Actualización de finanzas – Dic 2023
Revisión e informe financieros del año 2023
Formulario # 7 de OIAA
Fecha de presentación: 1 de marzo de 2024
Estimados miembros de OIAA:
En primer lugar, queremos agradecerles que nos permitan prestar servicio en la realización de esta revisión financiera. Esta ha sido una experiencia
profesional. La revisión que realizamos siguió la Guía de Renosi para la realización de una revisión financiera interna.
procesos estén en buen estado.
Por último, les invitamos a asistir a las reuniones del comité de finanzas de OIAA y a considerar la posibilidad de ser voluntarios para el equipo de revisión
financiera.
En servicio,
Connie S.
Erica K.
Karen Mc.
Lesliee A.
Stephanie M.
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Revisión e informe financieros del año 2023
Formulario # 7 de OIAA
Este informe sigue de cerca las recomendaciones de la Guía de Renosi para la realización de una revisión financiera interna.
**Tengan en cuenta que hay dos actualizaciones detalladas en los apéndices al final de este informe:
Documentos sugeridos para revisar: Los elementos en verde fueron revisados por Lesliee y Erica en
diciembre de 2023 durante la creación de esta plantilla. Se eligió una selección de los elementos en rosa
para revisar la parte financiera de la revisión (véase el Apéndice II)
● Las políticas financieras más recientes de OIAA y cualquier cambio durante el año
● Informes del tesorero del comité de finanzas de OIAA, es decir, actas de las reuniones, del año anterior.
Estos se encuentran en la página web del comité de finanzas de OIAA.
● Informes financieros del comité de finanzas de OIAA del año anterior.
Estos se encuentran en la página web del comité de finanzas de OIAA.
● Extractos bancarios y otros estados financieros del año anterior.
● Conciliaciones bancarias y de otras cuentas
● Facturas, recibos y otros documentos
● Documentos de cartas del IRS, incluido el formulario 990 más reciente, carta del IRS que reconoce la exención
de impuestos
Revisar los documentos y procesos financieros.
● Comprobar los nombres de las personas autorizadas a (a) aprobar las transacciones y (b) firmar los cheques, en comparación con:
● Elegir un mes y realizar una conciliación bancaria utilizando los registros originales. Si encuentra una
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Revisar una selección aleatoria de 5 desembolsos.
● Comprobar que los pagos realizados fueron debidamente autorizados: por una partida en el presupuesto
aprobado, una modificación aprobada del presupuesto o una votación apropiada que autorice el gasto.
Comprobar las órdenes de compra para asegurarse de que fueron debidamente aprobadas y coinciden con el
desembolso o la factura real. Revisar los registros para asegurarse de que existe una factura, un recibo u otra
Revisar las declaraciones de impuestos/información.
● Revisar los registros financieros para asegurarse de que se han presentado a tiempo las declaraciones de
impuestos/información federales (formulario 990 del IRS) y estatales sobre la renta. ✅ Connie
Revisar los sistemas de control financiero. ✅ Erica y Lesliee (detalles en el Apéndice I)
● Comprobar para evaluar si las funciones financieras se han separado adecuadamente. Aunque puede
ser difícil para las pequeñas organizaciones separar las funciones financieras, ciertas separaciones son esenciales
para los controles financieros adecuados. Estas separaciones protegen tanto a la organización como a los
individuos que manejan las finanzas. Específicamente:
NOTA: Las personas con autoridad para firmar NUNCA deben aprobar las
transacciones/desembolsos que firman. Todos los gastos deben ser aprobados en
un presupuesto anual, tal como se aprobó o modificó originalmente, o por votación de la junta o de los
miembros, según corresponda. Todos los desembolsos deben estar documentados con una factura,
un recibo u otra documentación escrita apropiada.
NOTA: La(s) persona(s) con autoridad para firmar pueden conciliar los extractos bancarios.
Sin embargo, al menos un funcionario o director adicional debe revisar los extractos
bancarios mensuales, o los extractos bancarios pueden incluirse en el informe del tesorero a la
junta/membresía.
NOTA: Las finanzas deben ser revisadas anualmente por un comité de revisión que conste de dos
o más personas que no manejen habitualmente las finanzas de la organización, como por
ser firmantes de las cuentas.
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Revisar los sistemas de información para garantizar que se proporcione información adecuada a la
organización y a sus funcionarios/directores para que tomen decisiones razonables.
● ¿Son los informes del tesorero oportunos y completos?✅ Erica
● ¿Se están siguiendo las políticas financieras, incluida la separación de los controles financieros? ✅ Erica y Lesliee
Estructura del informe final
● Pasos dados en la revisión financiera ✅ (Como se indica en el apéndice II)
● Saldo actual de los fondos y balance ✅
● Comentarios, si los hay, sobre cualquier preocupación o discrepancia encontrada y las recomendaciones del comité de auditoría
para corregir estas preocupaciones o discrepancias. ✅El equipo de revisión
no encontró irregularidades, discrepancias o preocupaciones dentro de los sistemas
de contabilidad de OIAA. El proceso generó la pregunta de por qué los extractos bancarios ya no se descargan
y se guardan en la carpeta de Google Drive de finanzas de OIAA.
