Actualización de finanzas – Feb 2024

Comité de finanzas de la OIAA

Acta de la reunión

Sábado, 10 de febrero de 2024

9:00 – am HDT

11:00am – pm PDT

2:00pm -pm EDT

Asistentes:

Jennifer – Tesorera de OIAA

Felix – Tesorero suplente de la OIAA

Barry – Miembro veterano del Comité de Finanzas / Exsecretario

Erica k. – Miembro del subcomité de finanzas

Nicky – Secretaria del comité de finanzas

Jennifer dirige la Oración de la Serenidad. Todos los asistentes se unen.

Revisión del orden del día

Jennifer comienza a compartir la pantalla y muestra el orden del día. Señala que lo más importante del orden del día para ella es la actualización de la revisión financiera. Pregunta si hay algo más que añadir al orden del día. Acepta una moción de Barry para aprobar el orden del día “tal como se presenta”. Felix apoya la moción. Jennifer pregunta si hay alguna objeción. No hay ninguna objeción.

APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA

Revisión de las actas de los meses anteriores

Jennifer dice que hubo algunos errores gramaticales y numéricos que cambiar, lo cual se discutió con Nicky antes de la reunión. A continuación, pregunta si todos han podido revisar el acta. Como no hay respuesta, Jennifer pide a todos que se tomen unos minutos para leer el acta. Jennifer se desplaza por la pantalla. El error que se había comentado anteriormente era de 450 $ (cada uno) para el equipo que asistió al Taller Nacional de Tecnología, pero la corrección era para (todos) los 10 individuos. Jennifer pregunta si hay algún otro cambio que el grupo vea. Nadie responde, así que pide una moción para aprobarla. Felix presenta la moción y Erica la apoya. Jennifer pregunta si Nicky podría hacer los cambios y enviárselos para que ella pueda actualizar el sitio web.

APROBACIÓN DE LAS ACTAS DE LOS MESES ANTERIORES

Revisión de los estados financieros

Jennifer comienza con la variación presupuestaria de enero. Indica que también están publicadas en el sitio web. Los ingresos son de poco menos de 8500 $, lo que supone algo más de mil dólares por encima del presupuesto. Cree que el presupuesto será un poco conservador, lo cual es bueno, porque el presupuesto tiene un déficit. Indica que PayPal y Stripe están asociados a los ingresos y que esto ha demostrado ser un éxito. Hay honorarios profesionales de 70,00 $. Nuestro trabajador técnico especial cobró poco menos de 1500 $. La categoría de trabajadores especiales se había acumulado en 2023 para incluirla en el período correcto para el cierre del año. Jennifer indica que, a lo largo del año, podemos funcionar con un sistema de caja, pero que al final del año, debemos acumularlo todo. Además, aún no se han presentado todas las facturas del Foro IGR, por lo que veremos más gastos en febrero. Para nuestra cuenta de Zoom, en Conferencias de vídeo, ahora habrá dos cuentas de Zoom. Anteriormente, se había hablado de tener una cuenta profesional, que habría costado 2500,00 $. Pareció mejor optar por 2 cuentas de Zoom en su lugar, ya que es significativamente más barato. La gestión del alojamiento del sitio web tiene que ver con los gastos de Google y también incluye un pago a Deep L, el programa de traducción del que se habló anteriormente. Mucha gente ha hablado de este programa y la OIAA incluso está explorando la posibilidad de obtener varias cuentas para la OIAA. La Junta Directiva discutirá este gasto y, si el precio supera los 500 $ anuales, lo someterá a la Asamblea. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta sobre la variación presupuestaria. Felix pregunta por qué los honorarios de organización son inferiores a los previstos. Jennifer responde que hay 500 $ destinados a honorarios y fines legales. Barry añade que tienen que pagar los honorarios de organización en Nueva Jersey. Felix afirma que depende de si se produce o no. Jennifer responde que no hay nada en el horizonte y que el Presidente había pedido que se presupuestara para ello. Barry dice que después de uno o dos años deberíamos eliminarlo y que no debería quedarse ahí para siempre. Felix pregunta si deberían acumularse para esto y/o reservar dinero para esta posibilidad. Jennifer no está de acuerdo porque no ve ninguna probabilidad de amenaza en el horizonte. Barry está de acuerdo y pregunta de dónde salió el céntimo en el estado de cuenta. Jennifer responde que ¡son intereses! ¡Bromean sobre cómo estamos ganando dinero! A Felix le gustaría preguntar sobre la acumulación para la traducción para la Asamblea/Junta Directiva. Cree que deberíamos reservar dinero para esto. Jennifer responde que no es necesario acumularlo, ya que ya está en el presupuesto como un gasto definido. A Felix le gustaría aclarar la siguiente partida y afirma que tal vez no la está leyendo con claridad. Jennifer indica que la Junta de la Asamblea había presupuestado 1040,00 $ y que originalmente iba a haber talleres disponibles para las directrices. Dice que hay dos programados para febrero y uno en marzo. También cree que el presupuesto para la traducción es alto, pero que probablemente presupuestarán más. Barry está de acuerdo en que siempre es mejor presupuestar de forma muy conservadora los ingresos y de forma muy agresiva los gastos.

