Asistentes:
Jeff B., Secretario
Jennifer B., Tesorera
Nona C., Vicepresidenta
Mark M., Presidente de Tecnología
Terry N., Presidente del Comité de la Convención
Susan R., Presidenta

Susan R., la Presidenta, declaró abierta la reunión e inició la misma con la Oración de la Serenidad a las 14:02 (hora del este).

Revisión de las actas de la Junta de Oficiales – Jeff B., Secretario

• Jeff mencionó que las actas de la reunión de la Junta de Oficiales del 16/11 no estaban listas para su revisión. Afirmó que casi lo estaban y que las enviaría en los próximos días.

Revisión de las directrices – Jeff B., Secretario

• Jeff declaró que envió las Directrices revisadas a la Junta, las cuales incluían los cambios basados en las preguntas respondidas por la Junta, los problemas de uso de mayúsculas identificados por Susan y los cambios en los procedimientos de la Asamblea, pasando de unanimidad sustancial (mayoría de 2/3) a mayoría simple, tal como se indica en nuestros Estatutos.
• Jennifer señaló que hay ciertas situaciones en nuestros Estatutos que sí requieren unanimidad sustancial y que no están identificadas en los procedimientos actualizados de la Asamblea ni en el gráfico. Jennifer había proporcionado la lista de esas situaciones en sus comentarios sobre esa sección. Jeff declaró que añadirá una nota al pie con esas situaciones tal como las identificó Jennifer en los Estatutos.
• Jeff declaró que hoy revisaremos las secciones 5 a 7. Afirmó que Susan le había enviado un correo electrónico sobre problemas con el formato de estas secciones, especialmente la sección financiera (sección 6). Jeff cedió la revisión a Susan para que explicara sus comentarios a la Junta.
• Susan expresó su preocupación por la falta de coherencia estilística del documento. Mencionó que las diferentes secciones fueron elaboradas por diferentes subcomités y que el resultado fueron diferentes estilos y voces. Mencionó que, por el contrario, las Directrices actuales tienen una sola voz. Un ejemplo que mencionó fue la sección financiera, que estaba redactada en voz pasiva, a diferencia de las demás secciones.
• Mark declaró que necesitamos que una persona, como Susan, actualice todo el documento o que contratemos a un corrector de pruebas. Nona preguntó si Susan estaba dispuesta a realizar los cambios necesarios.
• A Mark le preocupaba que poner todo el documento en una sola voz supusiera una reescritura importante. La Junta acordó que, en cualquier caso, el contenido no debería cambiar. Mark sugirió que añadiéramos un párrafo al principio del documento en el que se describiera cómo el documento fue creado por diferentes subcomités y que el documento tendría diferentes voces en diferentes secciones.
• Susan declaró que podía revisar el documento y corregir los errores de uso de mayúsculas y puntuación, pero preguntó si la sección financiera, redactada en voz pasiva, debía modificarse. Jennifer declaró que la sección financiera tiene un lenguaje más jurídico que las demás y que el lenguaje jurídico suele hacerse en voz pasiva.
• Nona propuso que Susan cambiara la puntuación y el uso de mayúsculas del documento de las Directrices. La moción fue secundada por Jeff y aprobada por unanimidad.
• Susan planteó un problema con la sección del Comité, 5.5.1, que actualmente exige la inclusión del propósito y los estatutos de cada Comité. Nona sugirió que elimináramos esto de cada Comité y que el documento remitiera al sitio web de cada Comité en la lista. Susan propuso que la sección del Comité del documento de las Directrices se limitara a enumerar los nombres de los Comités y remitiera al sitio web para consultar los estatutos y el propósito. La moción fue secundada por Jeff y aprobada por unanimidad.
• Susan mencionó que en la reunión del comité de finanzas se debatió la posibilidad de cambiar el término “auditoría interna” por “revisión financiera interna”. Jennifer estuvo de acuerdo y este cambio se realizará.
• Susan también tenía una pregunta sobre el significado de “esta cantidad” en la sección 6.3. Jennifer declaró que este texto puede cambiarse a “la cantidad total de reserva prudente más la retención de efectivo” para aclarar lo que se quiere decir.
• Mark tenía varios cambios en la sección 7, la sección de tecnología, que enviará a Jeff en un correo electrónico.

