Actualización de finanzas – Octubre de 2024
Comité de finanzas de la OIAA
Acta de la reunión
Sábado, 12 de octubre de 2024
8:00am – am HDT
11:00am – pm PDT
2:00pm -pm EDT
Asistentes:
Felix – tesorero suplente
Barry – Oficial, miembro veterano del Comité de Finanzas y Fiduciario General
Leslie a – presidenta del comité de comunicaciones
Randy c. – suplente del Comité de Comunicaciones – videógrafo
Jeff – Secretario de OIAA
Kd – Kevin
Paul – suplente del comité de comunicaciones – archivero
Nicky w. – Secretaria
Susan – Presidenta de la OIAA
Félix se presenta como el Tesorero Suplente de OIAA. Dado que se supone que deben comenzar con las presentaciones, le pide a KD que los dirija en la Oración de la Serenidad.
Félix agradece a todos y da la vuelta a la sala para las presentaciones, comenzando con KD. KD se presenta como Kevin. Jeff se presenta como Secretario de OIAA. Randy se presenta como Presidente Suplente del Comité de Comunicaciones, ayudando específicamente con los vídeos. Leslie se presenta como Presidenta del Comité de Comunicaciones. Barry se presenta como Oficial, miembro veterano del Comité de Finanzas y Fiduciario General. Paul se presenta como Presidente Suplente de la Comunidad y Archivero. Nicky se presenta y menciona que solo está escuchando.
Revisión de las actas de agosto y septiembre
Félix mira el orden del día y señala que lo siguiente es la aprobación de las actas. Menciona que enviará las actas después de la reunión, por lo que no está seguro de cómo proceder con su aprobación en este momento.
Actas reservadas para la próxima reunión
El siguiente punto es una revisión de los informes financieros, que incluyen la Variación del Presupuesto, el Balance General y las Contribuciones. Añade que también revisarán los Presupuestos del Comité propuestos para 2025. Aclara que solo conocía el Presupuesto de Comunicaciones, pero Jeff también ha presentado el suyo. Jeff confirma que lo había presentado hace algún tiempo.
Félix pregunta si alguien tiene algún asunto que tratar antes de concluir con la Declaración de Responsabilidad. Félix termina de repasar el Orden del Día
Revisión de la variación del presupuesto
A continuación, pasa a una breve presentación de la Variación del Presupuesto. Dice que no hay mucho que discutir, ya que fue otro buen mes en términos de contribuciones, pero no mucha variación. Destaca que todavía lo están haciendo muy bien, lo que resulta en una disminución significativa de los costes organizativos en comparación con el presupuesto, especialmente en los gastos totales de administración. También hubo una reducción significativa en lo que se esperaba gastar en el Trabajador Especial de Tecnología. Félix no tiene notas adicionales y pregunta si alguien tiene preguntas o algo que añadir a la Variación del Presupuesto. Barry solicita que Félix vuelva a la parte superior y se desplace lentamente hacia abajo para su revisión. Félix cumple y pregunta a Barry si tiene alguna pregunta. Barry observa que parece que están gastando menos de lo presupuestado. Félix está de acuerdo, señalando que están significativamente por encima de su ancla, con gastos consistentemente por debajo de las proyecciones. Eso concluye la discusión sobre la Variación del Presupuesto.
SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS
Revisión del balance general
Para el Balance General, Félix no tiene mucho que añadir. Señala que tienen 84.000 dólares en la cuenta corriente, 55.000 dólares en el mercado, lo que constituye su reserva prudente, lo que eleva el efectivo total a 140.000 dólares. Susan le pide a Félix que vuelva a subir, señalando que su reserva prudente se estableció como la mitad de su presupuesto. Félix confirma que tienen un fondo de ensueño de 84.000 dólares. Su presupuesto de este año es de aproximadamente 100.000 dólares. Susan destaca que están esencialmente 30.000 dólares por encima y 30.000 dólares por delante de su reserva. Félix está de acuerdo, atribuyendo algunos ahorros al cambio a un nuevo servicio de traducción e interpretación.
