Acta da assembleia da OIAA de 29 de julho de 2023

A Assembleia foi aberta pela Presidente da OIAA, Susan R., às 14:05 EST (11:05 PT, 19:07 Reino Unido/Portugal) com um momento de silêncio seguido da Oração da Serenidade. Apresentou depois o mais recente Membro da Direção, Vice-Presidente, Nona C. Nona disse que tem um padrinho de serviço, uma data de sobriedade de 15 de novembro de 1990, tem amor pelos Alcoólicos Anónimos e pela OIAA, e o seu grupo de origem é uma reunião online. Tem servido em várias comissões de serviço na OIAA.

Anúncio do quórum

• Mark M, Presidente da Tecnologia, anunciou que tínhamos quórum.

Acta de

Acta de junho de 17 ^de, 2023 assembleia

• A acta ainda não está disponível, mas a transcrição está no sítio Web.

Relatório da Presidente – Susan R., Presidente da OIAA

• A Presidente apresentou o seu relatório à Assembleia. Clique aqui para o relatório da Presidente

Relatório do Tesoureiro – Jennifer B., Tesoureira

• Relatório da 7.ª Tradição
• Balanço
• Variação orçamental

• Variação orçamental. A nossa 7.ª tradição para o mês foi aproximadamente metade de maio, pouco mais de 4.700 $. Muitos grupos tendem a dar trimestralmente. Por isso, verá aumentos em janeiro, abril, julho e outubro.
• As despesas incluíram a taxa organizacional, o último item. Foi um registo junto da organização de caridade de Nova Jérsia. As nossas taxas do PayPal estão associadas ao afluxo de receitas. As taxas profissionais são do nosso sistema de contabilidade. As despesas da conferência foram para a participação no Workshop Nacional de Tecnologia dos Alcoólicos Anónimos (NAATW). Os custos da convenção são rateados para a próxima convenção internacional de 2025 que estamos a acumular ao longo do tempo. A despesa para a manutenção diária da base de dados tem a ver com as análises do nosso novo sítio Web. Os serviços de tradução foram para a nossa Assembleia e a nossa celebração de aniversário. Outras tecnologias foram para os nossos custos do Google, videoconferência, uma taxa mensal do Zoom. Permite-nos ter até 500 pessoas nesta sala. A maior despesa é colocar o sítio Web a funcionar.
• A receita líquida do mês foi negativa em 3.000 $.
• No Balanço temos dinheiro de 86.000 $. Estas despesas acumuladas têm a ver com essa pequena acumulação de 143 $ por mês para a Convenção Internacional em 2025.
• Os nossos ganhos atuais para o ano até à data são negativos em 1.500 $, o que se deve aos 22.000 $ das distribuições do ano anterior que ocorreram neste ano.
• O terceiro relatório é o nosso relatório de Contribuições. Estas são as nossas contribuições por grupos e indivíduos para o mês. O que é importante aqui é que os RGI se certifiquem de que o seu grupo está a ser reconhecido. Por vezes, quando um indivíduo envia dinheiro, o dinheiro é na verdade para o seu grupo. Por favor contacte treasurer@aa-intergroup.org e isto será corrigido.
• Este mês tivemos 63 grupos e indivíduos diferentes a contribuir para a OIAA.
• Em dezembro, votaremos no Orçamento de 2024 na Reunião Anual. Como parte do processo orçamental, determinamos o que fazer com os fundos acima da nossa Reserva Prudente e depois distribuímos os fundos excedentes no início de 2024. Mantemos um ano de fundos para o orçamento e depois distribuímos quaisquer fundos excedentes para além disso. Distribuímos 21.209 $ este ano.
• Relativamente à distribuição do Grapevine, cobriu mais de 160 subscrições para pessoas que contactam o Grapevine, principalmente pessoas que estão encarceradas. Contribuímos com 20% para o Fundo Internacional de Literatura, cuja missão é traduzir o Livro Grande para outras línguas. Só podemos contribuir para entidades 501c3 reconhecidas nos Estados Unidos.