Propuesta para colocar un número de teléfono en el sitio web – Susan R., presidenta

• Sam, miembro del comité de tecnología, investigó los costes de poner un número de teléfono en el sitio web. Propuso que hiciéramos esta adición al sitio web porque las personas mayores de 40 años se sienten más cómodas usando el teléfono que enviando un correo electrónico.
• Nona declaró que se oponía a esta propuesta por varias razones, entre ellas: sería una reestructuración de OIAA, ya que somos una organización en línea; la gente podría usar el número de teléfono para solicitar algo; necesitaríamos voluntarios para apoyar la línea telefónica y alguien que coordinara a estos voluntarios; y las llamadas podrían ser en idiomas distintos del inglés, lo que sería difícil de apoyar. Jeff también expresó su oposición y estuvo de acuerdo con todo lo que dijo Nona. También declaró que el coste y el tiempo invertido no merecerían la pena. Jeff mencionó que ha estado involucrado con su Intergrupo local y que la obtención de voluntarios es mucho trabajo. Mark y Jennifer también expresaron su oposición.
• Susan declaró que envió un correo electrónico a Sam diciéndole que si quería seguir adelante con esta idea, debía escribir una propuesta y enviarla a la Junta para su inclusión en el orden del día de una futura asamblea.

Puntos adicionales del orden del día – Susan R., presidenta

• Susan mencionó que Lesliee, la presidenta de comunicaciones, está llevando a cabo un concurso de lemas y que Carlos D., el presidente de unidad, tiene varias preocupaciones sobre la capacidad de traducir el lema a otros idiomas.
• Susan preguntó si los demás miembros de la Junta habían visto el nuevo vídeo del comité de comunicación, el papel del IGR, y si estábamos listos para aprobar este vídeo. Jennifer expresó su preocupación por la diapositiva de apertura, que analiza la diferencia entre un IGR y un GSR. La Junta acordó que esta diapositiva debería enfatizar el papel del GSR, pero podría tener una línea que indicara que el IGR no es el GSR.
• Nona expresó su preocupación por el hecho de que el vídeo pide a los miembros que envíen sus preguntas al Foro IGR, pero el correo electrónico se envía a todo el Comité. Le pidió a Mark que cambiara el correo electrónico en la lista de correo del IGR para que utilizara el correo electrónico del Foro IGR.
• La Junta se tomó el tiempo de ver el vídeo. La Junta acordó enviar cualquier comentario a Susan, y ella los remitirá al comité de comunicaciones.
• A continuación, Susan mencionó una solicitud que recibió para participar en la 2^ª Convención Internacional en Línea, que fue enviada a la Junta por Carlos P. y Adrian Q. Carlos D., el presidente del comité de unidad, mencionó que recibiríamos esta solicitud y consideró que deberíamos centrarnos en la Convención que OIAA y el comité de unidad celebrarán el año que viene. La Junta consideró que no tenemos los recursos para ayudar con esta Convención debido a nuestros próximos eventos, pero que podemos ofrecerles la oportunidad de incluir su evento en nuestra página de eventos. La Junta también consideró que no era necesario reunirse con estas personas.
• Susan mencionó que Dave W. ha programado un taller de seguridad el primer sábado del 2^º mes del trimestre para todo el año que viene (Nota del Secretario: Las fechas de estos talleres serán el 2/3, 5/4, 8/3 y 11/9).
• Susan mencionó la solicitud de Barry M. de distribuir una solicitud de encuesta del comité de literatura de los Fideicomisarios de la Junta de Servicios Generales sobre cómo la Comunidad ve el cambio de los escritos de Bill W. Mark declaró que habló con Susan, pero entendió el punto de vista de Jeff, por lo que se mostró ambivalente. Nona expresó su preocupación por etiquetar la encuesta como una encuesta de “Servicios Generales” debido a las otras Oficinas de Servicios Generales en todo el mundo. Susan expresó su preocupación por el hecho de que la encuesta no se envió a OIAA, sino a los Delegados de Área. Sintió que esto nos estaba sacando “de nuestro carril”. Jennifer comentó que estaba de acuerdo con Susan y que no deberíamos difuminar la línea entre nuestro Intergrupo y la OSG.