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Revisión de la hoja de contribuciones
Pasa a la hoja de Contribuciones, señalando que no hubo desviaciones significativas de la norma en las contribuciones de los grupos durante el último mes.
Félix pregunta si Susan, Barry o alguien más tiene algo más que añadir. Susan plantea una pregunta que se ha estado preguntando durante algún tiempo: si hay alguna forma de identificar de qué países provienen las contribuciones. Félix responde que PayPal puede proporcionar algún desglose, pero no tiene los detalles en este momento. Se ofrece a investigarlo, y Susan lo agradece. Barry pregunta sobre las contribuciones individuales en comparación con el mes anterior, tratando de evaluar si se están consolidando cada vez más en las contribuciones de los grupos. Félix señala que tuvieron 488 dólares el mes pasado para individuos y añade que tuvieron contribuciones por un total de 455 dólares este mes.
SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS
Félix entonces le pregunta a Susan si tiene algo más que añadir. Susan comparte que recientemente estuvo en un podcast para Grapevine y le pareció emocionante. Félix bromea diciendo que definitivamente usarán eso en su contra.
La reunión pasa entonces a los Presupuestos del Comité propuestos para 2025. Félix le pide a Jeff que comparta su pantalla ya que Félix no parece tener los documentos. Sin embargo, Jeff tuvo que irse a otra reunión, así que Barry vuelve a compartir la pantalla cuando Jeff regresa.
Presupuesto del comité de comunicaciones
Randy menciona que Jeff está ocupado con otra cosa, así que Félix se dirige a Leslie. Leslie afirma que todos sus presidentes suplentes están presentes para ayudar a explicar cualquier parte que esté más allá de su conocimiento. Explica que la revisión del presupuesto incluye 70 dólares adicionales para que dos miembros asistan a la versión en línea de la Convención Internacional de 2025. Esto les permitirá ver cómo está configurada, lo que podría ser útil para la próxima Convención Internacional de OIAA.
Pasando a las cuotas y suscripciones, Félix le pide a Paul que explique el servicio de depuración de metadatos. Paul explica que este servicio es crucial para los archivos, ayudando a asegurar las identidades de las personas que comparten materiales de archivo. Los metadatos, como el nombre del creador adjunto a los documentos de Word, pueden revelar inadvertidamente identidades. El objetivo es eliminar dichos datos para proteger el anonimato. El presupuesto provisional para este servicio es de 300 dólares, aunque los costes pueden variar. Existen soluciones gratuitas, pero conllevan preocupaciones sobre la seguridad de los datos, por lo que están considerando un servicio de pago.
Félix agradece a Paul y a Randy y dice que está seguro de que obtuvieron este número porque ya han mirado a tres o más proveedores de servicios diferentes, y esa es básicamente la cifra aproximada. Paul está de acuerdo, diciendo que se basa en un ejemplo de la vida real y en el coste del software de depuración de metadatos. Leslie agradece a Paul y menciona que, a continuación, se supone que Google lanzará durante el verano un programa de vídeo que Randy está ansioso por empezar a usar. Sin embargo, todavía no tienen mucha información al respecto.
Leslie le pide a Randy que dé más información sobre el coste asociado. Randy comienza diciendo: “Gracias”, y Leslie lo presenta como su gurú del vídeo. Randy reconoce con humor el título y explica que actualmente, Google no tiene un programa de creación de vídeo completo. Google Slides es una herramienta muy básica para hacer películas, no adecuada para sus necesidades. Google está lanzando Gemini, una plataforma de IA, que incluye algo llamado Google Vid. Esta herramienta puede crear vídeos automáticamente basándose en las indicaciones del usuario.
Randy añade que no tienen detalles específicos sobre cómo se integraría esto en su espacio de trabajo de OIAA. No saben si cuesta algo formar parte del programa de Google o si tendrán acceso a él con su configuración actual. Han asignado 500 dólares como marcador de posición en el presupuesto, ya que todavía no entienden completamente los costes. Sugiere que si deciden seguir adelante con Google Vid, su equipo técnico tendría que evaluar su encaje dentro de su espacio de trabajo. Randy y Leslie planean alternarse para asistir a las reuniones técnicas para mantenerse informados sobre los desarrollos.
