Asistentes:
Jeff b., Secretario
jennifer b., Tesorera
nona c., vicepresidenta
felix e., tesorero suplenteAmelia l., secretaria suplente
mark m., responsable de tecnología
susan r., presidenta

Susan R., la Presidenta, declaró abierta la reunión a las 17:02, hora del este, con la Oración de la Serenidad.

Revisión del presupuesto – Jennifer B., Tesorera

• Jennifer informó de que, cuando se sumaron todas las solicitudes de presupuesto para 2024, el importe ascendía a 162.000 $, lo cual no podemos asumir.
• Jennifer y el comité de Finanzas tenían varias preguntas sobre el presupuesto de Tecnología.
  • Hubo una pregunta sobre los gastos de asistencia a la Conferencia, que Mark aclaró que deberían ser de 3.000 $.
  • Jennifer cuestionó el gasto de 30.000 $ para el mantenimiento del sitio web mediante trabajadores especiales. Mark explicó que este coste era necesario a medida que el uso del sitio web se expande y se vuelve más complejo.
  • Hubo otra pregunta sobre la necesidad de 10 cuentas de Zoom. La idea inicial era que pudiéramos utilizar Google Meet para programar reuniones en cualquier momento, por cualquier comité. Sin embargo, a nadie le gustaba usar Google Meet. Mark declaró que no podemos volver a usar una sola cuenta de Zoom para 14 comités. Compraremos una licencia de Zoom Profesional que tiene un requisito mínimo de 10 licencias.
  • Mark declaró que había una gran cantidad en el presupuesto para el desarrollo del sitio web porque el comité de Tecnología no está seguro de qué proyectos serán necesarios. Mark accedió a reducir esta cantidad a la mitad.
• Jennifer informó de que, con el ajuste del presupuesto de Tecnología y varios otros cambios, el presupuesto estará entre 108.000 $ y 109.000 $. Informará a los Comités de los cambios que se están realizando en sus presupuestos.
• Afirmó que, a finales de año, tendremos unos 100.000 $, lo que indica que no tendremos suficiente dinero para realizar ningún desembolso a otras entidades de AA este año.
• La Junta Directiva debatió la idea de realizar desembolsos y acordó que no realizar desembolsos no es un problema. Nuestro objetivo tiene que ser la capacidad de llevar a cabo los asuntos de OIAA.

Aprobaciones de las reuniones de la Junta Directiva e informe del Secretario – Jeff B., Secretario

• Susan informó de que tenemos 3 series de reuniones de la Junta Directiva para aprobar.
• Jeff revisó las actas de la reunión de la Junta Directiva del 9 de mayo^th de 2023, que fueron preparadas por Susan R., nuestra Presidenta. Como Jeff estaba en el hospital en esa fecha, Nona aún no se había convertido en miembro de la Junta Directiva y Jennifer no estaba disponible temporalmente, Susan proporcionó la aprobación de estas actas.
• A continuación, Jeff revisó las actas de la reunión de la Junta Directiva del 18 de julio^th. No hubo comentarios ni correcciones. Nona C. presentó una moción para aceptar las actas del 18 de julio^th tal como se presentaron, que fue secundada por Susan R. Las actas fueron aprobadas por unanimidad.
• Jeff revisó el conjunto final de actas de la reunión de la Junta Directiva del 8 de agosto^th. Susan le pidió a Jeff que eliminara la designación de “presidenta interina” y que se refiriera a ella simplemente como Presidenta. Susan R. presentó una moción para aceptar las actas del 8 de agosto^th tal como se modificaron, que fue secundada por Nona C. Las actas fueron aprobadas por unanimidad.
• Jeff declaró que ha preparado una hoja de cálculo con todas las actas pendientes de las reuniones de la Junta Directiva, que él y Amelia utilizarán para realizar un seguimiento de la finalización de todas las actas pendientes de la Junta Directiva. Amelia preparará algunas de las actas y Jeff preparará el resto de las actas.
• Jeff informó de que hubo problemas con las grabaciones de las reuniones de la Junta Directiva del 11 de julio^th y del 23 de julio^rd, por lo que no hay grabaciones disponibles para estas dos reuniones. Susan declaró que tiene notas de esas reuniones de la Junta Directiva que enviará cuando tenga tiempo.
• Jeff informó de que ha añadido la obtención de una póliza de seguro de responsabilidad civil para la organización al presupuesto de la Secretaría para el próximo año. Esto probablemente costará unos 500 $ y se suma al seguro de D&O que también se renovará.
• Jeff presentó a Amelia L. a la Junta Directiva e informó de que le había pedido a Amelia que sirviera como Secretaria Suplente. Amelia describió su servicio anterior en OIAA y a la Comunidad a la Junta Directiva anteriormente.

