Actualización de finanzas – agosto de 2024

Comité de finanzas de la OIAA

Acta de la reunión

Sábado, 10 de agosto de 2024

8:00am – am HDT

11:00am – pm PDT

2:00pm -pm EDT

 

Asistentes:

Jennifer B – Tesorera de OIAA

Felix – tesorero suplente

Barry – administrador general / presidente de las convenciones internacionales

Sharon – Miembro del comité de CPC

Gwen – Presidenta del comité de CPC

Nicky w. – Secretaria del comité de finanzas

Amanda – Tesorera del grupo global

 

Después de la Oración de la Serenidad, Jennifer espera que aquellos que presentaron presupuestos asistan a la reunión. Repasa rápidamente la lista de la agenda: Lista de los asistentes, Aprobación de la agenda, Aprobación de las actas, Revisión de los informes financieros y, a continuación, la Revisión de los presupuestos de 2025. Le indica a Gwen que la ha añadido a la lista si el tiempo lo permite.

 

Jennifer se presenta como la Tesorera de OIAA. KD dice que es alguien que está interesado en convertirse en miembro y está disponible para ayudar en lo que sea. Felix se presenta como el Tesorero suplente. Barry es un oficial, miembro veterano del Comité de Finanzas, ex Secretario y ahora Fideicomisario general y Presidente del Comité de Convenciones Internacionales. Sharon se presenta como miembro del Comité de CPC y está aquí solo para escuchar. Gwen se presenta como la Presidenta del Comité de CPC y recuerda haber trabajado con Bear cuando él era Secretario y ella era Presidenta. Nicky se presenta como la Secretaria del Comité de Finanzas. Amanda se presenta como Tesorera de uno de los grupos globales y está aquí para aprender.

 

Revisión de los estados financieros

Jennifer saca los estados financieros y los muestra en la pantalla compartida. Comienza diciendo que julio fue el mes financiero más alto hasta la fecha y que las contribuciones ascendieron a 11.700,00 $. Repasa los gastos: –Tasas de organización de 2500 $, ya que habían contratado a un bufete de abogados para finalizar los documentos necesarios para OIAA. Es decir, documentos de retención de denunciantes y documentos de conflicto de intereses, etc. Explica que este tipo de documentos deben estar en vigor para OIAA.

 

Las tasas de Paypal y Stripe están directamente asociadas a los ingresos. Añade que solo cobran un porcentaje de las donaciones. En Desarrollo y formación profesional, dos miembros del Consejo participaron en un taller de tecnología. Hubo una cuota de asistencia. Las tasas profesionales son para los sistemas de contabilidad. Los gastos de conferencia son para que un miembro del Comité de Tecnología asista al curso presencial de Tecnología Nacional en septiembre. Explica que el trabajador especial de tecnología mantiene el sitio web y el trabajo de fondo. También contrataron a otro trabajador especial de gráficos que está haciendo folletos y otras cosas. Pasa al Foro IGR, donde explica que tuvieron 3 idiomas en el Foro IGR. Muestra las cifras del presupuesto y cómo están ahorrando dinero, ya que las cantidades son sustancialmente más bajas al haber utilizado Upworks. Las reuniones de Unidad han tenido varias reuniones diferentes utilizando portugués y español, por lo que hay gastos. La videoconferencia es Zoom y el alojamiento y la gestión del sitio web son Google Cloud y otras plataformas que se utilizan para dar soporte al sitio web. Jennifer pregunta si alguien tiene alguna pregunta sobre la variación del presupuesto y afirma que tuvieron un buen mes. Dice que hubo un ingreso neto de un poco más de 5.600,00 $, que sin duda se utilizará en octubre durante la Convención en línea.

 

Jennifer pasa al balance y dice que es bastante sencillo. El efectivo total es de 137.000 $. 5.500,00 $ están destinados a la Convención Internacional de 2025 en Vancouver. Dice que OIAA tendrá una suite para presentar a más personas y añadir más miembros globales. Afirma que el saldo de caja no asignado es de 131.600,00 $. Pregunta si hay alguna pregunta o comentario sobre el balance. Susan quiere comprobar que eran 5.500,00 $ para Vancouver. Jennifer responde que los 5.500,00 $ no se han acumulado nada en 2024. Todo eso se había acumulado previamente.

