ACTA DE LA ASAMBLEA DE LA OIAA DE SEPTIEMBRE DE 2024

Mark M., el presidente de Tecnología de la OIAA, hizo varios anuncios de apertura y presentó al equipo de Tecnología de Zoom. Pidió a todos los miembros con derecho a voto que rellenaran el formulario de quórum.

La asamblea fue inaugurada por la presidenta de la OIAA, Susan R., a las 14:00 EST (11:00 PST, 12:00 MST, 13:00 CST, 19:00 Reino Unido/Portugal). Dio la bienvenida a los asistentes y dirigió la asamblea en la versión “Nosotros” de la Oración de la Serenidad. Susan revisó el orden del día de la asamblea.

Susan presentó a nuestro nuevo fideicomisario general, Barry M., quien anteriormente se desempeñó como secretario de la OIAA. Barry se tomó unos minutos para presentarse.

Revisión del acta de la asamblea del 15 de junio – Jeff b., secretario

• Mark M, presidente de Tecnología, anunció que ahora había quórum para poder llevar a cabo los asuntos.
• Jeff revisó el acta de la reunión del 15 de junioth de la asamblea y solicitó cualquier corrección.
• Jeff solicitó una moción para aprobar el acta del 15 de junioth. Trisha, IGR de AA Solutions, presentó una moción para aprobar el acta tal como se presentó, y Daryl Ann, IGR del grupo This is Just for Today, la secundó. La moción fue aprobada por unanimidad con 51 respuestas.

Informe del tesorero – Jennifer b., tesorera

• Jennifer mencionó que no revisaremos los informes financieros como lo hacemos normalmente, pero responderemos cualquier pregunta que alguien tenga sobre los informes financieros.
• Jennifer informó que en el comité de Finanzas hubo una discusión sobre cómo distribuir los fondos excedentes de la OIAA y mencionó lo que el comité está sugiriendo para administrar estos fondos excedentes.
• El comité de Finanzas está sugiriendo que enviemos la misma cantidad a las Oficinas de Servicios Generales (OSG) de todo el mundo.
• Mencionó que ha examinado la lista de OSG de todo el mundo y que algunas de ellas dificultan la identificación de dónde hacer las contribuciones. Preguntó si alguien está familiarizado con su OSG y cómo se hacen las contribuciones para que se lo haga saber.
• Como advertencia, mencionó que solo podemos donar a las OSG que tengan una cuenta de PayPal o Stripe o que puedan proporcionar un número SWIFT.

Comentarios/Preguntas sobre la propuesta de distribuir los fondos excedentes por igual a las OSG de todo el mundo

• Jennifer solicitó comentarios sobre la propuesta del comité de Finanzas.
• Mark M., presidente de Tecnología, declaró que pensaba que era una gran propuesta.
• Gwen M., presidenta del CPC y ex presidenta de la OIAA, preguntó si había algún problema con la distribución de dinero a nivel internacional, ya que anteriormente había preocupaciones al respecto. Jennifer respondió que tiene 2.400 dólares en su presupuesto y planea contratar a un contable que conoce que se especializa en personas, fideicomisos y patrimonios de alto valor neto para determinar cómo lograr esto y ver si hay algún problema.
• Eldin, miembro del grupo de jóvenes de 5th Dimensions, preguntó si las OSG internacionales son el único lugar al que se enviarán los fondos excedentes. Jennifer preguntó si alguien tiene alguna sugerencia alternativa para contactarla o para exponerla ahora.
• Barry M., fideicomisario general, mencionó que esto se ha intentado anteriormente, a veces con éxito y otras no, y mencionó que existe una agencia gubernamental, la OFAC (Oficina de Control de Activos Extranjeros), que supervisa las contribuciones a entidades fuera de los Estados Unidos. Jennifer declaró que es consciente de esto y sabe que no podemos contribuir a los países de la OFAC.
• Barbara, IGR suplente del grupo Just for Today, mencionó que tal vez enviar Libros Grandes a una OSG que no tenga PayPal, una cuenta de Stripe o un número Swift podría ser apropiado. Afirmó que el hecho de que una OSG no esté tan avanzada no significa que no necesite el apoyo. Mencionó que enviar 20 Libros Grandes a Mongolia, por ejemplo, en su idioma podría ser el camino a seguir. Barbara se ofreció como voluntaria para ayudar con la investigación. Jennifer sugirió que asistiera a la reunión del comité de Finanzas para discutir esto más a fondo.
• Dave W., miembro del comité de Tecnología, mencionó el Fondo Internacional de Literatura, que es responsable de ayudar con la traducción de la literatura aprobada por la Conferencia de EE. UU./Canadá a otros idiomas y que hemos contribuido a esta entidad anteriormente. Jennifer declaró que es consciente de esta entidad y que hemos contribuido a sus esfuerzos en el pasado, pero que al comité de Finanzas se le ocurrió una idea diferente.

