Asistentes:

Jeff B., Secretario
Amy B., Presidenta de Unidad
Jan BB., Presidenta del PAC
Paula D., Presidenta del CPC
Melinda F., Presidenta Alterna de Tecnología
Jane G., Presidenta
Jon H., Presidente del PIC
Mark M., Presidente de Tecnología
Susan R., Vicepresidenta
Brian R., Tesorero

Jane G., Presidenta, declaró abierta la reunión a las 5:03 pm EDT (2:03 pm PT). La reunión se abrió con la oración de la serenidad. Jane presentó a Melinda F. como la nueva presidenta alterna de tecnología. Jane solicitó que cualquier persona que esté buscando un suplente para su comité o puesto se lo haga saber.

Informes de los comités

Comité de Unidad – Amy b., presidenta

• Amy informó de que el comité ha tenido nueva actividad recientemente por parte de personas que asistieron al Foro IGR y que el comité mantendrá su formato semanal.
• Amy informó de que tiene una lista de las 66 Oficinas de Servicios Generales (OSG) de todo el mundo y una lista de Intergrupos a los que su comité se pondrá en contacto.
• Se proporcionó un informe escrito a la Presidenta
• Amy está buscando manuales de servicio de otros países, así que, por favor, envíenselos si tienen alguno.
• El Comité utilizará Google Workspace y migrará nuestros documentos actuales en unidades de Google a este espacio de trabajo.

Cooperación con el comité de la comunidad profesional – Paula d., presidenta

• Paula informó de que se ha conectado al grupo de trabajo PI/CPC de Norteamérica, que será un buen recurso para el trabajo del paso 12^º
• Paula ha estado trabajando con Tim C. del área de San Francisco, quien ha enfatizado que debemos incluir
• Ha recibido algunas solicitudes de folletos y libros que le han exigido encontrar los recursos necesarios para estas solicitudes, incluyendo el contacto con la OSG.
• Paula ha comenzado a trabajar con una mujer que es dueña de un centro de rehabilitación en Sun City, Arizona, y quiere traer una reunión de AA. Sin embargo, su equipo legal no permite las reuniones en línea porque afirman que viola los requisitos de HIPPA.
• Trabajando con Tim C., hay un nuevo paquete de software que ofrece contenido de vídeo y a Paula le gustaría que Tim nos demostrara el software.
• De su presentación en el Foro IGR, 5 personas se ofrecieron como voluntarias para trabajar en el comité, con 2 personas en el Reino Unido.
• Paula creó un vídeo que le gustaría mostrarnos que explica la diferencia entre las reuniones abiertas y cerradas. Hubo algunas dificultades técnicas para mostrar el vídeo.
• Jeff preguntó si Paula y Jon se han puesto en contacto con los Distritos en línea en los EE. UU./Canadá. Mencionó que A72 en Western Washington y A48 NE NY tienen Distritos en línea y están haciendo trabajo de comité en sus comités de PI/CPC.

Comité de información pública – Jon h., presidente

• Jon agradeció a Mary por hacer la presentación de PI en el reciente Foro IGR. Informó de que hubo 3 nuevos voluntarios para el Comité de los asistentes al Foro, lo que eleva el número total de miembros del Comité a 12.
• Desafortunadamente, el único miembro bilingüe de México abandonó el comité.
• El 95% de las solicitudes recibidas están en inglés, siendo la mayor parte de las que no están en inglés en español y algunas en francés. Por primera vez, se recibieron algunas consultas en árabe.
• Hay alrededor de 6 consultas al día, pero enero promedió 7 por día.
• Jon informó de que Mark y el comité de tecnología están ayudando con la migración a los grupos de Google.

Comité de finanzas – Spencer h., presidente

Sin informe.