 

En la hoja de contribuciones, Jennifer dice que tuvieron un mes muy sólido. Hubo 76 grupos diferentes que contribuyeron. Añade que este es el mayor número de grupos hasta ahora. Barry quiere compartir que algo le llamó la atención, ya que se donaron más de 1000 $. Pregunta si alguien conoce Stepping Stones Sobriety Inc. y si están registrados en OIAA. Se pregunta si se trata de un grupo real o de una fundación. Barry dice que sabe que es una corporación en Florida (ya que investigó) y tal vez sea una casa de sobriedad. Jennifer responde que no sabe cómo tratar con las casas de sobriedad, pero que lo investigará. Jennifer le pide a Susan que lo ponga en la agenda para la reunión del Consejo de mañana. Jennifer investigará y al menos pueden plantear algo al Consejo.

 

Barry termina con: “¡Se necesita un pueblo!”. Todo el mundo está de acuerdo.

SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS

 

Revisión de las solicitudes de presupuesto

Pasando a los presupuestos, Susan es la primera en intervenir. Le explica a Jennifer que había modificado su presupuesto debido a su conversación. Comienza diciendo que ICOAA es un taller al que asisten al menos dos miembros. ICOAA es la Oficina Central Intergrupal y es un Grupo de Trabajo de la Organización de Redes. Tienen un taller presencial una vez al año y OIAA establece contactos dentro de ellos. Dice que hasta ahora ha habido 2.500,00 $ en gastos legales, ya que han contratado a un abogado en el último mes. Habían estado trabajando con Pro Bono, pero después de 12 meses sin recibir respuesta, el Consejo decidió contratar a un abogado para los documentos legales necesarios. Hubo 500 $ en Desarrollo del Consejo, donde 3 miembros han asistido a talleres de Pro Bono. Dos de los miembros van al Taller NAATW, pero estaban utilizando el importe presupuestado para el Desarrollo del Consejo. Susan comienza diciendo que tiene una adición para aumentar el presupuesto para el Foro IGR y el Foro de la Asamblea. Jennifer dice que tendrán que hablar más en la reunión del Consejo. Susan continúa diciendo que va a proponer un presupuesto más alto para los intérpretes de ASL. Recomendado por los miembros, se solicitarán 1.000,00 $ adicionales. Jennifer pregunta por los servicios de interpretación. Susan propone 1 para cada uno: reunión del Consejo y 1 para cada uno: reunión del Comité Directivo. Dice que se ha asignado algo de dinero que no han utilizado. Le gustaría tener la oportunidad de utilizarlos si fuera necesario. Continúa diciendo que una Asamblea estaría en 4 idiomas diferentes. En caso de que sean más largas, pueden proporcionar dos intérpretes por idioma. No hay Vicepresidenta en este momento, así que Susan incluyó en su presupuesto para el Foro IGR 4 idiomas.

 

Barry tiene una pregunta sobre las leyes de Nueva Jersey relativas a las personas con discapacidad auditiva y su acceso durante el evento. La interpretación debe estar disponible para las personas con discapacidad auditiva. No sabe cómo coincide eso con los idiomas y las correlaciones de ASL. Sin embargo, en sus leyes se establece que durante un evento público, tendrán que proporcionar acceso a las personas con problemas de audición. Sus preguntas serían para el equipo legal. Jennifer responde que dentro del presupuesto actual, el ASL se considera uno de los idiomas cubiertos.

 

Por el momento, Susan solo querría tener el importe propuesto, sin embargo, si contrataran a los intérpretes de ASL certificados, esto aumentaría el presupuesto en 14.168,00 $. Explica que para los servicios de interpretación totales, un idioma a 65 $/hora asciende a 7.168,00 $ para un presupuesto total de la Presidencia de 14.268,00 $. Jennifer dice que ha investigado mucho sobre esto y la conversación aún no ha tenido lugar, por lo que podrían simplemente traer una partida de vuelta a través del proceso presupuestario. Jennifer pide una moción para aceptar la solicitud de presupuesto de la Presidencia. Gwen presenta una moción para aceptar y Barry la secunda. 6 a favor y 0 en contra.

APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LA PRESIDENCIA DE OIAA

 

Presupuesto del comité de finanzas

Jennifer comienza mostrando el importe presupuestado de 200,00 $ al mes y dice que posiblemente necesitarán servicios adicionales para fines de contabilidad y registro, que actualmente no se están prestando. Dice que es más un coste de contingencia en caso de que fuera necesario, entonces ya está en el presupuesto. Las cuotas y suscripciones son para el correo itinerante que actualmente se envía a una ubicación en Carolina del Norte. El 99% de las donaciones realizadas en cheques que se envían se escanean y luego se depositan de forma remota. Incluyó una tasa profesional anual de 700 $. El software de contabilidad cuesta 50,00 $ y hay 100,00 $ asignados para el software de impuestos que se utiliza para el formulario 990. El año pasado fue gratuito, pero este año hay más de 100.000 $, por lo que costará este año. Las tasas de Paypal y Stripe se basan en el 2,3 de nuestras contribuciones proyectadas. OIAA también se ha clasificado como una organización sin ánimo de lucro, por lo que esos gastos, en porcentaje, son más bajos que en años anteriores.

 

Jennifer ha estado haciendo toda la programación de los intérpretes para las reuniones. Ella cree que hay una metodología para emplear la interpretación. Es mucho trabajo programar y coordinar a los intérpretes y Jennifer dice que va a tener que suplir esas necesidades mediante la contratación de un trabajador especial. Había estado hablando de esto con nuestro Fideicomisario Internacional y la persona de Unidad, cuando el Fideicomisario dijo que está dispuesto a encontrar un voluntario para este puesto. Jennifer está contenta de tener esto como un compromiso en lugar de emplearlo fuera. Dice que seguirá haciéndolo hasta finales de 2024. Comparte que cuando iba a contratar a un trabajador especial, iba a solicitar 4.000,00 $. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta sobre el presupuesto de finanzas.

 

Susan tiene preocupaciones, ya que su última contable tuvo que ser despedida por Jennifer. Jennifer respondió que era impuntual e inexacta. Añade que Felix no está tan familiarizado con el área de impuestos. Ella piensa que esa sería su mayor preocupación y necesidad de un trabajador especial, si, por ejemplo, la atropella un autobús. Jennifer pide una moción para aceptar el presupuesto de finanzas. Felix presenta una moción para aceptar el presupuesto de finanzas. Gwen secunda la moción. 6 a favor y 0 en contra.

APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO DE FINANZAS.

 

Presupuesto del comité de tecnología

Mark comienza mostrándoles la información sobre la videoconferencia como ejemplo y luego muestra el número total en la página del presupuesto. Explica que tienen 4 cuentas de Zoom que están pagadas durante el resto del año. Se pagó a 50 $/mes. También le gustaría presupuestar para una posible reunión muy grande de más de 500 personas, por si acaso. También necesitan temporizadores. Gwen recuerda los hash browns que solían hacer con las sobras de las patatas asadas. Mark añade que no presupuestaron para los hash browns este año. 1.832,00 $ para la conferencia total. Para el sitio web y el alojamiento y la gestión, hay dos grandes componentes y luego un montón de complementos. Los componentes son Google Cloud, donde se alojaba todo hasta julio de 2024, y Siteground, donde tienen mucho mejor soporte y facilidad de gestión. También describe que esos números reflejan los costes en el futuro a partir de este mes. Les llevó algún tiempo conseguirlo todo. Afirma que el directorio de reuniones está esencialmente sentado en la plataforma de Google. El sitio web está con Siteground. Añade que todos esos plug-ins son cosas que añadieron al sitio web y que son piezas de software con licencia que se suman a las diferentes piezas de funcionalidad. La partida total de gestión del alojamiento web es de 200 $. Añade que quedó algo de dinero en el presupuesto para registrar a 6 o 7 personas para la Conferencia NAATW para la participación virtual. Esperaba “dividir eso y simplemente planificarlo”. Como no está seguro de lo que costará el registro el año que viene, cree que 3.000,00 $ serán buenos para presupuestar para eso. Pasa al mantenimiento de la base de datos, que es una tarifa única que también se utilizó el año pasado para construir el sitio web. Los dirige a su informe de tecnología en su sitio web que publican cada mes. Muestra los análisis de Google y, al utilizar eso, pagaron a alguien para crear un plan de negocios. También añade que cada año debe ser revisado.