Informe del Secretario – Jeff b., Secretario

• Jeff mencionó que no ha tenido la oportunidad en el pasado de informar a los miembros sobre las funciones del secretario.
• Mencionó que el secretario es uno de los 5 funcionarios de la OIAA y es miembro de la Junta. Mencionó que la Sección 4.01C de nuestras Directrices describe las funciones del secretario.
• Jeff declaró que sus funciones incluyen la supervisión de las elecciones de la OIAA y el nombramiento y la capacitación de un suplente. Mencionó que recientemente había nombrado a Anita M. como secretaria suplente y que se está preparando un Manual del Secretario para guiarla a ella y a los futuros secretarios de la OIAA.
• Describió otras funciones del secretario, entre ellas:
  • Presentar el informe anual al estado de Nueva Jersey, donde estamos constituidos
  • Realizar la encuesta anual de miembros para determinar nuestro quórum
  • Mantener los documentos clave de la organización en lo que se denomina el “libro de la Junta”
• Jeff revisó las actividades que él y su suplente han completado este año.
• Jeff declaró que ha sido un honor y un privilegio haber servido a la organización en este cargo y ser miembro de la Junta de la OIAA durante los últimos 2 años.

Comentarios/preguntas para el secretario

• Natarena, IGR de AA Solutions, preguntó si Jeff podía poner sus diapositivas a disposición para poder compartirlas con su grupo. Jeff declaró que pondrá las diapositivas en el chat.

Comité de Unidad / Actualización de la Convención Internacional – Carlos D., presidente del comité de Unidad

• Carlos informó de que puede inscribirse en la Convención hasta el inicio de la Convención e incluso durante la Convención.
• Carlos declaró que ahora tenemos 3.180 inscripciones para la Convención de 78 países diferentes.
• Beth D., la coordinadora técnica del equipo de Tecnología, está trabajando para preparar a los anfitriones técnicos para la Convención.
• Mencionó que se han recibido varios vídeos y que se revisarán.
• El comité de Unidad está solicitando voluntarios para ayudar con la Convención. Beth D. declaró que el comité de Tecnología todavía está buscando hispanohablantes y lusohablantes para que actúen como coanfitriones técnicos.

Informe del presidente – Susan r., presidenta

• Susan declaró que habrá elecciones el 21 de diciembrest, donde elegiremos a un vicepresidente, un fideicomisario general, un presidente de Tecnología y un secretario. Mencionó que en su informe de la presidencia de octubre habrá enlaces a las descripciones de estos puestos.
• Susan declaró que la Convención Internacional se celebrará del 25 de octubreth al 27 de octubreth y que habrá un taller de seguridad el 2 de noviembrend.
• Susan dijo que Katie, miembro de Tech Steppers, se reúne para una reunión semanal de Coffee Talk para informar a los miembros sobre cómo convertirse en Tech Stepper.
• Susan revisó sus actividades como presidenta de la Junta a lo largo del año.