Jennifer saca a colación el estado de contribuciones. Felix quiere decir que, al revisar los estados financieros, a veces ve los Grupos 1, 2 y 3 y no tienen nombres. Jennifer aconseja que se ponga en contacto con ellos y les pregunte el nombre de su grupo. Les da un ejemplo de un cheque que recibió en el que se puso en contacto con ellos y en realidad fue un error. Terminó haciendo un reembolso. Dice que si hay una oportunidad de ponerse en contacto con los grupos, que lo hagan. A Jennifer le gustaría señalar que ha cambiado este informe para reflejar los cambios que habían discutido en la reunión anterior. Cambió los nombres individuales a una sola partida que muestra las contribuciones personales. Felix pregunta si podemos ordenarlos por valor numérico. Jennifer dice que podría hacerlo, pero lo tiene alfabético. Felix dice que tiene curiosidad por saber de dónde son algunos de los grupos y que a veces no hay ninguna indicación de ello en las contribuciones reales. Jennifer dice que PayPal tiene un informe para esto. También le gustaría añadir que no le gusta ver los estados de cuenta listados de mayor a menor. Barry está de acuerdo en que no se trata en absoluto de la cantidad de la contribución. Dice que era degradante cuando veía que algunos comités (fuera de la OIAA) enumeraban primero los grandes bultos y disminuían los que eran menores. Jennifer está de acuerdo en que no lo haría así. Felix entiende que esta es una buena manera de que los grupos puedan encontrar sus nombres fácilmente al mirar este informe. Jennifer está de acuerdo.

Jennifer saca a colación la Reserva Prudente y muestra que refleja los 6 meses. Indica que trasladó los 60.0000 $ anteriores, trasladó la cantidad acordada a la cuenta corriente. Repasa cómo Tech 12 no cobró su cheque durante semanas. Cuando finalmente lo hicieron, Jennifer tuvo que quitarlo de las cuentas por pagar en febrero. Continúa diciendo que los 5500 $ son para la acumulación de la Convención Internacional de 2025. A Felix le gustaría preguntar si sería fácil añadir un análisis de tendencias a estos informes. Por ejemplo, podría mostrar cómo les ha ido en los últimos 6 meses, etc. Jennifer cree que esto se refleja en la variación presupuestaria, ya que muestra el acumulado del año hasta la fecha. Jennifer dice que no va a poner otra tarea en su plato, pero le dice a Felix que se sienta libre de trazar la progresión si lo desea. Felix responde que investigará cómo hacerlo. Barry le pregunta a Felix si sabe cómo encontrar esto en Excel y que puede ver los gráficos disponibles. Jennifer explica que el área de informes de Excel podría ayudar. Felix dice que aprenderá.

