Acta de la reunión de la junta de OIAA del 11 de octubre de 2022

Asistentes:
Jan BB., Presidente del PAC
Jeff B., Secretario suplente
Paula D., Presidenta del CPC
DC Dave, Presidente de Unidad
Gary, Presidente suplente de Steppers
Jane G., Vicepresidenta
Jon H., Presidente de PI
Mary M., Presidenta de Steppers
Barry M., Secretario
Mark M., Presidente de Tecnología
Brian R., Tesorero
Spencer W., Presidente de Finanzas

Jane G., Vicepresidenta, declaró abierta la reunión a las 17:02 EDT (14:02 PT). La reunión se abrió con la Oración de la Serenidad.

Se revisó el acta de la reunión de la junta del 13/09/22. Mark M. presentó una moción para aprobar el acta de la reunión de la junta del 13/09/22 tal como se presentó, y Jeff B. la secundó. El acta se aprobó por unanimidad.

Informe de la Presidencia: Jane
Jane G., en sustitución de Gwen Mc., que estuvo ausente, presentó un informe de la presidencia. Jane actualizó brevemente a la Junta sobre el progreso del comité especial de Estatutos.

Asuntos pendientes:

• Reclutamiento: nada nuevo que informar

Informe del Secretario: Barry m. / Jeff b.

• Barry declaró que Jeff B. redactará el acta de la reunión de la Junta de hoy. Barry proporcionó una actualización sobre el siguiente paso para los Estatutos aprobados. Barry declaró que el siguiente paso sería la presentación de un documento 1023 al IRS para el restablecimiento de nuestro estatus 501c3 y que ha recibido un documento de Pro Bono Associates sobre cómo proceder. Este documento proporciona dos opciones:
  • Rellenar el documento 1023 retroactivamente para los últimos 11-12 años, lo que nos eximiría de cualquier obligación tributaria
  • Rellenar el documento 1023 a partir de la fecha de presentación, lo que podría dejarnos con una obligación tributaria para los años pasados
• Barry declaró que la Junta necesita decidir, pero que la primera opción sería muy difícil debido a la falta de registros. Barry mencionó que, si bien el 1023 se puede presentar en cualquier momento, lo mejor sería a finales de octubre
• Brian R. declaró que, desde la perspectiva del Tesorero, tenemos los fondos reservados para cualquier sanción retroactiva y que la organización tenía fondos significativos durante los últimos 2 años. También mencionó que todas nuestras declaraciones de impuestos anteriores han sido presentadas.
• Mark M. presentó una moción para rellenar el formulario 1023 a partir de la fecha de presentación. Barry M. secundó la moción. No hubo debate y la Junta votó por unanimidad a favor de la aprobación.

