Actualización de finanzas – Enero de 2024
Comité de finanzas de la OIAA
Acta de la reunión
Sábado, 13 de enero de 2024
9:00 – am HDT
11:00am – pm PDT
2:00pm -pm EDT
Asistentes:
Jennifer – Tesorera de OIAA
Susan – Presidenta de la OIAA
Nona – Vicepresidenta de OIAA
Erica k. – Miembro del subcomité de finanzas
Mark – Presidente de tecnología de OIAA
Nicky – Secretaria del comité de finanzas
Jennifer dirige la Oración de la Serenidad. Todos los asistentes se unen.
Jennifer se presenta como la Tesorera. Susan se presenta como la Presidenta. Nona se presenta como la Vicepresidenta. Mark se presenta como el Presidente de Tecnología. Erica se presenta como miembro del Equipo de Revisión Financiera del Comité de Finanzas. Nicky se presenta como la Secretaria
Revisión del orden del día
Jennifer comienza diciendo que ha reenviado el Orden del Día, ya que recientemente han salido a la luz algunas cosas nuevas. Jennifer solicita una moción para aprobar el orden del día.
Susan presenta una moción para aprobar el Orden del Día. Mark la secunda. Jennifer pregunta si hay alguna oposición. No la hay.
APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA
Revisión de las actas de las reuniones anteriores
Jennifer saca a colación las Actas de las Reuniones Anteriores y pregunta si todos han tenido la oportunidad de revisarlas. Jennifer solicita una moción para aceptar las Actas. Suan presenta una moción para aceptar las actas. Jenifer pregunta si alguien se opone a esta decisión. No hay oposición.
APROBACIÓN DE LAS ACTAS DE LAS REUNIONES ANTERIORES
Jennifer explica que este es un orden del día repleto de acciones y comienza a mostrar los informes financieros. Erica le pregunta a Jennifer si ambos informes están incluidos en el Orden del Día. Jennifer responde que los tiene ambos preparados.
Revisión de la variación del presupuesto
Jennifer muestra la Variación del Presupuesto. Jennifer explica que la razón por la que hay ingresos más altos de lo habitual es porque llegaron cuatro cheques que no se liquidaron antes de fin de año. Jennifer aplicó una acumulación para reflejar esto en su período adecuado. Mostrará los asientos de diario asociados a estos. Las tarifas de Paypal están asociadas a los ingresos. Los honorarios profesionales son de 42,00 $ para el sistema de contabilidad. Jennifer dice que esta es la última acumulación para el Internacional de 2025 y que hay un buen colchón de 5.500 $ para utilizar para participar. Afirma que todo lo que supere esa cantidad puede contabilizarse como gasto en 2025. Jennifer continúa revisando. Los servicios de traducción ASL fueron para la Asamblea de diciembre. Otras tecnologías son donde fueron los gastos de Google para 2023. En 2024 los verá en Alojamiento/Gestión de Sitios Web. Afirma que se prorrateó una acumulación para la gestión del alojamiento web para una factura de 2 semanas para nuestro técnico de servicio. Muestra en pantalla el asiento de diario general nº 4866 por 162,50 $. Explica que recibimos la factura después de enero, pero que estaba asociada a la Asamblea, por lo que se acumuló como un gasto de 2023, aunque se pagará en 2024. Afirma que se revertirá en enero. A continuación, muestra el asiento de diario general nº 4866 por 14,29 $. Explica que esta es la acumulación de la prorrata de 10 días para nuestro servicio técnico. Y, por último, muestra el asiento de diario general nº 4842 y afirma que estos son los cuatro cheques de los que hablaba antes. Se acumularon 2281,46 $ a diciembre para incluirlos en su año correcto. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta sobre la Variación del Presupuesto. A Erica le gustaría saber sobre los ingresos y pérdidas de explotación. Erica señala D43, que muestra una pérdida de -2.413,00 $ en “Ingresos de explotación / ((Pérdidas))” y en “Presupuesto general de diciembre de 2023” en Gastos de explotación. A Erica le gustaría saber si esto fue realmente una pérdida. Jennifer responde que el presupuesto había cambiado cuando se incrementó el aumento del alojamiento web. Esta es la razón por la que el presupuesto se volvió negativo. A Erica también le gustaría saber dónde buscar los datos de la Reserva Prudente. Jennifer responde que está en el Balance. Erica le da las gracias por la información. Jennifer pregunta si hay alguna otra pregunta con respecto a la Variación del Presupuesto y pregunta si todos están de acuerdo con las acumulaciones finales de fin de año. No hay desacuerdos.
SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS
Jennifer muestra el Balance para que todos lo vean. A Susan le gustaría volver por un momento a la Variación del Presupuesto en la segunda página a las distribuciones que se hicieron. Quiere comprobar que el Taller Técnico Nacional coincide con sus registros y no se pagó. Jennifer está de acuerdo en que, efectivamente, hay un saldo cero en esa categoría. A Mark le gustaría añadir que enviaron a 10 personas al Taller Técnico Nacional y que cree que ese gasto se había registrado en otro lugar. Jennifer está de acuerdo y afirma que esos gastos se clasificaron en “Conferencias” y tienen un total de 6.460,00 $ allí. Dice que los 450 $ en total para las diez personas están incluidos en esta cantidad. Susan afirma que esto no es una contribución, sino un gasto. Jennifer está de acuerdo. Jennifer pregunta si todo está bien, y Susan dice que sí.
Revisión del balance
Jennifer vuelve al Balance y comienza con una partida añadida llamada Fondos sin Depositar. Explica que estos son los cuatro cheques que no se liquidaron, pero que deberían reconocerse en 2023. El Internacional de 2025 ha sido el único gasto acumulado anterior, sin embargo, también hay 814,00 $ para la web pasada. La Gestión/Alojamiento Web estará en enero de 2024. El gasto acumulado volverá a ser de 5.500 $. Jennifer afirma que este es un asiento de diario de fin de año. El efectivo no asignado es ligeramente superior a 100.000,00 $.
Jennifer dice que le gustaría hablar de la Reserva Prudente. Explica que considera que los Ahorros son la Reserva Prudente. Está pidiendo la opinión del Comité de Finanzas sobre cómo abordar esta cuenta. Menciona que en las Directrices se indica que seis meses de Reserva Prudente más un adicional “hasta seis meses” de Retención de Efectivo. Nuestro presupuesto tiene unos 111.000 $ en Gastos. Jennifer ha calculado que la mitad de los gastos proyectados para 2024 es de 55.920 $. Hay 60.000 $ en la Reserva Prudente. Las opciones son (1) (a) Dejar 60.000 $ allí y en seis meses puede ingresar 51.840,00 $ para igualar 55.920,00 $. (1)(b) Puede transferir 4.080 $ de la Reserva Prudente e ingresar en la Cuenta Corriente y tener la cantidad correcta de 55.920,00 $ en la Reserva Prudente para los próximos seis meses. o (2) hacer una Reserva Prudente móvil. Erica dice que le está costando entender estas opciones. Jennifer dice que la Reserva Prudente tiene 60.000 $ ahora. Erica pregunta si eso supera la cantidad de 6 meses. Jennifer responde que sí, pero añade que la Reserva Prudente dice seis meses, por lo que podría simplemente dejarlo como está o hacer la mitad del presupuesto proyectado. A Nona le gustaría añadir sus pensamientos diciendo que cree que la opción de 6 meses es la mejor para no confundirse si hay un exceso de Reserva Prudente. También afirma que los miembros parecen estar mirando los excesos de distribución. Añade que no hay ningún exceso real después de revisar los gastos. Así, Jennifer aclara con Nona que se refiere a cambiar los 60.000 $ a los 55.920 $. Nona está de acuerdo. Erica también quiere aclarar que se supone que deben mantener la mitad más “hasta seis meses” de retención de efectivo. Jennifer responde que seis meses de Reserva Prudente están ahí en una cuenta separada, pero que también tenemos “hasta seis meses” de Retención de Efectivo para cumplir con el presupuesto. Explica que las Directrices se van a convertir en un documento permanente, por lo que puede llegar un momento en que todo lo que tengamos sean los 6 meses de Reserva Prudente. Por ahora tenemos la Retención de Efectivo, pero eso no siempre estará ahí. Erica afirma que lo entiende ahora y está satisfecha. Jennifer explica que la Reserva Prudente es muy estática, mientras que la Retención de Efectivo puede ser de 0 $ a 6 meses.