Informe de la Tesorera – Jennifer B., Tesorera

• Jennifer revisó la Variación del Presupuesto de septiembre y declaró que tuvimos 8.700 $ de ingresos. Mencionó varios de los gastos en los que incurrimos.
• Jennifer revisó el informe de Contribuciones y declaró que hubo 75 individuos y grupos que contribuyeron a los 8.700 $. Un grupo que Jennifer mencionó fue un grupo llamado Sober in China que contribuyó con 786 $ y que no había contribuido anteriormente. Susan preguntó si podíamos preparar un informe de las contribuciones de cada grupo para el año y Jennifer dijo que sí podía.
• El balance muestra que tenemos 99.000 $ en el banco con 5.000 $ destinados a la Convención Internacional, lo que nos deja con fondos disponibles de 94.000 $.
• Jennifer informó de que hubo algunos problemas con el viaje de la NAATW. Jennifer le preguntó a la Junta Directiva si Matt y Melinda debían pagar la diferencia de 50 $ en los hoteles que le pidieron a Jennifer que reservara y el hotel que reservaron. El consenso de la Junta Directiva fue que debían pagar la diferencia. La Junta Directiva también acordó que OIAA reembolsará la asistencia a las conferencias solo durante la duración de la conferencia, a menos que los vuelos requieran que el individuo llegue la noche anterior.
• Jennifer revisó los presupuestos presentados por los Funcionarios y los presidentes de los Comités de la siguiente manera y solicitó las aprobaciones:
  • Presupuesto de la Presidenta. El presupuesto original de Susan para las reuniones y Asambleas de la Junta Directiva era de 19.000 $ para la traducción. En colaboración con el comité de Finanzas, Susan redujo las traducciones de las reuniones de la Junta Directiva a 1 idioma y las Asambleas a 3 idiomas, lo que resultó en una reducción de casi 11.000 $ a 8.320 $. La Junta Directiva aprobó por unanimidad el presupuesto de la Presidenta.
  • Presupuesto del CPC. El Comité solicitó 5.000 $ para un vídeo y añadió 5.000 $ adicionales a su presupuesto. El comité de Finanzas no estaba a favor de los 5.000 $ para el vídeo ni del relleno de los 5.000 $ sin un propósito declarado. La Junta Directiva votó por unanimidad no aprobar el presupuesto del CPC tal como se presentó.
  • Comité de la Convención. Terry modificó su presupuesto para comprar solo 2.000 pines de solapa en lugar de 6.000. Jennifer informó de que el comité de Finanzas no está a favor de la compra de pines de solapa y pidió opiniones a otros miembros de la Junta Directiva. Jeff declaró que sentía que los pines de solapa no eran “basura de borrachos” y que son una forma de informar a los asistentes sobre OIAA. También habló de cómo su Área en las convenciones ha proporcionado un momento. Nona y Susan comentaron que estaban a favor de los pines de etiqueta. La Junta Directiva aprobó el presupuesto de la Convención.
  • Comité de Finanzas. Había 15.000 $ en el presupuesto para una auditoría externa. El comité de Finanzas consideró que era una gran cantidad para gastar en una auditoría y redujo la cantidad a 2.500 $ para cualquier actividad relacionada con la contabilidad. Jennifer mencionó que le gustaría contratar a una empresa para discutir la posibilidad de hacer contribuciones utilizando el exceso de fondos a nivel internacional. Jeff mencionó que esto se planteó antes y la Junta Directiva decidió no hacer contribuciones internacionales. También mencionó que teníamos un compromiso con Pro Bono programado para examinar la posibilidad de hacer contribuciones internacionales que fue cancelado. Jennifer declaró que le gustaría volver a abrir la posibilidad de hacer contribuciones internacionales con el exceso de fondos. La Junta Directiva aprobó por unanimidad el presupuesto del comité de Finanzas.
  • Comité de Unidad. El Comité tiene dos gastos principales para el próximo año de 10.200 $ para la Convención y 8.000 $ para traducciones. Su presupuesto también incluía traducciones para 2 idiomas en las reuniones del comité de Unidad. La Junta Directiva aprobó el presupuesto del comité de Unidad.
  • No hubo preguntas ni preocupaciones. La Junta Directiva aprobó por unanimidad el presupuesto de la Secretaría.
  • Foro IGR. El presupuesto del Foro IGR incluía traducciones para 4 idiomas para 4 reuniones al año. La Junta Directiva aprobó por unanimidad el presupuesto del Foro IGR.