Erica comienza su actualización sobre la revisión financiera del Comité de Finanzas. Le pregunta a Jennifer si tiene el documento para compartir. Jennifer comparte en la pantalla. Erica comienza diciéndoles a todos que la revisión financiera está prácticamente terminada, excepto por 2 puntos. Dice que Karen tiene un documento que ha sido difícil y que ha estado trabajando en él en casa. Una vez que este documento se haya completado, Karen se lo enviará a ella y entonces ella podrá completar el informe final para entregárselo al Presidente. Jennifer indica que debería enviarlo directamente a la Junta Directiva, ya que no quiere influir en él de ninguna manera. Erica pregunta si alguien tiene alguna pregunta hasta ahora. Nadie responde, así que continúa. Se refiere al documento y dice que las marcas amarillas son lo que está pendiente y está esperando a que Karen lo revise y le dé su evaluación. Jennifer pregunta si tiene todo lo que necesita. Erica responde que sí y que ahora pueden ser eliminados de la cuenta de Mercury. Erica dice que todos pueden revisar el documento, ya que es un archivo adjunto que fue enviado. Barry dice que la revisión final debe ir a la Junta Directiva porque la Junta Directiva está actuando como la visión general del Comité de Finanzas. Erica responde que Susan tiene la revisión. Barry le agradece a Erica por hacer el trabajo. Erica dice que fue muy divertido de hacer y un proceso de aprendizaje. Pregunta si debería ponerse a disposición de la Junta Directiva para preguntas sobre la revisión. Barry responde que absolutamente debería y que les haga saber que está lista. También sugiere ponerlo en el orden del día. Jennifer añade que debería enviárselo a toda la Junta Directiva. Barry está de acuerdo y dice que debería hacer ambas cosas: enviárselo a toda la Junta Directiva y ponerlo en el orden del día para su discusión. Jennifer indica que mañana es su reunión mensual de la junta directiva y pregunta si estaría lista para responder preguntas. Erica responde que cree que el mes que viene sería un buen momento. Podría presentárselo a la Junta Directiva, ellos pueden revisarlo y hacer cualquier pregunta. Ella cree que no hay prisa ya que todo está “totalmente en orden y organizado”. Jennifer está contenta de que Erica haya dejado caer esa pequeña información, ya que tenía curiosidad por los hallazgos. Erica responde que buscaron durante semanas y durante todo el día con “5 ojos puestos en ello” y no encontraron absolutamente nada torcido. Jennifer dice que está contenta de que haya una opinión independiente en los libros. Ella aprecia y cree que los miembros se sentirán cómodos con los resultados. Le agradece a Erica por dar un paso al frente para la tarea. Erica dice que será mucho más fácil el año que viene, ya que ahora saben cómo hacerlo y pueden enseñarle a alguien más cómo hacerlo. Jennifer dice que se alegra de que hayan creado un proceso para la generalización de una revisión financiera interna. A Barry le gustaría advertir a Erica sobre la posibilidad de algunos comentarios malhumorados de algunas personas. Erica dice que está lista. Jennifer pregunta con qué frecuencia debe ocurrir este informe. Erica dice que se recomienda una vez cada 3 años, pero ella y Leslie creen que una vez al año como mínimo. Ella siente que dos veces al año como mínimo sería lo mejor. Jennifer responde que estaba pensando en la misma cantidad y los felicita por un gran trabajo. Ella dice que no se puede conseguir mucho mejor que conseguir una revisión financiera hecha en febrero para que puedan continuar con el año. Jennifer pregunta si hay más preguntas o comentarios para el equipo de revisión financiera. No hay ninguno.

Sin preguntas ni comentarios

ESTADOS FINANCIEROS COMPLETADOS

Jennifer vuelve a sacar el orden del día y quiere dar una actualización de Stripe. Reitera que tenemos la plataforma y que está activa. Dice que, en cuanto al valor en dólares, han recibido mayores contribuciones que PayPal. Se dio cuenta de que no estábamos obteniendo la tarifa sin fines de lucro, así que se puso en contacto con ellos y dijeron que lo actualizarán en una semana, por lo que el cambio debería ser próximo. A Felix le gustaría preguntar de qué plataforma nos cobran más? ¿Stripe o Paypal? Jennifer responde que Paypal es de 0,49 céntimos por transacción más el 1,98 %. Stripe es de 0,30 céntimos por transacción más el 2,2%. Jennifer pregunta si hay alguna otra preocupación sobre Stripe. Jennifer le pregunta a Felix cómo fue la conciliación para él. Felix responde que fue fácil y que no hubo ninguna diferencia. Felix afirma que hubo un movimiento extraño al principio. Jennifer responde que esa fue la tarifa asociada a ella y que ella tuvo que sincronizarla. También tuvo que poner algunas entradas manuales en el sistema para que funcionara de la manera correcta y en el período que quería. También añade que recibieron un pago recurrente y que lo ha suspendido. Explicó que era de un miembro que especificó que era para un cierto grupo, sin embargo, su nombre de una corporación. Trató de ponerse en contacto con la persona y no ha habido respuesta. No sabe si es una corporación propiedad de un miembro de AA, o una corporación. Recibimos 4 pagos de 25,00 $ de Strategy Matters con notas de que es de un cierto grupo. Explica que podríamos reembolsar los 100 $ y suspender los pagos en el futuro, o quedarnos con los 100 $ que recibimos y decir que las corporaciones propiedad de miembros de AA pueden hacer contribuciones. Barry quiere añadir que hay una política sobre lo que podemos y no podemos aceptar. Dado que se trata de un problema de gobernanza, se puede plantear a la Junta Directiva y permitir que el comité tome una determinación. A Jennifer le gustaría saber cuáles son las opiniones de los miembros del Comité de Finanzas. Erica dice que no puede contribuir con una respuesta ya que está demasiado cansada. Felix responde que cree que no deberíamos aceptar ningún fondo en esta situación. Cree que deberíamos discutirlo primero con la Junta Directiva. Jennifer responde que ella cree de la misma manera y ha suspendido los pagos ya que no puede contactar con nadie para responder por los pagos y/o grupo. También dice que Susan fue al lugar de donde iba a venir y que no estaban familiarizados con el nombre de la persona. Ella dice que esto es bastante raro. Jennifer dice que esto está en el orden del día de la Junta Directiva para mañana. Pregunta si hay algún otro asunto que alguien quiera discutir. Jennifer pide una moción para cerrar. Felix hace una moción para cerrar la reunión.

Jennifer cierra con la declaración de responsabilidad