Orden del día de la reunión de la junta directiva de OIAA del 10 de enero de 2023

Reunión de la junta directiva/presidente del comité permanente.

A. Desarrollo del esqueleto de un plan general con el que la junta directiva pueda dirigir el trabajo de los comités para convertirse en una organización.

Tan pronto como los estatutos de OIAA fueron adoptados en septiembre de 2022, la junta directiva comenzó a reunirse mensualmente y, en octubre de 2022, se unieron todos los comités participando en el calendario bimestral acordado. La idea original de que los comités se reunieran con la junta directiva era corregir la falta de comunicación que contribuyó al lapso a largo plazo en el estatus de OIAA como organización sin fines de lucro.

Los nuevos estatutos cumplen con las leyes del estado de Nueva Jersey y el IRS al nombrar a los funcionarios que tienen la responsabilidad del estatus de organización sin fines de lucro. Toda la organización OIAA se beneficia de la transparencia creada en el informe colectivo del trabajo de los funcionarios y sus comités. La idea del calendario alterno era proporcionar un informe completo y transparente del trabajo del Paso 12 de OIAA. La comunicación del trabajo de la junta directiva y de todos los comités de OIAA invita a la participación de todos los miembros de AA en forma de más voluntarios e ideas.

¿Deberíamos cambiar el formato de la reunión combinada de la junta y los comités?

B. Fechas para las asambleas de 2023:

¿Qué recomienda la junta directiva para el contenido del programa para la asamblea del 18 de marzo de 2023?

¿Podemos derivar el trabajo sobre el guion y el programa que se realizó con el Comité Ad Hoc de Directrices para la Asamblea de Elecciones y Presupuesto a un subcomité que se centre en la creación de un programa para esa asamblea?

18 de marzo de 2023 – asamblea trimestral
17 de junio de 2023 – asamblea trimestral
9 de septiembre de 2023 – asamblea trimestral
16 de diciembre de 2023 – Asamblea de Elecciones (¿también de Presupuesto?)

¿Cuáles son las fechas para las reuniones de Seguridad de 2023?

La responsabilidad de AA recae en cada grupo

El traspaso de AA presencial a AA en línea es que toda nuestra Comunidad no está completamente conectada a su sentido de “quién es responsable”.

Conectar el trabajo del Comité de Política y Admisiones con todo OIAA

Orientación para nuevos grupos – Necesitamos comprender y mejorar completamente este proceso.

Debemos tener en cuenta que el nuevo sitio web ya ha marcado el proceso para los cambios. Lo que el comité ad hoc puede analizar son los documentos y los procesos de comunicación con los grupos.

Discusión continua sobre seguridad – Informar a los grupos e involucrarlos en el uso de los numerosos recursos de seguridad de OIAA es vital para la unidad de los grupos en línea. Necesitamos analizar cómo estamos informando a los grupos sobre las experiencias en constante evolución y mediando en las características de seguridad que están disponibles para su uso.

El mundo de AA de las reuniones presenciales no está bien coordinado en el monitoreo o la comunicación de sus amenazas a la seguridad porque la mayoría de las veces ocurren fuera de la visibilidad total del grupo. La falta de visibilidad difumina el sentido de responsabilidad del grupo por la seguridad. Las amenazas que ocurren en nuestras reuniones presenciales también son posibles en línea; sin embargo, el grupo en línea debe asumir una responsabilidad más activa en el monitoreo de las funciones de la plataforma.

¿Deberíamos convocar un Comité Ad Hoc que documente el proceso tal como existe ahora?

C. Solicito la aprobación de la junta directiva para establecer una reunión de recopilación de información de representantes seleccionados de OIAA, el departamento internacional de la OSG de Nueva York/Canadá y representantes de AAWS, Inc. y la Junta de Servicios Generales.

¿Debemos programar una reunión con el departamento internacional de la OSG de EE. UU./Canadá y todas las demás partes clave conectadas al Fondo Internacional de Literatura?

OIAA tiene fondos para contribuir a los esfuerzos internacionales de literatura de las OSG de todo el mundo.

¿Quién de OIAA debería incluirse en la reunión?

• Presidente
• Vicepresidente
• Secretario
• Tesorero
• Presidente del comité de finanzas
• Presidente del comité de unidad
• Traducción (si tenemos voluntarios para representar la función).

Comenzar a desarrollar preguntas para la reunión entre OIAA y la oficina de la OSG de EE. UU./Canadá:

¿Cuáles son las piezas clave de información que queremos obtener de la reunión?

¿Con qué organizaciones internacionales podemos consultar:
Patreon (Viktor Larkhill – un rescate internacional de animales)
TIAA?
NTAAW?
AAWS, Inc.?
¿Junta de Servicios Generales?

