OIAA 2023 年 7 月 29 日会议记录

会议由 OIAA 主席 Susan R. 于东部时间下午 2:05（太平洋时间上午 11:05，英国/葡萄牙时间 7:07）开始，以默哀和宁静祷告开场。随后她介绍了最新的董事会成员，副主席 Nona C.。Nona 表示她有一位服务指导，她的戒酒日期是 1990 年 11 月 15 日，她热爱匿名戒酒会和 OIAA，她的主要小组是一个在线会议。她曾在 OIAA 的多个服务委员会任职。

法定人数公告

• 技术主席 Mark M 宣布我们已达到法定人数。

会议记录

6 月 17^日会议记录

• 会议记录尚未提供，但会议记录已在网站上。

主席报告 – OIAA 主席 Susan R.

• 主席向大会提交了她的报告。 点击此处查看主席报告

财务主管报告 – Jennifer b.，财务主管

• 第七项传统报告
• 资产负债表
• 预算差异

• 预算差异。 本月的第七项传统收入约为五月份的一半，略超过 $4,700。许多小组倾向于按季度捐献。因此，您会在一月、四月、七月和十月看到收入增长。
• 支出包括最后一项组织费用，这是新泽西州慈善注册费。我们的 PayPal 费用与收入流入相关。专业费用是我们的会计系统。会议支出用于参加全国匿名戒酒会技术研讨会（NAATW）。会议费用是为即将举行的 2025 年国际会议按比例分摊的费用，我们正在逐步累积。每日数据库维护费用与我们新网站的分析有关。翻译服务用于我们的大会和周年庆典。其他技术费用包括我们的 Google 费用、视频会议、每月的 Zoom 费用。这使我们能够在这个房间容纳多达 500 人。最大的支出是网站的建设和运营。
• 本月净收入为负 $3,000。
• 在资产负债表上，我们有 $86,000 现金。这些应计费用与 2025 年国际会议每月 $143 的小额应计费用有关。
• 我们今年至今的当前收益为负 $1,500，这是由于前一年的 $22,000 分配在今年发生。
• 第三份报告是我们的捐献报告。这是本月各小组和个人的捐献情况。这里重要的是让 IGR 确保他们的小组得到认可。有时当个人汇款时，这笔钱实际上是为他们的小组捐献的。请联系 treasurer@aa-intergroup.org，这将得到更正。
• 本月有 63 个不同的小组和个人向 OIAA 捐献。
• 在 12 月的年度会议上，我们将对 2024 年预算进行投票。作为预算过程的一部分，我们将决定如何处理超出谨慎储备的资金，然后在 2024 年初分配超额资金。我们保留一年的预算资金，然后分配超出的任何多余资金。我们今年分配了 $21,209。
• 关于《葡萄藤》的分配，它覆盖了 160 多份订阅，主要是为向《葡萄藤》求助的人提供，其中大多数是被监禁的人。我们向国际文献基金捐献了 20%，他们的使命是将大书翻译成其他语言。我们只能向美国认可的 501c3 实体捐献。

新事项

A. 财务主管提出了以下供应商流程建议：

OIAA 供应商流程：

1. 确定您想使用的供应商并让他们提供合同。如果供应商没有自己的合同，请下载我们的合同表格并发送给供应商。
2. 将签署的合同提交至 chair@aa-intergroup.org。
3. 在收到 OIAA 主席的批准后，要求供应商（如果是个人且为美国公民）填写 https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf 并将其发送至 treasurer@aa-intergroup.org。
4. 确保要支出的资金已在预算中。如果没有，请下载并提交未预算请求表格至 treasurer@aa-intergroup.org。
5. 如果在预算内，可以签订服务合同。如果不在预算内，未预算请求如果低于 $500 可由董事会批准。如果低于 $500，董事会有权将支出提交大会投票，如果他们认为需要完整的集体意识。如果超过 $500，需要提交大会批准/否决。在未预算支出获得批准后，可以签订服务合同。
6. 服务完成后，供应商应向请求者发送发票。审核后，请求者将发票转发至 treasurer@aa-intergroup.org。这让财务主管知道服务已完成并应该付款。
7. 财务主管进行付款。

财务主管向大会提交任何未预算支出请求以获得批准。

B. 董事会通过一项政策，任何超过 $500.00 的未预算支出将在下一次定期大会上获得大会批准。

财务主管注意事项：

OIAA 的常设委员会和一般运营目前在发展其在线和国际通信方面经历着快速且陡峭的学习曲线。财务主管要求 OIAA 的常设委员会主席提交他们对扩展十二步工作的想法。

动议：提出并获得附议的动议是 未预算请求如果低于 $500 可由董事会批准。如果超过 $500，必须由大会批准。

讨论包括：几位委员会主席举例说明可能提交给会员批准的请求。投票结果是 52 票赞成，3 票反对。由于没有少数意见表达，动议通过。

C. 以下未预算支出请求提交给大会投票批准：

1. 未预算资金请求 – OIAA 秘书 Jeff B.