A Susan le gustaría saber dónde se guarda la Retención de Efectivo. Jennifer responde que se guarda en la Cuenta Corriente. A Susan le gustaría que esas categorías se cambiaran para que sepan de qué están hablando. Sugiere, “Cuenta Corriente Mercury/ Retención de Efectivo” y “Ahorros Mercury/Reserva Prudente”. Jennifer explica que para cambiar el nombre en el informe, tendría que cambiar el nombre en la cuenta. Jennifer dice que si les gustaría que esos nombres se generaran en el informe, tendría que cambiar el nombre de la cuenta. Erica pregunta si se puede añadir una nota. Jennifer afirma que no se siente cómoda cambiando la cuenta corriente ya que son sus Gastos de Explotación. Tampoco se siente cómoda cambiando el nombre de Mercury, pero estaría de acuerdo con “Ahorros Mercury – Reserva Prudente”. Pregunta si esto es un consenso con el grupo. A Jennifer le gustaría ahora reiterar las decisiones que se han tomado. (1) Que al grupo le gustaría tomar la mitad de los gastos totales de 2024 para la Reserva Prudente. Nona responde que sí. Jennifer resume con el grupo que su cantidad de la Cuenta Corriente aumentará algo y la reserva prudente se reducirá algo. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta o inquietud sobre el Balance. No hay preguntas ni comentarios.
CAMBIOS EN EL BALANCE:
RESERVA PRUDENTE: Jennifer tomará el 50% de los Gastos Proyectados de 2024 para mantenerlos para la Reserva Prudente. En seis meses, el segundo 50% se trasladará
CAMBIOS EN EL NOMBRE DE LA CUENTA: El nombre de la cuenta se cambiará de “Mercury – Ahorros” a “Ahorros Mercury – Reserva Prudente”.
Revisión de las contribuciones
Jennifer ahora muestra la Hoja de Contribuciones de diciembre. Jennifer comienza diciendo que las acumulaciones que declaró se reflejan en este informe. Tuvo que ingresar algunas entradas manuales. Muestra que la más grande es de “Womens Early Risers” y señala algunas de las contribuciones que no se publicaron hasta 2024. Jennifer muestra que hubo 82 contribuyentes para diciembre de 2023 y un total de 10.012,02 $ para las contribuciones. Jennfer pregunta si alguien tiene alguna pregunta. A Mark le gustaría saber si este número es un número consistente mirando los meses pasados. Jennifer responde que es un buen reflejo ya que promedia desde los 70 hasta los 80 bajos. Pregunta la opinión de Jennifer si las contribuciones son consistentes y cuál es lo máximo que ha visto. Jennifer responde que generalmente está entre 70 y 80 bajos. Mark da su interpretación de la Encuesta de Membresía al promedio de aproximadamente 175 a 185 grupos únicos. Solo quería medir estos números con esas estadísticas. Mark reflexiona sobre si los grupos están dando consistentemente. Félix habla sobre la consulta de Mark. En la experiencia de Félix de revisar estos números el mes pasado, nota muchas contribuciones individuales frente a contribuciones grupales. Por lo tanto, este mes de diciembre podría estar hecho por el espíritu de las contribuciones de las tradiciones navideñas de fin de año. .
A Mark le gustaría tener una idea general de qué tipo de contribuciones se están haciendo y qué esperar. Jennifer cree que esta organización continúa creciendo y está atrayendo nuevos miembros y contribuciones todos los días. Añade que no están ni cerca de un punto de maduración. Continúa que este punto es claramente evidente en el lado financiero y está segura de que también se reflejan en el lado tecnológico de Mark. Mark está de acuerdo al 100%.
Jennifer afirma que observó que en julio, hubo algunos grandes contribuyentes que se detuvieron y, a cambio, esta nueva afluencia de personas y grupos ha llenado ese vacío. “Ni siquiera reconoces que los grandes contribuyentes ya no lo están haciendo”. Mark responde que el golpe financiero que sufrimos como resultado de todo lo que sucedió pareció mínimo o de corta duración. Jennifer está de acuerdo y añade que están más saludables que nunca. Susan está contenta con las buenas noticias y dice que sigamos haciendo lo que estamos haciendo.
Nona dice que los grupos que están haciendo contribuciones realmente grandes quieren participar en cosas como el Foro IGR. El grupo Women’s Early Riser y Dawn Patrol han querido participar y han sido muy receptivos. Ella cree que la correlación de las contribuciones dadas y estos grupos que quieren involucrarse dentro de la organización, son signos de que este es un estado muy saludable de la organización. Jennifer pregunta si hay algún otro pensamiento sobre este tema. A Susan le gustaría comentar que durante el último año ha visto a dos organizaciones pasar por contratiempos y pensó que si íbamos a ver algún desafío, lo veríamos en las finanzas. No ha visto los números de las otras organizaciones, pero sí sabe que no están respondiendo al teléfono. Quiere esperar y ver qué sucede con las otras organizaciones, pero está agradecida de que nos esté yendo bien. Jennifer afirma que la agitación que tuvieron que soportar no fue en vano y el grupo continúa atrayendo nuevos grupos cada mes. Jennifer solo puede obtener proyecciones de 90 días, pero la cantidad de nuevos contribuyentes es significativa.