Informe del Fideicomisario Internacional – Beth A., Fideicomisaria Internacional

• Beth informó de que parte de su misión como fideicomisaria internacional es llegar a los miembros a nivel internacional y en los Estados Unidos.
• Beth proporcionó un informe que describe sus actividades con los aspectos más destacados de cómo ha servido a la Junta y a los miembros.
• Beth informó de que ha estado ayudando a Carlos D. en la organización de la Convención Internacional, que considera la culminación de su papel como fideicomisaria internacional.
• Proporcionó algunas estadísticas de las inscripciones hasta el momento. El mayor número de inscripciones proviene de Estados Unidos, Reino Unido, Brasil, Canadá, Sudáfrica, Australia, Francia, Irán, Nueva Zelanda, España, Colombia, Kenia, Trinidad, Tobago e India. Mencionó que los idiomas más frecuentes son el inglés, el portugués, el francés, el español, el farsi, el punjabi, el irlandés, el swahili, el alemán y 3 solicitudes de ASL.
• Beth agradeció a Jennifer y al comité de Finanzas su ayuda para conseguir traductores, al comité de Tecnología por proporcionar el apoyo técnico necesario para la Convención y al comité de Comunicación, especialmente a Randy C., por ayudar con los documentos y los vídeos.

Informe del fideicomisario general – Barry m., fideicomisario general

• Barry describió su servicio a la OIAA en el pasado, que ha incluido su participación en el comité de Finanzas y su función como secretario de la OIAA.
• Mencionó que se le pidió que desempeñara esta función tras la dimisión del anterior fideicomisario general.
• Barry declaró que asumirá la presidencia del comité de la Convención de 2025 para coordinar nuestras actividades en la convención internacional de AA de 2025 en Vancouver.
• Barry declaró que ha estado involucrado en asuntos de gobernanza y cuestiones legales para la OIAA.

Solicitud de fondos no presupuestados del Comité de Unidad – Carlos D., presidente del Comité de Unidad

• Carlos declaró que esta solicitud no presupuestada es el resultado de la abrumadora respuesta de inscripción. Dijo que el Comité estima que podría haber más de 1.000 participantes en varias salas.
• Mencionó que las salas de Zoom suelen tener capacidad para 1.000 participantes y que Zoom se negó a ampliarla a 2.00 participantes. Como alternativa, declaró que podríamos transmitir la presentación en una sala a otra sala, lo que permitiría acomodar a más de 1.000 participantes y evitaría rechazar a nadie.
• Carlos hizo una moción por 1.465,43 dólares para fondos no presupuestados para permitir esta opción de desbordamiento y Mark M. secundó la moción. La moción fue aprobada por unanimidad.

Discusión sobre la solicitud de fondos no presupuestados

• Daud, IGR del grupo 164 and Beyond, preguntó si el Tesorero cree que esto es financieramente sólido para hacerlo. Jennifer declaró que apoya esto y trabajó con el comité para preparar esta solicitud. Declaró que tenemos fondos suficientes para esta solicitud.
• Jeff, presidente suplente del comité de Steppers, pidió una aclaración y preguntó si las 3.100 personas inscritas podrían estar en la misma sala. Carlos reiteró que habrá 4 salas que tendrán una capacidad de 1.000 participantes cada una y que esta solicitud permitiría tener más de 1.000 participantes si hay un desbordamiento.
• Jennifer preguntó si se produjera un desbordamiento, la sala de desbordamiento también permitiría 1.000 participantes y si podría haber múltiples desbordamientos. Beth A. respondió que sí a ambas preguntas.
• Una pregunta en el chat preguntaba si no utilizábamos la opción de desbordamiento, ¿tendríamos que pagarla igualmente? La respuesta fue sí.

La Asamblea se cerró con la declaración de Responsabilidad a las 15:24 EST.

Resumen de mociones

1. Se presentó y se secundó una moción para aceptar el acta del 15 de junioth. La moción fue aprobada por unanimidad.
2. Se presentó y se secundó una moción para aceptar la solicitud de fondos no presupuestados del comité de Unidad por 1.465,43 dólares. La moción fue aprobada por unanimidad.

Respetuosamente presentado,
Jeff b., secretario de la OIAA.