Susan R. declaró abierta la reunión, la inició con una oración personal y, a continuación, con la Oración de la Serenidad a las 14:00 EST.

Asistentes:

Susan r., presidenta

Jennifer b., tesorera

Jeff b. Secretario

Mark m., presidente de tecnología

Beth a., fideicomisaria internacional

Barry M., función de administrador general

Anita M., Secretaria suplente

Susan ofreció una visión general del orden del día: Se eliminó el copyright del orden del día.

• Puntos fijos: aprobación de las actas, informes del secretario y del tesorero,
  • Asuntos pendientes: directrices de viaje con el informe del tesorero, informe de inventario ad hoc.
  • Nuevos asuntos: Solicitud del presidente del CPC: Las reuniones combinadas del Comité del Consejo del CPC se celebran trimestralmente según los estatutos, cuando los presidentes de los comités presentan informes. Se tratará durante el informe del tesorero. Debate sobre el vídeo en la Asamblea, Debate sobre la revisión financiera Próximamente: Sesión ejecutiva, Recordatorios de eventos, Informes de los comités de los oficiales, Aprobación de las actas ejecutivas (si el tiempo lo permite)

Acta de la reunión del consejo del 12 de mayo de 2024:

• Jeff presentó las actas del consejo de mayo tal como se enviaron hasta el 8 de junio de 2024. Primero las fijó Anita. El Consejo de Administración (BOT) revisó las actas. Se realizó un ajuste a parte del diálogo en torno al viaje a ICOAA, que no estaba conectado con el debate.
  • Moción para aprobar las actas del consejo del 12 de mayo de 2024 presentada por Jeff y secundada por Barry M. Nadie se opuso. Moción aprobada.
  • Comentarios: Mark M. preguntó si las actas se pueden subir al sitio web y Jeff dijo que podría hacerlo a finales de esta semana.

Informe del secretario: Jeff b. Secretario:

Progreso en el trabajo atrasado de las actas de las reuniones. Se ha subido a la carpeta una hoja de cálculo que realiza un seguimiento del trabajo atrasado con el estado de cada elemento. El objetivo es tener todo el trabajo atrasado de las actas actualizado y en la carpeta de la reunión del consejo, en el próximo mes aproximadamente. Todas las actas aprobadas desde finales de 2022, cuando Jeff se convirtió en secretario, se han subido a la unidad del consejo. Las reuniones del consejo se organizan por año y en cada una hay una carpeta de actas aprobadas para subirlas al sitio web.

• Estado de la encuesta de afiliación: Se ha lanzado la encuesta de afiliación de junio. La encuesta se envió el 2 de junio a los miembros, oficiales y miembros del comité y estará abierta hasta el 1 de julio de 2024. Se enviarán recordatorios antes de que se cierre. Se han realizado noventa entradas. En 2023: 172 de las 210 entradas fueron válidas, lo que resultó en un quórum para junio de cuarenta y tres.
• Actualizaciones del libro del consejo en la unidad del consejo: 3% completado y Anita está siendo orientada a él y a lo que está en curso. Una vez que los trabajos en curso se completen, estarán completos en un 95-96% aproximadamente.
  • Elementos completados: revisión financiera interna, lista de contactos del consejo, declaración de la misión
  • Elementos pendientes: Descripción del programa, Conflicto de intereses, Lista de todos los comités y estatutos, Denuncia de irregularidades, Política de retención de documentos, Plan estratégico. Manual del secretario.
  • Comentarios: Susan añade a la tarea del secretario la documentación del progreso del estado de los servicios jurídicos gratuitos (abogados). Jeff dijo que haría un seguimiento de esto en su informe y se pondría en contacto con Peter de Pro-Bono para obtener un calendario actualizado.
  • Debate del consejo sobre los servicios jurídicos gratuitos:
    • Barry aclaró además que esta también era su experiencia con los servicios jurídicos gratuitos. Preguntó si habíamos actualizado nuestra situación financiera con los servicios jurídicos gratuitos para identificar si todavía somos elegibles para el servicio en función de nuestra situación financiera. Jeff dijo que lo investigaría.
    • Beth recomienda acelerar el proceso, pagar a un abogado y utilizar el dinero asignado para ello en el presupuesto (5.000 $). Está tardando un año entero y no es normal. Mark estuvo de acuerdo en que es necesario revisar la política y señaló que se ha hablado de la necesidad de un abogado durante mucho tiempo. Especialmente en estos años de formación.
  • Moción: Mark presentó una moción para contratar a un abogado para OIAA. Beth secundó la moción. Nadie se opuso y la moción fue aprobada.
    • Debate antes de la aprobación de la moción: Barry señaló que el abogado debe tener licencia en Nueva Jersey y ser capaz de discutir los cumplimientos internacionales como organización sin ánimo de lucro.
    • Después de la aprobación de la moción: El consejo debatió más a fondo cómo se llevaría a cabo la búsqueda de un abogado. Barry dejó claro que se siente cómodo con el trabajo de encontrar un abogado y aceptó la tarea. Barry aclaró que su primera tarea será ponerse en contacto primero con Pro Bono. ¡Gracias, Barry!