这是第二人参加辛辛那提 ICOAA 会议的费用。这是美国/加拿大所有地方联合服务办公室与 GSO/葡萄藤之间的重要年度会议，可以建立许多有益的联系，以协助地方联合服务办公室处理与在线小组相关的问题。

动议提出并获得附议，让秘书参加辛辛那提 ICOAA 会议，支付会议注册费、机票、住宿和餐饮津贴共计 $1,500。

讨论：主席的出席费用是十二月批准预算的一部分。OIAA 多年来一直派遣一名董事会成员。主席和秘书被要求主持一个关于 OIAA 的研讨会。主席之后将向会员报告。Jeff 已与 ICOAA 建立了关系，这个组织过去并不总是欢迎在线联合服务办公室。目标是与其他联合服务办公室和 GSO 及葡萄藤合作，提供有关在线小组问题的信息。

秘书未预算资金请求表格链接

投票：进行了几次投票，包括修改动议以包含 Jeff B 的名字。最终投票结果是 52 票中 41 票赞成（76.9%）和 11 票反对（23.1%）。

2. 未预算资金请求：技术

网站托管/管理

维护和管理 Google Cloud 环境网站托管服务。启动和管理提交给 Google Cloud 支持服务的任何支持案例。对以下内容进行持续更新和修改：IGR 热门列表页面、大会、论坛、研讨会 – 活动前后（档案）。维护和更新 WordPress 插件。

OIAA 以前从未为第三方网站管理/管理服务付费。在过去一年中，OIAA 的发展以及其技术使用的演变和增强都很显著。这种增长包括发布新的 OIAA 网站，旨在以扩展的方式提供信息并增加协作。虽然网站的许多方面将由技术委员会的志愿者管理和更新，并由 OIAA 委员会自行服务，但核心网站平台需要超出志愿工作和承诺范围的专门支持和维护。每月访问量超过 800,000 的 OIAA 网站实际上作为我们的中央办公室，维护其性能和功能至关重要。提供付费外部服务使 OIAA 有最好的机会实现这一目标。

这将是一项经常性支出。

每周 10 小时，每小时 $57，持续 17 周。将从 2023 年 9 月 1 日开始，到 2023 年 12 月 31 日结束。

动议 – 技术委员会的总请求为 $9,600，用于从 9 月 1 日至 12 月 31 日聘请外部专业人员维护和管理 Google Cloud 环境网站托管服务。

技术未预算资金请求表格链接

讨论：$57 是非常合理的。认可网站的价值。

投票：共 52 票，51 票赞成（98%）和 1 票反对（2%）。没有少数意见，因此动议通过。

3. 未预算资金请求 – 团结

团结委员会、财务委员会和董事会投票支持 OIAA 赞助的活动，即 10 月 13-15 日的第二届在线小组国际会议。董事会为我们的国际会员认可这一活动。我们承诺在财务和服务方面提供支持。团结委员会请求 $5,070 用于此次活动的翻译服务：$65 x 2 人 x 2 种语言 x 12 小时 = $3,120，以及其他分享部分的 3 种语言，5 小时：$65 x 3 种语言 x 2 人 x 5 小时 = $1950，总计 $5,070。

动议：批准团结委员会总计 $5,070 的翻译服务请求。

团结未预算资金请求表格链接

讨论：团结委员会主席 Carlos D 表示，这是由拉丁美洲，特别是南美洲的康复中的酒徒完全组织的为期 3 天的会议的第二年。我们一直与组织委员会合作（葡萄牙、巴西、阿根廷、哥伦比亚、玻利维亚、洪都拉斯以及美国和加拿大）。去年我们有约 900 人参加。我们已请求董事会和会员支持国际在线会议活动，包括三种口语的翻译：英语、葡萄牙语和西班牙语。来自世界各地的参与者都受欢迎。手语翻译很困难，因为每个国家都有不同的手语。