Comité de tecnología – Mark m., presidente/ Melinda f., suplente

• El Comité de Tecnología ha estado creciendo “a pasos agigantados”. De 3 o 4 miembros el año pasado, actualmente hay 23 miembros en el Comité.
• Como resultado, el comité de tecnología se dividirá en varias categorías:
  1. Servicios para miembros – para apoyar el directorio de reuniones
  2. Servicios de seguridad – para proporcionar apoyo para mantener las reuniones seguras
  3. Equipo de apoyo para eventos – para proporcionar apoyo para los Foros IGR, Asambleas y Talleres
  4. Equipo de comunicación de diseño para proporcionar servicios de diseño y apoyo de folletos
  5. Apoyo al archivero
• También habrá apoyo para los servicios en la nube para la migración de Google Workspace y apoyo para Google Workspace, correos electrónicos y contactos de Google
• También hay apoyo para el sitio web de la OIAA, que es nuestro principal portal al mundo. Hay un nuevo sitio web en camino que se lanzará en marzo.
• La tendencia de los grupos que piden ser eliminados de nuestro Directorio se está invirtiendo y se siguen listando reuniones adicionales.
• Mark declaró que el comité está considerando traer a un experto para que ayude con algunos de los aspectos más técnicos del uso de Google Workspace.
• Jeff preguntó acerca de las 6.500 reuniones, ¿cuán seguros estamos de que estos grupos sigan activos? Mark sintió que la mayoría de los grupos siguen activos, pero que con Google Contacts nos permitirá identificar un contacto primario y secundario para cada grupo. También tendrá que haber un proceso para manejar los grupos que no respondan.
• Jeff también preguntó si los Comités podrán definir el diseño y la información en sus páginas de Comité. Mark respondió que su Comité trabajará con los otros Comités para definir sus páginas y que probablemente habrá una plantilla común disponible.
• Jane mencionó que el contacto con los grupos será importante a medida que intentemos averiguar cuánta participación tenemos de nuestros grupos internacionales.
• Jon mencionó que sigue estando nervioso geográficamente. Su preocupación es que su grupo, que está publicado en varios países y tiene asistentes de todo el mundo, es verdaderamente internacional y no quiere que el grupo esté siquiera vinculado a Norteamérica. Le preocupa que nuestra perspectiva se base en gran medida en Norteamérica y no sea suficientemente global.

Comité de Steppers – Mary m., presidenta

Sin informe.

Comité de Política y Admisiones – Jan BB., Presidenta

• Jan informó de que tiene un nuevo miembro del comité al que empezará a formar.
• En enero, hubo 45 listados de reuniones
• Jan informó de que el taller de seguridad fue muy bien recibido y ha dado a los miembros más información sobre cómo mantener sus reuniones seguras.
• Todavía se buscan nuevos miembros, pero no se requieren habilidades especiales

Aprobación de las actas de la junta directiva – Jeff b., secretario

En enero, la aprobación de las actas de la Junta de diciembre del 13/12/2022 se pospuso a la reunión de la Junta de hoy para dar a los miembros de la Junta la oportunidad de revisarlas adecuadamente. No se ofrecieron comentarios ni correcciones. Susan R. presentó una moción, que fue secundada por Brian R., para aceptar las actas de la Junta de diciembre. Las actas fueron aprobadas por unanimidad.

Las actas de la Junta de la reunión de la Junta de enero (10/1/23) fueron enviadas, pero la mayoría de los miembros de la Junta no tuvieron la oportunidad de revisarlas. Susan R. presentó una moción para posponer la aprobación de las actas de la reunión de la Junta de enero (10/1/23) hasta el mes que viene. La moción fue secundada por Jane G. y aprobada por unanimidad.