Informe del tesorero – Jennifer b., tesorera

• Variación del presupuesto de mayo: Contribuciones inferiores a 9.200 $. Revisión de gastos: Se pagó el seguro de responsabilidad civil general para el año. Hubo un par de casos en los que hubo que enviarnos cheques para poder ingresarlos, las digitalizaciones en ese momento no funcionaban. Registro anual de NJ y tasas de Pay Pal. Conferencias: Gastos de la conferencia ICOAA. Trabajador técnico especial 1.725 $ para el mes sigue teniendo un superávit de 4.600 $. Traducción para el Foro IGR y Unity. Cuota mensual de Zoom para sala grande 50,00 $. Alojamiento y gestión del sitio web. Superávit de poco menos de 5.000 $ para el mes. Para el año, un superávit de poco menos de 23.000 $ de gasto real.
• Balance de mayo: 127.000 $, de los cuales 5.500 $ están destinados a la Conferencia Internacional. 122.000 $ no están destinados.
  • Comentarios: Mark señaló que debemos estar preparados para discutir las recomendaciones sobre qué hacer con los 122.000 $ en la Asamblea. Jennifer señaló que las Directrices identifican que el exceso de fondos se discutirá en septiembre para el final del año. Jennifer preguntó a Susan si podíamos añadir a la agenda las recomendaciones de los miembros sobre el exceso de fondos. Teniendo en cuenta que el presupuesto para el año siguiente tendrá que prepararse utilizando algunos de esos fondos. Jennifer también aclaró que estará preparada para discutirlo en la Asamblea. Barry señaló que pudo comparar los presupuestos intergrupales que recibió de Susan. Le puso en perspectiva cómo es un balance típico de un gran intergrupo.

OIAA es un intergrupo de tamaño medio y nuestra posición financiera está en consonancia con nuestro tamaño. Es necesario educar a la Asamblea como tal para que estén informados. Mark mencionó que no solo educamos a los miembros, sino que también nos comparamos con otros intergrupos internacionales en la Asamblea. Jennifer recordó al grupo que sí ejercemos distribuciones de excedentes anualmente, a diferencia de otros intergrupos que crecen más allá de la reserva prudente. Susan señaló que esta es la razón por la que ser miembro de ICOAA es útil para OIAA. Podemos preguntar a otras organizaciones por su experiencia.

• Informe de contribuciones: Continuar cada mes para conseguir nuevos grupos. Hay un repunte en las contribuciones internacionales de Francia y Nueva Zelanda. Hay contribuciones significativas de cincuenta y nueve grupos en el mes de mayo. Las contribuciones individuales son de poco menos de 400 $. Jennifer compartió su pantalla mostrando la lista de contribuciones y esto provocó un debate.
  • Debate: Susan señaló que la Junta de Servicios Generales de Gran Bretaña contribuyó. Beth preguntó por qué aceptamos fondos de una Junta de Servicios Generales en Gran Bretaña cuando somos autosuficientes. Nadie en la reunión o en el consejo pudo responder con seguridad y satisfacer la pregunta de Beth. El consejo debatió más a fondo y acordó que la pregunta debe ser respondida de manera satisfactoria. El consejo asignó al tesorero la tarea de examinar la respuesta a esta pregunta utilizando las Tradiciones y otros medios para hacer un seguimiento con el consejo en la próxima reunión.

Procedimientos de viaje: Jennifer B., Se reunió con el Comité de Finanzas y presentó el borrador de los Procedimientos de Viaje de OIAA en la reunión del consejo. La Asamblea aprueba todos los viajes a través del presupuesto y los viajes no presupuestados, independientemente de la cantidad. Comunicar los planes de viaje al tesorero, que investigará las opciones de los arreglos de viaje y, a continuación, decidirá utilizando la tarjeta de crédito de OIAA. El viajero pagará los arreglos de viaje especiales. Dietas diarias al finalizar el viaje. Proceso notablemente sencillo y optimizado.

