Ata da assembleia da OIAA de 29 de julho de 2023

A Assembleia foi aberta pela Presidente da OIAA, Susan R., às 14h05 EST (11h05 PT, 19h07 Reino Unido/Portugal) com um momento de silêncio seguido pela Oração da Serenidade. Ela então apresentou o mais novo Membro do Conselho, Vice-Presidente, Nona C. Nona disse que tem um padrinho de serviço, uma data de sobriedade de 15 de novembro de 1990, tem amor pelos alcoólicos anônimos e OIAA, e seu grupo base é uma reunião online. Ela serviu em várias comissões de serviço na OIAA.

Anúncio do quórum

• Mark M, Presidente de Tecnologia, anunciou que tínhamos quórum.

Ata de

Ata de junho 17^º, assembleia de 2023

• A ata ainda não está disponível, mas a transcrição está no site.

Relatório da Presidência – Susan R., Presidente da OIAA

• A Presidente apresentou seu relatório à Assembleia. Clique aqui para o relatório da Presidência

Relatório do tesoureiro – Jennifer b., tesoureira

• Relatório da 7ª Tradição
• Balanço patrimonial
• Variação orçamentária

• Variação orçamentária. Nossa 7ª tradição do mês foi aproximadamente metade de maio, um pouco mais de 4.700 $. Muitos grupos tendem a contribuir trimestralmente. Então, vocês verão aumentos em janeiro, abril, julho e outubro.
• As despesas incluíram a taxa organizacional, o último item. Foi um registro com o registro de caridade de Nova Jersey. Nossas taxas do PayPal estão associadas ao influxo de receitas. As taxas profissionais são do nosso sistema contábil. As despesas da conferência foram para a participação no Workshop Nacional de Tecnologia dos Alcoólicos Anônimos (NAATW). Os custos da convenção são rateados para a próxima convenção internacional de 2025 que estamos acumulando ao longo do tempo. A despesa para a manutenção diária da base de dados tem a ver com análises do nosso novo site. Os serviços de tradução foram para nossa Assembleia e nossa celebração de aniversário. Outras tecnologias foram para nossos custos do Google, videoconferência, uma taxa mensal do Zoom. Permite-nos ter até 500 pessoas nesta sala. A maior despesa é colocar o site em funcionamento.
• A receita líquida do mês foi negativa em 3.000 $.
• No Balanço temos dinheiro de 86.000 $. A despesa acumulada tem a ver com essa pequena acumulação de 143 $ por mês para a Convenção Internacional em 2025.
• Nossos ganhos atuais para o ano até à data são negativos em 1.500 $, o que se deve a 22.000 $ das distribuições do ano anterior que ocorreram neste ano.
• O terceiro relatório é nosso relatório de Contribuições. Estas são nossas contribuições por grupos e indivíduos para o mês. O que é importante aqui é para os RGIs certificarem-se de que seu grupo está sendo reconhecido. Às vezes, quando um indivíduo envia dinheiro, o dinheiro é na verdade para seu grupo. Por favor contactem treasurer@aa-intergroup.org e isto será corrigido.
• Este mês tivemos 63 grupos e indivíduos diferentes a contribuir para a OIAA.
• Em dezembro, votaremos no Orçamento de 2024 na Reunião Anual. Como parte do processo orçamental, determinamos o que fazer com fundos além da nossa Reserva Prudente e depois distribuímos fundos excedentes no início de 2024. Guardamos um ano de fundos para o orçamento e depois distribuímos quaisquer fundos excedentes além disso. Distribuímos 21.209 $ este ano.
• Sobre a distribuição do Grapevine, cobriu mais de 160 subscrições para pessoas que contactam o Grapevine, principalmente pessoas que estão encarceradas. Contribuímos com 20% para o Fundo Internacional de Literatura, sua missão é traduzir o Livro Azul para outros idiomas. Só podemos contribuir para entidades 501c3 reconhecidas nos Estados Unidos.

