Back to: Ассамблея OIAA 16 сентября 2023 г.

Протокол собрания OIAA от 29 июля 2023 года

Собрание было открыто председателем OIAA, Сьюзан Р., в 14:05 по восточному времени (11:05 по тихоокеанскому времени, 19:07 по Великобритании/Португалии) минутой молчания, за которой последовала Молитва о душевном покое. Затем она представила нового члена правления, заместителя председателя, Нону К. Нона сказала, что у нее есть спонсор по служению, дата трезвости 15 ноября 1990 года, она любит Анонимных Алкоголиков и OIAA, и ее домашняя группа — это онлайн-собрание. Она работала в нескольких комитетах по служению в OIAA.

Объявление о наличии кворума

Марк М., председатель технологического комитета, объявил, что у нас есть кворум.

Протокол от

Протокол от июня 17^го, собрания 2023 года

Протокол еще недоступен, но стенограмма есть на веб-сайте.

Отчет председателя – Сьюзан Р., председатель OIAA

Председатель представила свой отчет Собранию. Нажмите здесь, чтобы просмотреть отчет председателя

Отчет казначея – Дженнифер Б., казначей

Отклонение от бюджета. Наша 7-я традиция за месяц составила примерно половину мая, чуть более 4700 долларов. Многие группы, как правило, жертвуют ежеквартально. Поэтому вы увидите всплески в январе, апреле, июле и октябре.
Расходы включали организационный взнос, последний пункт. Это была регистрация в благотворительной организации штата Нью-Джерси. Наши комиссии PayPal связаны с притоком доходов. Профессиональные сборы — это наша система бухгалтерского учета. Расходы на конференцию были связаны с посещением Национального технологического семинара Анонимных Алкоголиков (NAATW). Расходы на съезд пропорционально распределяются на предстоящий международный съезд 2025 года, которые мы накапливаем с течением времени. Расходы на ежедневное обслуживание базы данных связаны с аналитикой нашего нового веб-сайта. Услуги перевода были для нашего Собрания и празднования дня рождения. Другие технологии — это наши расходы на Google, видеоконференции, ежемесячная плата за Zoom. Это позволяет нам вместить до 500 человек в этом зале. Самые большие расходы — это запуск и работа веб-сайта.
Чистый доход за месяц составил минус 3000 долларов.
В бухгалтерском балансе у нас есть 86 000 долларов наличными. Начисленные расходы связаны с небольшим начислением в размере 143 долларов в месяц на Международный съезд в 2025 году.
Наш текущий доход за год на сегодняшний день составляет минус 1500 долларов, что связано с 22 000 долларов из распределений предыдущего года, которые произошли в этом году.
Третий отчет — это наш отчет о взносах. Это наши взносы от групп и отдельных лиц за месяц. Здесь важно, чтобы IGR убедились, что их группа признана. Иногда, когда отдельный человек отправляет деньги, деньги на самом деле предназначены для его группы. Пожалуйста, свяжитесь с treasurer@aa-intergroup.org, и это будет исправлено.
В этом месяце 63 разные группы и отдельные лица внесли свой вклад в OIAA.
В декабре мы проголосуем за бюджет на 2024 год на годовом собрании. В рамках бюджетного процесса мы определяем, что делать со средствами сверх нашего благоразумного резерва, а затем распределяем излишки средств в начале 2024 года. Мы храним средства на год для бюджета, а затем распределяем любые излишки средств сверх этого. В этом году мы распределили 21 209 долларов.
Что касается распространения Grapevine, оно охватило более 160 подписок для людей, которые обращаются в Grapevine, в основном для людей, находящихся в заключении. Мы внесли 20% в Международный литературный фонд, их миссия — перевести «Большую книгу» на другие языки. Мы можем вносить свой вклад только в организации 501c3, признанные в Соединенных Штатах.