Novos assuntos

A. O Tesoureiro apresentou o Processo de Fornecedores proposto da seguinte forma:

Processo de fornecedores da OIAA:

1. Determine qual fornecedor gostaria de usar e peça-lhe que forneça um contrato. Se o fornecedor não produzir o seu próprio contrato, por favor descarregue o nosso formulário de Contrato e envie-o ao fornecedor.
2. Submeta o contrato assinado para chair@aa-intergroup.org.
3. Após receber a aprovação do presidente da OIAA, solicite ao fornecedor (se for um indivíduo e cidadão americano) que preencha https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf e peça ao fornecedor que o envie para treasurer@aa-intergroup.org.
4. Certifique-se de que o dinheiro que vai ser gasto já está no orçamento. Se não estiver, por favor descarregue e submeta um formulário de pedido não orçamentado para treasurer@aa-intergroup.org.
5. Se estiver no orçamento, os serviços podem ser contratados. Se não estiver, o pedido não orçamentado pode ser aprovado pela Direção se for inferior a 500 $. Se for inferior a 500 $, a direção tem a discrição de levar a despesa para uma votação da assembleia se acreditar que necessita de uma consciência de grupo completa. Se for superior a 500 $, terá de ir perante a Assembleia para aprovação/desaprovação. Após a despesa não orçamentada ser aprovada, os serviços podem ser contratados.
6. Após os serviços serem prestados, o fornecedor deve enviar uma fatura ao solicitante. Após revisão, o solicitante encaminha a fatura para treasurer@aa-intergroup.org. Isto permite ao tesoureiro saber que os serviços foram prestados e devem ser pagos.
7. O Tesoureiro faz o pagamento.

O Tesoureiro apresenta quaisquer pedidos de despesas não orçamentadas à Assembleia para aprovação.

B. A Direção adotou uma política de que qualquer despesa não orçamentada que exceda 500,00 $ será aprovada pela Assembleia na sua próxima Assembleia regularmente agendada.

O Tesoureiro observa:

As comissões permanentes da OIAA e as operações gerais estão atualmente a experienciar uma curva de aprendizagem rápida e acentuada no desenvolvimento das suas comunicações online e internacionais. O Tesoureiro pediu aos presidentes das comissões permanentes da OIAA que submetam ideias que têm para expandir o seu trabalho dos 12 Passos.

Moção: A moção foi feita e secundada de que um pedido não orçamentado pode ser aprovado pela Direção se for inferior a 500 $. Se for superior a 500 $, tem de ser aprovado pela Assembleia.

A discussão incluiu: Vários presidentes de comissão deram exemplos de pedidos que podem vir aos Membros para aprovação. A votação foi 52 sim e 3 não. Uma vez que não foi expressa opinião minoritária, a moção foi aprovada.

C. Os seguintes pedidos de Despesas não Orçamentadas foram submetidos à Assembleia para votação de aprovação:

1. Pedido de fundos não orçamentados – Jeff b., Secretário da OIAA

Este é o custo para uma 2.ª pessoa participar na Conferência ICOAA em Cincinnati. Esta é uma importante Conferência anual entre todos os Intergrupos locais nos EUA/Canadá e GSO/Grapevine onde muitos bons contactos podem ser feitos para ajudar Intergrupos locais com questões relacionadas com grupos online.

A moção foi feita e secundada para o Secretário participar na Conferência ICOAA em Cincinnati, para cobrir despesas da Conferência de registo, passagem aérea, alojamento e subsídio diário para alimentação de 1.500 $.

Discussão: A participação da Presidente fazia parte do orçamento aprovado em dezembro. A OIAA tem enviado um Membro da Direção há vários anos. A Presidente e o Secretário foram convidados a apresentar um workshop sobre a OIAA. A Presidente fará um relatório aos Membros depois. Jeff desenvolveu uma relação com a ICOAA, uma organização que nem sempre foi acolhedora ao intergrupo online. O objetivo é trabalhar com outros Intergrupos e GSO & Grapevine para fornecer informação sobre questões com grupos online.

Ligação para formulário de pedido de fundos não orçamentados para o Secretário

Votação: Houve várias votações incluindo emendar a moção para incluir o nome de Jeff B. A votação final foi de 52 votos com 41 Sim (76,9%) e 11 Não (23,1%).

2. Pedido de fundos não orçamentados: tecnologia

Alojamento/gestão Web

Manter e gerir o ambiente Google Cloud de serviço de alojamento web. Iniciar e gerir quaisquer casos de suporte submetidos aos Serviços de Suporte Google Cloud. Executar atualizações e modificações contínuas para: Página de Lista RGI, Assembleias, Fóruns, Workshops – eventos pré e pós (arquivos). Manter e atualizar plugins do WordPress.

A OIAA nunca pagou anteriormente por serviços de Administração/Gestão de sítio Web de terceiros. O crescimento da OIAA e a evolução e melhorias no seu uso de tecnologia têm sido significativos no ano passado. Incluído neste crescimento está o lançamento de um novo sítio Web da OIAA, desenhado para fornecer informação e aumentar a colaboração de formas expandidas. Embora muitos aspetos do sítio Web sejam administrados e atualizados por voluntários da comissão de Tecnologia e sejam auto-servidos pelas próprias Comissões da OIAA, a plataforma central do sítio Web requer suporte e manutenção dedicados para além do âmbito do trabalho e compromissos voluntários. Com tráfego de mais de 800.000 visitantes por mês, o sítio Web da OIAA serve efetivamente como o nosso Escritório Central, e manter o seu desempenho e funcionalidade é essencial. Prover um serviço externo pago dá à OIAA a melhor oportunidade de alcançar este objetivo.