Comenzar a desarrollar preguntas para una encuesta a las oficinas de la OSG de todo el mundo:

1. ¿Su oficina (lista, registra, inscribe, reconoce) grupos en línea?
2. ¿Cómo incluye su Conferencia a los grupos en línea?
3. Los grupos en línea están representados en nuestra Conferencia por un solo Delegado.
4. Los grupos en línea están representados en nuestra Conferencia participando en la estructura existente.
5. Los grupos en línea no están representados en nuestra Conferencia en este momento.

1. Si su oficina se comunica con grupos en línea, describa el proceso.
2. ¿Su oficina de la OSG incluye un Comité de Literatura?
3. Si su oficina de la OSG incluye un Comité de Literatura, ¿qué conexiones tiene con grupos, distritos, regiones u otras partes de la estructura de su Conferencia?
4. Enumere los nombres de cualquier Comunidad Remota con la que se comunique su OSG.

D. Programa de desarrollo de liderazgo
Gwen, expresidenta de OIAA, se ha ofrecido como voluntaria para coordinar el desarrollo de este programa.

Llamamientos a voluntarios: OIAA tiene mucho trabajo por hacer. Existe la necesidad de esbozar proyectos específicos, así como el orden en que deben completarse. Necesitamos más personas con una amplia variedad de conocimientos, habilidades y capacidades. Necesitamos centrarnos en la identificación de los proyectos, las habilidades necesarias para completar nuestro proyecto. Lo primero que necesitamos es una persona clave para hacer la Gestión de Proyectos.

¿Cuál es el mejor proceso para identificar a un Gerente de Proyecto y comunicar los llamamientos a voluntarios?

E. Publicación de eventos en el sitio web de OIAA y uso del logotipo de OIAA

Consulte los folletos adjuntos para un Ayuntamiento del 4 de febrero de 2023 que es un taller de recursos para grupos en línea. Este evento está siendo desarrollado por el Comité Get Into Action. El origen del comité es que fue iniciado por el Grupo de Estudio de los Tres Legados y fue renombrado porque miembros de otros grupos listados y representados por OIAA se unieron a su esfuerzo por informar a los grupos en línea sobre su participación en la estructura de servicio general de EE. UU./Canadá. Ahora que la participación limitada de los grupos en línea en la estructura de EE. UU./Canadá se ha hecho evidente, está claro que los grupos en línea deberán trabajar juntos para desarrollar recursos para los grupos en línea. Este evento invita a los grupos en línea a presentar y compartir los recursos, las mejores prácticas y los materiales de servicio que han creado.

Cuando se solicitó que OIAA publicara el evento en su sitio web, el Presidente de Tecnología señaló el uso del logotipo de OIAA y preguntó si este es un evento de OIAA. No se ha considerado un evento de OIAA. El logotipo fue insertado por el comité para comunicar esto como un evento para grupos en línea, cuyo mayor repositorio está listado en OIAA. ¿La junta directiva ve la manera de patrocinar el evento? Esto significaría el uso de fondos de OIAA para pagar a los intérpretes como trabajos de servicio y mostrar el logotipo de OIAA en los folletos. De lo contrario, el grupo pagaría a los trabajadores de servicio y eliminaría el logotipo de OIAA del folleto.

F. Puesta en marcha del comité de la convención

Hemos comenzado a planificar una Conferencia de fin de semana de países de habla hispana. También nos estamos acercando en el tiempo a la Convención Internacional de AA. Con estos dos eventos en mente, podemos comenzar a reclutar un Presidente y miembros del comité para este comité.

G. Comité ad hoc de comunicación

Ahora que la junta directiva y los comités permanentes de OIAA han comenzado una comunicación regular, tenemos mucha más información sobre OIAA de la que podemos comunicar eficaz y eficientemente a los RGI. Este mismo problema existe en todo el nivel de servicio general de AA.

El Secretario de OIAA crea un buen registro de cualquier reunión de funcionarios; pero esa información no siempre está en una forma que sea fácilmente absorbida por el RGI promedio. Si los RGI no pueden entender fácilmente la información, no pueden comunicarla a sus grupos. Eso significa que no podemos atraer miembros al servicio. Al final, la mala comunicación es un mal servicio al Derecho de Participación de todos los miembros de AA. Por lo tanto, necesitamos un comité que pueda transformar toda la información de las reuniones de la junta directiva y del comité de OIAA en lo que los RGI pueden comunicar rápidamente a sus grupos. Esta conversión de información contribuirá en gran medida a atraer a más miembros al servicio. El servicio salva las vidas de aquellos que sirven para llevar el mensaje, así como de aquellos que necesitan escucharlo.

