Back to: OIAA 2023 年 6 月大会
2023 年 6 月集会议程
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2023 年 3 月集会会议纪要
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财务主管报告
新议题在大会期间被暂缓讨论，以进行更多讨论。所有新议题将在 7 月 29 日的大会上进行讨论和表决。
新事项
OIAA 财务主管将请求大会批准以下财务准则：
A. 财务主管将提交并请求批准拟议的供应商流程，具体如下：
OIAA 供应商流程
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- 确定您希望使用的独立承包商供应商，并要求他们提供合同。如果供应商不提供自己的合同，请使用 OIAA 供应商合同模板.docx。下载表格并发送给供应商。
- 将供应商签署的合同提交至 chair@aa-intergroup.org。OIAA 主席将对合同进行会签。
- 在获得 OIAA 主席批准后，要求供应商（如果是个人且为美国公民）填写 https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf，并让供应商发送至 treasurer@aa-intergroup.org。
- 确保将要支出的资金已列入预算。如果未列入预算，请下载并提交未预算请求表 unbudgeted request.xlsx 至 treasurer@aa-intergroup.org。
- 如果已列入预算，则可以签订服务合同。如果未列入，且金额低于 $500，则预算外申请可由董事会批准。如果金额低于 $500，董事会有权决定是否将该支出提交大会投票，如果他们认为需要全体小组良知。如果金额超过 $500，则需要提交大会进行批准/不批准。在预算外支出获得批准后，即可签订服务合同。
- 服务完成后，供应商应向请求者发送发票。审核后，请求者将发票转发至 treasurer@aa-intergroup.org。这让财务主管知道服务已完成并应支付款项。
- 财务主管进行支付。
B. 未预算支出请求流程。未预算支出可能在预算年度的任何时候发生。拟议的表格将用于请求在预算年度开始后才明确的需求资金。
C. 董事会通过一项政策，规定任何超过 $500.00 的未预算支出将在大会的下一次定期会议上获得批准。
OIAA 的常设委员会和日常运营目前在发展其在线和国际交流方面正经历快速而陡峭的学习曲线。财务主管要求 OIAA 的常设委员会主席提交他们关于扩展其十二步工作的想法。
以下未预算支出请求已提交大会进行投票批准：
D. 档案未预算支出请求
于 2023 年 9 月在加拿大安大略省萨德伯里参加 NAATW $1000.00
用于完成档案管理员服务的笔记本电脑 $1000.00
档案未预算支出总额 $2000.00
E. 与专业社区合作 / 公共信息
OIAA 的 CPC 委员会已召集了一批在各个领域经验丰富的专业人士。他们希望向 AA 以外的专业人士受众进行沟通，这些专业人士服务的客户可能需要转介至 AA。这些专业人士需要专业传播者的咨询，以创建最有效和最有力的信息和演示材料，向公众传达 AA 可用。这些委员会在外展活动中有很多主题需要涵盖。需要立即创建的主题包括：什么是 AA 和什么不是 AA；我们的第三项服务遗产；AA 会议简介等。计划是让 CPC 和 PI 合作开发这些重要信息。一旦开发完成，这些视频可以翻译成英语以外的语言。
请求的总金额旨在确保项目在可开发时有可用资金。如果视频：1. 未创建；或 2. 未能在 2023 年底前完成，则资金将不予支出。
视频制作 $2000.00
制作公益广告（PSA）和信息教育视频的专业服务。申请此金额是为了确保项目开展时有充足的资金。
翻译服务 $1000.00
为了服务国际社区，OIAA 的视频可以先用英语制作，然后由专业人士翻译，以向专业人士进行外展。
CPC 委员会的总请求金额为 $3000.00
章程修订
I. 动议：将财务主席从 OIAA 官员委员会中移除，并修改章程第 4.01 节“官员”：
第 4.01 节。官员。有表决权的成员应选举以下官员：一名主席（以下简称“主席”），一名副主席（以下简称“副主席”），秘书、财务主管、财务主席和技术主席。选举每年举行一次。
背景： 将财务主席从上述章节中移除的原因是，财务主管已经在董事会中担任财务职务。再设一名财务方面的董事会成员是不必要的，并且可能从财务角度扭曲决策。这能保持简洁。
II. 动议：移除财务主席的服务职位，并修改章程第 4.01(d) 款：财务主管，以反映以下变更。财务主管和候补财务主管将领导财务委员会，OIAA 将不再设有财务主席或候补主席的职位。
第 4.01(d) 款：财务主管。财务主管负责维护小组的法人财务记录、税务申报、收支明细账目；并至少每季度向小组提供摘要和报告。财务主管主持财务委员会。财务主管与财务委员会合作编制年度预算并提交成员大会进行表决。财务主管接收捐款，并以小组名义在一个账户中维护小组资金。经董事会批准，财务主管监督和维护任何财务专业服务。
背景：
将财务主席改为由财务主管担任的选举职位与 OIAA 内的其他委员会保持一致，例如技术委员会由技术官员担任委员会主席。这巩固了财务事宜应由明确的单一负责人负责的理念。财务主管还负有提供预算的信托责任，而非委员会。财务主管将听取委员会的意见，但预算最终由财务主管负责。