Esta será uma despesa recorrente.

57 $/hora por 10 horas por semana durante 17 semanas. Começará a 1 de setembro de 2023 e terminará a 31 de dezembro de 2023.

Moção – Que o pedido total para Tecnologia será de 9.600 $ para contratar um profissional externo de 1 de setembro – 31 de dezembro para manter e gerir o ambiente Google Cloud de serviço de alojamento web.

Ligação para formulário de pedido de fundos não orçamentados para tecnologia

Discussão: 57 $ é muito razoável. Reconheceu o valor do sítio Web.

Votação: Houve 52 votos com 51 Sim {98%} e 1 Não (2%). Não houve opinião minoritária por isso a moção foi aprovada.

3. Pedido de fundos não orçamentados – Unidade

A Comissão de Unidade, Comissão de Finanças e Direção votaram para apoiar o evento patrocinado pela OIAA em 13-15 de outubro, a 2.ª Convenção Internacional para Grupos Online. A Direção endossa este evento para os nossos membros internacionais. Estamos empenhados em apoiá-los com finanças e serviços. A Unidade solicitou 5.070 $ para serviços de tradução para este evento: 65 $ x 2 pessoas x 2 línguas x 12 horas para 3.120 $ e 3 línguas para a outra seção de partilha de 5 horas: 65 $ x 3 línguas x 2 pessoas x 5 horas = 1.950 $ para um total de 5.070 $.

Moção: Aprovar o pedido da Comissão de Unidade para serviços de tradução de 5.070 $ total.

Ligação para formulário de pedido de fundos não orçamentados para Unidade

Discussão: Carlos D, Presidente da Comissão de Unidade, declarou que este é o segundo ano de uma convenção de 3 dias que foi organizada inteiramente por alcoólicos em recuperação da América Latina, especialmente da América do Sul. Estivemos envolvidos com o comité organizador (Portugal, Brasil, Argentina, Colômbia, Bolívia, Honduras, e os EUA e Canadá). Tivemos cerca de 900 pessoas no ano passado. Pedimos à Direção e Membros que apoiem o evento da Convenção Online Internacional incluindo tradutores para três línguas faladas: inglês, português e espanhol. Os participantes serão bem-vindos mundialmente. A tradução ASL é difícil porque cada país tem uma linguagem gestual diferente

Votação: Houve 47 votos com 43 Sim {91,5%} e 4 Não {8,5%}. Não foi expressa opinião minoritária por isso a moção foi aprovada.

D. Alterações aos Estatutos – apresentadas pelo Tesoureiro da OIAA

1. Moção: Remover o Presidente das Finanças da Direção de Dirigentes da OIAA e alterar a Seção 4.01 dos Estatutos – Dirigentes:

Secção 4.01. Cargos. Os Membros Votantes devem eleger os seguintes Cargos: um Presidente (doravante designado por “Presidente”), um Vice-Presidente (doravante designado por “Vice-Presidente”), Secretário, Tesoureiro, Presidente de Finanças e Presidente de Tecnologia. As eleições serão realizadas anualmente.

Contexto: A razão pela qual o Presidente das Finanças deve ser removido da seção acima é que o Tesoureiro já ocupa uma posição na Direção numa posição financeira. Ter um Membro da Direção adicional das Finanças é desnecessário e pode distorcer decisões de uma perspetiva financeira. Discussão: Isto requer uma votação de dois terços. Historicamente, o Presidente das Finanças não está na Direção mas preside à Comissão de Finanças e trabalha com outros presidentes de comissão relativamente ao orçamento.

Votação: Houve 48 votos com 40 Sim (83%) e 8 Não (17%). A opinião minoritária foi ouvida mas uma Moção para Reconsiderar não passou (44% Sim). A votação original mantém-se. Portanto, esta seção dos Estatutos agora diz:

“Secção 4.01. Cargos. Os Membros Votantes devem eleger os seguintes Cargos: um Presidente (doravante designado por “Presidente”), um Vice-Presidente (doravante designado por “Vice-Presidente”), Secretário, Tesoureiro e Presidente de Tecnologia. As eleições serão realizadas anualmente.

