Acta de la reunión de la junta de OIAA del 8 de noviembre de 2022

Asistentes:
Jeff b., secretario suplente
jane g., vicepresidenta
gwen m., presidenta
mark m., presidente de tecnología
barry m., secretario
brian r., tesorero
Spencer w., presidente de finanzas

Gwen M., presidenta, declaró abierta la reunión a las 17:04 EDT (14:04 PT). La reunión se abrió con la Oración de la Serenidad.

Jeff B., secretario suplente, revisó el acta de la reunión de la junta del 11/10/22. Brian R. propuso que se aprobara el acta de la reunión de la junta del 11/10/22 tal como se presentó, y Mark M. lo secundó. El acta se aprobó por unanimidad.

Informe de la presidenta: Gwen
Gwen comentó sobre cómo nos comunicamos en OIAA y consideró que el mensaje de nuestro sitio web de “En cualquier lugar, a cualquier persona, en cualquier momento” es muy importante.

Asuntos pendientes

• Jeff propuso confirmar a Paula D. como presidenta del comité de la CPC. Jane secundó la moción. La Junta votó por unanimidad para aceptar a Paula D. como presidenta de la CPC.
• Comunicación a la membresía.
  • Es necesario comunicar los próximos pasos con nuestra restitución del IRS a la membresía y a Gwen le gustaría que esto estuviera en la agenda para la Asamblea del 3 de diciembre. Gwen sugirió que Spencer presentara esto en la Asamblea.
  • Spencer comunicará que el abogado ProBono de OIAA presentará los Estatutos ante el Estado de Nueva Jersey para validar que OIAA cumple con las leyes de organizaciones sin fines de lucro de Nueva Jersey y que los Estatutos se presentarán al IRS para que se restablezca nuestro estatus de exención de impuestos 501c3. Sin embargo, en aras de la transparencia, comunicaremos que no vamos a presentar nuestra solicitud de forma retroactiva, ya que no tenemos los registros.
• Acceso a las actas de la Junta. Se creará una carpeta pública y se colocará un enlace en el sitio web para que los miembros puedan acceder a las actas. Mark creará la carpeta y Gwen subirá las actas desde junio a esa carpeta.

Nuevos asuntos:

• Idea para la Convención en línea Iberoamericana para 2023: Jeff mencionó que Carlos D. de Portugal quedó muy impresionado con un evento reciente en español y se inspiró para sugerir que podríamos celebrar un evento iberoamericano en el otoño de 2023 para involucrar a varios países. Jeff, Jane y Carlos mantuvieron una conversación sobre dicho evento, que requeriría una gran planificación tras la formación de un comité ad hoc.
  • Mark sugirió que ha habido varias sugerencias para eventos patrocinados por OIAA y que tal vez se podría formar un comité de “Conferencias” para evaluar esta y otras oportunidades de conferencias
  • Se mencionó que ya existe un comité de Convenciones que actualmente no está activo y que podría utilizarse para este propósito. Las directrices actuales establecen que el comité de Convenciones ayuda a planificar los eventos de OIAA, como la Convección Internacional que tiene lugar cada 5 años
  • Gwen mencionó que sería útil planificar un evento como este no solo para la región iberoamericana, sino también para otras regiones globales
  • Jeff mencionó que se pondrá en contacto con Carlos para desarrollar esta idea con más detalle

Informe financiero – Brian r./Spencer w.

• El presupuesto propuesto se ha completado y se ha enviado a la membresía. Brian ha preparado un resumen para explicar el presupuesto. o El presupuesto de este año es un aumento significativo con respecto al presupuesto del año pasado. El presupuesto intenta controlar los costes de traducción y se hicieron algunas suposiciones. El comité de Unidad es el único comité que tuvo una solicitud de presupuesto específica para la traducción.
• Mark M. propuso que la Junta aprobara el presupuesto de 2023 y lo publicara a la membresía, y Jane G. lo secundó. La Junta aprobó esta moción por unanimidad.
• Hubo una discusión sobre la necesidad de contactar con nuestros grupos para determinar sus pensamientos sobre cómo utilizar mejor nuestros recursos financieros para apoyar sus necesidades. Mark mencionó que el nuevo sitio web está destinado a ser más dinámico y colaborativo que el sitio web actual, que es principalmente un repositorio. Protocolo sugerido para la reunión de la Junta de Presidentes de Comité el próximo mes
• Brian sugirió que cada presidente de comité debería presentar un breve informe con un límite de tiempo de 5 minutos. En ese momento, también podrían plantear cualquier problema que les gustaría que la Junta considerara.
• Gwen mencionó que comunicará nuestros pensamientos a los presidentes de los comités cuando envíe el recordatorio

