Asistentes:
Jeff B., Secretario
Jennifer B., Tesorera
Edith, Voluntaria del archivo
Nona C., Vicepresidenta
Felix E., Tesorero suplente
Mark M., Presidente de tecnología
Susan R., Presidenta

Susan R., la presidenta, declaró abierta la reunión. La reunión se inició con la Oración de la Serenidad. Susan presentó a la recién nombrada vicepresidenta, Nona C., y fue recibida por la Junta.

Informe del presidente – Susan R., presidenta

• Susan informó de que ha estado asistiendo a varias reuniones de comités, entre ellos los de Unidad, Directrices, Finanzas, Comunicaciones, Tecnología y La Viña.
• Se debatió sobre las preguntas formuladas por los miembros. La Junta es responsable de responder a estos correos electrónicos y de enviar copia a los demás miembros de la Junta.
• Susan preguntó por la reunión de Trabajadores Especiales que figuraba en el calendario de Jane. Jeff comentó que se trataba de una reunión intergrupal de ICOAA los viernes a la 1 pm EST a la que él y Lesliee habían asistido.

Edith, una persona que se ofrece voluntaria para sustituir a Roy como nuestro archivero, se unió a la reunión y fue recibida por la Junta. Edith declaró que está interesada en ser nuestra archivera. Informó a la Junta de que tiene un título en Periodismo, asiste a una reunión de Historia de AA los viernes y ha trabajado en un museo. Edith está interesada en involucrarse, especialmente en AA en línea, ya que se mantuvo sobria durante la pandemia. Fue elegida como RGS hace seis meses. Susan sugirió que Edith se pusiera en contacto con nuestro anterior archivero, Roy, y le explicó sus funciones, que incluirían asistir a las reuniones conjuntas de la Junta con la Junta y los presidentes de los comités.

Revisión del proceso de Puertas Abiertas – Nona C., vicepresidenta

• Nona describió algunas de las investigaciones que revisó al desarrollar el proceso.
• Revisó la ley de Obligaciones y Responsabilidades de la Junta Directiva de las organizaciones sin ánimo de lucro de Nueva Jersey, que establece que un Director debe cumplir 3 responsabilidades legales, siendo las 3 más comunes el Deber de Diligencia, el Deber de Lealtad y el Deber de Obediencia. El proceso se ha presentado al comité de Directrices y ha incorporado los cambios sugeridos por el Comité.
• Nona habló sobre el documento de la política de denuncia de irregularidades y el documento de Conflicto de Intereses que ya han sido firmados por los Funcionarios.
• Jennifer comentó que ha investigado la Ley de Protección de Voluntarios de 1997, que se aplica a los miembros de la Junta, ya que somos voluntarios no remunerados.
• A continuación, Nona revisó el proceso con la Junta, sección por sección. Afirmó que a nadie le gustaba la idea de un comité de ética.
• Nona mencionó algunas de las preocupaciones expresadas:
  • El proceso original tenía un panel de 7 miembros que decidía si una queja tenía fundamento y había numerosas preguntas, incluso sobre si estarían capacitados para tomar estas decisiones.
  • Existían preocupaciones sobre la responsabilidad si este panel decide que una queja no justifica su tramitación
• El comité de Directrices cuestionó o recomendó lo siguiente:
  • ¿El seguro de D&O cubre a todos los que participan en el proceso?
  • ¿Están los presidentes de los comités sujetos a acuerdos de confidencialidad?
  • Se sugirió que el proceso fuera revisado por un abogado antes de su aplicación
  • Los RGI no deberían participar y este proceso debería mantenerse a nivel de la Junta
• Se hicieron los siguientes comentarios:
  • Mark preguntó que si al comité de Directrices no le gustaban 7 miembros, ¿tienen alguna recomendación sobre el número de personas que deberían participar?
  • Jennifer comentó que la razón por la que ampliamos las personas involucradas para incluir a los RGI fue la reacción en la Asamblea de que ningún RGI estuvo involucrado en la destitución de nuestra Presidenta, Jane. También mencionó que la preocupación es que la responsabilidad equivale a dinero.
  • Susan estuvo de acuerdo con Jennifer en que un panel de 7 miembros era un tribunal que se sugirió debido a la reacción de los miembros y los presidentes de los comités. Consideró que esta no era la manera de proceder y que deberíamos mantener el proceso más general y que esta era responsabilidad de la Junta.
  • Se sugirió que el proceso se actualizara y se colocara en algún lugar, pero que no se votara ni se pusiera a disposición solo cuando fuera necesario si no se podían resolver los medios informales para resolver un problema.
• Mark hizo una moción para aprobar el proceso de la política de Puertas Abiertas con los cambios que Nona realizará según lo discutido. Jennifer secundó la moción. La moción fue aprobada por unanimidad.
• Susan mencionó que se hizo una llamada a Alexandra Kilduff de Pro Bono Associates a quien se le pedirá que revise nuestra política final.