Un ejemplo es con el maravilloso informe del Presidente que Gwen comenzó. Le he pedido a Susan, la recién elegida Vicepresidenta de OIAA, que ayude a convertir el informe en un formato que sea más útil para los RGI. Por ejemplo, la junta directiva se reúne con todos los presidentes de los comités en los meses pares. El resultado es una cantidad voluminosa de información. La información debe clasificarse en la de un registro para la reunión y en la información que el RGI necesita comunicar al grupo. Los grupos necesitan entender fácilmente cómo se utilizan sus contribuciones para llevar el mensaje. Especialmente queremos comunicar el trabajo del Paso 12 que está disponible para su participación.

Para enfocar nuestro inicio, podemos desarrollar un par de funciones bajo el Comité Ad Hoc de Comunicación:

Aclarar que OIAA es una organización internacional

La pregunta de si OIAA es una organización internacional ha sido expresada por varias personas que trabajan con los Estatutos y las Directrices Ad Hoc de OIAA. El hecho es que hay mucho aprendizaje de culturas e idiomas que necesita ser

En los últimos meses, se ha centrado la atención en OIAA como una organización sin fines de lucro registrada en los EE. UU. a través del estado de Nueva Jersey. La identificación del cumplimiento de las leyes estatales y federales es el principal obstáculo para establecer y mantener el estatus de OIAA como organización sin fines de lucro.

OIAA permanece en su fase de desarrollo, ya que actualmente está trabajando para traducir sus Estatutos en declaraciones operativas como sus directrices. Una vez que se complete ese trabajo, el proceso de comunicación comenzará a informar a los RGI del contenido de las directrices para prepararlos para la asamblea en la que aprobarán las directrices. Las directrices se traducirán al menos al español y al portugués. Una vez que las directrices hayan sido aprobadas, podemos comenzar la ardua tarea de trabajar para conectarlas con los otros idiomas y culturas que sabemos que están presentes en el colectivo de grupos internacionales de OIAA.

Entonces, podemos discutir los procesos de comunicación para conectar a todos los miembros y grupos de OIAA con el trabajo de AA en su conjunto y dentro de OIAA.

El proceso completo de comunicación de las directrices recomendadas a los RGI debe ser esbozado y programado. Esta tarea puede ser completada por el Ad Hoc de Directrices.

G.1. Comité ad hoc de traducción

El Comité de Unidad de OIAA estará desarrollando una encuesta de grupo para comprender mejor las necesidades de los grupos a los que sirve. Ya sabemos que necesitamos servicios de traducción tanto orales como escritos. Veo la necesidad de un comité para coordinar una lista de intérpretes orales (ASL, español y portugués para empezar) para las numerosas reuniones y talleres en tiempo real. Además, existe la necesidad de una lista de personas que puedan traducir nuestros informes escritos y que ocurren regularmente.

Hay dos partes clave para la Traducción: Oral y escrita

Escrita:
Revisar las prácticas de Traducción escrita de OIAA. OIAA puede hacer uso de mucha información y procesos que se han intercambiado a través de TIAA y NTAAW. Un colectivo de esas prácticas puede ser revisado y discutido para su implementación.

Oral:
Existe la necesidad de crear una lista de trabajadores de servicio que estén disponibles para el trabajo de interpretación simultánea en los eventos de OIAA. Actualmente no tenemos tal recurso. Comunicar que este recurso está disponible será útil para todos los que organizan asambleas, talleres y otros eventos.

¿Cuál es la mejor manera de comenzar estos procesos?

G.2. Coordinación de voluntarios

Probablemente las piezas de información más importantes que se pueden comunicar son las numerosas formas en que cualquier miembro del grupo puede participar en el trabajo de OIAA. Esta es una función clave de comunicación que requiere un enfoque en el estilo de comunicación para conectar los grupos de OIAA con el trabajo del Paso 12 de los comités permanentes.

Hay muchas herramientas de comunicación que tenemos que explorar. Por ejemplo, ahora mismo necesitamos personas que puedan crear documentos atractivos y fáciles de usar al estilo de un libro de texto. Comunicar las nuevas directrices de OIAA con un documento bien formateado y fácil de usar contribuirá en gran medida a informar a los miembros sobre cómo participar en las asambleas de OIAA. Los miembros de AA no pueden participar en lo que no entienden.

La creación de videos instructivos que transmitan de manera concisa lo que estamos haciendo y por qué lo estamos haciendo de una manera específica será útil para comunicar las Tradiciones y los Conceptos de AA. No me refiero a estar seguros de que seguimos haciendo las cosas de la manera en que siempre las hemos hecho. Hay una abundancia de herramientas en línea que podemos utilizar para construir excelentes documentos educativos y de comunicación.

Hay una variedad de habilidades necesarias para crear videos instructivos. Aquí hay solo algunas:

• Diseñadores instruccionales
• Videógrafos
• Escritores de guiones
• Artistas gráficos

Espero tener noticias suyas sobre los puntos de la agenda que le gustaría discutir.