Actualización de finanzas – Dic 2023
Comité de finanzas de la OIAA
Acta de la reunión
Sábado, 9 de diciembre de 2023
9:00am – 10:24am HDT
11:00am -12:24pm PDT
2:00pm – 5:24pm EDT
Asistentes:
Jennifer – Tesorera en funciones
Felix – Tesorero suplente
Barry – Miembro veterano del Comité de Finanzas
Susan – Presidenta de la OIAA
Erica k. – Miembro del subcomité de finanzas
Nona – Vicepresidenta en funciones
Nicky – Secretaria de finanzas en funciones
Terry – Presidenta de la convención
Jennifer dirige la Oración de la Serenidad. Todos los asistentes se unen.
Revisión del orden del día
Jennifer muestra el orden del día en su pantalla y pregunta si alguien tiene algo que añadir. Susan comienza diciendo que Mary había pagado una suscripción a DeepL de su propio bolsillo. También nos sería útil en el futuro, por lo que deberíamos tenerlo en cuenta. Erica apoya esta idea y afirma que lo usa todos los días. Nona añade que ella también lo usa. Barry también lo usa y cree que ahora es una herramienta lingüística estándar. Jennifer dice que lo ha añadido al orden del día.
APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA / DISCUSIÓN SOBRE DEEP L AÑADIDA
Revisión de las actas de la reunión del mes anterior
Jennifer pregunta si todos han revisado las actas, ya que las acaba de enviar. Susan dice que las ha revisado.
Terry se une a la reunión y se presenta como la Presidenta de la Convención.
Jennifer le pide a Nicky que edite el documento a medida que avanzan. Jennifer lee las actas en voz alta y pregunta si hay algo que añadir.
Leen las actas de la reunión anterior. Estas son las áreas de las actas y de la reunión anterior que se discuten más a fondo:
Área de la reunión anterior revisitada adiciones y reiteraciones
Donaciones y creación de cartas superiores a 250,00 $
Jennifer añade que decidió verificar la información de que había varias personas que donaron más de 250,00 $. Afirma que esas transacciones no se estaban designando correctamente a sus grupos. Dado que se habían clasificado erróneamente, en realidad no hay ninguna persona que done más de 250,00 $. Pensó que algo no estaba bien, así que se esforzó por comprobarlo y descubrió que menos del 10 por ciento proviene de particulares en comparación con su pensamiento anterior del 40 por ciento.
Cancelación de la suscripción a Slack
Susan pide que se aclare quién decidió cancelar la suscripción, ya que la redacción no era clara. Jennifer responde que le preguntó al departamento de tecnología al respecto y que fue entonces cuando el comité de tecnología decidió cancelarla. Susan ayuda con la redacción de la frase para aplicar esa información.
Faltan cheques de grupos de la OIAA
Anteriormente, había un grupo de AA que preguntaba por los pagos, por lo que Jennifer había declarado que no habían recibido los cheques a partir de la reunión del 11 de noviembre de 2023. Pero a partir de la reunión de hoy, 9 de diciembre de 2023, ya los hemos recibido. Susan añade que recuerda este problema y que fue Janine quien necesitó aclarar este problema antes de dejar su puesto como representante de IGR. Jennifer responde que envió una carta pidiendo a los demás grupos que revisaran sus contribuciones y se aseguraran de que la OIAA las recibía. Jennifer dice que por eso creó la hoja de contribuciones, que es útil.
Cheques enviados a una dirección antigua
Barry había declarado en la última reunión que había cheques enviados a una dirección antigua que debían ser reenviados. Jennifer le pregunta a Barry si realmente se habían enviado. Barry responde que sí.
Subcomité de auditoría interna
Jennifer dice que Leslie le informó de que tendrá algo que informar en enero, por lo que estará en el orden del día de enero de 2024. En cuanto a Eldin, Jennifer informa a todos en la reunión de que desde entonces se ha retirado del Subcomité de Auditoría y que Leslie y Erica son libres de elegir añadir a otra persona para ayudar al comité.
Fondo de donaciones de Paypal/estatus de organización sin ánimo de lucro
Jennifer ha hablado con PayPal y en un plazo de 24 a 48 horas deberían recibir la tarifa reducida como organización sin ánimo de lucro y no tendrán que estar asociados con el Fondo de Donaciones. Aunque ha sido una lucha difícil, ahora se ha hecho realidad.
Después de una revisión completa de las actas de la reunión anterior, Jennifer pide que se manifieste cualquier oposición a la aceptación de las actas. No se manifiesta ninguna oposición.
