Agenda da assembleia da OIAA de 29 de julho de 2023

Boas-vindas e anúncio do quórum

Ata da assembleia de junho de 2023

Relatório do tesoureiro

Relatório do presidente

Novos assuntos
A. O Tesoureiro apresentará o Processo de Fornecedores proposto como:

Processo de fornecedores da OIAA:

1. Determine qual fornecedor gostaria de utilizar e peça-lhe que forneça um contrato. Se o fornecedor não produzir o seu próprio contrato, por favor Descarregue o formulário e envie-o ao fornecedor.
2. Submeta o contrato assinado para chair@aa-intergroup.org.
3. Após receber a aprovação do presidente da OIAA, solicite ao fornecedor (se for um indivíduo e cidadão dos EUA) que preencha https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf e peça ao fornecedor que o envie para treasurer@aa-intergroup.org.
4. Certifique-se de que o dinheiro que vai ser gasto já está no orçamento. Caso contrário, por favor descarregue e submeta o formulário de pedido não orçamentado para treasurer@aa-intergroup.org.
5. Se estiver no orçamento, os serviços podem ser contratados. Caso contrário, o pedido não orçamentado pode ser aprovado pela direção se for inferior a 500 $. Se for inferior a 500 $, a direção tem o poder discricionário de submeter a despesa a votação na assembleia se considerar que necessita de uma consciência de grupo completa. Se for superior a 500 $, terá de ser submetido à assembleia para aprovação/reprovação. Após a aprovação da despesa não orçamentada, os serviços podem ser contratados.
6. Após a prestação dos serviços, o fornecedor deve enviar uma fatura ao requerente. Após revisão, o requerente encaminha a fatura para treasurer@aa-intergroup.org. Isto informa o tesoureiro de que os serviços foram prestados e devem ser pagos.
7. O Tesoureiro efetua o pagamento.

O Tesoureiro apresenta a despesa não orçamentada para aprovação pela assembleia:

B. A Direção adota uma política segundo a qual qualquer despesa não orçamentada superior a 500,00 $ será aprovada pela Assembleia na sua próxima reunião ordinária.

O Tesoureiro observa:

As comissões permanentes e as operações gerais da OIAA estão atualmente a passar por uma curva de aprendizagem rápida e acentuada no desenvolvimento das suas comunicações online e internacionais. O Tesoureiro pediu aos presidentes das comissões permanentes da OIAA que apresentassem ideias para expandir o seu trabalho do 12º Passo.

C. Os seguintes Pedidos de Despesas Não Orçamentadas são submetidos à Assembleia para votação de aprovação:

1. Pedido de fundos não orçamentados – Secretário

Este é o custo para uma segunda pessoa participar na Conferência ICOAA em Cincinnati. Esta é uma importante Conferência anual entre todos os Intergrupos locais dos EUA/Canadá e GSO/Grapevine, onde podem ser estabelecidos muitos contactos úteis para auxiliar os Intergrupos locais em questões relacionadas com grupos online.

O Pedido Total para o Secretário será para despesas de Conferência: 1.500 $

Ligação para o formulário de pedido de fundos não orçamentados para o Secretário

2. Pedido de fundos não orçamentados: tecnologia

Alojamento/gestão web

Manter e gerir o serviço de alojamento web do ambiente Google Cloud. Iniciar e gerir quaisquer casos de suporte submetidos aos Serviços de Suporte do Google Cloud. Realizar atualizações e modificações contínuas para: Página da Lista de IGR, Assembleias, Fóruns, Workshops – pré e pós-evento (arquivos). Manter e Atualizar plugins do WordPress.

A OIAA não pagou anteriormente por serviços de Administração/Gestão de Websites de terceiros. O crescimento da OIAA e a evolução e melhorias na sua utilização de tecnologia têm sido significativos no último ano. Incluído neste crescimento está o lançamento de um novo Website da OIAA, concebido para fornecer informações e aumentar a colaboração de formas expandidas. Embora muitos aspetos do website sejam administrados e atualizados por voluntários da Comissão Técnica e sejam autogeridos pelas próprias Comissões da OIAA, a plataforma central do website requer suporte e manutenção dedicados para além do âmbito do trabalho e compromissos voluntários. Com um tráfego de mais de 800.000 visitantes por mês, o website da OIAA funciona efetivamente como o nosso Escritório Central, e manter o seu desempenho e funcionalidade é essencial. Proporcionar um serviço externo pago dá à OIAA a melhor oportunidade de alcançar este objetivo.