Actualización de los servicios de traducción – Mark M., Presidente de Tecnología

• Mark tuvo una actualización ya que ha estado tratando de contactar a una empresa, Kudo, para obtener una demostración en vivo de su herramienta de IA. No ha tenido éxito hasta ahora a pesar de estar calificado para hablar con un representante de ventas.
• En cualquier caso, hubo indicios de que el precio sería muy alto para su herramienta. Jennifer declaró que también estaba viendo precios altos para este tipo de software.
• Susan enviará una solicitud no presupuestada al Tesorero por $5.070 para la traducción en el 2^º evento internacional en español para su aprobación el 29 ^{de julio}. Jennifer hizo una moción para aceptar la solicitud no presupuestada de $5.070 para la traducción que fue secundada por Mark. La moción fue aprobada por unanimidad.

Soporte técnico para la 2^ª conferencia internacional en español – Mark m., presidente de tecnología

• Susan preguntó sobre la capacidad del Comité de Tecnología para apoyar la 2^ª conferencia internacional en español
• Mark declaró que su Comité no tiene los recursos técnicos para apoyar un evento de 3 días y que el comité de planificación del evento tendrá que proporcionar estos recursos.
• Jennifer declaró que el comité de Unidad es en realidad el propietario de este evento y debe ser responsable de los esfuerzos de planificación en colaboración con la Convención.
• Susan mencionó que lo que se ha solicitado a OIAA es el uso de nuestra cuenta de Zoom y dinero para los traductores.

Revisión de los estatutos – Susan r., presidenta

• Como la reunión estaba casi terminada, Susan preguntó a la Junta qué les gustaría hacer con la revisión de los Estatutos del comité que se habían recibido.
• Hay 7 Estatutos para revisar hasta el momento.
• Jennifer mencionó que sentía que el estatuto de Comunicación necesita ser rehecho, lo que se mencionará al Comité cuando Susan y Nona se reúnan con ellos el viernes.
• Nona hizo una moción para aprobar los Estatutos de Finanzas, Steppers, PAC y Tecnología. La moción fue secundada por Jennifer. La moción fue aprobada por unanimidad.

La reunión se cerró con la Declaración de Responsabilidad.

Resumen de mociones

Las siguientes mociones fueron votadas y aprobadas por la Junta en esta reunión:

1. Mark hizo una moción para aprobar el proceso de Puertas Abiertas con los cambios que Nona realizará según lo discutido. Jennifer secundó la moción. La moción fue aprobada por unanimidad.
2. Jennifer hizo una moción para aceptar la solicitud no presupuestada de $5.070 para la traducción que fue secundada por Mark. La moción fue aprobada por unanimidad.
3. Nona hizo una moción para aprobar los Estatutos de Finanzas, Steppers, PAC y Tecnología. La moción fue secundada por Jennifer. La moción fue aprobada por unanimidad

Respetuosamente presentado,
Jeff Bernknopf
Secretario de OIAA