Leslie confirma que han discutido esto con Mark, que también ha investigado un poco. Sigue siendo un programa misterioso, pero si está disponible, quieren adoptarlo rápidamente. Se decidieron por el marcador de posición de 500 dólares, asumiendo que puede no ser un coste recurrente, sino más bien un gasto único para 2024. Félix cuestiona si 500 dólares podrían no ser suficientes y pregunta si es un coste anual. Randy y Leslie aclaran que no creen que sea un gasto anual, pero están utilizando 500 dólares como marcador de posición hasta que haya más información disponible.
Barry plantea una pregunta a Leslie, preguntándose si esta tecnología debería clasificarse bajo videoconferencia en lugar de otra tecnología. Leslie aclara que no es un software de conferencias; es más parecido a una herramienta de creación de vídeo como Microsoft PowerPoint, por lo que no se colocó bajo conferencias. Barry le agradece la aclaración.
Félix le hace otra pregunta a Leslie, queriendo entender si esto pertenece a su presupuesto de Google Ads, ya que inicialmente pensó que podría ser así. Leslie responde que podría estar relacionado, pero no está segura todavía, especialmente porque el programa todavía está en pruebas alfa. Discuten la posibilidad de eliminar esto del presupuesto y volver a presentarlo como una solicitud no presupuestada una vez que esté disponible.
Susan interviene, sugiriendo que lo dejen como un marcador de posición por ahora, considerando que tienen fondos disponibles. Si es necesario, pueden solicitar fondos adicionales más adelante.
Leslie pasa a discutir las tarifas profesionales. Han creado tres vídeos importantes, cada uno de entre tres y seis minutos de duración, que están actualmente en su canal de YouTube. Quieren incrustar ventanas ASL en estos vídeos. Los 500 dólares asignados pagarán a intérpretes de ASL que también son miembros de Alcohólicos Anónimos, por lo tanto, más caro pero vale la pena. Randy añade que los intérpretes de ASL ayudarán a hacer vídeos orientados al exterior, como “¿Qué es OIAA?” más accesibles.
Leslie le pregunta a Randy si se necesitan intérpretes de ASL para sus vídeos de “cómo hacer”, pero Randy sugiere que es más crítico para el contenido orientado al exterior. Randy explica que el proceso implica que un intérprete se una a una sesión de Zoom, grabarlos y luego editar el vídeo para incluir la interpretación de ASL. Leslie reconoce que han sobrepresupuestado ligeramente por si acaso.
Randy vuelve a un punto anterior sobre un presupuesto de 70 dólares para asistir a la Convención Internacional de 2025 en línea. Planean comprar un vídeo del evento por 60 dólares, lo que podría ser útil para eventos futuros. Randy enfatiza el valor de entender cómo los registros pagados podrían apoyar la autosuficiencia y traer beneficios adicionales. Leslie se ofrece a actualizar el presupuesto para incluir este gasto de 60 dólares. Randy está de acuerdo, diciendo que es una pequeña adición que podría mejorar sus archivos.
Leslie le pide a Félix orientación sobre si ajustar el presupuesto ahora o volver a presentarlo más tarde. Félix dice que puede volver a presentarlo por correo electrónico, ya que no debería ser un problema para una cantidad tan pequeña. Sin embargo, duda en las decisiones con respecto a los intérpretes de ASL debido a los problemas en curso. Leslie reconoce estas preocupaciones y está preparada para abordarlas si es necesario.
Acuerdan volver a presentar su presupuesto y volver a visitar las discusiones cuando los tesoreros regresen.
SOLICITUD DE PRESUPUESTO DEL COMITÉ DE COMUNICACIONES APLAZADA
Félix concluye la reunión agradeciendo a todos. Señala que Jeff parece haber abandonado la llamada. Dirigiéndose a Nicky, Félix se disculpa por no haber distribuido todavía las actas que ella le envió. Sugiere que aplacen la revisión de las actas hasta que todos hayan tenido más tiempo para examinarlas.
Félix le pide a Susan que cierre la reunión con la Declaración de Responsabilidad.
