Ordem de trabalhos da assembleia de junho de 2023

Boas-vindas e anúncio do quórum

Relatório do presidente

Ata da assembleia de março de 2023

Relatório do sítio Web

Relatório do tesoureiro

 

***Os Novos Assuntos foram adiados durante a Assembleia em favor de mais discussão. Todos os novos assuntos serão discutidos e votados na Assembleia de 29 de julho.

Novos assuntos

O Tesoureiro da OIAA solicitará à Assembleia a aprovação destas diretrizes financeiras:

A. O Tesoureiro apresentará e solicitará aprovação do processo proposto para Fornecedores como:

 

Processo de fornecedores da OIAA

1. 1. Determine qual fornecedor contratado independente pretende utilizar e peça-lhe que forneça um contrato. Se o fornecedor não produzir o seu próprio contrato, utilize o modelo de contrato de fornecedor da OIAA.docx. Transfira o formulário e envie-o ao fornecedor.
   2. Envie o contrato assinado pelo fornecedor para chair@aa-intergroup.org. O presidente da OIAA assinará o contrato.
   3. Após receber a aprovação do presidente da OIAA, solicite ao fornecedor (se for um indivíduo e cidadão dos EUA) que preencha o formulário https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf e peça ao fornecedor que o envie para treasurer@aa-intergroup.org.
   4. Certifique-se de que o dinheiro que será gasto já está no orçamento. Caso contrário, transfira e envie o formulário de pedido não orçamentado unbudgeted request.xlsx para treasurer@aa-intergroup.org.
   5. Se estiver no orçamento, os serviços podem ser contratados. Caso contrário, o pedido não orçamentado pode ser aprovado pela direção se for inferior a 500 $. Se for inferior a 500 $, a direção tem o poder discricionário de submeter a despesa a votação na assembleia se considerar que necessita de uma consciência de grupo completa. Se for superior a 500 $, terá de ser submetido à assembleia para aprovação/reprovação. Após a aprovação da despesa não orçamentada, os serviços podem ser contratados.
   6. Após a prestação dos serviços, o fornecedor deverá enviar uma fatura ao requerente. Após revisão, o requerente encaminha a fatura para treasurer@aa-intergroup.org. Isto permite ao tesoureiro saber que os serviços foram prestados e devem ser pagos.
   7. O Tesoureiro efetua o pagamento.

 

B. Um processo para Pedidos de Despesas Não Orçamentadas. As Despesas Não Orçamentadas podem ocorrer em qualquer momento do ano orçamental. O formulário proposto será utilizado para solicitar fundos para necessidades que se tornem conhecidas após o início do ano orçamental.

Ligação para o formulário de despesas não orçamentadas

C. A Direção adota uma política em que qualquer despesa não orçamentada superior a 500,00 $ será aprovada pela Assembleia na sua próxima reunião regular.

As comissões permanentes e as operações gerais da OIAA estão atualmente a passar por uma curva de aprendizagem rápida e acentuada no desenvolvimento das suas comunicações online e internacionais. O Tesoureiro pediu aos presidentes das comissões permanentes da OIAA que apresentassem ideias para expandir o seu trabalho do 12º Passo.

Os seguintes Pedidos de Despesas Não Orçamentadas são submetidos à Assembleia para votação de aprovação:

D. Pedido de despesa não orçamentada dos Arquivos

Participação na NAATW em Sudbury, Ontário, Canadá em setembro de 2023 1.000,00 $

Computador portátil para trabalho na conclusão do serviço de Arquivistas 1.000,00 $

Despesa total não orçamentada para arquivos 2.000,00 $

 

Ligação para o formulário de despesas não orçamentadas dos arquivos

E. Cooperação com a comunidade profissional / informação pública

 