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Formulario # 7 de OIAA
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Apéndice I: Actualización al comité de finanzas 28 de diciembre de 2023
Informe del equipo de auditoría/revisión del comité de finanzas sobre el trabajo realizado hasta el momento.
Eldin no pudo seguir trabajando en este proyecto.
Ninguna de nosotras (Lesliee y Erica) se sentía cómoda con un proceso de auditoría contable porque no somos contables
forenses. En cambio, hemos elegido la Guía de Renosi para la realización de una revisión financiera interna para utilizarla
Lesliee transfirió el documento de Renosi a un documento de Google de OIAA para que trabajáramos con él. Como no conocíamos
los detalles de las finanzas de OIAA, Erica revisó la guía de Renosi y creó una lista de preguntas para la
tesorera. Jennifer proporcionó una explicación exhaustiva del flujo de trabajo, los procesos, el flujo de caja
y otros elementos actuales de las finanzas de OIAA. Sus respuestas están en cursiva debajo de cada pregunta en las secciones siguientes.
—-
Preguntas y respuestas:
1. Sistema de información:
¿Existe un flujo de trabajo escrito para el sistema de información financiera que se está utilizando?
Sí. Los documentos del flujo de trabajo se encuentran en la carpeta de Google Drive del comité de finanzas.
2. Políticas:
¿Existen políticas financieras escritas de OIAA además de la carta no aprobada?
La carta ha sido aprobada por la junta, solo necesita ir a la asamblea.
¿Cuáles de los siguientes documentos se almacenan en el Google Drive de OIAA y quién tiene acceso a ellos?
● Informes del tesorero, en forma de actas de las reuniones.
Están disponibles en el sitio web para todo OIAA
● Extractos bancarios
Tesorero, Tesorero suplente, Presidente y Secretario a través de Mercury, programa bancario y Xero, programa de contabilidad.
● Estados financieros
Están disponibles en el sitio web para todo OIAA
● Cuentas de inversión (si las hay)
N/A
● Extractos de PayPal
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La Junta
● Conciliaciones de cuentas
El Tesorero suplente concilia, el Tesorero revisa
● Facturas
La persona que solicitó el servicio lo reenvía al Tesorero. El Tesorero adjunta la factura para la aprobación
del desembolso por parte del Presidente o del Secretario
● Recibos
PayPal tiene una alimentación automática a Xero, sistema de contabilidad. Los cheques físicos se reciben y se escanean en
se depositen. Es un sistema sin contacto.
● Restricciones tales como fondos asesorados por donantes
N/A
● 990s
Sitio web del IRS, unidad de finanzas, y el actual está en el sitio web de OIAA
● Carta de exención del IRS
Sitio web del IRS y unidad de finanzas
● Formulario EIN
OIAA no tiene
3. Desembolsos:
¿Existe un documento de desembolsos separado?
El documento del proceso de proveedores de OIAA está en la unidad de finanzas
4. Control financiero:
¿Las personas con autoridad para firmar alguna vez aprueban las transacciones/desembolsos?
No. El Tesorero introduce el desembolso y el Presidente o el Secretario lo aprueban.
¿Se han aprobado todos los gastos en el presupuesto anual?
Sí.
¿Un funcionario adicional u otro presidente del comité de OIAA revisa actualmente los extractos bancarios mensuales?
El Tesorero suplente concilia, el Tesorero revisa.
5. Otros documentos y procesos financieros:
¿Tenemos una cuenta de caja chica?
No
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Formulario # 7 de OIAA
¿OIAA tiene algún tipo de seguro?
Sí, seguro de directores y funcionarios
¿Qué personas están autorizadas a
(a) aprobar las transacciones y
Secretario y Presidente
(b) firmar cheques
Todos los pagos se realizan electrónicamente. El Tesorero inicia el pago.
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Recomendamos que se presente una revisión anual antes del 15 de marzo de cada año.
Informe presentado respetuosamente el 28 de diciembre de 2023
En servicio, Lesliee y Erica
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Apéndice II: Actualización al comité de finanzas 10 de febrero de 2024
Durante las primeras reuniones de diseño del proceso, el equipo decidió que la revisión anual debía completarse e
informarse dos semanas antes de la reunión anual de marzo de la junta de gobierno de OIAA.
A. Organizadores de la sesión
1. Reclutó y notificó a los voluntarios, gestionó el acceso a Xero y Mercury. – Lesliee
después. – Erica
A continuación, se muestra una lista de las tareas de los voluntarios y los comentarios de los miembros individuales del equipo
B. Localizar y revisar documentos (Connie)
1. Políticas financieras más recientes
Carta del Comité de Finanzas
Plantilla de revisión financiera del Comité de Finanzas
2. Documentos financieros ubicados en el sitio web
3. 990 del IRS más reciente
4. Carta del IRS que reconoce la exención de impuestos
5. Carta estatal de buena reputación sin fines de lucro
Notas de Connie L: Revisó los documentos para #1, 2, 4, 5, y luego se ven bien. Localizó los estados financieros en el
sitio web para su visualización. #3 IRS 990 2023 no revisado porque aún no se ha completado.