Новые вопросы

A. Казначей представил предлагаемый процесс для поставщиков следующим образом:

Процесс для поставщиков OIAA:

Определите, какого поставщика вы хотели бы использовать, и попросите его предоставить контракт. Если поставщик не составляет свой собственный контракт, пожалуйста, скачайте нашу форму контракта и отправьте ее поставщику.
Отправьте подписанный контракт по адресу chair@aa-intergroup.org.
После получения одобрения председателя OIAA попросите поставщика (если это физическое лицо и гражданин США) заполнить https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf и попросите поставщика отправить его по адресу treasurer@aa-intergroup.org.
Убедитесь, что деньги, которые будут потрачены, уже есть в бюджете. Если нет, пожалуйста, скачайте и отправьте форму запроса о невключенных в бюджет средствах по адресу treasurer@aa-intergroup.org.
Если это есть в бюджете, услуги могут быть заключены по контракту. Если нет, запрос о невключенных в бюджет средствах может быть одобрен Правлением, если он составляет менее 500 долларов. Если он составляет менее 500 долларов, Правление имеет право вынести расходы на голосование собрания, если оно считает, что это требует полного осознания группы. Если он превышает 500 долларов, он должен быть представлен Собранию для утверждения/отклонения. После утверждения расходов, не включенных в бюджет, услуги могут быть заключены по контракту.
После оказания услуг поставщик должен отправить счет-фактуру заказчику. После рассмотрения заказчик пересылает счет-фактуру по адресу treasurer@aa-intergroup.org. Это позволяет казначею узнать, что услуги были оказаны и должны быть оплачены.
Казначей производит оплату.

Казначей представляет любые запросы о расходах, не включенных в бюджет, Собранию для утверждения.

B. Правление приняло политику, согласно которой любые расходы, не включенные в бюджет, превышающие 500,00 долларов США, будут утверждаться Собранием на его следующем регулярно запланированном Собрании.

Казначей отмечает:

Постоянные комитеты и общие операции OIAA в настоящее время переживают быстрый и крутой процесс обучения в развитии своих онлайн- и международных коммуникаций. Казначей попросил председателей постоянных комитетов OIAA представить идеи, которые у них есть для расширения своей работы по 12 шагам.

Предложение: Было внесено и поддержано предложение о том, что запрос о невключенных в бюджет средствах может быть одобрен Правлением, если он составляет менее 500 долларов. Если он превышает 500 долларов, он должен быть одобрен Собранием.

Обсуждение включало: Несколько председателей комитетов привели примеры запросов, которые могут поступить к Членству для утверждения.Голосование было 52 «за» и 3 «против». Поскольку не было выражено мнения меньшинства, предложение было принято.

C. Следующие запросы о расходах, не включенных в бюджет, были представлены Собранию для голосования по утверждению:

1. Запрос о средствах, не включенных в бюджет – Джефф Б., секретарь OIAA

Это стоимость участия второго человека в конференции ICOAA в Цинциннати. Это важная ежегодная конференция между всеми местными межгруппами в США/Канаде и GSO/Grapevine, где можно установить много полезных контактов для оказания помощи местным межгруппам в вопросах, касающихся онлайн-групп.

Предложение было внесено и поддержано для того, чтобы секретарь посетил конференцию ICOAA в Цинциннати, чтобы покрыть расходы на конференцию, включая регистрацию, авиабилеты, проживание и суточные на питание в размере 1500 долларов.

Обсуждение: Посещение председателя было частью бюджета, утвержденного в декабре. OIAA отправляла одного члена Правления в течение ряда лет. Председателя и секретаря попросили представить семинар об OIAA. Председатель впоследствии представит отчет Членству. Джефф развил отношения с ICOAA, организацией, которая не всегда была гостеприимной к онлайн-межгруппам. Цель состоит в том, чтобы работать с другими Межгруппами и GSO & Grapevine для предоставления информации о проблемах с онлайн-группами.

Ссылка на форму запроса о средствах, не включенных в бюджет, для секретаря

Голосование: Было несколько голосований, включая внесение поправки в предложение, чтобы включить имя Джеффа Б. Окончательное голосование было 52 голоса, из которых 41 «за» (76,9%) и 11 «против» (23,1%).

2. Запрос о средствах, не включенных в бюджет: технологии

Веб-хостинг/управление

Поддерживать и управлять средой веб-хостинга Google Cloud. Инициировать и управлять любыми обращениями в службу поддержки Google Cloud. Выполнять текущие обновления и модификации для: Страницы горячей линии IGR, Собраний, Форумов, Семинаров – до и после мероприятия (архивы). Поддерживать и обновлять плагины WordPress.

OIAA ранее не платила за услуги администрирования/управления веб-сайтом третьей стороной. Рост OIAA и эволюция и улучшения в использовании технологий были значительными в прошлом году. В этот рост входит выпуск нового веб-сайта OIAA, предназначенного для предоставления информации и расширения сотрудничества расширенными способами. В то время как многие аспекты веб-сайта будут администрироваться и обновляться волонтерами Технологического комитета и будут обслуживаться самими комитетами OIAA, основная платформа веб-сайта требует специальной поддержки и обслуживания, выходящих за рамки волонтерской работы и обязательств. При посещаемости более 800 000 посетителей в месяц веб-сайт OIAA эффективно служит нашим Центральным офисом, и поддержание его производительности и функциональности имеет важное значение. Предоставление платных внешних услуг дает OIAA наилучшую возможность для достижения этой цели.