APROBACIÓN DE LAS ACTAS DE LAS REUNIONES ANTERIORES
Revisión de los informes financieros
Jennifer muestra la variación del presupuesto. Jennifer comienza con los ingresos de noviembre, que están justo por debajo de los 8.500,00 $. Las tarifas de PayPal están asociadas con los ingresos en 199,32 $. Afirma que espera que pronto sus tarifas sean ⅔ de lo que han sido. Los honorarios profesionales son el sistema de contabilidad a 42,00 $. Nuestra acumulación recurrente para la Convención Internacional de 2025 es de 145,83 $. Los servicios de traducción/ASL de 187,40 $ son un residuo de octubre y uno para Upwork para Unity. Otras tecnologías son todos los gastos de Google en los que incurrimos de 484,71 $. La videoconferencia cuesta 50,00 $ al mes por una sala más grande y el alojamiento/gestión del sitio web es la tarifa que pagamos a Melinda por el soporte técnico. Por último, tenemos 0,05 céntimos de interés. El ingreso neto es de 3.946,86 $. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta sobre la variación del presupuesto.
Barry pide volver atrás y le gustaría saber qué hemos presupuestado para la Conferencia. Jennifer aclara que los 7.500,00 $ no son para la convención internacional, sino para los gastos de la Conferencia. Barry pregunta si se está acumulando algo para los gastos de la conferencia. Jennifer explica que los gastos de la conferencia son para las conferencias que se han completado. Habían presupuestado 7.500 $, pero sus gastos reales fueron de sólo 6.460 $. Barry entiende de dónde vienen estos números. A Felix le gustaría saber por qué hay una diferencia de 750 $ para el alojamiento web y piensa que es una gran cantidad. Jennifer explica que recibe una factura cada dos semanas de 1140 $. En noviembre, hubo tres facturas. Los 10.000 $ por encima del presupuesto, o aproximadamente 10.800 $ que entran en 2023, estaban destinados a tecnología. Explica que era más un elemento del balance que no estaba en el presupuesto, sino más bien dinero que se reservó sólo para que lo utilizara el departamento de tecnología. Felix aclara diciendo que era más un problema de tiempo que afectaba al flujo de caja. Jennifer está de acuerdo. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta más que pueda responder.
SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS
Revisión del balance
Jennifer lee el balance, que tiene un poco más de 100.000 $ en el banco. 5.300 $ están destinados a la Conferencia Internacional de 2025, por lo que hay un poco menos de 95.000,00 $ que no están destinados.
A Susan le gustaría volver a la variación del presupuesto y afirma que hay una cierta cadena de correos electrónicos que podríamos ver en su orden del día para mañana. Susan afirma que recibió un correo electrónico de una persona que buscaba ver el presupuesto frente a los datos reales, por lo que Susan le envió un enlace a los informes. Susan quiere explicar que vio a la mujer del correo electrónico en persona, y ella le dijo que los gastos del año pasado no son en absoluto los mismos que los de este año y que este año gastaremos una cantidad significativamente mayor. Jennifer pide que se manifieste cualquier oposición al balance. Erica dice que no tiene ninguna oposición, sino más bien una petición para comparar un par de cosas en el presupuesto.
SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS
Revisión de la hoja de contribuciones
Jennifer muestra la lista de contribuciones en la pantalla. Jennifer dice que ha animado a los grupos a revisar esta lista para asegurarse de que los números son los mismos que los que se están registrando. Jennifer repasa la lista y quería señalar un grupo llamado Virtual Sober Start. Dice que este es el grupo que estaba teniendo problemas para enviar 8 cheques a la OIAA que recibimos este mes. Jennifer afirma que hay 84 grupos e individuos que contribuyen.
Jennifer decide mostrar un informe de PayPal al Comité de Finanzas. Jennifer comparte su pantalla. Explica cómo PayPal genera estos informes para ellos. Muestra Sales Insights para noviembre y muestra cómo el informe muestra que hay un aumento del 108% en dólares, que hubo un aumento del 49% en el número de transacciones, y que la cantidad en contribuciones aumentó un 39% con respecto a hace un año. El gráfico muestra el mes de noviembre y la línea amarilla es el año anterior y la azul es el año actual. Jennifer dice que la información proporcionada muestra que la OIAA sigue creciendo. El 95% de las contribuciones provienen de los EE.UU. y el 5% de otros países. El informe muestra qué países contribuyeron. Jennifer cree que esto realmente muestra la información de quién está contribuyendo y la pone en un buen informe. Jennifer muestra que hubo un aumento del 55% en nuevos clientes con respecto al año pasado. Así, de estas 76 personas que nunca han contribuido, antes eran 24 de las 76. Dice que esto demuestra que siguen creciendo y siguen atrayendo a nuevos grupos a la OIAA. Jennifer pregunta si alguien tiene alguna pregunta o comentario al respecto. Dice positivamente que este informe muestra a la OIAA en un estado positivo de crecimiento.