Esta será uma despesa recorrente.

57 $/hora por 10 horas por semana durante 17 semanas. Começará a 1 de setembro de 2023 e terminará a 31 de dezembro de 2023.

O pedido total para Tecnologia será de 9.600 $.

Ligação para o formulário de pedido de fundos não orçamentados para tecnologia

3. Pedido de fundos não orçamentados – Unidade

A Comissão de Unidade, a Comissão de Finanças e a Direção votaram para apoiar o evento
patrocinado pela OIAA de 13 a 15 de outubro, a 2ª Convenção Internacional para Grupos Online. A Direção
apoia este evento para os nossos membros internacionais. Estamos empenhados em apoiá-los
com finanças e serviços. A Unidade solicitou 5070 $ para serviços de tradução para este evento: 65 $ X
2 pessoas X 2 línguas X 12 horas por 3120 $ e 3 línguas para a outra secção de partilha de 5
horas: 65 $ X 3 línguas X 2 pessoas X 5 horas = 1950 $ para um total de 5070 $.

O Pedido total para Unidade para serviços de tradução: 5070 $ no total

Ligação para o formulário de pedido de fundos não orçamentados para Unidade

D. Alterações aos Estatutos – apresentadas pelo tesoureiro da OIAA

1. 1. 1. Moção: Remover o Presidente das Finanças do Conselho de Administração da OIAA e alterar a Secção 4.01 dos Estatutos – Dirigentes:

Secção 4.01. Dirigentes. Os Membros Votantes elegerão os seguintes Dirigentes: um Presidente (doravante designado por “Presidente”), um Vice-Presidente (doravante designado por “Vice-Presidente”), Secretário, Tesoureiro, Presidente das Finanças e Presidente da Tecnologia. As eleições realizar-se-ão anualmente.

Contexto: A razão pela qual o Presidente das Finanças deve ser removido da secção acima mencionada é que o Tesoureiro já ocupa um cargo no conselho de administração para uma posição financeira. Ter um membro adicional do conselho na área financeira é desnecessário e pode distorcer as decisões numa perspetiva financeira. Mantém-se assim a simplicidade.

1. 1. 2. Moção: Remover o cargo de serviço de Presidente das Finanças e alterar a subsecção 4.01(d): Tesoureiro dos Estatutos para refletir as alterações abaixo. O Tesoureiro e o Tesoureiro Suplente liderarão o Comité de Finanças e a OIAA deixará de ter os cargos de Presidente das Finanças ou Presidente Suplente.

Subsecção 4.01(d): Tesoureiro. O Tesoureiro mantém os registos financeiros corporativos do Intergrupo, as declarações fiscais, a contabilidade detalhada das receitas e despesas; e fornece resumos e relatórios ao Intergrupo pelo menos trimestralmente. O Tesoureiro preside ao Comité de Finanças. O Tesoureiro trabalha com o Comité de Finanças para preparar o orçamento anual e apresenta-o à Assembleia de Membros para votação. O Tesoureiro recebe as contribuições e mantém os fundos do Intergrupo numa conta em nome do Intergrupo. Com a aprovação do Conselho, o Tesoureiro supervisiona e mantém quaisquer serviços profissionais financeiros.

Contexto:

A mudança do presidente das Finanças para o cargo eleito de Tesoureiro está em consonância com outros comités dentro da OIAA, tal como o Comité Técnico tem o Diretor Técnico como presidente do comité. Isto solidifica a ideia de que existe um único ponto de contacto definitivo para questões financeiras. O Tesoureiro também tem a responsabilidade fiduciária, não o comité, de fornecer o orçamento. O Tesoureiro receberá contributos do comité, mas o orçamento é, em última análise, da responsabilidade do Tesoureiro.

Encerramento