Acta de la reunión conjunta de la junta directiva de OIAA del 23 ^{de septiembre de 2023}

Asistentes:
Lesliee A., presidenta de Comunicaciones
Beth A., presidenta suplente de UnidadJeff B., secretarioJennifer B., tesoreraJan BB, presidente del CPANona C., vicepresidentaCarlos D., presidente de UnidadFelix E., tesorero suplenteEldin, presidente suplente del CPAMelinda F., presidenta suplente de TecnologíaAmelia L., secretaria suplente
Mark M., presidente de Tecnología
Susan R., presidenta

Susan R., la Presidenta, declaró abierta la reunión a las 17:02, hora del este, con la Oración de la Serenidad.

Informe de la Secretaria – Jeff B., Secretario

• Jeff revisó el acta de la reunión conjunta de la Junta Directiva de la última reunión conjunta de la Junta Directiva del 18 de agosto^th de 2023.
• Como no hubo correcciones, Mark M. propuso que se aceptara el acta tal como se presentó. La moción fue secundada por Nona C. y el acta fue aprobada por unanimidad.
• Jeff informó de que se han asignado dos abogados a OIAA para ayudarnos a revisar y aprobar los 3 documentos organizativos: la política de denuncia de irregularidades, el documento de conflicto de intereses y el documento de política de conservación de documentos. Estos abogados también nos ayudarán a revisar y finalizar el proceso de puertas abiertas.
• Jeff también declaró que ha preparado una hoja de cálculo con el retraso de las actas de la Junta Directiva que aún deben crearse desde que no estuvo disponible debido a una enfermedad. Jeff mencionó que ahora tenemos actas que se remontan a julio, con varias actas atrasadas que él y Amelia aún tienen que crear.

Informe de la Tesorera – Jennifer B., Tesorera

• Jennifer declaró que no revisará los informes financieros, ya que esto se hizo la semana pasada en la Asamblea de OIAA.
• Jennifer sí hizo varios comentarios sobre el proceso presupuestario
  • Jennifer declaró que ella y Felix se reunieron para revisar el presupuesto. Le pidió a Felix que verificara las proyecciones de ingresos.
  • En este momento, parece que hay un déficit de unos 40.000 dólares según las solicitudes de presupuesto actuales.
  • Jennifer declaró que las reuniones del comité de Finanzas se han trasladado al 2^nd sábado del mes a las 14:00 EST para dar cabida a los participantes internacionales.
  • Jennifer mencionó que no hay dinero incluido en el presupuesto de 2024 para una auditoría externa. Sin embargo, envió un correo electrónico a cualquier persona interesada en realizar una auditoría interna. Jennifer informó de que hubo 3 respuestas y que Eldin había redactado procedimientos que podrían utilizarse para una auditoría interna.

Informe del presidente – Susan R., presidenta

• Susan presentó su informe de la presidenta a la Junta Directiva.
• Susan declaró que revisó los Estatutos sobre su función y describió sus actividades durante el último trimestre.
• Susan hizo hincapié en la necesidad de que los comités trabajen juntos en cuestiones comunes.
• Susan mencionó que las reuniones de la Junta de Oficiales también se trasladarán al 2^nd domingo a las 14:00 EST y las reuniones conjuntas de la Junta Directiva serán el 3^rd sábado a las 14:00 EST. Si bien sigue existiendo el problema de llegar a la otra mitad del mundo, estos horarios serán más favorables para nuestros asistentes europeos.

Vicepresidenta – Nona c., vicepresidenta

• Nona informó de que su primer trimestre como vicepresidenta ha consistido en gran medida en seguir el liderazgo de la presidenta
• Nona informó sobre sus actividades de este último trimestre, incluidas las reuniones de los comités a las que asistió.

