OIAA 2023年7月29日大会议程

欢迎及宣布法定人数

2023年6月大会会议纪要

财务主管报告

主席报告

新事项
A. 财务主管将提交拟议的供应商流程，内容如下：

OIAA 供应商流程：

确定您希望使用的供应商，并要求他们提供合同。如果供应商没有自己的合同，请下载表格并将其发送给供应商。
将已签署的合同提交至 chair@aa-intergroup.org。
在获得 OIAA 主席批准后，要求供应商（如果是个人且为美国公民）填写https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf，并让供应商将其发送至 treasurer@aa-intergroup.org。
确保将要支出的资金已列入预算。如果未列入，请下载并提交预算外申请表至 treasurer@aa-intergroup.org。
如果已列入预算，则可以签订服务合同。如果未列入，且金额低于 $500，则预算外申请可由董事会批准。如果金额低于 $500，董事会有权决定是否将该支出提交大会投票，如果他们认为需要全体小组良知。如果金额超过 $500，则需要提交大会进行批准/不批准。在预算外支出获得批准后，即可签订服务合同。
服务完成后，供应商应向申请人发送发票。审核后，申请人将发票转发至 treasurer@aa-intergroup.org。这会告知财务主管服务已完成并应支付款项。
财务主管进行支付。

财务主管提交预算外支出供大会批准：

B. 董事会通过一项政策，规定任何超过 $500.00 的预算外支出将在下一次定期会议上由大会批准。

财务主管指出：

OIAA 的常设委员会和日常运营目前在发展其在线和国际交流方面正经历快速而陡峭的学习曲线。财务主管要求 OIAA 的常设委员会主席提交他们关于扩展其十二步工作的想法。

C. 以下预算外支出申请已提交大会进行投票批准：

1. 预算外资金申请 – 秘书

这是第二个人参加在辛辛那提举行的 ICOAA 会议的费用。这是美国/加拿大所有地方互助组与 GSO/Grapevine 之间重要的年度会议，在此可以建立许多良好的联系，以协助地方互助组解决与在线小组相关的问题。

秘书的会议费用总申请金额为：$1,500

秘书预算外资金申请表链接

2. 预算外资金申请：技术

网站托管/管理

维护和管理 Google Cloud 环境的网站托管服务。启动并管理提交给 Google Cloud 支持服务的任何支持案例。对以下内容进行持续更新和修改：IGR 热点列表页面、大会、论坛、研讨会——活动前和活动后（存档）。维护和更新 WordPress 插件。

OIAA 以前从未为第三方网站管理/维护服务付费。在过去一年中，OIAA 的发展及其技术使用的演变和增强都非常显著。这种增长包括发布了一个新的 OIAA 网站，旨在以更广泛的方式提供信息并增加协作。虽然网站的许多方面将由技术委员会的志愿者管理和更新，并由 OIAA 委员会自行提供服务，但核心网站平台需要超出志愿者工作和承诺范围的专门支持和维护。OIAA 网站每月访问量超过 800,000，它有效地充当了我们的中央办公室，因此维护其性能和功能至关重要。提供有偿的外部服务为 OIAA 提供了实现这一目标的最佳机会。

这将是一项经常性支出。

“$57/小时，每周 10 小时，共 17 周。将于 2023 年 9 月 1 日开始，于 2023 年 12 月 31 日结束。

技术部门的总申请金额为 $9,600。

技术预算外资金申请表链接

3. 预算外资金申请 – 团结

团结委员会、财务委员会和董事会投票支持 OIAA 赞助的
于 10 月 13-15 日举行的第二届在线小组国际大会。董事会
认可此活动面向我们的国际会员。我们致力于在财务和服务方面支持他们。团结委员会为本次活动申请了 $5070 的翻译服务费用：$65 X
2 人 X 2 种语言 X 12 小时，共计 $3120；以及其他 5
小时分享环节的 3 种语言：$65 X 3 种语言 X 2 人 X 5 小时 = $1950，总计 $5070。

团结委员会翻译服务的总申请金额：总计 $5070

团结预算外资金申请表链接

D. 章程修订 – 由 OIAA 财务主管提交

1. 1. 动议：将财务主席从 OIAA 董事会成员中移除，并修改章程第 4.01 节“官员”：

第 4.01 节。官员。有投票权的成员应选举以下官员：一名主席（以下简称“主席”）、一名副主席（以下简称“副主席”）、秘书、财务主管、财务主席和技术主席。选举每年举行。

背景：将财务主席从上述章节中移除的原因是，财务主管已在董事会中担任财务职务。再增加一名来自财务部门的董事会成员是不必要的，并且可能会从财务角度扭曲决策。这使事情保持简单。

1. 1. 动议：取消财务主席的服务职位，并修改章程第 4.01(d) 款：财务主管，以反映以下变更。财务主管和候补财务主管将领导财务委员会，OIAA 将不再设立财务主席或候补主席的职位。

第 4.01(d) 款：财务主管。财务主管负责维护互助组的公司财务记录、纳税申报、收支明细账目；并至少每季度向互助组提供摘要和报告。财务主管主持财务委员会。财务主管与财务委员会合作编制年度预算，并提交成员大会投票。财务主管接收捐款，并以互助组的名义在一个账户中管理互助组的资金。经董事会批准，财务主管监督和维护任何财务专业服务。

背景：

将财务主席改为由财务主管担任的选举职位与 OIAA 内的其他委员会保持一致，例如技术委员会由技术官员担任委员会主席。这巩固了财务事宜应由明确的单一负责人负责的理念。财务主管还负有提供预算的信托责任，而非委员会。财务主管将听取委员会的意见，但预算最终由财务主管负责。

闭幕