Acta de la reunión de la junta directiva de la OIAA del 14 de marzo de 2023

Asistentes:
Jeff B., Secretario
Jane G., Presidenta
Mark M., Presidente de Tecnología
Susan R., Vicepresidenta
Jennifer, Tesorera

Jane G., Presidenta, declaró abierta la sesión a las 17:03 EDT (14:03 PT). La reunión se abrió con la oración de la serenidad.

Aprobación del acta de la reunión de la junta directiva – Jeff b., Secretario

• El primer conjunto de actas de la reunión de la junta directiva que se aprobaron fueron las del 10 de enero de 2023. No hubo correcciones en las actas.
• Mark M. presentó una moción para aprobar las actas de la reunión de la junta directiva del 10 de enero de 2023 y Susan R. secundó la moción. Las actas fueron aprobadas por unanimidad.
• El segundo conjunto de actas de la reunión de la junta directiva que se aprobaron fueron las del 14 de febrero de 2023. Se habían enviado varias correcciones previamente y se distribuyó una versión revisada de las actas.
• Mark preguntó si habíamos votado para incluir dos nuevos comités ad hoc, el comité de Grapevine y el comité Get Into Action, en la última reunión de la junta directiva. Jeff respondió que dos comités ad hoc, el comité de Grapevine y el Comité Ad Hoc de Comunicaciones, se agregaron en la reunión de la junta directiva de febrero. El Comité Get Into Action se discutió en la reunión de la junta directiva de enero, pero no se presentó ninguna moción para incluir Get Into Action como un comité ad hoc.
• Susan R. tenía una corrección que se había hecho previamente. No hubo otras correcciones.
• Susan R. presentó una moción para aprobar las actas de la reunión de la junta directiva del 14 de febrero de 2023 y Jane G. secundó la moción. Las actas fueron aprobadas por unanimidad.

Aprobación del comité Get Into Action como un comité ad hoc de la OIAA

• Jane inició una discusión sobre la votación para incorporar el Comité Get Into Action a la OIAA como un comité ad hoc.
• Susan R. declaró que tenía preocupaciones sobre la declaración de misión del Comité Get Into Action, que establece que se formó para promover que los grupos se involucren en el servicio general.
• Jane respondió que el Comité Get Into Action comenzó a recopilar información sobre los grupos en línea y que el comité ahora está analizando los problemas que enfrentan los grupos en línea.
• Jeff declaró que la declaración de misión debe revisarse y que en el Town Hall más reciente hubo presentaciones de grupos en línea sobre problemas y problemas con los grupos en línea.
• Mark también comentó que entiende que la misión ha cambiado, pero eso no se refleja en la declaración de misión actual.
• Susan R. presentó una moción para posponer la votación sobre la incorporación del Comité Get Into Action a la OIAA hasta que se revise la declaración de misión. Jennifer secundó la moción. La Junta votó por unanimidad para aprobar la moción con una abstención.

Discusión de nuestra relación con el servicio general

• Jane preguntó si deberíamos estar discutiendo el servicio general en absoluto o si necesitamos mantenernos alejados de discutir cualquier cosa relacionada con el servicio general.
• Jane planteó esto en conjunto con una solicitud de un miembro del comité de Unidad de fondos para asistir a un Congreso en Colombia.
• Jeff mencionó que la misión del Comité de Unidad es llegar a las Oficinas de Servicio General
  en todo el mundo y explicó cómo el comité tiene enlaces con las diversas OSG en todo el mundo.
• Susan expresó su preocupación por el hecho de que el Comité de Unidad gaste este dinero porque no parece ser la misión del Comité de Unidad y que debería haber sido parte de su presupuesto.
• Jeff explicó además cómo este dinero promovería la misión del Comité de Unidad de establecer conexiones con las OSG e Intergrupos en Colombia
• Jane declaró que la aprobación de este gasto del Comité de Unidad será realizada por el Comité de Finanzas y que no se requiere una moción de la Junta.

¿Necesita la OIAA registrar nuestra nueva marca de logotipo? – Mark M., Presidente de Tecnología

• Mark planteó el tema de si necesitamos registrar nuestra marca de logotipo. Declaró que no sería costoso registrar nuestra marca de logotipo, pero necesitamos discutir cuáles son los riesgos de hacer esto. Su preocupación era que alguien más pudiera robar nuestro logotipo y registrarlo ellos mismos.
• Jeff declaró que si tiene una marca registrada, entonces necesita defender los usos ilegales de la marca registrada. Si no defiende su marca registrada, la pierde. Mencionó el problema que AA tuvo al tratar de defender el logotipo del Círculo y el Triángulo y cómo eso le costó a AA casi $500,000. Jeff declaró que no creía que el esfuerzo de hacer cumplir esto valdría la pena.
• Jeff declaró que se comunicaría con la persona de propiedad intelectual en la OSG e informaría sobre la conversación con ella.

¿Todavía necesitamos una página de inicio de sesión para miembros? – Mark M., Presidente de Tecnología

• En el rediseño del sitio web, gran parte de la información en la página de inicio de sesión de miembros de la OIAA se está poniendo a disposición en otras áreas del sitio web.
• La pregunta es: ¿Hay alguna información confidencial que deba alojarse en una sección solo para miembros?
• Jane preguntó si el formulario presentado para el Estado de NJ con la información del Oficial se incluiría en esa página. Jennifer declaró que estos serían documentos corporativos y no estarían disponibles en la sección de Miembros.
• Jeff declaró que este tipo de documentos se colocarían en un área segura propiedad del Secretario.
• Se planteó el tema de tener las actas de las reuniones de la junta directiva almacenadas en un área solo para miembros. Jeff mencionó que estamos poniendo las actas de las reuniones de la junta directiva disponibles directamente en el sitio web y no en el área de Miembros.
• Mark mencionó que actualmente no hay planes de tener un área solo para miembros en el nuevo sitio web. La Junta estuvo de acuerdo con este enfoque.