Informe del presidente de Tecnología – Mark M., presidente de Tecnología

• Mark informó de que este trimestre ha sido la culminación de los últimos 6 a 9 meses. Agradeció a sus predecesores que reservaran el dinero para actualizar nuestra tecnología.
• Mencionó que los últimos 3 meses han estado dedicados a realizar ajustes en el sitio web recién lanzado.
• El comité de Tecnología participó en el proceso presupuestario y el presupuesto actual del comité de Tecnología es de 55.000 dólares, lo que supone aproximadamente la mitad del presupuesto del año que viene.
• Si necesita ayuda con la tecnología de OIAA, envíe un correo electrónico a asktech@aa-intergroup.org.
• Mark informó de que dos miembros del comité de Tecnología asistieron en persona a la conferencia NAATW en nombre del comité de Tecnología.
• Melinda informó de que preparó un informe que se publicó en el sitio web con notas de la NAATW. Melinda también tiene acceso a los informes y vídeos de la conferencia NAATW que puede compartir con quien se lo pida. Agradeció a la Junta Directiva que le permitiera asistir a la NAATW y servir como presidenta suplente de Tecnología. Describió varias de las útiles presentaciones de la NAATW que figuraban en su informe.
• Melinda también informó de que ha dejado el cargo de presidenta suplente de Tecnología para convertirse en trabajadora especial remunerada. Su nuevo correo electrónico es web.services@aa-intergroup.org. Está documentando su función como servidora web remunerada para facilitar la transición a la siguiente persona que asuma este cargo.

Informes de los comités

• Carlos D., el presidente del comité de Unidad, informó de que el Comité tomó la decisión de retirarse de la 2^nd Convención Internacional Anual debido a desacuerdos sobre cómo proceder. También informó de que el Comité ha preparado su presupuesto para el año que viene, que incluye fondos para una convención internacional que será organizada por OIAA, y que el Comité ha presentado su carta actualizada a la Junta Directiva para su aprobación.
• Jennifer sugirió que la convención que está planeando el comité de Unidad para el próximo mes de octubre se traslade a noviembre, donde hay menos actividad.
• Jan BB., presentó su informe del Comité de Acceso Público (PAC) a la Junta Directiva. Declaró que hubo 105 solicitudes de nuevas listas en septiembre y que 49 se procesaron hasta su finalización. También proporcionó estadísticas adicionales de su informe.
• Jan habló brevemente sobre las 4 reuniones a las que se denegó la inclusión en la lista y las razones para ello. Las reuniones fueron denegadas en gran medida porque no estaban asociadas únicamente con A.A.
• Amelia L., la presidenta suplente del comité de Directrices, informó de que el comité especial de Directrices completará su trabajo a finales de septiembre. Espera que el trabajo se complete para esta fecha límite y que el documento se presente a la Junta Directiva para su revisión. Mencionó que habrá varios asuntos abiertos que la Junta Directiva tendrá que discutir y resolver.
• Lesliee, la presidenta del comité de Comunicación, informó de que el comité de Comunicación se reúne el 3^rd domingo del mes. Informó de que ha trabajado con nuestra presidenta, Susan, y con Jennifer para desarrollar un proceso de contratación de intérpretes y traductores. Está pensando en desarrollar un formulario de comentarios para evaluar a los traductores e intérpretes. Lesliee declaró que su comité ha desarrollado un proceso para crear vídeos y que el Comité está trabajando en su primer vídeo, ¿Qué es OIAA y cuál es el papel del IGR? El Comité también está desarrollando un formulario para presentar los informes del Comité.
• Susan preguntó a los presidentes de los comités con qué frecuencia les gustaría reunirse como Junta Directiva conjunta. El consenso fue que los comités y la Junta Directiva deberían reunirse trimestralmente.

La reunión se cerró con la Declaración de Responsabilidad a las 18:48 EST

Resumen de mociones

Las siguientes mociones fueron votadas y aprobadas por la Junta en esta reunión:

1. Mark M. propuso que se aceptara el acta tal como se presentó. La moción fue secundada por Nona C. y el acta fue aprobada por unanimidad.

Respetuosamente presentado,
Jeff Bernknopf
Secretario de OIAA