Preguntas del comité de Directrices

• ¿Cuándo deben los comités presentar sus informes anuales?
  • Gwen declaró que esto no debería hacerse en la asamblea electoral de diciembre. Sugirió que esto podría hacerse en algunas asambleas, ya que hay 4 asambleas planeadas en el futuro
  • Jane sugirió que le gustaría ver esto hecho al principio del año y podría incluir una invitación para ayudar al comité
  • Mark declaró que cada comité tendrá su propia página en el sitio web para un informe dinámico y continuo de cada comité
• ¿Habrá lecturas en la Asamblea Electoral?
  • Sí, las habrá. Las lecturas incluirán la Oración de la Serenidad, la Declaración de Propósito de OIAA y las Tradiciones.
  • El establecimiento del quórum tendrá que hacerse rápidamente, lo que se hará mediante un formulario que rellenarán los asistentes. Las lecturas pueden hacerse mientras se realiza el recuento del quórum
• ¿Qué ocurrirá si no hay quórum?
  • Jane mencionó que los Estatutos establecen que la Junta puede adoptar el presupuesto y nombrar a los funcionarios en ausencia de quórum
  • Si no se alcanza el quórum en la Asamblea, la Junta nombrará a los funcionarios en la reunión de la Junta de diciembre una semana después hasta que se puedan celebrar las elecciones en la primera Asamblea del próximo año.
• ¿Qué ocurre si solo hay un candidato para un puesto?
  • Si solo una persona se presenta para un puesto de funcionario, esa persona seguirá el proceso electoral
• ¿Qué pasaría con el presupuesto si no hay quórum?
  • Brian sugirió que la Junta aprobara un presupuesto a corto plazo para permitir que la organización funcione en lugar de que la Junta apruebe el presupuesto para todo el año.
  • Gwen sugirió que no prorrateemos un presupuesto y que podamos seguir funcionando hasta que se apruebe un nuevo presupuesto
• ¿Deberíamos atenernos a los requisitos de elegibilidad simples de los Estatutos? Los Estatutos establecen que “Cualquier persona que haya servido en un puesto de servicio de OIAA es elegible para servir como funcionario de Intergrupo”. Este será el único requisito de elegibilidad
• ¿Nos gustaría tener una presentación de las personas que presentaron en el taller de NAATW sobre traducción?
  • Esto podría ayudar a OIAA a crear un comité de Traducción
  • Gwen sugirió que esta presentación no sea solo para la Junta o el comité ad hoc de Directrices, sino que abramos esta presentación a toda la Membresía
• ¿Deberíamos contratar trabajadores especiales para que ayuden a tomar actas en una reunión del comité? Esta solicitud proviene del comité de Unidad
  • La Junta consideró que esta no es una opción viable y que esta debería ser una función del comité

No hubo otros asuntos nuevos.

La reunión de la Junta se levantó a las 18:51 EDT y se cerró con la Declaración de Unidad.

Resumen de mociones

Las siguientes mociones fueron votadas y aprobadas por la Junta en esta reunión:

1. Brian R. propuso que se aprobara el acta de la reunión de la junta del 11/10/22 tal como se presentó, y Mark M. lo secundó. El acta se aprobó por unanimidad.
2. Jeff B. propuso confirmar a Paula D. como presidenta de la CPC y Jane G. lo secundó. No hubo discusión y la Junta votó por unanimidad para aprobar. 3. Mark M. propuso que la Junta aprobara el presupuesto de 2023 y lo publicara a la membresía, y Jane G. lo secundó. La Junta aprobó esta moción por unanimidad.

Respetuosamente presentado,
Jeff Bernknopf
Secretario suplente de OIAA