A continuación, habla de las tasas profesionales, ya que dice que ha bajado bastante los precios. Tener un nuevo recurso en Carrie ha dado una buena idea sobre una tarifa corriente. También tiene un contrato con una artista que hace muchas artes gráficas digitales, así que como está siendo contratada, es un recurso que está disponible para todo el mundo. Ella hará folletos, logotipos y carteles y cualquier tipo de cosas que quieras. Ella cobra 30 $/hora y le están dando un límite de 20 horas al mes. Pasa a otra tecnología y varios es solo eso, cosas varias, solo como una contingencia. Si necesitan cosas, al igual que en el proyecto tecnológico, estará ahí si necesitan algo similar. No hay nada que se haya identificado como un proyecto, pero si los nuevos cambios son bastante buenos, lo habrá. Nunca saben lo que va a pasar o si necesitan algo más para este grupo. Si no terminan usando el dinero, “se devuelve”. El último elemento es el proyecto especial. Hay un presupuesto de 10.000,00 $ en proyectos especiales, en los que han estado trabajando. Realmente se pusieron en marcha en serio en el último mes y en los próximos meses, presentarán un montón de cosas nuevas. El número representa el extremo superior de lo que esperaría que necesitaran en función del número de miembros. Es una base de datos de miembros. Ahora mismo los tienen todos separados en 3 categorías de directorio, incluyendo los contactos de la Convención Internacional. Todos irían a este sistema y estima que 7.000 $ u 11.000 $ irían a este sistema. Cree que los 15.000,00 $ representan esto. Pero este es un ejemplo de los servicios en los que han estado trabajando. Por último, añadió los servicios de traducción para los 4 talleres de seguridad y dice que Jennifer calcula que habrá un par de intérpretes allí cada vez. Termina diciendo que el presupuesto para 2024 es más bajo que este, aunque está cerca. Dice que está contento de responder a cualquier pregunta sobre el presupuesto de tecnología. Todo el mundo agradece a Mark que haya pensado tanto en presentar el presupuesto. Barry señala que se trata de una empresa digital y que tienen que cuidar su principal activo: la base de datos y la tecnología. Añade que tienen que proteger y mantener eso a la altura de los estándares de la comunidad y el presupuesto lo refleja. Espera que puedan llevar a cabo al menos el 80% de lo que se presenta, especialmente con el magnífico trabajo que han realizado y con gente tan talentosa. Agradece a Mark. Gwen también aprecia el detalle puesto en la solicitud de presupuesto y esperaba que pudieran ver los plug-ins para ver el trabajo que hicieron para llegar a esos números. Le agradece el trabajo informativo. Jennifer pide una moción para aceptar. Gwen presenta la moción para aceptar el presupuesto de tecnología y Barry la secunda. 5 a favor y 0 en contra.

APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO DE TECNOLOGÍA

 

Solicitud de presupuesto general

Jennifer no recuerda cómo ella y Felix llegaron a los ingresos del año pasado. Ella cree que con todo en el presupuesto, el año pasado propuso 120.000,00 $ y los gastos terminaron en 111.000,00 $. Hubo 86 ingresos proyectados y a partir de ahora, en lo que va de año, OIAA está un 25% por encima del presupuesto. Le dice al comité que ella y Felix se reunieron el otro día y repasaron la metodología de la propuesta para los ingresos y esto es lo que se les ocurrió: Ella saca todo el lapso del año para 2025 . Explica que en la proyección para 2024 habría un aumento del 24% con respecto a diciembre de 2023. Quiere señalar nuestro año actual hasta la fecha en comparación con el presupuesto. Dice que puede garantizar algunas cosas que van a aparecer. Ella cree que la Convención en línea de octubre va a hacer explotar los ingresos. Habrá más membresías después de este evento y también están haciendo contribuciones voluntarias en lugar de una tarifa. Esto realmente aumentará nuestras contribuciones.