Informe de la Secretaria – Jeff B., Secretario

• Jeff mencionó las fechas que él, Susan y Nona habían hablado para las 3 sesiones de Directrices para revisar las Directrices aún por aprobar con los miembros. Las fechas serán el 2^º y 4^º sábados de febrero (10/2 y 24/2) y el 2^º sábado de marzo (9/3). Las reuniones de los 2^º sábados de febrero y marzo (10/2 y 9/3) se consideran un horario amigable para EE. UU./Canadá y se celebrarán a las 12 pm EST (9 am PT, 10 am MT y 11 am CT). La reunión internacional en horario amigable comenzará a las 10 am hora del Reino Unido/Portugal, que son las 11 am en Europa Central, las 3:30 pm en la India, las 6 pm en China/Filipinas, las 7 pm en Japón y las 9 pm en Australia (AEST). Nona mencionó que se requerirán traductores para estas sesiones. Se sugirió que Jeff enviara un correo electrónico preguntando qué traductores de idiomas requerirán los miembros para la sesión internacional. Los EE. UU.
• Susan preguntó si Jeff tenía la intención de encuestar a los miembros antes de fin de año. Los Estatutos establecen que es necesario encuestar a los miembros anualmente. Jeff declaró que realizará una encuesta a los miembros antes de fin de año. Mark se ofreció como voluntario para contactar con Barry para determinar cómo realizó la encuesta en junio de 2022.
• Jeff declaró que ha comenzado a trabajar en la recopilación de los documentos para el Libro de la Junta. Mencionó que, como primer paso, revisó la lista de documentos enviada por Nona y creó una hoja de cálculo, que envió por correo electrónico a la Junta, con esa lista de documentos. Afirmó que clasificó los documentos en 3 categorías: General, Financiero y Documentos Corporativos Clave.
• Jeff declaró que creó una carpeta del Libro de la Junta en la unidad de la Junta con dos subcarpetas, una para los documentos financieros y otra para los documentos corporativos clave. Los documentos generales se guardarán en la carpeta principal. Uno de los documentos generales es una lista de contactos de la Junta y Jeff mencionó que envió una hoja de cálculo para que los miembros de la Junta la rellenaran con su información de contacto.

Informe de tecnología – Mark m., presidente de tecnología

• Jennifer preguntó sobre el estado de la solicitud de propuestas para un trabajador especial del sitio web. Mark declaró que está buscando 5 propuestas, pero un mínimo de al menos 3. Dijo que espera recibir 2 propuestas esta semana.
• Mark anunció que celebraremos una fiesta navideña de OIAA el 20 de diciembre^.º

La reunión se cerró con la Declaración de Responsabilidad a las 15:29 (hora del este).

Resumen de mociones

Las siguientes mociones fueron votadas y aprobadas por la Junta en esta reunión:

1. Nona propuso que Susan cambiara la puntuación y el uso de mayúsculas del documento de las Directrices. La moción fue secundada por Jeff y aprobada por unanimidad.
2. Susan propuso que la sección del Comité del documento de las Directrices se limitara a enumerar los nombres de los Comités y remitiera al sitio web para consultar los estatutos y el propósito. La moción fue secundada por Jeff y aprobada por unanimidad.
3. Nona propuso que Susan cambiara la puntuación y el uso de mayúsculas del documento de las Directrices. La moción fue secundada por Jeff y aprobada por unanimidad.

Respetuosamente presentado,
Jeff Bernknopf
Secretario de OIAA