Повестка дня ассамблеи OIAA 29 июля 2023 г.

Приветствие и объявление кворума

Протокол ассамблеи за июнь 2023 г.

Отчет казначея

Отчет председателя

Новые вопросы
A. Казначей представит предлагаемый процесс работы с поставщиками следующим образом:

Процесс для поставщиков OIAA:

Определите, какого поставщика вы хотели бы использовать, и попросите его предоставить контракт. Если поставщик не предоставляет свой собственный контракт, пожалуйста, скачайте форму и отправьте ее поставщику.
Отправьте подписанный контракт по адресу chair@aa-intergroup.org.
После получения одобрения председателя OIAA попросите поставщика (если это физическое лицо и гражданин США) заполнить https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf и попросите поставщика отправить его по адресу treasurer@aa-intergroup.org.
Убедитесь, что деньги, которые будут потрачены, уже есть в бюджете. Если нет, пожалуйста, скачайте и отправьте форму запроса на внебюджетные средства по адресу treasurer@aa-intergroup.org.
Если это есть в бюджете, услуги могут быть заключены по контракту. Если нет, запрос на внебюджетные средства может быть одобрен советом директоров, если он составляет менее 500 долларов США. Если это меньше 500 долларов, совет директоров имеет право вынести вопрос о расходах на голосование ассамблеи, если он считает, что это требует полного осознания группы. Если это больше 500 долларов, это должно быть представлено на утверждение/отклонение ассамблее. После утверждения внебюджетных расходов услуги могут быть заключены по контракту.
После оказания услуг поставщик должен отправить счет-фактуру заказчику. После рассмотрения заказчик пересылает счет-фактуру по адресу treasurer@aa-intergroup.org. Это позволяет казначею узнать, что услуги были оказаны и должны быть оплачены.
Казначей производит оплату.

Казначей представляет внебюджетные расходы на утверждение ассамблеей:

B. Совет директоров принимает политику, согласно которой любые внебюджетные расходы, превышающие 500,00 долларов США, утверждаются Ассамблеей на ее следующем очередном заседании.

Казначей отмечает:

Постоянные комитеты и общие операции OIAA в настоящее время переживают быстрый и крутой процесс обучения в развитии своих онлайн- и международных коммуникаций. Казначей попросил председателей постоянных комитетов OIAA представить идеи, которые у них есть для расширения своей работы по 12 шагам.

C. Следующие запросы на внебюджетные расходы представляются Ассамблее для голосования по утверждению:

1. Запрос на внебюджетные средства – секретарь

Это стоимость участия второго человека в конференции ICOAA в Цинциннати. Это важная ежегодная конференция между всеми местными межгруппами в США/Канаде и GSO/Grapevine, где можно установить много полезных контактов для оказания помощи местным межгруппам в вопросах, касающихся онлайн-групп.

Общий запрос для секретаря будет на расходы на конференцию: 1500 долларов США

Ссылка на форму запроса на внебюджетные средства для секретаря

2. Запрос на внебюджетные средства: технологии

Веб-хостинг/управление

Поддерживать и управлять веб-хостингом в среде Google Cloud. Инициировать и управлять любыми обращениями в службу поддержки Google Cloud. Выполнять текущие обновления и модификации для: страницы IGR Hotlist, ассамблей, форумов, семинаров – до и после мероприятия (архивы). Поддерживать и обновлять плагины WordPress.

OIAA ранее не платила за услуги стороннего администрирования/управления веб-сайтом. Рост OIAA и эволюция и улучшения в использовании технологий были значительными в прошлом году. В этот рост входит выпуск нового веб-сайта OIAA, предназначенного для предоставления информации и расширения сотрудничества расширенными способами. В то время как многие аспекты веб-сайта будут администрироваться и обновляться волонтерами Технического комитета и будут обслуживаться самими комитетами OIAA, основная платформа веб-сайта требует специальной поддержки и обслуживания, выходящих за рамки волонтерской работы и обязательств. При посещаемости более 800 000 посетителей в месяц веб-сайт OIAA эффективно служит нашим Центральным офисом, и поддержание его производительности и функциональности имеет важное значение. Предоставление платных внешних услуг дает OIAA наилучшую возможность для достижения этой цели.

Это будут повторяющиеся расходы.

“57 долларов США в час в течение 10 часов в неделю в течение 17 недель. Это начнется 1 сентября 2023 года и закончится 31 декабря 2023 года.

Общий запрос для Tech составит 9 600 долларов США.

Ссылка на форму запроса на внебюджетные средства для технологий

3. Запрос на внебюджетные средства – Unity

Комитет Unity, Финансовый комитет и Совет директоров проголосовали за поддержку мероприятия, спонсируемого OIAA,
13-15 октября, 2-й Международной конвенции для онлайн-групп. Совет директоров поддерживает это мероприятие для наших международных членов. Мы обязуемся поддерживать их
финансами и услугами. Unity запросил 5070 долларов США на услуги перевода для этого мероприятия: 65 долларов США X
2 человека X 2 языка X 12 часов на 3120 долларов США и 3 языка для другой секции обмена 5
часов: 65 долларов США X 3 языка X 2 человека X 5 часов = 1950 долларов США на общую сумму 5070 долларов США.

Общий запрос для Unity на услуги перевода: 5070 долларов США всего

Ссылка на форму запроса на внебюджетные средства для Unity

D. Изменения в уставе – представлены казначеем OIAA

1. 1. Предложение: исключить председателя финансового комитета из состава должностных лиц Совета директоров OIAA и изменить раздел 4.01 Устава: Должностные лица:

Раздел 4.01. Должностные лица. Члены с правом голоса избирают следующих должностных лиц: президента (далее именуемого «председатель»), вице-президента (далее именуемого «заместитель председателя»), секретаря, казначея, председателя финансового комитета и председателя технологического комитета. Выборы проводятся ежегодно.

Обоснование: причина, по которой председатель финансового комитета должен быть исключен из вышеуказанного раздела, заключается в том, что казначей уже занимает должность в совете директоров по финансовым вопросам. Наличие дополнительного члена правления от финансов является излишним и может исказить решения с финансовой точки зрения. Это упрощает ситуацию.

1. 1. Предложение: исключить должность председателя финансового комитета и изменить подраздел 4.01(d): Казначей устава, чтобы отразить изменения, указанные ниже. Казначей и заместитель казначея будут руководить финансовым комитетом, и в OIAA больше не будет должностей председателя финансового комитета или заместителя председателя.

Подраздел 4.01(d): Казначей. Казначей ведет корпоративные финансовые записи Интергруппы, налоговые декларации, подробный учет поступлений и выплат; и предоставляет сводки и отчеты Интергруппе не реже одного раза в квартал. Казначей возглавляет финансовый комитет. Казначей работает с финансовым комитетом над подготовкой годового бюджета и представляет его на голосование Ассамблее членов. Казначей получает взносы и хранит средства Интергруппы на счете на имя Интергруппы. С одобрения правления казначей контролирует и поддерживает любые профессиональные финансовые услуги.

Предыстория:

Перевод должности председателя финансового комитета на выборную должность казначея соответствует другим комитетам в OIAA, таким как Технический комитет, где технический директор является председателем комитета. Это укрепляет идею о том, что существует определенное единое контактное лицо по финансовым вопросам. Казначей также несет фидуциарную ответственность, а не комитет, за предоставление бюджета. Казначей будет получать информацию от комитета, но в конечном итоге ответственность за бюджет несет казначей.

Закрытие