Asistentes:

Susan r., presidenta

Vacante, vicepresidente

Jennifer b., tesorera

Jeff b. Secretario

Mark m., presidente de tecnología

Beth a., fideicomisaria internacional

Barry M., solicitante para el puesto general

Anita m., candidata a secretaria suplente

Susan R., la presidenta, declaró abierta la reunión, solicitó presentaciones para las actas y luego abrió la reunión con un momento de silencio y la Oración de la Serenidad a las 14:05 EST.

Resumen del orden del día: actas, informes del secretario y del tesorero, sin asuntos pendientes, nuevos asuntos

Aprobación del acta de la reunión:

• Actas del 14 de abril de 2024: Jeff señaló que no estuvo en la reunión y las revisó.
  • Comentarios: Jennifer preguntó si las actas se habían subido al sitio web. Jeff se asegurará de que se actualicen a medida que las actas anteriores se suban al sitio web.
  • Moción: Susan solicitó una moción para aprobar las actas. Beth presentó una moción para aprobar las actas; Mark la secundó. Sin más discusión.
• Actas del 10 de marzo de 2024: Jeff señaló que estas se habían revisado previamente y que había preocupaciones con respecto a la organización de las actas. Jeff realizó actualizaciones organizativas en las actas y describió esos ajustes.
  • Comentarios: Susan solicitó que las actas reflejen que el informe de Jan sobre el diagnóstico dual se leyó en las actas y que el informe está en Google Drive.
  • Moción: Susan solicitó una moción para aceptar. Mark presentó una moción para aceptar las actas y Beth la secundó. No hubo oposición a la aceptación.

Informe del secretario: Jeff b. Secretario:

• El secretario no envía un informe todos los meses.
• Se ha encontrado una candidata a secretaria suplente que está presente. Anita ha estado en orientación y asiste a esta reunión hoy.
• Progreso en el trabajo atrasado de las actas de las reuniones. Se ha subido a la carpeta una hoja de cálculo que rastrea el trabajo atrasado. Algunos están preaprobados y otros se tratarán más adelante. Se espera haberlo limpiado antes de la próxima reunión combinada de la Junta Directiva (BOD) en julio. La reunión ejecutiva de marzo no se completó antes de esta reunión. Él tendrá esos listos para la reunión ejecutiva de junio. Susan le pidió a Jeff que todas sus actas durante su mandato estén disponibles en la unidad de Google de la BOD (unidad de la BOD) en la carpeta del Secretario, así como publicadas en el sitio web después de la aprobación.
  • Comentarios: Jennifer preguntó por el estado de las actas de julio y agosto de 2023, Jeff identificó que las de julio se están preparando a partir de las actas de Susan y las de agosto fueron aprobadas y también están en la unidad de la BOD. Susan afirma que ella y la BOD necesitan acceso a las actas aprobadas. El secretario es responsable de colocar las actas aprobadas anualmente en la carpeta de la Junta llamada: Actas Aprobadas. Tanto las actas aprobadas por la BOD como por la Asamblea se colocarán en las carpetas correspondientes. Ambos conjuntos de actas son los documentos más solicitados.

• Estado de la encuesta de membresía: Comenzó a finales de diciembre y continuó hasta enero. La encuesta de membresía de 2023 tuvo 172 respuestas, generando un quórum actual de 43 para la Asamblea de junio. En enero, la BOD aprobó una encuesta anual en el mes de junio en adelante. La planificación está en marcha.
  • Comentarios: Mark le pidió a Jeff que programe un momento para reunirse para sacar la encuesta.

• Libro de la Junta: El voluntario anterior no podrá ayudar. Es necesario actualizar los documentos y luego mantenerlos en el futuro. Jeff y el secretario suplente emprenderán el progreso en este proyecto. Posiblemente sea mantenido en el futuro por el secretario suplente.
• Renovaciones de seguros: Se renovaron los seguros de directores y funcionarios de US LI del 1 de abril al 1 de abril de 2025, pagando un poco más que el año pasado a $576 ($540 el año pasado) y ambas pólizas se agregarán al Libro de la Junta. A partir del 8 de mayo de 2024, el nuevo seguro de responsabilidad general a través de Hiscox, no el seguro profesional, prima de $346. Creación de una carpeta de seguro separada específicamente para esos documentos.
  • Comentarios: Jennifer estaría interesada en revisar la política sobre ambos. Una vez que Jeff suba esos seguros a la carpeta de la Junta, enviará un correo electrónico a la junta.