A Comissão de CPC da OIAA reuniu um painel de membros que são profissionais comprovados em várias disciplinas. Pretendem comunicar a audiências de profissionais fora do AA que servem clientela que possa necessitar de encaminhamentos para o AA. Estes profissionais merecem a consultoria de comunicadores profissionais para criar as mensagens e materiais de apresentação mais eficientes e eficazes para transmitir a mensagem ao público de que o AA está disponível. Estas comissões têm muitos tópicos para abordar na sua divulgação. Tópicos a criar imediatamente: O que é o AA e O que não é o AA; O Nosso Terceiro Legado de Serviço; Uma Introdução às Reuniões de AA, e outros. O plano é que a CPC e a IP colaborem no desenvolvimento destas importantes mensagens. Uma vez desenvolvidos, estes vídeos podem ser traduzidos para outros idiomas além do inglês.

O montante total solicitado destina-se a garantir que os fundos estejam disponíveis para os projetos à medida que se tornem disponíveis para desenvolvimento. Os fundos não serão gastos se os vídeos: 1. Não forem criados; ou 2. Não puderem ser concluídos até ao final de 2023.

 

Criação de vídeo 2.000,00 $

Serviços Profissionais para criar Anúncios de Serviço Público (ASP) e vídeos informativos e educacionais. O montante solicitado é para garantir que os fundos estejam disponíveis para os projetos à medida que se desenvolvem.

Serviços de tradução 1.000,00 $

Para servir uma comunidade internacional, os vídeos da OIAA podem ser criados em inglês e depois traduzidos por profissionais para divulgação junto dos profissionais.

O pedido total para a Comissão de CPC é de 3.000,00 $

 

Ligação para o formulário de pedido de despesas não orçamentadas

Alterações aos Estatutos

I. Moção: Remover o Presidente das Finanças do Conselho de Administração da OIAA e alterar a Secção 4.01 dos Estatutos – Administradores:

 

Secção 4.01. Administradores. Os Membros Votantes elegerão os seguintes Administradores: um Presidente (doravante referido como “Presidente”), um Vice-Presidente (doravante referido como “Vice-Presidente“), Secretário, Tesoureiro, Presidente das Finanças, e Presidente da Tecnologia. As eleições serão realizadas anualmente.

 

Contexto: A razão pela qual o Presidente das Finanças deve ser removido da secção acima é que o Tesoureiro já ocupa um cargo no conselho de administração para uma posição financeira. Ter um membro adicional do conselho das finanças é desnecessário e pode distorcer as decisões de uma perspetiva financeira. Mantém-se simples.

 

II. Moção: Remover o cargo de serviço de Presidente das Finanças e alterar a subsecção 4.01(d): Tesoureiro dos Estatutos para refletir as alterações abaixo. O Tesoureiro e o Tesoureiro Suplente liderarão a Comissão de Finanças e a OIAA deixará de ter os cargos de Presidente das Finanças ou Presidente Suplente.

 

Subsecção 4.01(d): Tesoureiro. O Tesoureiro mantém os registos financeiros corporativos do Intergrupo, declarações fiscais, contabilidade detalhada de recebimentos e desembolsos; e fornece resumos e relatórios ao Intergrupo pelo menos trimestralmente. O Tesoureiro preside à Comissão de Finanças. O Tesoureiro trabalha com a Comissão de Finanças para preparar o orçamento anual e apresenta-o à Assembleia de Membros para votação. O Tesoureiro recebe contribuições e mantém os fundos do Intergrupo numa conta em nome do Intergrupo. Com a aprovação do Conselho, o Tesoureiro supervisiona e mantém quaisquer serviços financeiros profissionais.

Contexto:

A mudança do presidente das Finanças para o cargo eleito de Tesoureiro está em consonância com outros comités dentro da OIAA, tal como o Comité Técnico tem o Diretor Técnico como presidente do comité. Isto solidifica a ideia de que existe um único ponto de contacto definitivo para questões financeiras. O Tesoureiro também tem a responsabilidade fiduciária, não o comité, de fornecer o orçamento. O Tesoureiro receberá contributos do comité, mas o orçamento é, em última análise, da responsabilidade do Tesoureiro.