A Mark le gustaría añadir que está de acuerdo con las declaraciones de Jennifer y cree que todo esto es cierto, sin embargo, su instinto y su corazón no se sienten cómodos con esa gran proyección de un nivel de contribución aumentado. Jennifer entiende su posición y responde que podría ser desconcertante aumentar el 25% dado que la proyección del año pasado fue del 25% y podría parecer un poco agresivo, pero basado en el análisis de 24 meses de crecimiento, el porcentaje fue en realidad significativamente mayor. Dice que en realidad volvieron a revisar cada mes a lo largo de los años, ya que muestra el crecimiento más. Le gustaría añadir a Felix a la discusión.

 

Felix comienza diciendo que dedicaron mucho tiempo a discutir cada uno de estos meses y que han revisado los patrones de estacionalidad donde han visto repuntes significativos y han revisado la variación trimestral y la han incluido en la proyección interanual. Jennifer le había pedido a Felix que elaborara una conclusión de análisis que terminó siendo una base de $160,000. Jennifer se sentía un poco incómoda con ese número. Desde un punto de vista familiar, Jennifer elaboró un presupuesto de $113,000.00. Ella cree que esta reunión es el lugar perfecto para discutir y evaluar esto.

 

Barry comienza diciendo que, según su experiencia desde 2017, 2018 y 2019, no había dinero. Dijo que todo lo que tenían que hacer era pedir más recursos financieros, y resultó que tenían más de los que podían usar, ya que no había infraestructura. No sabían cómo concebir e implementar proyectos importantes. Y ahora que esos están en su lugar, estaría más inclinado a estar de acuerdo con Felix, que con las proyecciones de Mark y Jennifer. Siempre ha creído que se puede conocer el corazón de una organización sin fines de lucro por su presupuesto. Lo cual, para él, incluye ser lo más ambicioso posible, dentro de sus límites. Le gustaría recibir comentarios de la comunidad, pero cree que OIAA necesitará estos recursos para transmitir el mensaje. Agrega que se le convencería fácilmente de aceptar un presupuesto de $120,000.00. De hecho, está tan inclinado que incluso aumentaría eso a $125,000.00. Le gusta la idea de utilizar un análisis riguroso y, ciertamente, el análisis de regresión está de nuestro lado. Le gustaría terminar diciendo que este presupuesto le parece bien y muestra a la comunidad que podrían ser contribuyentes regulares y grandes contribuyentes de vez en cuando. Barry dice que está seguro y que están en buena forma.

 

A Gwen le gustaría preguntar sobre la Reserva Prudente. Sabe que se basan en los gastos reales, pero pregunta si Jennifer podría explicar eso. Jennifer saca el balance general y explica que, de acuerdo con las pautas, se reservan 6 meses de Reserva Prudente. Ella dice que, básicamente, solo toma el monto total de los gastos para el presupuesto del próximo año. También dentro de las pautas, pueden retener hasta 6 meses de retención de efectivo. Ella dice que al final del año, después de que voten sobre el presupuesto, ambos serán exactamente iguales. Entonces, para el comienzo del año habrá 6 meses de Prudente y 6 meses de Retención de Efectivo. Todo lo que exceda eso, explica, se distribuirá de acuerdo con la votación en la Asamblea. Gwen le agradece a Jennifer.

Jennifer declara que le gustaría obtener una votación al cierre de esta reunión.

Barry entendió que tomarán lo que gastaron este año, o el valor de seis meses. Jennifer responde correctivamente que tomarán el presupuesto de 2025 y eso irá a la Reserva Prudente. Ella explica que la Reserva Prudente simplemente mantendrá ese número durante todo el año. Todo lo demás irá a Gastos Operativos y luego, el próximo año en diciembre, lo harán todo de nuevo.

Jennifer pide una moción para aceptar el presupuesto. Gwent se mueve. Jennifer Secunda. 5 a favor, 0 en contra.

APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO

 

Jennifer cierra la reunión con la declaración de responsabilidad.