• Debate: Conversación sobre las dietas y la preocupación sobre el futuro tesorero que no tenga las mismas habilidades que el tesorero actual para hacer arreglos de viaje para los viajeros. Jennifer señaló que el Comité de Finanzas insertó la opción de delegar la tarea. Es un privilegio viajar y representar. Los umbrales presupuestados se establecen como un límite para el gasto y no están destinados a ser gastados hasta el límite. Las dietas están estandarizadas y no requieren que el viajero presente recibos. El consejo es fiduciariamente responsable de ser prudente.
• Moción: Aceptar los procedimientos de viaje para el consejo hecha por Beth y secundada por Mark. La moción es aprobada. Se solicitó una opinión minoritaria y fue rechazada.

El presidente del CPC solicitó fondos de interpretación para el resto del año para el servicio por un importe de 200 $ para un miembro que desee participar en el Comité del CPC.

• Moción para aceptar la solicitud del CPC presentada por Jennifer y secundada por Jeff. Nadie se opuso y la moción fue aprobada. Jennifer declaró que haría un ajuste al presupuesto.

Subcomité ad hoc de inventario, Beth– Cuando Beth comenzó a dar su informe, señaló que solo 3 de 6 han presentado el cuestionario. El plan es utilizar el conjunto de preguntas, dividido en dos para dos sesiones separadas que serán dirigidas por facilitadores. Se produjo un debate sobre si era necesario o no que el consejo aprobara un plan. En el futuro, los planes discutidos en un correo electrónico deben ser votados por el consejo para ser promulgados.

Jeff quería presentar una moción para aprobar un plan y un calendario. Jennifer recomendó hacer una modificación a la moción para que se convierta en dos mociones separadas: una para las preguntas y la otra para el calendario.

1. Moción para aprobar las preguntas del inventario presentada por Jeff y Jennifer la secundó. Mark, Beth, Jeff y Jennifer aprobaron. Susan y Barry se abstuvieron. Moción aprobada.

Debate: el primer conjunto de preguntas pide al miembro que hable por otros. Las preguntas están dirigidas a un disgusto que tuvo lugar y están en conflicto con un verdadero inventario. Los miembros discutieron las preguntas de la organización y fueron respondidas por parte del que respondió. Otro miembro sintió que es su responsabilidad evaluar el desempeño de los miembros debido a su responsabilidad como miembro del consejo. Entonces se planteó que un facilitador imparcial debería plantear las preguntas. Es incómodo señalar con el dedo a un solo miembro. Las preguntas abiertas ayudarán al consejo en general a identificar las áreas de fortaleza y las áreas de oportunidad para mejorar. Es un proceso y la expresión de los esfuerzos para seguir adelante es aceptable.

2. Moción para aprobar el calendario enviado al Consejo de Administración presentada por Mark. Beth entonces presentó el calendario a través de la pantalla compartida al consejo.

Calendario:

• Sesión 1: Finalizar las preguntas antes del 17 de mayo de 2024, enviar las preguntas para que se completen antes del 7 de junio de 2024, enviar las preguntas al facilitador uno para una sesión el 22 de junio de 2024, a las 2 PM EST.
• Sesión 2: Proporcionar respuestas para las preguntas que se presentarán antes del 7 de julio de 2024, al segundo facilitador para la recopilación para discutir durante la segunda sesión el 21 de julio de 2024.
  • Debate sobre el cambio de fecha al 28 de julio de 2024, a las 2 PM EST durante 2 horas.

Jennifer presentó una moción para aceptar el calendario modificado del Inventario del Consejo, que fue secundada por Beth. A favor: Mark, Jeff, Jennifer, Beth, Susan. Barry se abstuvo. Moción aprobada.

• Sesión 1: Finalizar las preguntas antes del 17 de mayo de 2024, enviar las preguntas para que se completen antes del 7 de junio de 2024, enviar las preguntas al facilitador uno para una sesión el 22 de junio de 2024, a las 2 PM EST.
• Sesión 2: Proporcionar respuestas para las preguntas que se presentarán antes del 7 de julio de 2024, al segundo facilitador para la recopilación para discutir durante la segunda sesión el 28 de julio de 2024, a las 2 PM EST durante 2 horas.
  • Las preguntas deben enviarse a Jeff y Beth. Se han identificado facilitadores cualificados y se están buscando. El consejo debatió las credenciales y las competencias de los facilitadores.