Actualización de la revisión financiera interna con Erica
Jennifer se lo pasa a Erica para la Actualización de la Revisión Financiera Interna. Erica comienza primero con la Actualización. Erica espera que todos hayan podido revisar los documentos que se enviaron anteriormente. Erica muestra lo que ella y Leslie han revisado desde que Eldin renunció como líder del comité de Revisión Financiera Interna. Erica dice que, para empezar, ella y Leslie no se sienten cómodas haciendo una auditoría formal porque no son contadoras forenses, pero han decidido que se sienten cómodas haciendo una Revisión Financiera. Eligieron usar la Guía Renosi, que es una muy buena organización de revisión sin fines de lucro. A partir de esta guía, la personalizaron para que funcione para OIAA. Erica dice que Leslie revisó la lista de verificación y Erica creó las preguntas. Erica envió esta larga lista de preguntas a Jennifer verificando los sistemas de informes, las políticas y los desembolsos de OIAA y los roles financieros. Jennifer pudo devolver las preguntas con respuestas con bastante rapidez. Erica muestra el documento que muestra las preguntas seguidas de la respuesta de Jennifer en un formato de preguntas y respuestas. Erica explica que al usar estas respuestas como guía, podrán volver a revisarlas. A Erica le gustaría presentar este documento con las preguntas y respuestas al Comité de Finanzas como una Actualización de dónde se encuentran en su proceso.
A Erica le gustaría repasar la segunda parte, que es el Informe/Guía Financiera para realizar una Revisión Financiera Interna. Esta plantilla es lo que ella y Leslie creen que debería ser el formato para esta revisión y recomienda que se haga una vez al año. Dice que cree que existen políticas que establecen que debe completarse en la primavera de cada año. Le pregunta a Susan o Jennifer si recuerdan estas políticas. Jennifer responde que las Directrices establecen “según sea necesario”, pero cree que el mejor momento para este tipo de revisión sería ahora, o una vez que se finalicen los libros de 2023. Mark pregunta si eso significaría que estarían utilizando los resultados no auditados del año. Erica responde que esta es solo la plantilla que están presentando al Comité de Finanzas. Jennifer quiere aclarar lo que está diciendo Mark. Le pregunta si quiere decir que 2023 no debería finalizarse hasta después de esta revisión. Mark responde que su pregunta estaba dirigida a la pregunta de cuándo es un buen momento para hacer la revisión. Afirma que en una institución financiera regular se auditarían los estados financieros antes de su publicación. Dice que esta pregunta es de naturaleza para responder a la pregunta del momento oportuno. Erica está de acuerdo. Erica continúa diciendo que este documento es una versión reducida del suyo. Pide preguntas al Comité de Finanzas. Continúa diciendo que se recomienda una revisión una vez al año para ingresos de 100.000 $ o más. Ella cree que sus recomendaciones son razonables. Jennifer dice que debería quedar fuera del proceso para que no se la vea como guiándolo. Ha dado todo el acceso necesario al sistema de contabilidad, al sistema bancario y al Paypal, por lo que si necesitan ayuda con el acceso, puede hacer una conferencia Zoom con ellos, pero deberían poder proceder de forma independiente sin su participación. Erica está de acuerdo y dice que necesita que el comité revise y acepte esta plantilla para seguir adelante. Leslie ya lo ha creado como un formulario de AA, en caso de que el comité decida hacer de esta la plantilla, entonces pueden formar un equipo para hacer las tareas. Luego entrarán en los documentos y harán una selección aleatoria de 5 de los elementos de ingresos y recibos o una selección aleatoria de 5 desembolsos. También pueden revisar los documentos fiscales, etc. Jennifer pregunta si puede obtener una moción para aceptar esta plantilla. Mark presenta una moción para aceptar la plantilla. Nona secunda. Jennifer pregunta si hay alguna oposición? Ninguna. La revisión ha sido aprobada.