Informe del tesorero – Brian r., Tesorero

• Brian discutió varios temas que están afectando a los aspectos administrativos de nuestras Finanzas, incluyendo:
  • La organización necesita una dirección postal física que no cambie cuando un nuevo Secretario asume el cargo
  • La cuenta bancaria, que actualmente tiene su sede en Chicago, ha sido difícil de manejar
  • Ante la preocupación de que nuestro próximo Tesorero no tenga una sólida formación contable, el presupuesto de este año se aprobó con la previsión de contratar a un contable profesional.
• Se implementó un buzón de correo itinerante donde un servicio de correo recibe el correo, lo escanea y nos lo envía electrónicamente. El correo físico real se nos puede enviar a petición. Esta dirección también se utiliza para enviarnos cheques y las imágenes que se escanean se están utilizando para depositar los fondos directamente en nuestra cuenta bancaria.
• Brain declaró que utilizaremos un nuevo Banco, Mercury, que en realidad no es un banco, sino una empresa FinTech respaldada por un banco estadounidense. Esto hace que el cambio de firmantes sea muy fácil cuando cambian los Oficiales. También se puso en marcha un proceso de aprobación de pagos y los inicios de sesión en Mercury requieren 2FA (autenticación de dos factores) a través de una aplicación. Mercury también permite tarjetas de crédito virtuales para un solo uso vinculadas a un proveedor específico como Zoom o Google Workspace. Esto ha supuesto un cambio radical para la organización.
• Se ha contratado a una contable, Lori. Lori dirige una pequeña empresa unipersonal, Run Your Wealth, y está familiarizada con las organizaciones sin ánimo de lucro. Ella se encargará de nuestra contabilidad, creará los informes financieros necesarios y se encargará de nuestros impuestos.
• Jon mencionó que en el PIC, cuando se les pregunta sobre la contribución a la OIAA, el comité remite a la persona a nuestro sitio web, pero han estado haciendo saber a la gente que no necesitamos el dinero ahora. Brian declaró que esto se discutirá en la próxima reunión de Finanzas y que habrá que hacer alguna forma de comunicación a los miembros.

Informe de la Presidenta – Jane g.

• Jane informó de que el comité ad hoc de Directrices está avanzando y ha hecho una pasada por las Directrices. El comité revisará los Estatutos para asegurarse de que las Directrices están en sintonía con los Estatutos.
• El comité de Directrices está desarrollando una plantilla para los Comités para que cada comité pueda desarrollar su propia carta (directrices del comité).
• Jane hizo una lista de llamadas a voluntarios que está publicada en el sitio web
• Jane declaró que se ha proporcionado un borrador de la agenda y el guion para la Asamblea de marzo y que está trabajando con un comité para finalizar el guion. La Asamblea de marzo va a ser una Asamblea Informativa donde destacaremos los cambios en el sitio web y otros cambios tecnológicos.
• Hay varias políticas de la Junta que deben ponerse en marcha, incluyendo:
  • Una política de denuncia de irregularidades
  • Una política de conflicto de intereses
  • Una política de retención/destrucción de registros

Las plantillas para estos documentos, que pueden requerir personalización, estarán
disponibles pronto.

• Un miembro del comité de Unidad ha solicitado fondos para viajar a Congressos en Colombia, donde vive. Jane ha remitido esa solicitud al comité de Finanzas para su aprobación.
• Jeff mencionó que ha preparado el presupuesto para la asistencia a ICOAA, que será una solicitud de 3.500 dólares, o 1.750 dólares por persona.

Creación de un comité de comunicación – Jane g.

• Jane propuso la creación de un comité de Comunicación como un comité ad hoc que serviría para varios propósitos. Este comité sería responsable del guion de la Asamblea, de comunicar que se está celebrando la Asamblea, de crear una encuesta para la Asamblea y de contratar servicios de traducción. Este comité también crearía un nuevo vídeo de orientación para el Grupo
• Brian preguntó si había alguien interesado en presidir este comité. Jane mencionó que se reunió con alguien que estaba interesado.
• Jeff preguntó por qué este comité se crearía como un comité ad hoc en lugar de un comité permanente. Jane respondió que todavía hay mucha información por descubrir que tendrá que ser investigada antes de que se pueda definir la función y el alcance del comité.
• Jeff B. presentó una moción para crear un comité de Comunicación ad hoc que fue secundada por Susan R. No hubo más discusión sobre la moción y los miembros de la Junta presentes votaron por unanimidad para aprobar esta moción.
• Jane declaró que se hará cargo del comité de Comunicación y que entregará la presidencia del comité ad hoc de Directrices a nuestra Vicepresidenta, Susan R., quien ha aceptado presidir el comité en el futuro.