Это будут повторяющиеся расходы.

«57 долларов в час за 10 часов в неделю в течение 17 недель. Это начнется 1 сентября 2023 года и закончится 31 декабря 2023 года.

Предложение – Общий запрос на технологии составит 9 600 долларов США для найма внешнего специалиста с 1 сентября по 31 декабря для поддержания и управления средой веб-хостинга Google Cloud.

Ссылка на форму запроса о средствах, не включенных в бюджет, для технологий

Обсуждение: 57 долларов — это очень разумно. Признали ценность веб-сайта.

Голосование: Было 52 голоса, из которых 51 «за» {98%} и 1 «против» (2%). Не было мнения меньшинства, поэтому предложение было принято.

3. Запрос о средствах, не включенных в бюджет – Единство

Комитет по единству, Финансовый комитет и Правление проголосовали за поддержку мероприятия, спонсируемого OIAA, 13-15 октября, 2-го Международного съезда онлайн-групп. Правление поддерживает это мероприятие для нашего международного членства. Мы обязуемся поддерживать их финансами и услугами. Единство запросило 5 070 долларов на услуги перевода для этого мероприятия: 65 долларов x 2 человека x 2 языка x 12 часов = 3 120 долларов и 3 языка для другой секции обмена опытом продолжительностью 5 часов: 65 долларов x 3 языка x 2 человека x 5 часов = 1950 долларов, всего 5 070 долларов.

Предложение: Утвердить запрос Комитета по единству на услуги перевода на общую сумму 5 070 долларов.

Ссылка на форму запроса о средствах, не включенных в бюджет, для Единства

Обсуждение: Карлос Д., председатель Комитета по единству, заявил, что это второй год 3-дневного съезда, который был организован полностью алкоголиками, выздоравливающими из Латинской Америки, особенно из Южной Америки. Мы участвовали в организационном комитете (Португалия, Бразилия, Аргентина, Колумбия, Боливия, Гондурас, США и Канада). В прошлом году у нас было около 900 человек. Мы попросили Правление и Членство поддержать Международное онлайн-мероприятие, включая переводчиков на три разговорных языка: английский, португальский и испанский. Участники будут приветствоваться по всему миру. Перевод на ASL затруднен, потому что в каждой стране свой язык жестов

Голосование: Было 47 голосов, из которых 43 «за» {91,5%) и 4 «против» {8,5%}. Не было выражено мнения меньшинства, поэтому предложение было принято.

D. Изменения в уставе – представлены казначеем OIAA

Предложение: Исключить председателя финансового комитета из состава должностных лиц Правления OIAA и изменить раздел 4.01 Устава: Должностные лица:

Раздел 4.01. Должностные лица. Члены с правом голоса избирают следующих должностных лиц: президента (далее именуемого «председателем»), вице-президента (далее именуемого «заместителем председателя»), секретаря, казначея, ~~председателя финансового комитета~~ и председателя технологического комитета. Выборы проводятся ежегодно.

Предыстория: Причина, по которой председатель финансового комитета должен быть исключен из вышеуказанного раздела, заключается в том, что казначей уже занимает должность в Совете директоров в финансовом положении. Наличие дополнительного члена Правления из Финансового комитета является ненужным и может исказить решения с финансовой точки зрения.Обсуждение: Для этого требуется две трети голосов. Исторически сложилось так, что председатель финансового комитета не входит в Правление, а возглавляет Финансовый комитет и работает с другими председателями комитетов по бюджету.

Голосование: Было 48 голосов, из которых 40 «за» (83%) и 8 «против» (17%). Мнение меньшинства было заслушано, но предложение о пересмотре не прошло (44% «за»). Первоначальное голосование остается в силе. Поэтому этот раздел Устава теперь гласит:

«Раздел 4.01. Должностные лица. Члены с правом голоса избирают следующих должностных лиц: президента (далее именуемого «председателем»), вице-президента (далее именуемого «заместителем председателя»), секретаря, казначея и председателя технологического комитета. Выборы проводятся ежегодно.