Novos negócios

A. O Tesoureiro apresentou o Processo de Fornecedor proposto como segue:

Processo de fornecedor da OIAA:

1. Determine que fornecedor gostaria de usar e peça-lhe que forneça um contrato. Se o fornecedor não produzir seu próprio contrato, por favor descarregue nosso formulário de Contrato e envie-o ao fornecedor.
2. Submeta o contrato assinado para chair@aa-intergroup.org.
3. Após receber a aprovação da presidente da OIAA, solicite ao fornecedor (se for um indivíduo e cidadão americano) que preencha https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf e peça ao fornecedor que o envie para treasurer@aa-intergroup.org.
4. Certifique-se de que o dinheiro que vai ser gasto já está no orçamento. Se não, por favor descarregue e submeta um formulário de solicitação não orçamentada para treasurer@aa-intergroup.org.
5. Se estiver no orçamento, os serviços podem ser contratados. Se não, a solicitação não orçamentada pode ser aprovada pelo Conselho se for inferior a 500 $. Se for inferior a 500 $, o conselho tem a discrição de levar a despesa para votação na assembleia se acreditar que precisa de uma consciência de grupo completa. Se for superior a 500 $, precisará ir perante a Assembleia para aprovação/desaprovação. Após a despesa não orçamentada ser aprovada, os serviços podem ser contratados.
6. Após os serviços serem prestados, o fornecedor deve enviar uma fatura ao solicitante. Após revisão, o solicitante encaminha a fatura para treasurer@aa-intergroup.org. Isto informa ao tesoureiro que os serviços foram prestados e devem ser pagos.
7. O tesoureiro faz o pagamento.

O Tesoureiro apresenta quaisquer solicitações de despesas Não Orçamentadas à Assembleia para aprovação.

B. O Conselho adotou uma política de que qualquer despesa não orçamentada superior a 500,00 $ será aprovada pela Assembleia na sua próxima Assembleia regularmente programada.

O Tesoureiro nota:

As comissões permanentes da OIAA e operações gerais estão atualmente a passar por uma curva de aprendizagem rápida e acentuada no desenvolvimento das suas comunicações online e internacionais. O Tesoureiro pediu aos presidentes das comissões permanentes da OIAA que submetam ideias que tenham para expandir seu trabalho do 12º Passo.

Moção: A moção foi feita e apoiada de que uma solicitação não orçamentada pode ser aprovada pelo Conselho se for inferior a 500 $. Se for superior a 500 $, tem de ser aprovada pela Assembleia.

Discussão incluiu: Vários presidentes de comissão deram exemplos de solicitações que podem chegar aos Membros para aprovação.Votação foi 52 sim e 3 não. Como não houve opinião minoritária expressa, a moção foi aprovada.

C. As seguintes solicitações de Despesas Não Orçamentadas foram submetidas à Assembleia para votação de aprovação:

1. Solicitação de fundos não orçamentados- Jeff b., Secretário da OIAA

Este é o custo para uma 2ª pessoa participar na Conferência ICOAA em Cincinnati. Esta é uma Conferência anual importante entre todos os Intergrupos locais nos EUA/Canadá e GSO/Grapevine onde muitos bons contactos podem ser feitos para ajudar Intergrupos locais com questões relacionadas com grupos online.

Moção foi feita e apoiada para o Secretário participar na Conferência ICOAA em Cincinnati, para cobrir despesas da Conferência de registo, passagem aérea, acomodações e subsídio diário para comida de 1.500 $.

Discussão: A participação da Presidente fazia parte do orçamento aprovado em dezembro. A OIAA tem enviado um Membro do Conselho há alguns anos. A Presidente e o Secretário foram convidados a apresentar um workshop sobre a OIAA. A Presidente fará um relatório aos Membros depois. Jeff desenvolveu uma relação com a ICOAA, uma organização que nem sempre foi acolhedora ao intergrupo online. O objetivo é trabalhar com outros Intergrupos e GSO & Grapevine para fornecer informações sobre questões com grupos online.

Link para formulário de solicitação de fundos não orçamentados para Secretário

Votação: Houve várias votações incluindo emendar a moção para incluir o nome de Jeff B. A votação final foi de 52 votos com 41 Sim (76,9%) e 11 Não (23,1%).

2. Solicitação de fundos não orçamentados: tecnologia

Hospedagem/gestão web

Manter e gerir o ambiente de hospedagem web do Google Cloud. Iniciar e gerir quaisquer casos de suporte submetidos aos Serviços de Suporte do Google Cloud. Realizar atualizações e modificações contínuas para: Página de Lista de RGIs, Assembleias, Fóruns, Workshops – pré e pós evento (arquivos). Manter e atualizar plugins do WordPress.

A OIAA não pagou anteriormente por serviços de Administração/Gestão de Site de terceiros. O crescimento da OIAA e a evolução e melhorias no seu uso de tecnologia foram significativos no ano passado. Incluído neste crescimento está o lançamento de um novo Site da OIAA, desenhado para fornecer informações e aumentar a colaboração de formas expandidas. Embora muitos aspetos do site sejam administrados e atualizados por voluntários da comissão de Tecnologia e sejam auto-servidos pelas próprias Comissões da OIAA, a plataforma central do site requer suporte e manutenção dedicados além do âmbito do trabalho voluntário e compromissos. Com tráfego de mais de 800.000 visitantes por mês, o site da OIAA serve efetivamente como nosso Escritório Central, e manter seu desempenho e funcionalidade é essencial. Fornecer serviço pago externo dá à OIAA a melhor oportunidade para alcançar este objetivo.