PLANTILLA DE REVISIÓN FINANCIERA INTERNA APROBADA
Susan dice que leyó en algún lugar de los dos últimos documentos algo sobre cómo los estatutos necesitan la aprobación de la Asamblea. Van al documento donde dice “El estatuto ha sido aprobado por la Junta, solo necesita ir a la Asamblea” como respuesta en “Políticas: ¿Existen otras políticas financieras escritas de la OIAA además del estatuto no aprobado? Susan pregunta si esto es correcto. Jennifer dice que la Junta lo aprueba, pero luego también va a la Asamblea. Susan le pregunta a Jennifer si está segura de que cada estatuto tiene que ser aprobado por la Asamblea. Jennifer dice que eso es lo que ella pensaba. Susan pide una copia de este documento. A Susan le gustaría programar una Asamblea si tenemos que presentar cada estatuto. Nona dice que lo acaba de buscar y dice que solo tiene que presentar su estatuto cuando quiera ser votado como Comité permanente. Jennifer le dice a Erica que la respuesta a la pregunta en Políticas en el documento de Preguntas y Respuestas está en duda, por lo que le gustaría que lo supiera. Jennifer pregunta si hay alguna otra pregunta sobre la Revisión Financiera. Nicky se ofrece a ayudar con la Revisión Financiera.
Actualización del estado de organización sin fines de lucro de Paypal
Jennifer comienza diciendo que la OIAA ahora tiene el estado de organización sin fines de lucro, lo que significa que tenemos el descuento del 1,99% y los 49 centavos por transacción. Dice que, desafortunadamente, Paypal nos ha incluido automáticamente en el Fondo de Donaciones. Jennifer ha estado yendo y viniendo con ellos, pero ha comenzado el proceso para sacarlos del Fondo de Donaciones. Recibió un correo electrónico de ellos indicando que tiene que enviarles un correo electrónico desde Haga clic paypal@aa-intergroup.org para verificarse como moderadora. Jennifer le dice a Mark que le envió un correo electrónico sobre lo que necesitan. Mark responde que acababa de responder y que la cuenta de correo electrónico en cuestión está disponible para todos los que tienen acceso a Grupos de Google. Mark afirma que la ha etiquetado, por lo que debería poder ver dónde acceder a ella. A Jennifer le gustaría saber si puede enviar un correo electrónico desde el paypal@aa-intergroup.org dirección. Mark dice que solo tiene que ir a Mis Grupos y, como es moderadora de su grupo, no debería tener problemas para acceder a él. Jennifer dice que, en la redacción del correo electrónico que leyó, parece que los eliminarán de todas las plataformas, por lo que no está segura de si su botón DONAR seguirá funcionando. No está segura de cómo determinar lo que significa, ya que es interpretativo. Mark cree que deberíamos deshacernos de ellos. Dice que deberíamos buscar en otro lugar e ir con las muchas otras opciones que están disponibles, como Venmo, Zelle o Stripe. Jennifer responde que Paypal es Venmo ahora.
Jennifer dice que solo le gustaría tener una plataforma de pago más, y que cualquier otra sería demasiado complicada. Está considerando usar Stripe. Dice que Stripe está en la Agenda para discusión unas líneas más abajo. Jennifer dice que continuará trabajando diligentemente en Paypal. Dice que enviará un correo electrónico después de la reunión desde la dirección de correo electrónico que solicitaron. Nona está preguntando sobre la aclaración sobre si el botón de Pago funcionará o no. Jennifer saca los documentos que muestran el lenguaje que le está costando traducir su redacción. .
Dice “Si desea eliminar su organización benéfica del directorio del Fondo de Donaciones de PayPal, pídale a un representante autorizado de su organización benéfica que se ponga en contacto con nosotros. A menos que se solicite lo contrario, distribuiremos las donaciones pendientes que ya hemos recibido a su organización benéfica. Después de procesar su solicitud, desactivaremos su perfil del Fondo de Donaciones de Paypal. Su organización benéfica será eliminada del directorio del Fondo de Donaciones de PayPal y eliminada de nuestras plataformas asociadas (por ejemplo, PayPal, Facebook, GoFundMe, Twitch). Los donantes ya no podrán apoyar a su organización benéfica a través de nuestros programas asociados. Tenga en cuenta que nuestras plataformas asociadas pueden tardar hasta 24 horas en actualizarse. Las donaciones pendientes se pagan a su organización cuando ha sido eliminada de nuestro directorio, a menos que nos pida que no concedamos esas donaciones. Distribuimos las donaciones a las organizaciones benéficas inscritas el 25 o antes th de cada mes depositando un solo pago en la cuenta de PayPal de cada organización benéfica. Donaciones recibidas el 18th del mes anterior hasta el 15th de cada mes, depositando un solo pago en la cuenta de PayPal de cada organización benéfica. Donaciones recibidas el 18th del mes anterior hasta el 14th del mes actual se incluyen en el pago mensual. Concedemos todas las donaciones que recibimos a las organizaciones benéficas beneficiarias de acuerdo con nuestra Política de Entrega de Donaciones.