Informes de los comités

• El informe del comité de Steppers se presentó a la Asamblea
  • Steppers sigue respondiendo activamente, respondiendo una media de 4 veces a cada solicitud
  • Se está considerando añadir un botón al sitio web para solicitar voluntarios, especialmente bilingües y trilingües
• PAC – Jan BB
  • Hay 10 personas que responden a las consultas de PI/CPC con 7 consultas al día, principalmente en inglés
  • Paula D. se ha unido recientemente a la Junta con interés en CPC
  • Jon propuso a la Junta que el comité de PI/CPC se dividiera en 2 comités, PI y CPC. Jon seguiría siendo el presidente de PI y Paula presidiría el comité de CPC
  • Jon informó de que aproximadamente 1/3 de sus consultas son de miembros que necesitan encontrar reuniones que verifiquen su asistencia. Solicitó que se añadiera un filtro al sitio web para ayudar a localizar las reuniones que ofrecen prueba de asistencia. Mark M. declaró que recientemente se ha añadido un filtro al sitio web, Prueba de Asistencia, que permite mostrar solo las reuniones que ofrecen prueba de asistencia.
  • Paula, que ha trabajado en el comité de Steppers, informó de que está ansiosa por empezar a trabajar con profesionales
  • Jane G. revisó las Directrices actuales y PI y CPC figuran como comités separados, por lo que no es necesario hacer nada para separarlos.
• Unidad – DC Dave
  • Dave leyó su informe en la reunión.
  • Dave informó de que el 10 de noviembre el comité de Unidad elegirá un candidato para su aprobación por la Junta utilizando el procedimiento de la tercera generación y supervisado por alguien que no sea miembro del comité
  • El comité de Unidad preparó su presupuesto para 2023, que es de aproximadamente 4.000 dólares para la interpretación de reuniones y la traducción de comentarios, principalmente al español. El proyecto de enlace de extensión continúa con nuevos enlaces y jurisdicciones que se están añadiendo. De las 137 jurisdicciones (GSO e Intergrupos) en la hoja de seguimiento, 32 tienen enlaces
  • Dave informó de que el comité presentó un informe en el Foro IGR del 24 de septiembre. Dave informó de que le gustaría colocar documentos que describan la diferencia entre los Intergrupos y el Servicio General en las páginas web de PI/CPC. Jane G. se ofreció a ayudar con los documentos que describen la diferencia, ya que ha participado en un esfuerzo similar.
• Informe de tecnología – Mark m.
  • Mark presentó un informe a la Junta (véase el adjunto)
  • Mark informó de que hace 2 meses el comité envió una Solicitud de Propuesta (RFP) buscando una organización para proporcionar una actualización a nuestra tecnología con una solución web y basada en la nube. Se recibieron tres propuestas y, tras la evaluación, se eliminaron dos de las propuestas. Una empresa, Mindfront, se reunió con el comité y nos proporcionó los costes proyectados (véase el adjunto). La propuesta nos ayudaría a registrar Google Workspace para organizaciones sin ánimo de lucro para proporcionar una plataforma de correo para todas las comunicaciones internas, listas de correo y quizás Google Meets. El proyecto aún no se ha adjudicado a Mindfront
  • El siguiente paso será reunirse con Mark Gilespie de Mindfront para revisar nuestro sitio web y realizar una reconstrucción completa de nuestros directorios de reuniones y miembros. El equipo del Servicio de Directorio de Reuniones realizó 124 nuevas entradas, algunas de ellas con múltiples reuniones; se eliminaron 44 entradas. Entre el 80 y el 90% de las reuniones que eliminaron sus entradas citaron a los zoom bombers como la causa. Se actualizaron los listados de 250 reuniones.
  • Mark declaró que el equipo desarrollará la página de la Asamblea de Elecciones a medida que el comité de Directrices finalice su trabajo en la Asamblea de Elecciones
  • Mark mencionó que hemos recibido 9 entradas para logotipos. Mark preguntó a la Junta cómo les gustaría proceder con la votación de estas entradas de logotipos.
  • Brian expresó su preocupación por que identifiquemos una solución que sea sostenible cuando se produzca la rotación del presidente de Tecnología y que los nuevos presidentes de Tecnología no busquen rehacer la solución que está probada. Brian también preguntó sobre el proceso que estamos utilizando y si estamos adoptando un enfoque gradual. Mark respondió que nuestra solución se está construyendo sobre las tecnologías estándar de Google Workspace y WordPress. Mark prevé que podremos construir sobre la solución inicial y no requerirá otra RFP.
• Finanzas – Spencer
  • Spencer tuvo que irse antes de poder presentar un informe a la Junta

Informe del Tesorero: Brian r.

• Brian informó de que se ha centrado en el proceso del Presupuesto de 2023 y que ya está listo un primer borrador inicial del presupuesto.
• Ha habido mucha discusión sobre la distribución del exceso de fondos sobre nuestra Reserva Prudente teniendo en cuenta las recomendaciones del comité de Unidad y varios otros.
• Todavía hay necesidad de un Tesorero Suplente
• Barry, Brian y Spencer se centrarán en la presentación para restaurar nuestro estatus 501c3

