Actualización del comité para las directrices – Agosto de 2023
Miembros presentes: Susan R (Presidenta de OIAA), Nona (Vicepresidenta de OIAA), Jeff B (Secretario de OIAA), Gwen M (Presidenta del Comité de Directrices), Amelia L (IGR Journey Heart), Jan BB (Presidenta del PAC de OIAA), Carlos D (Presidente del Comité de Unidad), Mary M (Presidenta/Registradora de Steppers), Jeanine F (Comité de Comunicación y VSS de IGR), Beth D, (Comité de Unidad), Beth A (Presidenta suplente del Comité de Unidad)
Ausentes: Dave W (Preguntas y respuestas de IGR), Melinda F (Presidenta suplente del Comité Técnico), Barry M (Antiguo Secretario), Jennifer B (Tesorera de OIAA), Mark M (Presidente del Comité Técnico)
Llamada al orden: Gwen declaró abierta la sesión a las 15:03.
Puntos clave para el comité tras la reunión de la Junta de OIAA del día anterior:
• Prioridades en consonancia con las necesidades para las próximas elecciones.
Mensaje de la Presidenta de OIAA: Susan R
• Todo lo necesario para las elecciones se necesita para ayer.
• Presentar a la Junta para su aprobación lo siguiente:
o El trabajo realizado en la Junta, los Fideicomisarios, la Sección 1,
o Descripciones de los puestos de los Fideicomisarios
o Proceso electoral.
• Debe incluirse en el orden del día de la Asamblea con 30 días de antelación al 16 de septiembre.
Reanudación de la Sección 1 con un enfoque en las secciones resaltadas en amarillo del documento:
• Rotación de la Junta: la continuidad del 50% de la Junta podría ser difícil/imposible de lograr. Las posibilidades para ayudar a garantizar la coherencia podrían incluir: Invitar al presidente o a un funcionario saliente a permanecer en la junta sin derecho a voto durante un período de un año. Podría ser necesario que el lenguaje se estableciera como “Se esforzará por” o como “De la manera más eficaz posible”
• Se señaló que los nombramientos de la Junta realizados desde diciembre deberán someterse a elección este año.
• Una opción para la junta actual es decidir qué puestos de este primer año tendrán un mandato de un año, el mandato estándar de dos años o un mandato de tres años, de modo que se empiece a establecer un programa para que determinados puestos se elijan en años pares y los demás en los años impares.
• Sugerencia para implementar algo como: En los años impares, 3 fideicomisarios se presentan a las elecciones y en los años pares 2 fideicomisarios se presentan a las elecciones.
• Si hay un nombramiento entretanto, podría establecerse para un mandato de un año. Eso no elimina la continuidad del puesto ni los 3 puestos ni los 2 puestos que se presentan a las elecciones cada año impar o par.
• En conclusión: Manténgase alejado de un porcentaje fijo. Declaración general de que la junta puede hacer algunas recomendaciones al principio de las elecciones o una declaración. Cualquier elección si la junta quiere que los miembros tengan en cuenta esto y dejen la microgestión y los detalles de esta sección a la junta, no en las directrices.
Cualificaciones de los Fideicomisarios:
• Discusión útil/no requerida
• Trasladar los detalles relativos al Fideicomisario Internacional fuera de esta sección y a ese puesto
• Una formación empresarial o experiencia profesional es útil. La junta y los miembros también están interesados en otras habilidades y cualidades que los fideicomisarios pueden ofrecer.
• Alexandra, la asesora legal ProBono de OIAA, destacó la necesidad de que el comité de directrices de OA estableciera alguna estructura creando un nivel de apoyo de los comités a la junta que fuera más allá de una sola persona.
• Varios coincidieron en que está bien eliminarlo. Ahora existe una comunicación adicional con las reuniones del equipo directivo.
• La Junta debe decidir quién va a supervisar/vigilar/apoyar a los distintos comités.