Informe del tesorero – Jennifer b., tesorera

• Estado de resultados de abril: Abril es el mes de mayor generación de ingresos desde el inicio. Los ingresos son un poco más de $9,700 PY. Gastos: $570 y se describen. Ingreso neto un poco más de $7,000.
• Variación del presupuesto: En comparación con el presupuesto, estamos en negro por $19,000 en lo que va del año. Se mencionaron proyectos especiales que aún no se han gastado.
  • Comentarios: Mark tiene reuniones programadas para comenzar a trabajar en proyectos especiales. Con respecto a los ingresos, siente que es genial. Que él sepa, nunca hemos practicado la tradición del 7^th en talleres o eventos. Susan preguntó cuáles eran los proyectos especiales. El proyecto especial está relacionado con el directorio de miembros.
• Balance general: Efectivo un poco más de $122,000 con $5,500 destinados a la Convención Internacional de OIAA.
• Contribuciones: Continúan obteniendo mayores contribuciones grupales a medida que los grupos crecen. 62 grupos contribuyeron durante el mes de abril.
  • Comentarios: Susan preguntó si el mes trimestral es la razón por la que abril es tan grande. Jennifer señaló que 3, 6, 9 y 12 son los peores y el resto de los meses tienden a ser más altos. Así es como ella presupuesta para el año.

Discusión sobre viajes y asistencia a ICOAA: Jeff b., Secretario/Susan, presidenta:

Antecedentes: Susan solicitó que este tema se incluyera en el orden del día con el informe de los Tesoreros de las Finanzas. Jeff se estaba preparando para establecer su viaje presupuestado aprobado en $1,500 para la conferencia ICOAA en Las Vegas, NV. Buscó orientación sobre cómo funcionaba el viaje presupuestado. Él cree que costará más debido solo a la ubicación. Afirmó que Susan tenía $1,700 asignados en el presupuesto para su asistencia. Él está solicitando que su viaje a la conferencia se incremente en $200 adicionales (no presupuestados).

Discusión: Jennifer señaló que el presupuesto de Susan para 2024 no es de $1,700 en 2024, es de $1,500. Jennifer preguntó sobre los detalles del viaje de Jeff y luego señaló su experiencia en torno a los viajes. Las preguntas de Jennifer llevaron a más discusión sobre si el viaje seleccionado era más una preferencia en lugar de prudente debido a que los fondos se aprobaron en $1500. Jennifer señaló que las Directrices establecen que la Junta puede votar sobre artículos de menos de $500. En este caso, Jennifer solicitó que la pregunta se llevara a la Asamblea. Jeff declaró que las Directrices le dan instrucciones para solicitar una votación aquí.

• Jeff hizo una moción para que la Junta apruebe un aumento de $200 a su línea de viaje para la conferencia ICOAA. Mark hizo la moción. No hubo apoyo a la moción. En cambio, se produjo una fuerte discusión. El lenguaje del tema cambió de Discusión sobre viajes y asistencia a la Conferencia ICOAA a Solicitud de aumento de viaje no presupuestado de $200.

Discusión sobre la solicitud de aumento de viaje no presupuestado de $200: Jennifer solicitó la hoja de trabajo que Jeff había preparado, lo que lo llevó a solicitar el aumento para una mejor comprensión. Beth preguntó además, cómo la asistencia beneficia a OIAA y especialmente a los grupos internacionales. Mark hizo una cuestión de orden con respecto a la asistencia de OIAA a la conferencia, aclarando que la Asamblea aprobó tanto el presupuesto como la asistencia. Beth aclaró que el presupuesto aprobado para la asistencia no cambia a OIAA, esos son dos elementos separados.

• Jeff hizo una moción para aprobar el aumento de viaje no presupuestado de $200 para el secretario y fue secundada por
  • El voto de la mayoría aprueba la moción (3-2). Los visitantes no pueden votar.
    • Opinión minoritaria señalada: Beth busca más información antes de las discusiones de la Junta en el futuro.
  • Moción de Jennifer para llevar esto a la Asamblea ya que este no es un voto de unanimidad. Beth secunda la moción.
    • Discusión: Susan declaró que no habrá tiempo en la Asamblea. Mark señaló que si fuera miembro de la Asamblea y viera una solicitud de $200 llegar a la Asamblea cuando la BOD tiene el poder de aprobación, se preguntaría sobre la BOD en sí. Jennifer declaró que tiene una responsabilidad fiduciaria y Mark declaró que todos la tienen.
    • Votación sobre la moción: Susan preguntó a aquellos a favor de llevar la solicitud no presupuestada de $200 a la Asamblea, 3 se opusieron al voto de 5. Susan declaró que esto tomó más tiempo del esperado y reflejó una desunión de la Junta. Beth declaró que esta es la razón del Inventario. Jennifer declaró que se supone que debe presentar este tema a la Asamblea en su informe.
    • Moción rechazada: por la mayoría de la BOD.