Предложение: Изменить подраздел 4.01(d) Устава: Казначей Устава и добавить: Казначей и заместитель казначея возглавляют Финансовый комитет.

Раздел 4.01(d): Казначей. Казначей ведет корпоративные финансовые записи Интергруппы, налоговые декларации, подробный учет поступлений и выплат; и предоставляет сводки и отчеты Интергруппе не реже одного раза в квартал. Казначей и заместитель казначея возглавляют Финансовый комитет. Казначей работает с Финансовым комитетом для подготовки годового бюджета и представляет его Собранию членов для голосования. Казначей получает взносы и хранит средства Интергруппы на счете на имя Интергруппы. С одобрения Правления казначей контролирует и поддерживает любые профессиональные финансовые услуги.

Предыстория:

Перевод председателя Финансового комитета на выборную должность казначея соответствует другим комитетам в OIAA, таким как Технологический комитет, где сотрудник по технологиям является председателем комитета. Это укрепляет идею о том, что существует определенное единое контактное лицо по финансовым вопросам. Казначей также несет фидуциарную ответственность, а не комитет, за предоставление бюджета. Казначей будет получать информацию от комитета, но бюджет в конечном итоге является обязанностью казначея.

Обсуждение: Возглавлять комитет и быть казначеем — это слишком большая работа. Уже есть заместитель казначея, следящий за финансами и соподписывающий документы. В настоящее время все решения казначея рассматриваются всем Советом попечителей. Опыт в AA показывает, что больше проверок и противовесов — это лучше.

Предложение об отсрочке предложения добавить Казначей и заместитель казначея возглавляют Финансовый комитет. Предложение об отсрочке было принято 43 голосами, из которых 32 проголосовали «за» (72,1%) и 12 проголосовали «против» (27,9%).

Было внесено и поддержано предложение о закрытии собрания. Собрание закрылось в 16:14 по восточному времени (13:14 по тихоокеанскому времени, 21:14 по Великобритании/Португалии)

Краткое изложение предложений

Было внесено и поддержано предложение о том, что запрос о невключенных в бюджет средствах может быть одобрен Правлением, если он составляет менее 500 долларов. Если он превышает 500 долларов, он должен быть одобрен Собранием. Голосование было 52 «за» и 3 «против». Не было выражено мнения меньшинства, поэтому предложение было принято.
Было внесено, поддержано и утверждено предложение о том, чтобы секретарь посетил конференцию ICOAA в Цинциннати, чтобы покрыть расходы на конференцию, включая регистрацию, авиабилеты, проживание и суточные на питание в размере 1500 долларов. Было несколько голосований, включая внесение поправки в предложение, чтобы включить имя Джеффа Б. Окончательное голосование было 52 голоса, из которых 41 «за» (76,9%) и 11 «против» (23,1%).
Было внесено и поддержано предложение об утверждении запроса Технологического комитета о средствах, не включенных в бюджет, для найма внешнего специалиста с 1 сентября по 31 декабря для поддержания и управления средой веб-хостинга Google Cloud на общую сумму 9 690 долларов. Было 52 голоса, из которых 51 «за» {98%} и 1 «против» (2%). Не было мнения меньшинства, поэтому предложение было принято.
Было внесено и поддержано предложение об утверждении запроса Комитета по единству о средствах, не включенных в бюджет, на услуги перевода на общую сумму 5 070 долларов. Было 47 голосов, из которых 43 «за» {91,5%) и 4 «против» {8,5%}. Не было выражено мнения меньшинства, поэтому предложение было принято.
Было внесено и поддержано предложение об утверждении изменения в раздел 4.01 Устава о должностных лицах, чтобы исключить председателя финансового комитета из состава должностных лиц Правления OIAA. Раздел 4.01 Устава о должностных лицах теперь гласит:
- Раздел 4.01. Должностные лица. Члены с правом голоса избирают следующих должностных лиц: президента (далее именуемого «председателем»), вице-президента (далее именуемого «заместителем председателя»), секретаря, казначея и председателя технологического комитета. Выборы проводятся ежегодно.
Было предложение отложить добавление «TКазначей и заместитель казначея возглавляют Финансовый комитет» в раздел 4.01(d) Устава: Казначей. Предложение об отсрочке было принято 43 голосами, из которых 32 проголосовали «За» (72,1%), а 12 проголосовали «Против» (27,9%).

С уважением,
Амелия Л., заместитель секретаря OIAA
Джефф Б., секретарь OIAA