Que las actas reflejen lo siguiente, que se envió por correo electrónico antes de la reunión de hoy: (Algunos, pero no todos estos puntos se abordaron en la sesión)
• En el punto 1, ¿por qué dice: “pero sin incluir a los Funcionarios”? Creo que esto debería eliminarse y el párrafo debería terminar con “…responsabilidades fiduciarias”.
• En el punto 4, no es necesario repetir el texto de las Garantías, ya que habrá un hipervínculo a ellas.
• En el punto 5, proporcione una referencia a dónde en los Estatutos se indica esto con quizás un hipervínculo.
• En el punto 6, no veo una nota al pie de página 4 en el documento. Además, esta última frase es una repetición de los Estatutos, lo que la hace innecesaria.
• La sección 7 es una repetición del lenguaje de los Estatutos y, por lo tanto, innecesaria en las Directrices
• En el punto 8, ¿cómo decidiríamos cuál del 50% de los Fideicomisarios rotaría? Además, nuestros Fideicomisarios tienen Suplentes que presumiblemente (pero no necesariamente) se presentarían al puesto, para lo cual, con suerte, han sido capacitados. Además, ¿qué ocurre si hay un número impar de Fideicomisarios, ya que parece que tendremos 7 Fideicomisarios?
• En el punto 8, no me gusta el “puede”. ¿Cómo decidiría la Junta? Creo que o lo hacemos o no lo hacemos. Si lo hacemos, creo que el Presidente tendría voz, pero no voto.
• En el punto 9, dejaría esto como los requisitos generales de la sección para todos los Fideicomisarios y dejaría el requisito bilingüe y multilingüe para la siguiente sección
• El Fideicomisario Internacional debería titularse “Fideicomisario Internacional-General” ya que así es como se le denomina en la descripción.
Fideicomisario Internacional:
• Aunque se sugirió añadir “Hacer todo lo posible para entender cuál es la situación en cada país o cuál es la situación en cada país con respecto a los grupos en línea”, esto no fue respaldado universalmente.
• Se llegó a un consenso sobre la descripción del puesto del Fideicomisario Internacional tal como está escrita.
Fideicomisario-General:
• Re: la terminología “general” es difícil, especialmente si la gente tiene problemas con su peso.
• El papel tal como está escrito es demasiado vago, concurso de popularidad, destacando a un gran líder frente a un siervo que trabaja duro para OIAA todos los días
• Traer humildad a la imagen – incorporar el servicio en lugar de las responsabilidades
• Se necesita flexibilidad en las funciones en función de las necesidades de la Junta
• Un plan, un básico. De un plan operativo real para poner con estos.
• Estas descripciones de puestos deben estar bien pensadas para estas descripciones de fideicomisarios, es realmente esencial para toda nuestra operación, toda nuestra corporación.
• Por favor, pidan a la Junta que deje de crear nuevos comités/programas, etc., que es todo más para tratar – y chapotear y encontrar un lugar para – y entonces el trabajo para recomendar o establecer procedimientos sigue creciendo –
• El papel de enlace puede no necesitar ser un puesto de la junta – ¿qué tal si la junta nombra un enlace?
• Plan a medio cocer – no está listo para ser desplegado. Necesita volver a la Junta
• Zonal es un sueño para el futuro – no ahora
Moción realizada a las 14:05PM: El Comité de Directrices recomienda a la Junta de OIAA que la Junta se amplíe con dos Fideicomisarios Internacionales en este momento. La moción fue aceptada tal como se indicó y fue secundada. Se realizó una votación y la moción fue aprobada con una votación de 7-2. Al voto negativo se le dio la palabra y presentó la opinión minoritaria. Nadie eligió cambiar su voto, por lo que la moción prevaleció tal como se presentó.
Reunión aplazada.
La próxima reunión completa del comité será el miércoles 16 de agosto de 2023 en Zoom.
Respetuosamente presentado,
Gwen M
Presidenta, Comité de Directrices Ad hoc