Nuevos asuntos:

1. Puestos/candidatos de servicio:

• Secretaria suplente Anita M. 15/1/1991 Upstate New York: actualmente secretaria del grupo Eye-Openers Online en Nueva Orleans. También ha actuado como recepcionista, preparadora de café, secretaria con el distrito por un minuto, tesorera del grupo, intérprete de área para algunos talleres, GSR suplente, secretaria ahora. Profesionalmente ha trabajado en puestos de CEO, actualmente es COO de una empresa nacional. Ha servido en varias BODS y específicamente en una agencia de recuperación sin fines de lucro donde había sido una recién llegada unos 10 años 15 años antes. Ha desarrollado estatutos para múltiples organizaciones sin fines de lucro, ha servido como presidenta de gobernanza, vicepresidenta, secretaria y tesorera. Ha tomado una decisión consciente con su patrocinador sobre participar en reuniones en línea como un pilar de su recuperación y, a su vez, hará su servicio en ese entorno.
• Candidato a fideicomisario general de la Junta: Barry presentó su currículum de servicio al grupo, y Susan lo compartió en la pantalla. Los aspectos más destacados de su extenso currículum incluyen el presidente del servicio sobrio de la reunión del grupo, secretario, tesorero y GSR del Distrito 28. Archivista, DCM hasta que pudieron encontrar uno nuevo, asistió a reuniones de Área donde trabajó en el Comité de Finanzas, el Comité Operativo de la Conferencia Estatal, el Manual de Servicio Estatal para el Norte de Illinois. En 2016 comenzó a asistir a reuniones a través de Zoom en OIAA. Había sido miembro en línea a través de grupos de Yahoo a finales de los 90. Registró su grupo de Zoom con OIAA y se familiarizó con los problemas de OIAA entonces. Pidió ser de servicio utilizando su experiencia con organizaciones sin fines de lucro, para ayudar a resolver problemas. Fue secretario de OIAA y observó el progreso fuera de los problemas que plagaron a la OIAA más grande.
  • Susan declaró que la Junta no discutiría a los dos candidatos ahora. Barry agradeció al grupo y salió de la reunión.
  • Jeff preguntó si estaba bien ofrecerle a Anita el puesto de secretaria suplente. Jennifer aclaró que la alternativa no necesita ser aprobada. Jeff solo quería ser abierto y darle a la junta la oportunidad. Mark le dio la bienvenida a Anita y Jennifer declaró que todos se aman.
• El anuncio del vicepresidente se hará para julio y se hará una cita para la reunión de negocios de septiembre.

2. Orden del día de la Asamblea de junio, Susan: Dio una descripción general y solicitó comentarios. Hay un elemento para votar y el resto es un informe. Jennifer pidió agregar el gasto no presupuestado para que se agregue al orden del día. Mark señaló que sería parte del informe de Jennifer. Susan declaró que se puede actualizar en las actas de Jennifer a la Asamblea y en su informe.

Jennifer también preguntó sobre la Política de Viajes, y si necesitaría la aprobación de la Junta o la aprobación de Finanzas. A Susan le gustaría que Jennifer elaborara la Política de Viajes dentro del Comité de Finanzas primero y al grupo le gustaría discutirlo en la próxima reunión de la Junta.

3. Subcomité Ad Hoc de Inventario, Susan– El comité determinaría el cronograma, las preguntas, si un facilitador que es neutral sin una agenda, y un informe de los resultados del inventario. Mark nominó a Beth para ser la presidenta. Beth aceptó. Jeff secundó la moción. Él se unirá a Beth. Voto unánime para que Beth sea presidenta del comité.
4. Informe de la presidenta de OIAA, Susan: El informe de la presidenta está en la unidad de la Junta; ella ha pasado mucho tiempo en PAC. Jan está trabajando sola y ha hecho un gran trabajo respondiendo a las quejas. Susan observó el Comité del Día de la Unidad. Alegación y Convención.
5. Informe del presidente de tecnología, Mark: comenzando con los proyectos especiales del Directorio de Miembros. Se agregó un botón de contribución en la parte superior de la página de OIAA para el Tesorero. Recomendando un Día de Servicio de OIAA para el reclutamiento del Comité de OIAA. Susan recomendó una Feria de Servicio para julio de 2024. Taller de seguridad de Tech Steppers programado para agosto.
6. Informe de la presidenta de la conferencia, Beth: Registro del 1^st de junio. Se necesitarán intérpretes, y el tipo se decidirá. Se buscan músicos, MC para el evento, comediantes. Tenemos tres habitaciones diferentes. Esos podrían tener música de tres países diferentes. Marketing y comunicaciones sobre el evento. Las redes sociales son donde la información viaja como What’s APP y reuniones cerradas de Facebook. Se desarrollarán y enviarán folletos. Solo podemos esperar que la gente trate la información de forma confidencial.

Resumen de mociones

Las siguientes mociones fueron votadas por la Junta Directiva en esta reunión:

• Actas de la reunión de abril de 2024 aprobadas y marzo de 2024 aceptadas.
• Moción aprobada para aumentar la línea de viaje del secretario de $1500 en $200.
• La moción para llevar la moción de aumento de presupuesto no aprobada a la Asamblea fue denegada por voto mayoritario de 3-2. Está dentro del alcance de la Junta aprobarlo según las Directrices aprobadas por la Asamblea.
• Beth nominada como presidenta del Subcomité de Inventario.

Puntos del orden del día de junio de 2024

• Política de viajes
• Tradición del 7^th en los talleres de OIAA

Respetuosamente,

Anita M

Secretaria suplente de OIAA