1. Moção: Alterar a subseção 4.01(d) dos Estatutos: Tesoureiro dos Estatutos e adicionar: O Tesoureiro e o Tesoureiro Suplente liderarão a Comissão de Finanças.

Seção 4.01(d): Tesoureiro. O Tesoureiro mantém os registos financeiros corporativos do Intergrupo, declarações fiscais, contabilidade detalhada de receitas e desembolsos; e fornece resumos e relatórios ao Intergrupo pelo menos trimestralmente. O Tesoureiro e o Tesoureiro Suplente lideram a Comissão de Finanças. O Tesoureiro trabalha com a Comissão de Finanças para preparar o orçamento anual e apresentá-lo à Assembleia de Membros para votação. O Tesoureiro recebe contribuições e mantém os fundos do Intergrupo numa conta em nome do Intergrupo. Com aprovação da Direção, o Tesoureiro supervisiona e mantém quaisquer serviços profissionais financeiros.

Contexto:

Mudar o presidente das Finanças para a posição eleita do Tesoureiro está em alinhamento com outras comissões dentro da OIAA, tal como a Comissão de Tecnologia onde o Dirigente de Tecnologia serve como presidente da comissão. Solidifica a ideia de que há um ponto pessoa singular definitivo para assuntos financeiros. O Tesoureiro também tem a responsabilidade fiduciária, não a comissão, de fornecer o orçamento. O Tesoureiro receberá input da comissão, mas o orçamento é ultimamente responsabilidade do Tesoureiro.

Discussão: Presidir a uma comissão e ser Tesoureiro é um trabalho demasiado grande. Já existe um Tesoureiro Suplente a vigiar as finanças e co-assinando. Atualmente, todas as decisões do Tesoureiro são revistas por toda a Direção. A experiência nos AA mostra que mais controlos e contrapartidas é melhor.

Moção para adiar a moção para adicionar O Tesoureiro e o Tesoureiro Suplente lideram a Comissão de Finanças. A moção para adiar passou com 43 votos dos quais 32 votaram Sim (72,1%) e 12 votaram Não (27,9%).

A moção para encerrar foi feita e secundada. A Assembleia encerrou às 16:14 EST (13:14 PT, 21:14 Reino Unido/Portugal)

Resumo das moções

• A moção foi feita e secundada de que um pedido não orçamentado pode ser aprovado pela Direção se for inferior a 500 $. Se for superior a 500 $, tem de ser aprovado pela Assembleia. A votação foi 52 sim e 3 não. Não houve opinião minoritária por isso a moção foi aprovada.
• A moção foi feita, secundada e aprovada para o Secretário participar na Conferência ICOAA em Cincinnati para cobrir despesas da Conferência de registo, passagem aérea, alojamento e subsídio diário para alimentação de 1.500 $. Houve várias votações incluindo emendar a moção para incluir o nome de Jeff B. A votação final foi de 52 votos com 41 Sim (76,9%) e 11 Não (23,1%).
• A moção foi feita e secundada para aprovar o pedido não orçamentado da Tecnologia para a comissão de Tecnologia contratar um profissional externo de 1 de setembro – 31 de dezembro para manter e gerir o ambiente Google Cloud de serviço de alojamento web por um total de 9.690 $. Houve 52 votos com 51 Sim {98%} e 1 Não (2%). Não houve opinião minoritária por isso a moção foi aprovada.
• A moção foi feita e secundada para aprovar o pedido não orçamentado da Comissão de Unidade para serviços de tradução de 5.070 $ total. Houve 47 votos com 43 Sim {91,5%} e 4 Não {8,5%}. Não foi expressa opinião minoritária por isso a moção foi aprovada.
• Moção feita e secundada para aprovar uma alteração à Seção 4.01 dos Estatutos – Dirigentes para remover o Presidente das Finanças da Direção de Dirigentes da OIAA. A Seção 4.01 dos Estatutos – Dirigentes agora diz:
  • Secção 4.01. Dirigentes. Os Membros Votantes deverão eleger os seguintes Dirigentes: um Presidente (doravante referido como “Presidente da Mesa”), um Vice-Presidente (doravante referido como “Vice-Presidente da Mesa”), Secretário, Tesoureiro e Presidente de Tecnologia. As eleições serão realizadas anualmente.
• Houve uma moção para adiar a adição de “O Tesoureiro e o Tesoureiro Alternativo lideram o Comité de Finanças” à Secção 4.01(d) dos Estatutos: Tesoureiro. A moção para adiar foi aprovada com 43 votos, dos quais 32 votaram Sim (72,1%) e 12 votaram Não (27,9%).

Submetido humildemente,
Amelia L., Secretária Alternativa da OIAA
Jeff B., Secretário da OIAA