Back to: Ассамблея OIAA, июнь 2023 г.
Повестка дня ассамблеи, июнь 2023 г.
Приветствие и объявление кворума
Отчет председателя
Протокол мартовской ассамблеи 2023 г.
Отчет о веб-сайте
Отчет казначея
Новые вопросы были отложены во время Ассамблеи в пользу дальнейшего обсуждения. Все новые вопросы будут обсуждены и вынесены на голосование на Ассамблее 29 июля.
Новые вопросы
Казначей OIAA запросит у Ассамблеи одобрение следующих финансовых правил:
A. Казначей представит и запросит одобрение предложенного процесса для поставщиков в следующем виде:
Процесс для поставщиков OIAA
-
- Определите, какого независимого подрядчика вы хотели бы использовать, и попросите его предоставить контракт. Если поставщик не предоставляет свой собственный контракт, пожалуйста, используйте шаблон контракта поставщика OIAA.docx. Загрузите форму и отправьте ее поставщику.
- Отправьте подписанный поставщиком контракт по адресу chair@aa-intergroup.org. Председатель OIAA подпишет контракт со своей стороны.
- После получения одобрения председателя OIAA, запросите у поставщика (если это физическое лицо и гражданин США) заполнить https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf и попросите поставщика отправить его по адресу treasurer@aa-intergroup.org.
- Убедитесь, что деньги, которые будут потрачены, уже есть в бюджете. Если нет, пожалуйста, скачайте и отправьте форму запроса на внебюджетные средства unbudgeted request.xlsx по адресу treasurer@aa-intergroup.org.
- Если это есть в бюджете, услуги могут быть заключены по контракту. Если нет, запрос на внебюджетные средства может быть одобрен советом директоров, если он составляет менее 500 долларов США. Если это меньше 500 долларов, совет директоров имеет право вынести вопрос о расходах на голосование ассамблеи, если он считает, что это требует полного осознания группы. Если это больше 500 долларов, это должно быть представлено на утверждение/отклонение ассамблее. После утверждения внебюджетных расходов услуги могут быть заключены по контракту.
- После оказания услуг поставщик должен отправить счет-фактуру заказчику. После рассмотрения заказчик пересылает счет-фактуру по адресу treasurer@aa-intergroup.org. Это позволяет казначею узнать, что услуги были оказаны и должны быть оплачены.
- Казначей производит оплату.
B. Процесс запроса на внебюджетные расходы. Внебюджетные расходы могут возникнуть в любое время в течение бюджетного года. Предлагаемая форма будет использоваться для запроса средств на нужды, которые становятся известны после начала бюджетного года.
Ссылка на форму запроса на внебюджетные расходы
C. Совет принимает политику, согласно которой любые внебюджетные расходы, превышающие 500,00 долларов США, должны быть одобрены Ассамблеей на ее следующем очередном заседании.
Постоянные комитеты и общие операции OIAA в настоящее время переживают быстрый и крутой процесс обучения в развитии своих онлайн- и международных коммуникаций. Казначей попросил председателей постоянных комитетов OIAA представить идеи, которые у них есть для расширения своей работы по 12 шагам.
Следующие запросы на внебюджетные расходы представляются Ассамблее для голосования:
D. Запрос на внебюджетные расходы архива
Посещение NAATW в Садбери, Онтарио, Канада в сентябре 2023 г. 1000,00 долларов США
Ноутбук для работы по завершению службы архивистов 1000,00 долларов США
Общая сумма внебюджетных расходов для архивов 2000,00 долларов США
Ссылка на форму запроса на внебюджетные расходы архива
E. Сотрудничество с профессиональным сообществом / общественная информация
Комитет CPC OIAA собрал группу членов, которые являются проверенными профессионалами в различных дисциплинах. Они хотят донести до аудитории профессионалов за пределами AA, которые обслуживают клиентов, которым могут потребоваться направления в AA. Эти профессионалы заслуживают консультации профессиональных коммуникаторов, чтобы создать наиболее эффективные сообщения и презентационные материалы для донесения до общественности информации о доступности AA. У этих комитетов много тем для освещения в своей работе. Темы для немедленного создания: Что такое AA и что AA не является; Наше третье наследие служения; Введение в собрания AA и другие. План состоит в том, чтобы CPC и PI сотрудничали в разработке этих важных сообщений. После разработки эти видео можно будет перевести на другие языки, кроме английского.
Общая запрошенная сумма предназначена для обеспечения наличия средств для проектов по мере их появления для разработки. Средства не будут потрачены, если видео: 1. Не созданы; или 2. Не могут быть завершены к концу 2023 года.
Создание видео 2000,00 долларов США
Профессиональные услуги по созданию социальной рекламы (PSA) и информационных и образовательных видеороликов. Запрашиваемая сумма необходима для обеспечения наличия средств для проектов по мере их разработки.
Услуги перевода 1000,00 долларов США
Чтобы обслуживать международное сообщество, видео OIAA можно создать на английском языке, а затем перевести профессионалами для работы с профессионалами.
Общий запрос для Комитета CPC составляет 3000,00 долларов США
Ссылка на форму запроса на внебюджетные расходы
Изменения в уставе
I. Предложение: Исключить председателя финансового отдела из Совета должностных лиц OIAA и изменить раздел 4.01 устава «Должностные лица»:
Раздел 4.01. Должностные лица. Члены с правом голоса избирают следующих должностных лиц: президента (далее именуемого «председатель»), вице-президента (далее именуемого «заместитель председателя»), секретаря, казначея, председателя финансового отдела и председателя технологического отдела. Выборы проводятся ежегодно.
Обоснование: Причина, по которой председатель финансового отдела должен быть исключен из вышеуказанного раздела, заключается в том, что казначей уже занимает должность в совете директоров по финансовой должности. Наличие дополнительного члена совета директоров от финансов является излишним и может исказить решения с финансовой точки зрения. Это упрощает ситуацию.
II. Предложение: Исключить должность председателя финансового отдела и изменить подраздел 4.01(d): Казначей устава, чтобы отразить изменения, указанные ниже. Казначей и заместитель казначея будут руководить финансовым комитетом, и в OIAA больше не будет должностей председателя финансового отдела или заместителя председателя.
Подраздел 4.01(d): Казначей. Казначей ведет корпоративные финансовые записи Интергруппы, налоговые декларации, подробный учет поступлений и выплат; и предоставляет сводки и отчеты Интергруппе не реже одного раза в квартал. Казначей возглавляет финансовый комитет. Казначей работает с финансовым комитетом над подготовкойой годового бюджета и представляет его на голосование Собранию членов. Казначей получает взносы и хранит средства Интергруппы на счете на имя Интергруппы. С одобрения Совета казначей контролирует и поддерживает любые профессиональные финансовые услуги.
Предыстория:
Перевод должности председателя финансового комитета на выборную должность казначея соответствует другим комитетам в OIAA, таким как Технический комитет, где технический директор является председателем комитета. Это укрепляет идею о том, что существует определенное единое контактное лицо по финансовым вопросам. Казначей также несет фидуциарную ответственность, а не комитет, за предоставление бюджета. Казначей будет получать информацию от комитета, но в конечном итоге ответственность за бюджет несет казначей.