Informe del presidente – Susan R., presidenta

• Susan presentó su informe de la presidenta a la Junta Directiva.
• En el futuro, las reuniones combinadas de la Junta Directiva se centrarán en los informes de los comités. Se les pedirá a los presidentes de los comités que proporcionen informes trimestrales como se especifica en los Estatutos.
• Susan declaró que se ha estado comunicando con Jon, el presidente del PIC, para determinar en qué punto se encuentran con el desarrollo de su estatuto. Susan no ha tenido ninguna respuesta de Jon.
• Susan declaró que ha tenido una discusión con el comité de Unidad sobre la lista de grupos de WhatsApp que actualmente no enumeramos.
• Susan informó de que ha estado lidiando con un problema de comportamiento depredador en un grupo de 24 horas. Jennifer expresó su preocupación de que la participación de Susan en un problema de grupo podría abrir la organización a acciones legales.
• Comunicaciones ha pedido un eslogan de 7 palabras para la organización. Nona declaró que tiene algunos ejemplos de esto.
• Susan informó de que el 5 de septiembre, las Directrices fueron entregadas al comité de Comunicación para que estandarizaran el documento, lo cual han hecho.
• Susan informó de que ella y Jeff se han puesto en contacto con Pro Bono para revisar nuestros documentos legales y nuestro proceso de Puertas Abiertas.
• Hubo una discusión sobre el estado de los Comités ad hoc actuales. Hubo una pregunta sobre qué hacer con el comité de Comunicaciones y el manejo de las actualizaciones de los Estatutos y las Directrices. Susan declaró que le gustaría ver que el comité de Comunicaciones continúe y Jeff sugirió que el comité de Comunicación probablemente debería ser transformado en un comité Permanente. Jennifer sugirió que los cambios en los Estatutos y las Directrices son pequeños y podrían ser manejados sin un comité. Jeff señaló que hay al menos 10 cambios pendientes en los Estatutos que requerirán un comité que podría ser un comité ad hoc. Susan sugirió que un comité de Revisión de los Estatutos podría ser un subcomité de la Junta Directiva.
• Susan declaró que la discusión de los comités ad hic y otros temas como los grupos de Whatsapp y un intercambio de oradores se discutirán en la reunión de la Junta Directiva de octubre.

Vicepresidenta – Nona c., vicepresidenta

• Nona informó de que la agenda para el Foro IGR del 28 de octubre se ha completado y publicado en el sitio web. El Foro incluirá una orientación IGR de 10 minutos y dos comités serán destacados, Steppers y PAC. También habrá una Cesta de Preguntas.
• Nona mencionó que las descripciones de trabajo para el fideicomisario Internacional y el Fideicomisario en General han sido aprobadas por el comité de Directrices y las revisó con la Junta Directiva.
• Nona declaró que enviará por correo electrónico la Orientación IGR a la Junta Directiva.
• Nona mencionó que solo el 25% de la Junta Directiva combinada (Funcionarios y presidentes de los Comités) han proporcionado sus respuestas a las preguntas del Inventario. La Junta Directiva discutió cómo proceder. Jeff sugirió que tengamos a alguien externo a la organización que supervise una reunión de conciencia de grupo y que se desarrollen acciones específicas y un plan de acción. Nona declaró que siente que deberíamos superar las Elecciones y el Presupuesto y luego determinar cómo avanzar con estas preguntas. La Junta Directiva decidió volver a visitar estas preguntas en 2024.
• Nona informó de que está trabajando con los Comités para crear o revisar sus estatutos. Nona ha estado trabajando con el comité de Unidad en su estatuto y se ha puesto en contacto con el comité del CPC, pero aún no ha recibido respuesta.

Informe del Responsable de Tecnología – Mark M., Responsable de Tecnología

• Mark informó de que Matt y Josh hicieron un gran trabajo presentando nuestro Directorio en la Conferencia de la NAATW.
• Mark declaró que Tech Steppers ha rotado a su presidente y Dave W. es el presidente recién elegido. Mark expresó su preocupación de que Dave W. tenga demasiadas responsabilidades en la Tecnología y otros comités.
• Jennifer planteó el tema de que al comité de Unidad le gustaría contratar a Tech 12 por 10.200 $ para ayudar con su Convención planificada para 2024. Jennifer le preguntó a Mark si pensaba que esto era razonable, y Mark respondió que entiende que son buenos para ejecutar eventos de zoom a gran escala, pero son caros. Jeff declaró que ha tenido mucha experiencia con Tech 12 y que uno debe tener cuidado al cambiar el contrato, lo que hace que el costo aumente. Jennifer revisó la propuesta de Tech 12 con la Junta Directiva y tanto Mark como Jeff sintieron que la propuesta era razonable.
• Jennifer planteó el tema de que el comité de Unidad está planeando cobrar por el evento. Ella cree que esto sería una recaudación de fondos, que es algo que no hacemos. Los otros miembros de la Junta Directiva tampoco estaban a favor de cobrar por el evento. Sin embargo, se harán contribuciones de la 7^th Tradición. Nona sintió que cobrar por el evento perjudicaría la participación internacional.

La reunión se cerró con la Declaración de Responsabilidad a las 20:02, hora del este.

Resumen de mociones

Las siguientes mociones fueron votadas y aprobadas por la Junta en esta reunión:

1. Nona C. presentó una moción para aceptar las actas del 18 de julio^th tal como se presentaron, que fue secundada por Susan R. Las actas fueron aprobadas por unanimidad.
2. Susan R. presentó una moción para aceptar las actas del 8 de agosto^th tal como se modificaron, que fue secundada por Nona C. Las actas fueron aprobadas por unanimidad.
3. La Junta Directiva aprobó por unanimidad los presupuestos de la Presidenta, la Secretaria y el Foro IGR, así como los presupuestos de los comités de Unidad, Convención y Finanzas.
4. La Junta Directiva no aprobó por unanimidad el presupuesto del CPC.

Respetuosamente presentado,
Jeff Bernknopf
Secretario de OIAA