Esta será uma despesa recorrente.

“57 $/hora por 10 horas por semana durante 17 semanas. Começará em 1 de setembro de 2023 e terminará em 31 de dezembro de 2023.

Moção – Que a solicitação total para Tecnologia será de 9.600 $ para contratar um profissional externo de 1 de setembro – 31 de dezembro para manter e gerir o serviço de hospedagem web do ambiente Google Cloud.

Link para formulário de solicitação de fundos não orçamentados para tecnologia

Discussão: 57 $ é muito razoável. Reconheceu o valor do site.

Votação: Houve 52 votos com 51 Sim {98%} e 1 Não (2%). Não houve opinião minoritária então a moção foi aprovada.

3. Solicitação de fundos não orçamentados- Unidade

A Comissão de Unidade, Comissão de Finanças e Conselho votaram para apoiar o evento patrocinado pela OIAA em 13-15 de outubro, a 2ª Convenção Internacional para Grupos Online. O Conselho apoia este evento para nossos membros internacionais. Estamos comprometidos a apoiá-los com finanças e serviços. A Unidade solicitou 5.070 $ para serviços de tradução para este evento: 65 $ x 2 pessoas x 2 idiomas x 12 horas para 3.120 $ e 3 idiomas para a outra seção de partilha de 5 horas: 65 $ x 3 idiomas x 2 pessoas x 5 horas = 1950 $ para um total de 5.070 $.

Moção: Aprovar a solicitação da Comissão de Unidade para serviços de tradução de 5.070 $ total.

Link para formulário de solicitação de fundos não orçamentados para Unidade

Discussão: Carlos D, Presidente da Comissão de Unidade, declarou que este é o segundo ano de uma convenção de 3 dias que foi organizada inteiramente por alcoólicos em recuperação da América Latina, especialmente América do Sul. Estivemos envolvidos com a comissão organizadora (Portugal, Brasil, Argentina, Colômbia, Bolívia, Honduras, e os EUA e Canadá). Tivemos cerca de 900 pessoas no ano passado. Pedimos ao Conselho e Membros que apoiem o evento da Convenção Internacional Online incluindo tradutores para três idiomas falados: inglês, português e espanhol. Os participantes serão bem-vindos mundialmente. A tradução em ASL é difícil porque cada país tem uma linguagem gestual diferente

Votação: Houve 47 votos com 43 Sim {91,5%) e 4 Não {8,5%}. Não houve opinião minoritária expressa então a moção foi aprovada.

D. Mudanças nos Estatutos-apresentadas pelo Tesoureiro da OIAA

1. Moção: Remover o Presidente de Finanças do Conselho de Diretores da OIAA e alterar a Seção 4.01 dos Estatutos Diretores:

Seção 4.01. Diretores. Os Membros Votantes elegerão os seguintes Diretores: um Presidente (doravante referido como “Presidente”), um Vice Presidente (doravante referido como “Vice Presidente”), Secretário, Tesoureiro, Presidente de Finanças, e Presidente de Tecnologia. As eleições serão realizadas anualmente.

Contexto: A razão pela qual o Presidente de Finanças deve ser removido da seção acima é que o Tesoureiro já ocupa uma posição no Conselho de Diretores numa posição financeira. Ter um Membro adicional do Conselho das Finanças é desnecessário e pode distorcer decisões de uma perspetiva financeira.Discussão: Isto requer uma votação de dois terços. Historicamente, o Presidente de Finanças não está no Conselho mas preside a Comissão de Finanças e trabalha com outros presidentes de comissão sobre o orçamento.

Votação: Houve 48 votos com 40 Sim (83%) e 8 Não (17%). A opinião minoritária foi ouvida mas uma Moção para Reconsiderar não passou (44% Sim). A votação original mantém-se. Portanto, esta seção dos Estatutos agora diz:

“Seção 4.01. Diretores. Os Membros Votantes elegerão os seguintes Diretores: um Presidente (doravante referido como “Presidente”), um Vice Presidente (doravante referido como “Vice Presidente”), Secretário, Tesoureiro, e Presidente de Tecnologia. As eleições serão realizadas anualmente.

1. Moção: Alterar a subseção 4.01(d) dos Estatutos: Tesoureiro dos Estatutos e adicionar: O Tesoureiro e Tesoureiro Alternativo liderarão a Comissão de Finanças.