Nuevos asuntos: Vídeo portugués en la Asamblea, Susan, presidenta: Se debatió un vídeo de información pública creado por Portugal, utilizando actores. El problema surgió porque la canción de fondo era de un artista estadounidense. Se informó de que YouTube elimina todos los problemas y, si hay un problema de derechos de autor, no se reproducirá. El consejo acordó reproducir el vídeo aunque esté en portugués en la Asamblea. Vale la pena presentárselo a los miembros.

Informe del administrador internacional, Beth, administrador internacional:

Presidente de la conferencia: 275 inscripciones de veinte países diferentes. Los voluntarios están difundiendo la palabra en Quebec, Brasil, Portugal, España. Beth difundió la palabra en Irán. Se han confirmado los artistas: un grupo español interpretará tango y un joven músico de Quebec interpretará música folclórica. Beth D, presidenta de la Convención Técnica en línea, está coordinando los grupos. Están trabajando con Mary para confirmar los IGR. Susan está a cargo de dos lugares el viernes para hablar sobre OIAA. Jennifer se hizo cargo de llenar los lugares de los intérpretes: En cada sala habrá intérpretes de inglés, español, ASL, francés o portugués. A partir del 9 de junio de 2024, AM 44 de esos lugares están ocupados por diez intérpretes. Cada sala tendrá un intérprete. El farsi solo está en un lugar determinado del programa. Se informa que el progreso es excelente.

Administrador general, Barry: Se confirmarán las tareas actuales para él de Susan. Si el grupo tiene alguna, por favor, trasládelas a Susan para Barry.

Informe del presidente técnico, Mark: La solicitud de afiliación ha sido un foco con una compra frente a una construcción. La cantidad presupuestada era para una construcción, y podría ser una suscripción que podría ser menor. Mark identificó que una sesión de visión sería el siguiente paso y si a alguien le gustaría unirse a esa reunión, por favor, únase. Hizo algunos comentarios sobre las opciones. Afiliación al comité: muchos voluntarios nuevos de 6 a 8 en Tecnología. El comité tiene una pregunta de inventario en su agenda: ¿proporcionamos información cuando es necesaria o solicitada de manera oportuna? Estamos haciendo un trabajo maravilloso y siempre podríamos hacerlo mejor. Aclarar, tendremos una Feria de Servicios en julio en lugar de un Foro IGR, la comunicación saldrá pronto. Jennifer ofreció su apoyo si el Foro IGR de julio necesitara intérpretes. El Foro IGR de julio es el único Foro IGR que Mark se ha comprometido a organizar.

El Comité Técnico está trabajando en un vídeo. Se creará una página de preguntas frecuentes para la Convención donde se puedan alojar los activos técnicos, como cómo levantar la mano, etc., creados específicamente para la convención.

Debate sobre la revisión financiera, Susan: Publicar la Revisión Financiera en el sitio web. Si se publica públicamente sin información sobre el presupuesto, puede ser confuso para los miembros. Susan hizo una gran cantidad de investigación y experiencia compartiendo esta información.

Barry presentó una moción para mantener las finanzas solo para los miembros a menos que sea apropiado publicarlas. Susan secundó la moción. Debate: Mark pidió claridad y luego pidió posponer la moción. No publicaremos la Revisión Financiera en el sitio web hasta que se tome una decisión. Reproduciremos el vídeo de 8 minutos de la Revisión Financiera durante la Asamblea en junio de 2024.

Informe del presidente, Susan: Pasó tiempo en PAC y algunos de los problemas que surgen están relacionados con las finanzas. Ha pasado tiempo en Unity. Hizo un seguimiento con Pro-Bono, participó en reuniones especiales. Lista para la Asamblea de junio e ICOAA.

La reunión terminó con la Declaración de Responsabilidad.

Resumen de mociones

Las siguientes mociones fueron votadas por la Junta Directiva en esta reunión:

• Moción: Actas de la reunión de mayo de 2024 aprobadas.
• Moción: Búsqueda de un abogado de OIAA aprobada.
• Moción: Procedimientos de viaje de OIAA aprobados.
• Moción: Solicitud del presidente del CPC de que se gasten 200 $ en servicios de intérprete para el miembro del Comité.
• Moción: Aprobación de las preguntas del Inventario del Consejo.
• Moción: Aprobación del proceso del Inventario del Consejo.

Respetuosamente presentado,

Anita M

Secretaria suplente de OIAA