Jennifer destaca la sección que dice: “Después de procesar su solicitud, desactivaremos su perfil del Fondo de Donaciones de PayPal. Su organización benéfica será eliminada del directorio del Fondo de Donaciones de PayPal y eliminada de nuestras plataformas asociadas (por ejemplo, PayPal, Facebook, GoFundme y Twitch). Mark responde que no lo lee de esa manera. Dice que se refiere al Fondo de Donaciones. Jennifer está de acuerdo en que están diciendo que nos eliminarán del directorio, pero reitera que PayPal no escucha y no responde correctamente. Afirma que son muy difíciles de tratar. Mark entiende su frustración y le dice que deberían pasar al siguiente punto de la Agenda, ya que cree que no pasará nada. Dice que no se preocupe y que PayPal no hará nada para interrumpir sus finanzas. Y si lo hacen, podemos simplemente cambiar de plataforma de todos modos. Jennifer está de acuerdo. Pregunta si todos están de acuerdo con la actualización de PayPal. Susan dice que sí y otros asienten con la cabeza.
SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS
Revisión del listado de contribuciones individuales
En nuestra hoja de contribuciones actual, tiene nombres y cantidades. Jennifer afirma que ella manualmente elimina sus apellidos y deja su inicial para fines de anonimato. Se ha sugerido que todos los nombres individuales se agrupen en una sola línea designada como Contribuciones Individuales. Pide la opinión de los miembros del grupo. Jennifer afirma que, por motivos de transparencia, poner los nombres bajo una categoría facilita que el tesorero se fugue con el dinero. Francamente, no tener el nombre de cada transacción en esta lista facilita la toma de dinero. Mark dice que le encantaría quitar todos los nombres de esta lista y ponerlos en una sola línea. No le gusta ver cada nombre y le gustaría que se mantuvieran los registros, pero no entiende por qué deberíamos publicarlo. La mayoría de las personas que conoce que contribuyen, no necesariamente quieren que sus nombres estén en esa lista para que todos la vean. Mark está en contra de tener los nombres individuales en la lista. Nona también está de acuerdo con Mark y afirma que, en aras de la humildad, también le gustaría que los nombres desaparecieran, ya que la hace sentir incómoda. Pediría personalmente que quitaran su nombre. Susan dice que está de acuerdo en que se ponga como un artículo de UNA línea. Contribuciones Individuales. Jennifer dijo que miró otros ejemplos y su investigación muestra que otros grupos usan uno u otro proceso. Calcula que es 50/50 de los grupos que usan uno u otro. Dejaría que este comité declare cuál es la preferencia de este grupo. No ha publicado esta lista, por lo que puede comenzar ahora en la publicación de diciembre de 2023.
Felix pregunta si, para fines de auditoría, podríamos mantener sus nombres registrados en otro lugar. Jennifer dice que nada cambiaría en cuanto a los informes. Jennifer dijo que ella personalmente lo clasificaría y quitaría los nombres de los individuos. No hay forma de clasificarlo fuera del sistema de contabilidad. A Mark le gustaría hacer una moción para quitar los nombres de la lista y reducirlo a un solo artículo de línea. A Susan le gustaría secundar. Jennifer pide votos. Todos levantan la mano. Sin oposición.
NOMBRES INDIVIDUALES A SER ELIMINADOS DE FUTURAS PUBLICACIONES
Felix se ofrece a ayudar a Jennifer a contar el número de contribuyentes, o si puede contribuir de alguna otra manera. Le gustaría discutir fuera de línea cómo ayudar. Jennifer está de acuerdo.