Seção 4.01(d): Tesoureiro. O Tesoureiro mantém os registos financeiros corporativos do Intergrupo, declarações de impostos, contabilidade detalhada de recibos e desembolsos; e fornece resumos e relatórios ao Intergrupo pelo menos trimestralmente. O Tesoureiro e Tesoureiro Alternativo lideram a Comissão de Finanças. O Tesoureiro trabalha com a Comissão de Finanças para preparar o orçamento anual e apresentá-lo à Assembleia de Membros para votação. O Tesoureiro recebe contribuições e mantém os fundos do Intergrupo numa conta em nome do Intergrupo. Com aprovação do Conselho, o Tesoureiro supervisiona e mantém quaisquer serviços profissionais financeiros.

Contexto:

Mudar o presidente de Finanças para a posição eleita de Tesoureiro está alinhado com outras comissões dentro da OIAA, como a Comissão de Tecnologia onde o Diretor de Tecnologia serve como presidente da comissão. Solidifica a ideia de que há uma pessoa singular definitiva para assuntos financeiros. O Tesoureiro também tem a responsabilidade fiduciária, não a comissão, para fornecer o orçamento. O Tesoureiro receberá contribuições da comissão, mas o orçamento é em última instância responsabilidade do Tesoureiro.

Discussão: Presidir uma comissão e ser Tesoureiro é um trabalho demasiado grande. Já há um Tesoureiro Alternativo a vigiar as finanças e co-assinar. Atualmente, todas as decisões do Tesoureiro são revistas por todo o Conselho de Administradores. A experiência em AA mostra que mais controlos e equilíbrios é melhor.

Moção para adiar a moção para adicionar O Tesoureiro e Tesoureiro Alternativo lideram a Comissão de Finanças. A moção para adiar passou com 43 votos dos quais 32 votaram Sim (72,1%) e 12 votaram Não (27,9%).

Moção para encerrar foi feita e apoiada. A Assembleia encerrou às 16h14 EST (13h14 PT. 21h14 Reino Unido/Portugal)

Resumo das moções

• A moção foi feita e apoiada de que uma solicitação não orçamentada pode ser aprovada pelo Conselho se for inferior a 500 $. Se for superior a 500 $, tem de ser aprovada pela Assembleia. A votação foi 52 sim e 3 não. Não houve opinião minoritária então a moção foi aprovada.
• Moção foi feita, apoiada e aprovada para o Secretário participar na Conferência ICOAA em Cincinnati para cobrir despesas da Conferência de registo, passagem aérea, acomodações e subsídio diário para comida de 1.500 $. Houve várias votações incluindo emendar a moção para incluir o nome de Jeff B. A votação final foi de 52 votos com 41 Sim (76,9%) e 11 Não (23,1%).
• Moção foi feita e apoiada para aprovar a solicitação não orçamentada de Tecnologia para a comissão de Tecnologia contratar um profissional externo de 1 de setembro – 31 de dezembro para manter e gerir o serviço de hospedagem web do ambiente Google Cloud por um total de 9.690 $. Houve 52 votos com 51 Sim {98%} e 1 Não (2%). Não houve opinião minoritária então a moção foi aprovada.
• Moção foi feita e apoiada para aprovar a solicitação não orçamentada da Comissão de Unidade para serviços de tradução de 5.070 $ total. Houve 47 votos com 43 Sim {91,5%) e 4 Não {8,5%}. Não houve opinião minoritária expressa então a moção foi aprovada.
• Moção feita e apoiada para aprovar uma mudança na Seção 4.01 dos Estatutos Diretores para remover o Presidente de Finanças do Conselho de Diretores da OIAA. A Seção 4.01 dos Estatutos Diretores agora diz:
  • Seção 4.01. Dirigentes. Os Membros Votantes elegerão os seguintes Dirigentes: um Presidente (doravante denominado “Coordenador”), um Vice-Presidente (doravante denominado “Vice-Coordenador”), Secretário, Tesoureiro e Coordenador de Tecnologia. As eleições serão realizadas anualmente.
• Houve uma moção para adiar a adição de “O Tesoureiro e o Tesoureiro Suplente lideram o Comitê de Finanças” à Seção 4.01(d) do Estatuto: Tesoureiro. A moção de adiamento foi aprovada com 43 votos, dos quais 32 votaram Sim (72,1%) e 12 votaram Não (27,9%).

Humildemente Submetido,
Amelia L., Secretária Suplente da OIAA
Jeff B., Secretário da OIAA