Propuesta para hacer del grupo de trabajo Grapevine, La Viña y Magazine un comité ad hoc de la OIAA – Jeff B., Secretario

• Jeff describió la misión del propósito del grupo de trabajo Grapevine, La Vina y Magazine que se inició para ayudar a los grupos en línea a obtener representantes de revistas y para proporcionar recursos para esos representantes, incluyendo vídeos cortos interpretados en ASL. Señaló que la misión de este grupo de trabajo es similar a los comités PIC y CPC y que la misión se alinea bien con la misión de la OIAA. Los recursos de la OIAA serían muy beneficiosos para el grupo de trabajo.
• Susan R. presentó una moción, que fue secundada por Brian R., para crear un comité ad hoc de Grapevine, La Vina y Magazine. No hubo discusión adicional y la Junta votó por unanimidad para aprobar la moción.
• Mark solicitó que la creación de cualquier nuevo comité ad hoc se haga antes de la reunión de la Junta para que se pueda dar tiempo suficiente para considerar un nuevo comité.

Aprobación del presidente del comité de la Convención

• Con la proximidad del comité de la Convención Internacional en 2025, la Junta sintió que era hora de reactivar el comité de la Convención que coordinaría las actividades de una sala de hospitalidad para la OIAA en la Convención Internacional en Vancouver en 2025.
• Jeff ha hablado con Terry N., un canadiense de Toronto, y es miembro del grupo Global Eyeopener sobre la presidencia de ese comité. Terry tiene experiencia con las Convenciones Internacionales y ha tenido experiencia con las salas de hospitalidad en estas Convenciones.
• Jan mencionó que ha asistido a las Convenciones Internacionales en el pasado y declaró que se necesitan dos años para planificar el evento. Jan se ofreció como voluntaria para aportar su experiencia de haber participado en las Convenciones Internacionales del pasado para formar parte del comité.
• Mark presentó una moción para aprobar a Terry N. como presidente del comité de la Convención. La moción fue secundada por Brian R. y la Junta votó por unanimidad para aprobar la moción.

Currículum de servicio – Susan R., Vicepresidenta

• Dado que Susan fue nombrada Vicepresidenta, no tuvo la oportunidad de proporcionar su currículum de servicio, lo cual hará ahora
• La fecha de sobriedad de Susan es el 7/12/1987 y su Grupo de Origen está en New Ark, Delaware. Declaró que tiene un padrino de recuperación y de servicio y que apadrina a otros. Susan sirvió en varios puestos diferentes del Servicio General, incluyendo Delegada de Área, Panel 66, de A12 Delaware, sirviendo en el comité de Correcciones.

La reunión de la Junta se levantó a las 6:45 pm EST (3:45 pm PT) y se cerró con la Declaración de Unidad.

Resumen de mociones

Las siguientes mociones fueron votadas y aprobadas por la Junta en esta reunión:

1. Susan R. presentó una moción, que fue secundada por Brian R., para aceptar las actas de la Junta de diciembre. Las actas fueron aprobadas por unanimidad.
2. Susan R. presentó una moción para posponer la aprobación de las actas de la reunión de la Junta de enero (10/1/23) hasta el mes que viene. La moción fue secundada por Jane G. y aprobada por unanimidad.
3. Jeff B. presentó una moción para crear un comité de Comunicación ad hoc que fue secundada por Susan R. No hubo más discusión sobre la moción y los miembros de la Junta presentes votaron por unanimidad para aprobar esta moción.
4. Susan R. presentó una moción, que fue secundada por Brian R., para crear un comité ad hoc de Grapevine, La Vina y Magazine. No hubo discusión adicional y la Junta votó por unanimidad para aprobar la moción.
5. Mark presentó una moción para aprobar a Terry N. como presidente del comité de la Convención. La moción fue secundada por Brian R. y la Junta votó por unanimidad para aprobar la moción.

Respetuosamente presentado,
Jeff Bernknopf
Secretario de OIAA