Revisión del cobro por la convención de octubre
Jennifer dice que originalmente la Junta decidió no cobrar por la convención en línea en octubre y en su lugar recibir 7th contribuciones de la tradición. Menciona la referencia MG-04 en las Directrices de AA – Conferencias, Convenciones y Reuniones. Esto habla del autosostenimiento de que la convención necesita ser autosuficiente. También hace referencia a MG-02 en Oficinas Centrales o Intergrupales. Esto dice: “Eventos especiales – Algunas oficinas de servicio celebran banquetes anuales, convenciones y eventos similares, utilizando las “ganancias” para el apoyo de la oficina. Jennifer abre la discusión sobre si cobrar o no por la próxima convención de octubre. Susan habla y dice que ella y Jennifer habían hablado de esto antes y se sentiría más cómoda volviendo a poner esto sobre la mesa después de que la Junta lo discuta. También cree que sería bueno que un grupo más amplio consciente hiciera una encuesta. También se da cuenta de lo que dicen estos dos documentos, pero a la 7 th tradición, dice que somos autosuficientes. No cree que esto sea algo que deba abordarse hoy. Jennifer responde que está intentando medir los pensamientos del Comité de Finanzas. Cree que esto debería ser una votación de la Asamblea y la Junta, o el Comité no debería tener un voto aquí. Nona añade que la Asamblea aprobó el fondo, por lo que los fondos están ahí. Le gustaría ver la recomendación del Comité de Finanzas y esa recomendación debería ir a la reunión de la Junta para su discusión. Jennifer está de acuerdo en que esta es su intención al mencionarlo. En opinión de Jennifer, históricamente, cuando hay fondos excedentes, tendrán eventos gratuitos. En Oahu hicieron una cena, un baile y una reunión para crear compañerismo con los fondos que estaban disponibles. Ella cree que este compañerismo es más importante. Además, hay muchas personas que no pueden pagar los eventos. Mark afirma que no tiene ningún interés en cobrar por este evento. Nona dice que tampoco ve ninguna razón para cobrar por este evento, ya que se complica entre quién recibe las becas y quién no. Sí cree que deberían pedir 7 th contribuciones de la tradición, pero eso es todo. Susan dice que nunca ha asistido a una convención donde no hubiera una tarifa de inscripción. Dice que ha sido aprobado y determinado que tenemos los fondos este año para ofrecerlo de forma gratuita, pero le gustaría que este tema se explorara y se hiciera una encuesta a los miembros. También no querría que la Junta o cualquier Comité estuviera involucrado. Jennifer está completamente de acuerdo, pero cree que deberíamos hablar de ello primero.
Susan continúa diciendo que deberíamos discutir. Lo que le preocupa es que en la Asamblea cuando aprobaron el presupuesto, hubo un poco de rechazo en esta partida. Y también sabe que el estatuto del Comité de Unidad dice Convención Anual. ¿Vamos a poder aprobar un Presupuesto para tanto dinero el año que viene? Mark interrumpe y afirma que eso es un “Viaje Futuro”. Jennifer responde que no proyecta que sea el caso el año que viene. Proyecta que podrá cubrir los gastos con los ingresos de este año. Sin embargo, no presupuestamos como tal. Dice que presupuestamos los ingresos de forma conservadora. Sí cree que cumplirán con esas necesidades presupuestadas este año. Jennifer dice que si no tienen $18,000 para gastar el año que viene, entonces podemos modificar la convención para cumplir con las restricciones presupuestarias. Ella piensa que nunca dijimos cuánto tiempo podría ser. Podrían tener una convención de un día si hay restricciones presupuestarias. Susan afirma que estamos bordeando la gobernanza. Jennifer no está de acuerdo. Mark dice que se movería para que todos los miembros de la junta se abstengan de seguir discutiendo ya que van a discutirlo en la reunión de la Junta y anima a cualquier miembro del Comité de Finanzas a compartir. A Erica le gustaría compartir que siempre es una buena idea ser financieramente inclusivo. Somos autosuficientes y algunas personas no tienen el dinero para poner en la cesta. Se pregunta como miembro de AA si es posible que haya una escala móvil que comience con Cero. La gente puede optar por pagar o no pagar. Felix quiere decir que está completamente de acuerdo con Susan y que cada evento al que ha asistido ha tenido que contribuir. “He tenido momentos en mi vida en los que no tenía dinero, pero sí encontré unos pocos dólares para contribuir”. No cree que sea demasiado pedir que se contribuya a esta convención. Jennifer quiere decir que hay una opción para contribuir con la 7ª transición. Erica quiere añadir que vive en un lugar donde el 30% de la gente no puede permitirse calentar sus casas. Dice que como son una organización internacional, tienen que incluir a estas personas que son pobres y pasan frío por la noche. Jennifer quiere hacer un recuento y llevarlo a la Junta. Jennifer pide a los que estén a favor de cobrar por la Convención. Felix y Susan levantan la mano. Susan dice que le gustaría modificar este bastión que tiene Jennifer diciendo que este año está hablado y estará disponible de forma gratuita. Jennifer no está de acuerdo y dice que los comentarios que ha estado recibiendo han sido que todavía pueden cambiar este año. Dice que tal vez se equivoca, pero que Susan debería estar recibiendo los mismos correos electrónicos que ella. Mark quiere hablar y quiere saber sobre los correos electrónicos de los que está hablando Jennifer porque no ha recibido ningún correo electrónico. Le pregunta a Jennifer quién está planteando esto como un problema. Jennifer responde, Beth. Mark pregunta si Beth, la Presidenta del Comité, está planteando esto? Jennifer y Susan lo corrigen diciendo que no es la Presidenta del Comité, sino la Fiduciaria Internacional. Mark pregunta si solo está planteando la pregunta ya que tiene un papel de liderazgo para la convención? “¿Es ella quien sugiere que cobremos por ello?” Jennifer responde que está abogando por cobrar por el evento. A Erica le gustaría que Jennifer volviera a exponer la posición. Jennifer pide votos a favor de cobrar una tarifa, por favor levanten la mano. Felix levanta la mano. Jenifer pregunta si está a favor de la 7ª convención voluntaria, por favor levanten la mano, Nicky, Mark, Erica para la 7ª transición. Jennifer dice que el consenso del Comité de Finanzas es Contribuciones Voluntarias de la 7ª Tradición durante la Convención. Jennifer dice que llevará esa decisión a la Junta mañana para su posterior discusión. Erika agradece a Jennifer.