C. Tareas de revisión individuales
Los miembros del equipo revisarán los documentos elegidos al azar para revisar de la siguiente manera:
1. Revisar un estado de flujo de caja (ingresos) mensual aleatorio
Tarea completada por Erica K
2. Elegir un mes y realizar una conciliación bancaria utilizando los registros originales.
Tarea completada por Stephanie M. (inmediatamente abajo)
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Formulario # 7 de OIAA
Auditoría del extracto
bancario de OIAA de 2023
Hoja de balance de la variación del presupuesto bancario
Saldo inicial 35807,42 39164,81 39164,81
Depósitos 7671,50 1091,42
Gastos -3129,16 -4529,26
Cheques no cobrados -93,53 4529,26
Ahorros 60000,44 60000,44 60000,44
PayPal 1091,42
100256.67 100256.67 100256.67
3. Comparar 1 extracto de PayPal con las entradas/salidas pertinentes
Tarea completada por Lesliee en relación con el extracto de PayPal de diciembre de 3023
4. Revisar 3 facturas aleatorias y los pagos asociados.
Tarea completada por Lesliee en relación con el cuarto trimestre de 2023
5. Órdenes de compra: Tema eliminado porque OIAA no recibe órdenes de compra.
6. Investigar 5 depósitos elegidos al azar que figuran en los informes financieros proporcionados a la organización
coinciden con los depósitos que figuran en los extractos bancarios. (Karen)
Nota de Erica: Tuvimos problemas para descargar el presupuesto aprobado con acceso de solo visualización. Solicitamos una
reunión de la junta de marzo de 2024.
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Revisión e informe financieros del año 2023
Formulario # 7 de OIAA
Notas de Karen añadidas el 12 de febrero de 2024:
Para las tareas 6 y 7, se extrajeron aleatoriamente tres extractos bancarios (abril, agosto, noviembre) y se revisaron
con los informes mensuales de Contribuciones del Grupo, Variación del Presupuesto, Balance General y, si es necesario, las
Actas de las reuniones de Finanzas. Los depósitos y pagos para la revisión se seleccionaron aleatoriamente.
Tarea 6: los informes de contribuciones del grupo y de variación del presupuesto de noviembre muestran un total de $8.476,07 en ingresos. Además,
en “otros ingresos” se muestra un adicional de 0,05 (cuenta de ahorros). El extracto bancario indica que los depósitos totales fueron de
$7.671,50. No se puede verificar por qué el depósito es menor que las contribuciones declaradas.
Además, se intentó rastrear la contribución de William P por $10,00 (que figura en el Informe de Contribuciones del Grupo), pero no aparece en el extracto
bancario. La contribución de Amor y Tolerancia de AA de $142,92 se validó entre el Informe de Contribuciones del Grupo y el
Para las tareas 6 y 7, se extrajeron aleatoriamente tres extractos bancarios (abril, agosto, noviembre) y se revisaron
con los informes mensuales de Contribuciones del Grupo, Variación del Presupuesto, Balance General y, si es necesario, las
Actas de las reuniones de Finanzas. Los depósitos y pagos para la revisión se seleccionaron aleatoriamente.
Tarea 7: extracto bancario de abril: se seleccionaron dos pagos: el primero al Fondo Internacional de Literatura de AA (no en el
presupuesto aprobado de 2023) validado por las actas de la reunión de mayo (no se tomaron notas en la reunión de abril) que indicaban
que se autorizó en la Asamblea anterior para el pago por un monto de $4700. El pago real fue de $4713 el
en el presupuesto de 2023 para la prima mensual del seguro de D&O. Hablé con Lesliee sobre si Jeff B se había puesto en contacto
con el seguro, ella dijo que sí. Dejando la validación a los funcionarios del Comité de Finanzas.
Extracto bancario de agosto: se seleccionaron dos pagos: el primero a Sandra Lascarro el 8/3/23 por $130. Según Lesliee,
Sandra es intérprete de español. Servicios de traducción autorizados por el Presupuesto de 2023.
Extracto bancario de noviembre: pago a Melinda Fries el 11/14/23 por $1140. Según Lesliee, Melinda estaba
prestando servicios de alojamiento de sitios web en ese momento. Gestión de sitios web/alojamiento autorizada en el Presupuesto de 2023.
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D. Revisar los procesos financieros de OIAA como equipo:
1. Esta tarea fue completada por Lesliee y Erica en diciembre de 2023 en el proceso de creación de una
plantilla de revisión financiera. La actualización que indica estas acciones está aquí en este informe. El año que viene esto
deberá ser realizado por el equipo de revisión financiera de OIAA de 2024 en 2025.
Nota de Erica: La Junta Directiva debería considerar cambiar el nombre de la carpeta de auditoría a revisión financiera, eliminar o archivar los
documentos existentes y cargar el informe de revisión financiera de cada año.
Informe de revisión financiera de OIAA de 2023 presentado en servicio,
Erica k
10 de febrero de 2024