Sin comentarios ni preguntas
Jennifer quiere hablar de algo que mencionó antes al repasar las actas anteriores. Menciona que las tarifas de procesamiento de PayPal se cambiarán a tarifas sin ánimo de lucro para que entren en vigor en 24 a 48 horas. Podrá saber una vez que se realice una transacción si las tarifas se han deducido o no. Se pondrá en contacto con PayPal si hay algún problema con esas deducciones. Las tarifas ahora mismo son del 2,89% y bajarán al 1,99% después del cambio. Los 0,49 céntimos por transacción son estándar en ambas estructuras de tarifas. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta sobre este tema. No hay respuestas.
SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS
Revisión de Deep L
Jennifer le pide a Susan que hable sobre Deep L, ya que no tiene ni idea de lo que es. Susan comienza diciendo que es un programa de traducción. Lo que sí sabe es que la única otra alternativa para usar es Google Translate. Beth y Carlos de Unity usan este programa y se lo hicieron saber. También sabe que Mary está pagando una suscripción profesional para usarlo en la oficina del registrador. Cree que cuesta unos 10 $/mes. Susan menciona que tiene un documento de 22 páginas que necesita traducir, pero que deberían considerar seriamente la posibilidad de obtener una suscripción de Deep L para la OIAA. Nona dice que hay algunas licencias particulares para Deep L, donde es una licencia comercial profesional, de lo contrario se cobra por usuario individual. Envía un enlace tanto a Jennifer como a Susan. Nona usa Deep L personalmente. Dice que sólo permite 500 caracteres en la versión gratuita. Nona continúa diciendo que lo usaríamos ya que recibimos muchas respuestas en varios idiomas, particularmente en el foro de IGR. Recomienda hacerlo con varios usuarios. Cree que deberían usar este programa y registrarse como empresa para que puedan tener varios usuarios. Dice que hay un formulario para rellenar pidiendo información sobre el número de usuarios. Cree que es mucho mejor y no perderá tanto en la traducción como lo hace Google Translate. Finaliza diciendo que cree que tendríamos que ir con la licencia comercial porque tener el nivel más alto de usuarios individuales cuesta 56 $ al mes. A Barry le gustaría añadir que esto es para uso profesional. Dice que se usa para comunicarse comercialmente, así que, eso es diferente de Dual Translator. Recomienda encarecidamente que lo investiguemos y tengamos una suscripción de 2 o 3 años. Barry cree que si tenemos el dinero, deberíamos estar usando las mejores herramientas que tenemos para la comunicación. Nona, Susan y Jennifer discuten los detalles de la cuenta. También discuten no tener que enviar un documento a Comunicaciones sin saber qué mensaje decía. Con varios usuarios, quienquiera que recibiera la respuesta/necesitara el documento no sabría entonces qué información contenía, aunque estuviera dirigido a ellos. Nona piensa que deberíamos suscribirnos a la cuenta comercial y te permitirá poner cuántos usuarios tendrías. Podría reducir el gasto extra del trabajo de los traductores, ya que cobran por página. Están de acuerdo en que hay una capa extra de tiempo que se eliminará con el uso de este programa. También podría proteger cierta confidencialidad en el sistema de Alcohólicos Anónimos.
A Erica le gustaría plantear algunas de sus preocupaciones. En cuanto al nombre de la auditoría, Erica solicita que se modifique el lenguaje de Auditoría Financiera Interna a Revisión Financiera Interna. Cree que implica que son auditores profesionales, lo cual no son. Sin embargo, bajo una Revisión Financiera, las reglas son las mismas que una auditoría, y también le gustaría preparar una lista de verificación de todos los elementos a revisar y presentarla a la Junta para su aprobación antes de que comiencen. Jennifer está de acuerdo y comienza diciendo que al referirse a la Auditoría Interna, ahora se referirá a ella como la Revisión Financiera Interna. Erica dice que ella y Leslie están planeando reunirse antes de la Reunión de Enero para que puedan tener algún tipo de plan de juego. Jennifer responde que pondrá el Subcomité de Revisión Financiera en el orden del día de la reunión de enero. Sin embargo, si sienten que necesitan más tiempo, por favor, háganmelo saber una semana antes y los dejaré fuera y fijaré otro momento.
Jennifer pregunta si hay algún otro asunto que tratar. No hay respuestas.
Jennifer presenta una moción para cerrar la reunión. Terry hace una moción. Susan la secunda. Jennifer pide alguna oposición. No hay respuestas.
SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS
Jennifer cierra con la declaración de responsabilidad.