Uso de Stripe para una plataforma de pago
Jennifer ha revisado la solicitud y ha comenzado el proceso para ver cómo funciona. Dice que es muy parecido a Paypal. Las tarifas de procesamiento son aproximadamente las mismas. Paypal al 1,99% más .49 centavos por transacción. Stripe está al 2,2% más 30 centavos por transacción. Dependiendo de cómo sea la contribución, se determinará cuál es el mejor trato. A Erica le gustaría hacer dos preguntas. (1) ¿Hace que su trabajo sea más complicado? Jennifer responde que asume que solo tomará otra cuenta para conciliar. Ella piensa que Mercury recientemente comenzó a usar Stripe, que es el banco que usamos. Jennifer cree que requeriría un botón extra en la página de Contribución. Erica pregunta si eso crearía más trabajo para el Comité Técnico. Pregunta si nos costará más dinero que Tech ponga el nuevo botón. Jennifer responde que sería trabajo voluntario. Erica responde que ya que Tech está en esta reunión, ¿podrían responder? Eria pregunta si Tech y Finanzas incluso querrían el trabajo extra para otra entidad. Mark dice que del lado de Tech solo tomará 5 minutos. Erica pregunta a Jennifer si Finanzas y Tech están listos para asumir otra cuenta para conciliar. Jennifer pregunta a Felix cómo se siente. Feix dice que se siente bien al respecto. Erica dice que está a favor ya que sus preguntas fueron respondidas. Jennifer dice que cree que está viendo un consenso sobre Stripe. Mark añade que no tiene preferencia. Está de acuerdo con adoptar otra opción de pago. Jennifer dice que el nuevo Fiduciario Internacional lo recomendó. Felix pregunta a Jennifer cómo planean dar la información a todos. Mark responde que lo añades, envías un correo electrónico que puede especificar a los IGR, pueden poner un aviso en el sitio web, y estará en la página de Contribuciones.
Jennifer pregunta si hay algún otro asunto que tratar. A Mark le gustaría preguntar sobre un tema que tiene con su grupo de origen. Iba a plantearlo en la reunión de la Junta Directiva de mañana, pero también le gustaría tratarlo aquí. Se ha estado hablando de registrarse como organización sin ánimo de lucro. Creen que esto traería consigo la opción de contribuciones digitales. Su pregunta es sobre el tema del taller y si existe algún recurso para ayudar a enseñar cómo utilizar estas nuevas entidades. Quiere saber si esto es algo que está disponible u ofrecido. Nona afirma que hay muchas cosas que intervienen para convertirse en una organización sin ánimo de lucro. Nona afirma que, en su opinión, es muy difícil de explicar, ya que varía de un estado a otro. Dice que tienen que establecer directores… Mark interrumpe y dice que no está preguntando cómo hacerlo, dice que hay cuatro o cinco cosas para llegar al nivel estatal. Nona continúa diciendo que hay que ir al IRS para obtener un número EIN. Jennifer dice que ha respondido individualmente a otros que han hecho estas preguntas. Jennifer continúa diciendo que estará encantada de proporcionar a su grupo la misma información si la necesitan. También ha estado abogando por algún tipo de taller. Una parte financiera en el foro de la IGR sería algo muy bueno. Jennifer dice que lo ha puesto sobre la mesa. Susan dice que hay muchas maneras diferentes de llevar a cabo este proceso. Cree que sería una buena idea pedir a los grupos que compartan sus experiencias, ya que cada uno ha tenido una diferente. Nona dice que esto es algo que sería una gran idea para los foros y Jennifer podría ayudar definitivamente en esta área.
Jennifer cierra con la declaración de responsabilidad.