Informe de la Vicepresidenta – Susan R., Vicepresidenta

• Susan R. informó que ha asumido el cargo de presidenta del Comité Ad Hoc de Directrices según lo solicitado por Jane G.
• Debido a otros compromisos de servicio, al comité se le dieron dos semanas libres.
• Susan R. informó que se han creado varios subcomités para trabajar en diferentes secciones de las directrices. Susan ha estado trabajando en el subcomité para analizar los procedimientos parlamentarios de todo el mundo para incorporarlos en la Sección 3 de las directrices.
• Susan R. preguntó al comité si querían que ella fuera la presidenta del comité y el comité votó para elegirla como presidenta del comité. La pregunta de Jane fue si la Presidenta de la OIAA tiene la capacidad de nombrar al presidente de un comité ad hoc. [Nota del Secretario: La Sección 5.06 de los Estatutos aprobados establece: “Todos los comités nominarán a un candidato para el puesto de presidente del comité y presentarán sus nominaciones a la Junta, para ser votadas por la Junta de acuerdo con estos Estatutos”. De la sección de Comités Ad Hoc de las Directrices actuales de la OIAA: “El Presidente del Intergrupo o cualquier Comité Permanente puede crear Comités Ad Hoc. Cada Comité Ad Hoc elige a su propio Presidente.
• Esto parece indicar que la Presidenta no tiene la capacidad de nombrar al presidente de un comité ad hoc. Sin embargo, este es un tema que se puede examinar cuando convoquemos un comité de Revisión de Estatutos.]

Documentos corporativos requeridos – Jeff b., Secretario

• Jeff mencionó que hay 3 documentos que necesitamos poner en marcha como una organización 501c3 sin fines de lucro. Este trabajo se inició con Barry y se me entregó a mí.
• Los tres documentos son:
  • Un documento de denuncia de irregularidades
  • Un documento de conflicto de intereses
  • Un documento de política de retención de registros
• Jeff declaró que había algunos problemas abiertos con el documento de denuncia de irregularidades. Para informar un problema, el denunciante haría un informe al Presidente. La pregunta es a quién le entregaría el Presidente el problema para su investigación. Después de alguna discusión, se decidió que el Vicepresidente llevaría a cabo la investigación. Una vez que se completara la investigación, se haría un informe a la Junta.
• Jeff declaró que cree que cada Oficial y presidente de Comité tendría que completar un documento de denuncia de irregularidades. El mismo grupo de personas también tendría que completar un documento de conflicto de intereses.
• Solo se requiere una Política de Retención de Documentos para la organización. Hay una lista de tipos de documentos y el período de retención para cada tipo de documento. Jeff pidió que los miembros de la Junta revisen la Política de Retención de Documentos antes de la Junta del próximo mes para que este documento pueda ser votado y aprobado.

Preguntas sobre el Presidente de Finanzas y las mociones del presidente de Finanzas – Jane G., Presidenta

• Jane tenía preguntas sobre si Spencer todavía está actuando como Presidente del comité de Finanzas. Jennifer declaró que cree que Spencer sigue siendo el actual presidente de Finanzas.
• Mark declaró que pensaba que Spencer había renunciado, pero Jane no ha recibido ninguna renuncia de él. Como resultado, Spencer sigue siendo el presidente de Finanzas y, según los Estatutos aprobados, Spencer es miembro de la Junta. Sin embargo, no ha estado asistiendo como miembro de la Junta.
• Jane declaró que hay una moción de Amelia para destituir al presidente de Finanzas como Oficial de la Junta. Brian y Spencer también tenían una moción relacionada con el presidente de Finanzas que también pedía destituir al presidente de Finanzas como Oficial de la Junta, pero también pide que el Tesorero también sea el presidente del comité de Finanzas.
• Jeff mencionó que hay algunos problemas con las mociones que Amelia presentó a Jane. Jeff acordó revisar la moción de Amelia y documentar los problemas. Mark sugirió que estos problemas sean abordados por un comité convocado para revisar los Estatutos trabajando con nuestro abogado. Jeff declaró que incluiría esta sugerencia en su respuesta a Amelia.

Resumen de mociones

Las siguientes mociones fueron votadas y aprobadas por la Junta en esta reunión:

1. Mark M. presentó una moción para aprobar las actas de la reunión de la junta directiva del 10 de enero de 2023 y Susan R secundó la moción. Las actas fueron aprobadas por unanimidad.
2. Susan R. presentó una moción para aprobar las actas de la reunión de la junta directiva del 14 de febrero de 2023 y Jane G. secundó la moción. Las actas fueron aprobadas por unanimidad.
3. Susan R. presentó una moción para posponer la votación sobre la incorporación del Comité Get Into Action a la OIAA hasta que se revise la declaración de misión. Jennifer secundó la moción. La Junta votó por unanimidad para aprobar la moción con una abstención.

Respetuosamente presentado,
Jeff Bernknopf
Secretario de OIAA