiras:

A. O Tesoureiro apresentará e pedirá aprovação do Processo de Fornecedores proposto como:

 

Processo de fornecedores da OIAA

1. 1. Determine qual fornecedor contratado independente você gostaria de usar e peça que forneçam um contrato. Se o fornecedor não produzir seu próprio contrato, use o modelo de contrato de fornecedor da OIAA.docx. Baixe o formulário e envie-o ao fornecedor.
   2. Envie o contrato assinado pelo fornecedor para chair@aa-intergroup.org. O coordenador da OIAA assinará o contrato.
   3. Após receber a aprovação do coordenador da OIAA, solicite ao fornecedor (se for um indivíduo e cidadão dos EUA) que preencha o https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf e peça que o fornecedor envie para treasurer@aa-intergroup.org.
   4. Certifique-se de que o dinheiro que será gasto já está no orçamento. Caso contrário, baixe e envie o formulário de solicitação não orçamentada solicitacao_nao_orcamentada.xlsx para treasurer@aa-intergroup.org.
   5. Se estiver no orçamento, os serviços podem ser contratados. Caso contrário, a solicitação não orçada pode ser aprovada pela diretoria se for inferior a 500 $. Se for inferior a 500 $, a diretoria tem a discrição de levar a despesa para votação em assembleia, caso acredite que necessita de uma consciência de grupo completa. Se for superior a 500 $, precisará ser submetida à assembleia para aprovação/reprovação. Após a aprovação da despesa não orçada, os serviços podem ser contratados.
   6. Após a prestação dos serviços, o fornecedor deve enviar uma fatura ao solicitante. Após revisão, o solicitante encaminha a fatura para treasurer@aa-intergroup.org. Isso informa ao tesoureiro que os serviços foram prestados e devem ser pagos.
   7. O tesoureiro faz o pagamento.

 

B. Um processo para Solicitações de Despesas Não Orçamentadas. Despesas não orçamentadas podem ocorrer a qualquer momento no ano fiscal. O formulário proposto será usado para solicitar fundos para necessidades que se tornem conhecidas após o início do ano fiscal.

Link para o formulário de despesas não orçamentadas

C. O Conselho adota uma política de que qualquer despesa não orçamentada que exceda $ 500,00 será aprovada pela Assembleia em sua próxima reunião regular.

As comissões permanentes da OIAA e operações gerais estão atualmente a passar por uma curva de aprendizagem rápida e acentuada no desenvolvimento das suas comunicações online e internacionais. O Tesoureiro pediu aos presidentes das comissões permanentes da OIAA que submetam ideias que tenham para expandir seu trabalho do 12º Passo.

As seguintes Solicitações de Despesas Não Orçamentadas são submetidas à Assembleia para votação de aprovação:

D. Solicitação de despesa não orçamentada dos Arquivos

Participar do NAATW em Sudbury, Ontário, Canadá em setembro de 2023 $ 1.000,00

Laptop para trabalho na conclusão do serviço de Arquivista $ 1.000,00

Despesa total não orçamentada para arquivos $ 2.000,00

 

Link para o formulário de despesas não orçamentadas dos arquivos

E. Cooperação com a comunidade profissional / informação pública

 

O Comitê de CPC da OIAA reuniu um painel de membros que são profissionais comprovados em várias disciplinas. Eles querem comunicar a públicos de profissionais fora do AA que atendem clientela que pode precisar de encaminhamentos para o AA. Esses profissionais merecem a consultoria de comunicadores profissionais para criar as mensagens e materiais de apresentação mais eficientes e eficazes para transmitir a mensagem ao público de que o AA está disponível. Esses comitês têm muitos tópicos para cobrir em seu alcance. Tópicos para criar imediatamente: O que é AA e O que não é AA; Nosso Terceiro Legado de Serviço; Uma Introdução às Reuniões de AA, e outros. O plano é que CPC e IP se associem no desenvolvimento dessas mensagens importantes. Uma vez desenvolvidos, esses vídeos podem ser traduzidos para outros idiomas além do inglês.

O valor total solicitado é para garantir que os fundos estejam disponíveis para os projetos conforme se tornem disponíveis para desenvolvimento. Os fundos não serão gastos se os vídeos: 1. Não forem criados; ou 2. Não puderem ser concluídos até o final de 2023.

 

Criação de vídeo $ 2.000,00

Serviços Profissionais para criar Anúncios de Serviço Público (PSA) e vídeos informativos e educacionais. O valor solicitado é para garantir que os fundos estejam disponíveis para os projetos conforme se desenvolvam.

Serviços de tradução $ 1.000,00

Para atender uma comunidade internacional, o vídeo da OIAA pode ser criado em inglês e depois traduzido por profissionais para alcance aos profissionais.

O pedido total para o Comitê CPC é de $ 3.000,00

 

Link para o formulário de solicitação de despesa não orçamentada

Alterações no Estatuto

I. Moção: Remover o Presidente de Finanças do Conselho de Diretores da OIAA e alterar a Seção 4.01 do Estatuto sobre Diretores:

 

Seção 4.01. Diretores. Os Membros Votantes elegerão os seguintes Diretores: um Presidente (doravante referido como “Coordenador”), um Vice-Presidente (doravante referido como “Vice-Coordenador“), Secretário, Tesoureiro, Presidente de Finanças, e Presidente de Tecnologia. As eleições serão realizadas anualmente.

 

Contexto: A razão pela qual o Presidente de Finanças deve ser removido da seção acima é que o Tesoureiro já ocupa uma posição no conselho de diretores para uma posição financeira. Ter um membro adicional do conselho de finanças é desnecessário e pode distorcer decisões de uma perspectiva financeira. Mantém as coisas simples.

 

II. Moção: Remover o cargo de serviço de Presidente de Finanças e alterar a subseção 4.01(d): Tesoureiro do Estatuto para refletir as mudanças abaixo. O Tesoureiro e o Tesoureiro Alternativo liderarão o Comitê de Finanças e a OIAA não terá mais os cargos de Presidente de Finanças ou Presidente Alternativo.

 

Subseção 4.01(d): Tesoureiro. O Tesoureiro mantém os registros financeiros corporativos do Intergrupo, declarações fiscais, contabilidade detalhada de recebimentos e desembolsos; e fornece resumos e relatórios ao Intergrupo pelo menos trimestralmente. O Tesoureiro preside o Comitê de Finanças. O Tesoureiro trabalha com o Comitê de Finanças para preparar o orçamento anual e apresentá-lo à Assembleia de Membros para votação. O Tesoureiro recebe contribuições e mantém os fundos do Intergrupo em uma conta em nome do Intergrupo. Com a aprovação do Conselho, o Tesoureiro supervisiona e mantém quaisquer serviços financeiros profissionais.

Contexto:

Alterar o cargo de Presidente Financeiro para a posição eleita de Tesoureiro está em alinhamento com outros comitês dentro da OIAA, como o Comitê de Tecnologia tem o Oficial de Tecnologia atuando como presidente do comitê. Isso solidifica a ideia de que há uma pessoa de contato singular e definida para assuntos financeiros. O Tesoureiro também tem a responsabilidade fiduciária, e não o comitê, de fornecer o orçamento. O Tesoureiro receberá informações do comitê, mas o orçamento é, em última análise, responsabilidade do Tesoureiro.