投票：共 47 票，43 票赞成（91.5%）和 4 票反对（8.5%）。没有少数意见表达，因此动议通过。

D. 章程修改 – 由 OIAA 财务主管提出

1. 动议：从 OIAA 董事会成员中移除财务主席并修改章程第 4.01 条官员：

第 4.01 条。官员。投票会员应选举以下官员：主席（以下称为”主席”）、副主席（以下称为”副主席”）、秘书、财务主管、财务主席和技术主席。选举将每年举行。

背景：应从上述部分移除财务主席的原因是财务主管已在董事会中担任财务职位。增加一名来自财务的董事会成员是不必要的，可能会从财务角度扭曲决策。讨论：这需要三分之二的投票。历史上，财务主席不在董事会，而是担任财务委员会主席并与其他委员会主席就预算问题进行合作。

投票：共 48 票，40 票赞成（83%）和 8 票反对（17%）。听取了少数意见，但重新考虑动议未通过（44% 赞成）。原始投票有效。因此，章程的这一部分现在读作：

第 4.01 条。官员。投票会员应选举以下官员：主席（以下称为”主席”）、副主席（以下称为”副主席”）、秘书、财务主管和技术主席。选举将每年举行。

1. 动议：修改章程第 4.01(d)条：财务主管，并添加：财务主管和副财务主管将领导财务委员会。

第 4.01(d)条：财务主管。财务主管维护联合服务办公室的公司财务记录、纳税申报表、收支详细账目；并至少每季度向联合服务办公室提供摘要和报告。 财务主管和副财务主管领导财务委员会。 财务主管与财务委员会合作准备年度预算并提交给会员大会投票。财务主管接收捐款并以联合服务办公室的名义维护联合服务办公室的资金账户。经董事会批准，财务主管监督和维护任何财务专业服务。

背景：

将财务主席改为财务主管的选举职位与 OIAA 内其他委员会一致，例如技术委员会，其中技术官员担任委员会主席。这巩固了财务事务有明确的单一负责人的理念。财务主管也有提供预算的受托责任，而不是委员会。财务主管将接收委员会的意见，但预算最终是财务主管的责任。

讨论：担任委员会主席和财务主管的工作太大。已经有副财务主管监督财务并共同签字。目前，财务主管的所有决定都由整个董事会审查。AA 的经验表明更多的制衡更好。

推迟动议添加财务主管和副财务主管领导财务委员会。推迟动议以 43 票中 32 票赞成（72.1%）和 12 票反对（27.9%）通过。

提出并获得附议的休会动议。大会于东部时间下午 4:14（太平洋时间 1:14，英国/葡萄牙时间晚上 9:14）结束

提议总结

• 提出并获得附议的动议是 未预算请求如果低于 $500 可由董事会批准。如果超过 $500，必须由大会批准。投票结果是 52 票赞成，3 票反对。没有少数意见，因此动议通过。
• 提出、获得附议并批准让秘书参加辛辛那提 ICOAA 会议的动议，支付会议注册费、机票、住宿和餐饮津贴共计 $1,500。 进行了几次投票，包括修改动议以包含 Jeff B 的名字。最终投票结果是 52 票中 41 票赞成（76.9%）和 11 票反对（23.1%）。
• 提出并获得附议的动议，批准技术委员会从 9 月 1 日至 12 月 31 日聘请外部专业人员维护和管理 Google Cloud 环境网站托管服务的未预算请求，总计 $9,690。共 52 票，51 票赞成（98%）和 1 票反对（2%）。没有少数意见，因此动议通过。
• 提出并获得附议的动议，批准团结委员会总计 $5,070 的翻译服务未预算请求。共 47 票，43 票赞成（91.5%）和 4 票反对（8.5%）。没有少数意见表达，因此动议通过。
• 提出并获得附议的动议，批准修改章程第 4.01 条官员，从 OIAA 董事会成员中移除财务主席。章程第 4.01 条官员现在读作：
  • 第 4.01 条。官员。投票会员应选举以下官员：主席（以下称为”主席”）、副主席（以下称为”副主席”）、秘书、财务主管和技术主席。选举将每年举行。
• 有一项推迟动议，推迟在章程第 4.01(d)条：财务主管中添加”财务主管和副财务主管领导财务委员会”。推迟动议以 43 票中 32 票赞成（72.1%）和 12 票反对（27.9%）通过。

谨此提交，
OIAA 副秘书 Amelia L.
OIAA 秘书 Jeff B.