Nuevos asuntos

• Grupo de trabajo de Grapevine, La viña y la revista: Jeff
  • Jeff informó de que se dio cuenta de que un representante de Grapevine (GvR) para un grupo en persona realiza una función muy similar a la de un GvR en un grupo en persona. Hizo una moción en su grupo de origen, el Back Porch International, para crear un puesto para un GvR y el grupo creó el puesto después de realizar una votación.
  • Al hablar con varias otras personas, hubo acuerdo en que se podría animar a los grupos en línea a crear un puesto para un GvR, RLV (representante de La Viña) o para otras revistas en su país como SHARE en Gran Bretaña.
  • Para facilitar este esfuerzo, se celebrará una reunión organizativa el sábado 22 de octubre a las p.m. EST (10 am PT, p.m. Reino Unido/Portugal) para determinar cuál debe ser el papel de un representante de revista en línea e identificar los recursos que necesitarán.
  • Se ha preparado un folleto y Jeff pidió permiso a la Junta para distribuir este folleto a los miembros de OIAA. El folleto también se traducirá al español y al portugués.
  • Mark M. preguntó si había algún problema con que un grupo en línea comprara una suscripción y que varios miembros del grupo utilizaran esa misma suscripción. Jeff comentó que esto es bastante común y también ocurre con las reuniones en persona que comparten una suscripción de grupo con sus miembros. Mark solicitó que esta política se validara con Grapevine y Jeff accedió a ponerse en contacto con ellos.
  • Jane G. preguntó cuál era la solicitud de la Junta y si se estaba haciendo una solicitud para crear un nuevo comité especial de Grapevine y la revista. Jeff respondió que en este momento se solicitaba permiso para enviar el folleto del grupo de trabajo a los miembros de OIAA y que tal vez más adelante, dependiendo del nivel de interés, se podría crear un comité especial.
  • La Junta no tuvo ninguna objeción a la distribución del folleto.
• Directrices Ad hoc: Jane G.
  • Jane informó de que el comité especial de Directrices discutió la posibilidad de escalonar la elección de los Funcionarios para que haya continuidad y que no todos los puestos roten al mismo tiempo
  • En la nota de Gwen, ella afirma que el comité especial está solicitando la dirección de la Junta con respecto a la duración de los mandatos y qué puestos de funcionarios elegir en esta primera elección bajo los nuevos Estatutos para que no todos roten al mismo tiempo.
  • Mark M. señaló que los nuevos Estatutos establecen que todos los Funcionarios deben ser elegidos y que no quiere que estemos fuera de cumplimiento. Además, sugirió que para esta elección el mandato sea de 1 año y que podamos celebrar elecciones de nuevo el año que viene de forma escalonada.
  • Brian declaró que, según los Estatutos, necesitamos tener una elección de Funcionarios y que su mandato es de 2 años. La gente puede entonces renunciar después de 1 año, lo que forzaría una nueva elección e implementaría el escalonamiento de los Funcionarios.
  • Se aclaró que los Estatutos exigen una elección cada año, pero no especifican qué puestos deben ser elegidos.
  • Brian declaró que los puestos que podríamos querer escalonar son el de Presidente y Vicepresidente, así como el de Tesorero y Presidente de Finanzas.
  • Brian hizo una moción para que elijamos todos los puestos de Funcionarios este año y la moción fue secundada por Mark. Los miembros de la Junta aprobaron esta moción por unanimidad.
  • La siguiente pregunta que se hizo fue qué mes es el mejor mes para celebrar las elecciones en el futuro para permitir tiempo para una transición. Este año no es ideal, ya que las elecciones se celebran en diciembre.
  • Jeff sugirió que celebremos las elecciones de Oficina en octubre en el futuro, ya que normalmente hay mucho que hacer en septiembre, ya que la gente vuelve de las vacaciones de verano, las cosas suelen calmarse en octubre y habría tiempo más que suficiente para la transición.
  • Jeff hizo una moción para celebrar las elecciones de Oficina en octubre en el futuro y la moción fue secundada por Brian. Los miembros de la Junta aprobaron esta moción por unanimidad.
• Función de Historiador/Archivero – Jane G.
  • Jane trajo una pregunta del comité ad hoc de Directrices sobre si cambiar el nombre del puesto de Historiador a Archivero.
  • Actualmente no hay servicio en el puesto de Historiador y Jan declaró que ella ha servido en ese puesto en el pasado.
  • Mark preguntó si parte del papel de este individuo sería mantener la grabación de Zoom. Se declaró que esto probablemente sería parte de su papel, pero los papeles y responsabilidades serán definidos por el comité de Directrices.
  • Brian hizo una moción para cambiar el nombre del puesto de Historiador a Archivero. La moción fue secundada por Barry. Los miembros de la Junta votaron por unanimidad a favor de la aprobación de esta moción.
• Idiomas/Traducciones Ad hoc: Jane G.
  • Se aplazó hasta la próxima reunión

No hubo otros asuntos nuevos.

La reunión de la Junta se levantó a las 18:39 EDT y se cerró con la Declaración de Unidad.

Resumen de mociones

Las siguientes mociones fueron votadas y aprobadas por la Junta en esta reunión:

1. Mark M. presentó una moción para aprobar el acta de la reunión de la junta del 13/09/22 tal como se presentó, y Jeff B. la secundó. El acta se aprobó por unanimidad. 2. Mark M. presentó una moción para rellenar el formulario 1023 a partir de la fecha de presentación. Barry M. secundó la moción. No hubo debate y la Junta votó por unanimidad a favor de la aprobación.
2. Brian hizo una moción para que elijamos todos los puestos de Funcionarios este año y la moción fue secundada por Mark. Los miembros de la Junta aprobaron esta moción por unanimidad 4. Jeff hizo una moción para celebrar las elecciones de Oficina en octubre en el futuro y la moción fue secundada por Brian. Los miembros de la Junta aprobaron esta moción por unanimidad. 5. Brian hizo una moción para cambiar el nombre del puesto de Historiador a Archivero. La moción fue secundada por Barry. Los miembros de la Junta votaron por unanimidad a favor de la aprobación de esta moción.